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Inscrições para eventos: como definir o valor ideal?

O tema inscrições para eventos costuma ser polêmico. Afinal, como determinar quanto vale todo trabalho e esforço envolvido na organização?

Além disso, vender ingressos online tem sido essencial para atingir mais pessoas, mas você sabe garantir a segurança da compra e dos dados dos participantes?

Certamente não dá mais para deixar esse tipo de cuidado passar! Nem deixar seus participantes esperando em fila, nem mesmo as digitais.

Então, escolher uma boa estratégia de inscrição se torna um aspecto fundamental para que o evento tenha sucesso. 

Mas se você se sente inseguro sobre quanto cobrar e como vender ingressos, não se preocupe! Vou te ajudar.

Neste artigo, você vai aprender:

Primeiramente, antes de vender qualquer ingresso, você vai precisar de um local para coletar as informações dos participantes. Assim como os dados de pagamento, não é?

Isso vai ser importante para garantir a segurança da compra, mas também para conhecer o seu público.

Por isso, o primeiro passo para ativar as inscrições em qualquer evento é criar um formulário de inscrição online.

-> Saiba mais: Como criar um formulário de inscrição para eventos?

O ideal é que ele seja disponibilizado no site do seu evento, junto com as informações que vão atrair os participantes para preenchê-lo.

Uma boa ideia é utilizar uma plataforma de eventos, pois elas normalmente já oferecem o serviço de site com formulário de inscrição. 

No vídeo abaixo, ensinamos um passo a passo prático para criar um formulário de inscrição em uma plataforma de eventos, a Even3:

Lembre-se: na hora de escolher as perguntas, é importante que você peça dados como nome, e-mail e profissão.

Você pode solicitar outras informações importantes para o seu evento. Mas tente não abusar!

Crie um formulário de inscrição para eventos gratuitamente. Conheça a Even3

Formulários muito grandes podem fazer o participante desistir de preenchê-lo.

Se desejar conhecê-lo melhor, você pode fazer pesquisas de público após a confirmação da inscrição.

Basicamente, não existe um valor “geral” ou tabela de preços para eventos.

Por isso, essa é uma das atividades mais difíceis para os organizadores.

Mas há como deixar mais simples! Para não errar na conta, você deve levar alguns aspectos em consideração:

1. Estude o público do seu evento

Você está pensando em atingir estudantes ou profissionais já formados e bem-sucedidos?

Geralmente, pessoas já formadas e com experiência na área têm mais condições de pagar uma inscrição de maior valor.

Além de procurarem eventos mais estruturados, com consultorias, oficinas e materiais.

Por outro lado, se você mantiver esse padrão para estudantes e cobrar o mesmo valor, é bem provável que eles não consigam se inscrever.

Outro fator que pode influenciar é a temática do seu evento e o curso que os estudantes fazem parte.

Por exemplo, eventos de medicina costumam ser mais caros que os de comunicação social, por causa da diferença de preços de ferramentas e serviços da área. 

Por isso, ao definir um preço para o seu evento, é necessário estudar o perfil do seu público, suas principais dificuldades e desejos.

Assim, você pode buscar alternativas para oferecer o que eles procuram, mas sem sair do orçamento.

2. Planeje seu evento financeiramente

Alguns fatores como palestrantes e local do evento vão gerar valor ao ingresso. Isso tudo é definido na fase de planejamento.

 

Ou seja, é nesse momento que você vai mapear os principais custos da sua organização. Anote o orçamento com fornecedores, local, aluguel de equipamentos e muito mais.

Para não se perder entre tantos valores, o ideal é utilizar uma planilha de finanças como apoio. Você pode contar com o modelo gratuito criado pelos especialistas em eventos da Even3:Baixe agora a Planilha de Finanças para Eventos

3. Atente-se aos custos do formato do evento

Com a chegada de novas tecnologias os eventos se reinventaram e buscaram se encaixar em novos formatos, indo além do presencial.

Dessa forma, hoje, temos três formatos distintos de eventos, sendo eles:

  • Presencial;
  • Online (streaming de áudio e vídeo);
  • Híbrido (união do presencial e online);

Sendo assim, é importante que você inclua o formato do seu evento no planejamento financeiro.

Por exemplo, se você estiver organizando um evento online, deve ter em mente que normalmente ele possui um ingresso mais barato.

Isso porque eventos online não contam com custos como deslocamento de palestrantes e montagem de estruturas físicas.

Por isso, muitas vezes, a entrada custa 25% do valor do ingresso presencial. Mas isso não é regra!

Afinal, você vai ter que pagar uma plataforma de transmissão online e os equipamentos, o que pode pesar no valor do ingresso.

Já em caso do evento ser híbrido, existem os custos da escolha do local, plataforma de eventos e outras interações entre os dois formatos.

Assim, é necessário levar todos esses gastos específicos em consideração.

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4. Veja quanto a sua concorrência cobra

Analisar seus concorrentes pode te ajudar a criar um valor base para a cobrança de ingressos.

Esta estratégia pode ser bastante efetiva se você quiser competir com um evento amplamente popular na mesma área.

Afinal, você quer convencer seus possíveis participantes a se inscreverem no seu evento ao invés de escolherem o da concorrência, não é?

Ao analisar a concorrência, é fundamental prestar atenção em três aspectos:

  • Valor da inscrição;
  • Bastidores;
  • Formas de cobrança.

Porém, como toda estratégia de precificação, também existem riscos associados a esta abordagem.

É por isso que você não deve apenas analisar apenas o valor cobrado por cada inscrição.

Atente-se também aos bastidores desse evento e a forma de cobrança!

Se você conseguir informações detalhadas sobre o orçamento, patrocínios e as despesas da concorrência, conseguirá medir se a realidade deles também se adequa a sua.

5. Finalmente fazendo a conta: como cobrar isso tudo?

Resumindo: ao olhar alguns dos pontos que levantamos, você já deve ter seus gastos estipulados.

Mas deu para perceber que algumas coisas não têm custo, não é mesmo?

Como o tempo de trabalho que será investido ou a experiência proporcionada.

Esses são os valores agregados do evento. E eles também podem influenciar no preço.

Assim, há duas formas de cobrar pelo ingresso:

1. Sem fins lucrativos

Se seu evento não tem fins lucrativos, basta dividir o valor total do evento pelo número de participantes esperado. 

Mas atenção! Se você fizer essa conta e não conseguir vender todos os seus ingressos, provavelmente você vai ficar no prejuízo.

Por isso, é mais aconselhável que você faça essa estimativa esperando receber um público menor do que a capacidade total do local do evento.

Assim, mesmo que você só venda parte dos seus ingressos, não ficará em prejuízo.

Exemplo:

Custo total do evento: R$ 3.000

Expectativa média de participantes: 300

Valor total: R$ 3.000 / 300 participantes = R$ 10 reais por inscrição

Ao final da conta, você pode analisar se o valor ficou próximo da média encontrada após a pesquisa realizada nos pontos anteriores.

Mas há também a possibilidade de receber patrocínios e diminuir ainda mais o valor do ingresso. Para fazer essa conta, subtraia a cota de patrocínio dos seus custos e divida o restante pelo número de participantes esperado.

Exemplo:

Custo total do evento: R$ 3.000

Expectativa média de participantes: 300

Cota de patrocínio: R$ 300

Valor total:

R$ 3.000 – R$ 300 = R$ 2.700

R$ 2.700 /300 participantes =  R$ 9 reais por inscrição

2. Com fins lucrativos

Para obter lucros ao final do evento, é preciso que a sua receita seja maior do que a sua despesa (custos).

Nessa situação, também é essencial subtrair os valores das cotas de patrocínio das despesas. Da mesma forma como fizemos anteriormente.

Logo, se quiser obter lucros, basta acrescentar algum valor a essa inscrição.

Esse valor deve ser estabelecido a partir do valor agregado ao seu evento.

Isto é, a percepção que o participante tem sobre o seu serviço.

Nessas condições, o participante analisa a relação custo x benefício. Em outras palavras, ele determina quanto seu evento vale.

Se o seu evento oferece atividades que agregam valor, ele tende a pagar mais para usufruir do serviço, já que o julga importante.

Na área de eventos, essa percepção normalmente é influenciada por fatores como:

  • Tradição do evento;
  • Qualidade dos trabalhos apresentados;
  • Certificação e Anais do Evento;
  • Programação atrativa;
  • Local;
  • Nível dos palestrantes;
  • Qualidade do site e sistema utilizado;
  • Relevância da temática, entre outros.

Tudo que agrega valor a um serviço gera um diferencial. E esse diferencial pode ser decisivo para que as pessoas queiram participar do seu evento.

Nesse contexto, a pesquisa que você realizou anteriormente vai te ajudar a definir uma margem de lucro ideal para seu evento. Ela deve manter o ingresso com um preço competitivo e acessível para seu público.

Gráfico: Quanto cobrar pelas inscrições para eventos?

Enfim, você pode finalmente definir o valor ideal para as inscrições do seu evento e planejar a próxima etapa: a venda dos ingressos.

5 estratégias para vender mais ingressos

Configure viradas de lotes

Uma das formas mais básicas de chamar a atenção dos seus participantes é através das viradas de lotes.

Ou seja, do aumento progressivo do valor das entradas em um determinado período de tempo.

Isso gera um apelo por urgência e escassez, o que pode influenciar a compra imediata dos ingressos.

Mas, atenção: à medida que você adiciona novas formas de venda de ingressos, o preço original dele pode mudar.

Afinal, promoções vão diminuir sua arrecadação final.

Por isso, elas precisam estar previstas no seu orçamento e o valor dos outros ingressos deve compensar as “perdas”, caso você não venda todos os ingressos promocionais.

No geral, na virada de lotes, o valor real do ingresso costuma ser o valor do 2º lote.

Por isso, o tempo de venda dele é maior.

-> Veja também: Como funciona a virada de lote de ingressos em eventos?

Crie cupons de desconto

Falando em promoções e urgência, os cupons de desconto também podem funcionar como as viradas de lotes.

Isto é, ativam um senso de urgência nos participantes e estimulam a finalização da compra. Principalmente se tiverem tempo limitado para uso.

Assim, uma boa ideia é utilizá-los em momentos estratégicos para impulsionar as vendas.

Ou divulgar cupons através dos patrocinadores, agregando valor para os dois lados.

Faça parcerias com links de afiliados

Mas você sabia que seu cupom pode virar um link?

Embora seja praticamente a mesma coisa, a estratégia de link tem crescido muito na área de eventos e tecnologia.

Isso porque ela tem sido muito adotada pelos influenciadores digitais.

Na prática, funciona assim: os influenciadores divulgam o seu link de afiliado e os organizadores acompanham os resultados das vendas.

Normalmente, quando as vendas que vêm desse determinado link são altas, o influenciador ganha uma porcentagem do valor.

De fato, a mesma estratégia pode ser feita com cupons.

No entanto, o link diminui o esforço do participante, pois o leva direto para a compra do ingresso e já aplica o cupom automaticamente.

Assim, torna a conclusão da inscrição muito mais rápida e fácil.

Utilize um meio de pagamento diversificado

Para tornar o processo de compra ainda mais fácil, não podemos deixar de falar dele: o método de pagamento.

Ampliar as possibilidades de pagamento é uma das formas mais fáceis de gerar mais receita.

Por isso, é ideal dar opções, como:

  • Cartões de débito;
  • Cartões de crédito;
  • Pix;
  • E boleto.

Ainda, é possível aumentar o alcance do seu evento oferecendo meios de pagamento internacionais e seguros.

Na Even3, por exemplo, é possível receber mais de 150 meios de pagamento do mundo todo. E o câmbio é realizado pela própria plataforma, diminuindo as taxas para os participantes.

Venda ingressos para grupos

Por fim, o combo de vários ingressos também é uma boa estratégia de venda.

Assim, você pode criar uma entrada específica para grupos e determinar quantas pessoas podem ser inseridas naquele pacote.

Isso é um ótimo chamativo para o seu evento.

Mas, como toda promoção, deve estar mapeada nos custos do evento.

Onde vender os ingressos do meu evento?

Por fim, você deve estar imaginando onde é possível vender ingressos online dessa forma, não é?

Uma plataforma de vendas de ingressos online pode te ajudar a evitar filas, contratação de equipe e custos com os pontos de vendas presenciais.

Assim, seus participantes terão um local onde comprar entradas e se informar sobre seu evento.

Mas, lembre-se: é necessário que a plataforma ofereça segurança e diversidade na hora do pagamento.

Uma boa plataforma de venda de ingressos deve oferecer:

  • Site para evento;
  • Formulário de inscrição online;
  • Virada de lotes, cupons e link de afiliados;
  • Segurança para venda de ingressos nacionais e internacionais;
  • Suporte para tirar dúvidas de participantes;
  • Confirmação de inscrição via e-mail.

Com mais de 10 milhões de usuários, a Even3 é a sua melhor opção!

Ela é uma das plataformas de evento mais conhecidas no mercado nacional e internacional.

Conte com a simplificação da gestão de eventos online, presenciais e híbridos, automatizando todos os processos: das inscrições à emissão dos certificados.

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