inscrições para eventos

Inscrições para eventos: como definir o valor ideal?

O tema inscrições para eventos costuma ser polêmico. Afinal, como determinar o quanto vale o seu evento?  Escolher uma boa estratégia de precificação se torna, então, um aspecto fundamental para que o evento seja garantia de sucesso. 

Se você se sente inseguro sobre quanto cobrar, não entre em pânico! Nós vamos te ajudar.

Neste artigo, você vai aprender:

Precificar pode ser uma das tarefas mais estressantes para um organizador, concorda?

Mas é determinando o valor da taxa das inscrições para eventos que você começa a controlar as suas finanças do jeito certo.

Ao colocar esses dados em uma planilha, você consegue, ainda, se planejar e fazer com que, no seu orçamento, tudo aconteça dentro do esperado. Sem surpresas inconvenientes.

–> Baixe aqui a planilha de finanças que vai acabar, de uma vez por todas, com a confusão dos gastos realizados no seu evento.

Cobrar pouco pode significar perder dinheiro.

Cobrar caro pode fazer com que os possíveis participantes pensem duas (ou mais) vezes antes de pagar.

Pode” porque tudo precisa ser adaptado à realidade do evento e, claro, dos participantes.

Quando você escolhe corretamente como precificar a taxa de inscrição, os participantes passam o cartão sem hesitar! ?

Mas, para que você determine quanto um participante irá pagar pelo seu evento, é preciso ponderar alguns aspectos.

Antes de começar a estipular valores das inscrições para eventos, é preciso pensar em alguns aspectos:

  • Quem é o público do seu evento?

Veja se o seu público é majoritariamente formado por estudantes ou por profissionais já formados e bem-sucedidos.

Geralmente, pessoas já formadas e com experiência na área têm mais condições de pagar uma inscrição de valor mais “salgado”.

Se você colocar um preço muito alto e seu público for todo de estudantes, é bem provável que sobrem entradas.

Então, analise o perfil do seu público e veja se ele tem condições de pagar pelo seu evento.

  • O tema importa!

Quanto mais atual e relevante for o tema, maior o interesse das pessoas pelo seu evento.

Se o conteúdo realmente for atraente e importante para aquela região naquele dado momento, com certeza você vai vender mais entradas e por um preço melhor, que garanta um bom lucro.

  • Seu evento é de fins lucrativos ou não?

Todo evento tem custos e os custos precisam ser supridos de alguma forma. A forma de precificar as inscrições para eventos, no entanto, varia de acordo com o tipo de evento que você vai organizar.

Mesmo os eventos sem fins lucrativos, aqueles que não têm o objetivo de alcançar lucros, precisam pagar suas contas.

Inclusive aqueles que não cobram taxa de inscrição dos participantes. Geralmente, nesses casos, o espaço é cedido por alguma empresa ou um patrocinador consegue assumir toda a parte financeira.

Se o seu evento é de fins lucrativos, é preciso ver a estratégia de precificação que melhor se adequa às suas necessidades e às do seu evento.

Não se estresse. Nós vamos explicar as melhores estratégias para os dois casos.

1. Baseada no custo

Basear-se no custo é o método mais básico para determinar o valor das inscrições para eventos.

Essencialmente, você cobra o suficiente para suprir o valor dos seus custos (no caso dos eventos sem fins lucrativos) e ainda ter lucro (no caso dos eventos com fins lucrativos).

Para isso, é primordial que você coloque cada custo da organização na ponta do lápis. Mais uma vez venho reforçar a importância de se ter uma planilha de finanças atualizada.

Gastos com aluguel, energia, água, internet, locomoção, acomodação, materiais e palestrantes… TUDO referente às finanças deve ser detalhado.

Para os evento sem fins lucrativos:

Depois de estabelecidos os custos do evento, basta dividir o valor total pelo número de participantes esperado. Assim, você irá conseguir definir o valor de cada inscrição.

Exemplo: Custos de R$ 3.000 e expectativa de 300 participantes.

R$ 3.000 / 300 participantes = R$ 10 reais por inscrição

Se o seu evento recebeu algum patrocínio ou cota de apoio, subtraia esse valor dos custos e divida o restante pelo número de participantes esperado.

Exemplo: Custos de R$3.000, expectativa de 300 participantes e cota de patrocínio de R$300,00.

R$ 3.000 – R$ 300 = R$ 2.700

R$ 2.700 /300 participantes =  R$ 9 reais por inscrição

Para os eventos com fins lucrativos:

Para obter lucros ao final do evento, é preciso que a sua receita seja maior do que a sua despesa (custos).

Nessa situação, também é essencial subtrair os valores das cotas de patrocínio das despesas.

Depois de ver as despesas restantes, calcule o valor da inscrição para cada participante que supriria o seus custos.

Exemplo: Custos de R$ 10.000, expectativa de 200 participantes, cota de patrocínio de R$ 5.000

R$ 10.000 – R$ 5.000 = R$ 5.000

R$ 5.000/200 = R$ 25 por inscrição seria o suficiente para suprir todos os seus custos.

Logo, se quiser obter lucros, basta acrescentar algum valor a essa inscrição.

O preço final seria R$ 40,00, por exemplo.

Essa estratégia pode funcionar se você tiver uma garantia do número mínimo de participantes que irá comparecer ao seu evento.

Mas fique atento! Seus custos variáveis (como refeições e funcionários) podem diminuir sua margem de lucro inesperadamente.

E se um evento concorrente corresponder ou bater seus preços, você arrisca perder participantes – e os $$ que vão com eles.

O que nos leva ao segundo método para precificar seu evento: preços competitivos.

2. Baseado na concorrência

Para ter certeza de que o valor da taxa de inscrição irá cobrir os custos, você também pode observar o preço dos eventos concorrentes e cobrar um valor similar de inscrição.

Esta estratégia pode ser bastante efetiva se você quiser competir com um evento amplamente popular na mesma área.

Afinal, você quer convencer seus possíveis participantes a se inscreverem no seu evento ao invés de se inscreverem no da concorrência, não é?

Ao analisar a concorrência, é fundamental prestar atenção em três aspectos:

  • Valor da inscrição
  • Bastidores
  • Formas de cobrança

Em relação ao valor da inscrição, é preciso saber o quanto os eventos concorrente estão cobrando de taxa. Assim,  você terá uma base para definir o preço do seu evento.

Porém, como toda estratégia de precificação, também existem riscos associados a esta abordagem.

É por isso que você não deve apenas analisar o valor cobrado por cada inscrição. Atente-se também aos bastidores desse evento!

Se você conseguir informações detalhadas sobre os bastidores, que englobam o orçamento e as despesas da concorrência, conseguirá medir se a realidade deles também se adéqua a sua.

Vamos te explicar melhor.

Com a ajuda de patrocínios, muitos eventos bem-sucedidos conseguem oferecer uma estrutura e materiais de alto custo e de melhor qualidade aos seus participantes. Mas, ainda assim, conseguem cobrar um preço baixo pelas inscrições deles.

Tudo isso só é possível porque existiram patrocinadores disponíveis a ajudar o evento.

Se você se basear nos preços dos ingressos da concorrência, mas não contar com a mesma renda de patrocinadores deles você pode acabar perdendo dinheiro.

Então, muito cuidado! Veja, primeiro, se essa estratégia se aplica ao seu evento.

Uma dica valiosa é investir em palestrantes de alto nível. Bons palestrantes atraem bons patrocinadores.

–> Mostre o potencial do seu evento e capte grandes investidores com um plano de patrocínio bem elaborado!

Também é importante ver a forma de cobrança dos concorrentes. Eles cobram apenas pela inscrição? Ou cobram por inscrição + submissão de trabalhos + participação em minicursos?

Imagine que os eventos concorrentes cobrem apenas pela inscrição.

Se você optar por cobrar por inscrição e por participação em cada atividade (minicurso submissão de trabalhos, workshops), o participante pode ter dificuldades de avaliar qual o melhor evento para ele.

É como se a gente tentasse comparar um celular com um abacaxi. Simplesmente não tem como. São muito diferentes.

Ao seguir o modelo de cobrança da concorrência, você faz com que o possível participante tenha chances de comparar o seu evento com os demais.

E é aí que você precisa encontrar o diferencial do seu evento.

Depois de analisar esses 3 pontos, qual seria a estratégia certa para definir o preço de inscrição? Para encontrar essa resposta, você deve olhar para o elemento mais crítico de ambas as estratégias que apresentamos: o participante.

3. Valor agregado

O modelo de precificação por valor agregado foca no cliente, ou seja, no participante do evento.

De maneira bem simples, o valor agregado é a percepção que o participante tem sobre o seu serviço (evento).

Nessas condições, o participante analisa a relação custo x benefício do seu evento.

Em outras palavras, é o quanto o participante acha que seu evento vale.

Se o seu evento oferece atividades que agregam valor ao participante, ele tende a pagar mais para usufruir do serviço, já que o julga importante.

Na área de eventos, essa percepção normalmente é influenciada por fatores como:

  • tradição do evento
  • qualidade dos trabalhos apresentados
  • local
  • nível dos palestrantes
  • qualidade do site e sistema utilizado
  • tecnologias utilizadas no evento
  • credibilidade
  • publicação de trabalhos
  • expositores
  • distribuição de brindes
  • cursos e workshops

Tudo que agrega valor a um serviço gera um diferencial. E esse diferencial pode ser decisivo para que as pessoas queiram participar do seu evento.

Se você já definiu o valor ideal para as inscrições do seu evento, parabéns! Agora, é hora de planejar a próxima etapa: a venda dos ingressos.

Escolher um meio de pagamento que se adeque às suas necessidades e à realidade dos seus participantes é imprescindível.

Oferecer diferentes opções como cartão de crédito e de débito e boleto costumam ampliar as chances de venda.

–> Saiba aqui as vantagens e desvantagens dos principais meios de pagamento existentes no mercado. 

Gostou? Qual dessas estratégias é a mais adequada para você e para o seu evento? 

 

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