Saber como organizar a apresentação de trabalhos científicos é muito importante para a qualidade de um evento. Entretanto, planejar a programação científica requer bastante trabalho e muita atenção.
Um dos maiores desafios ao se organizar a apresentação de trabalhos é definir e alocar os trabalhos de acordo com a disponibilidade dos participantes, a quantidade de trabalhos e a capacidade das salas.
É necessário também ficar atento ao formato de cada apresentação. Algumas podem ser orais, e nesse caso necessário delimitar o tempo de cada apresentação, outras podem ser a exposição de pôsteres, onde é necessário planejar a capacidade das salas.
Em eventos com poucas apresentações, o gerenciamento da programação científica pode ser executado com planilhas onde é possível organizar todo o cronograma.
Porém, em eventos de grande porte organizar as apresentações de forma manual pode se tornar um caos. É difícil ter controle da disponibilidade dos participantes, o que pode ocasionar choques de horário e prejudicar toda a organização do evento, passando uma má impressão aos participantes e dificultando o controle das apresentações.
Desafios de se organizar as apresentações de trabalhos em um evento
Bom, você como organizador deve achar um desafio conseguir administrar o volume de trabalhos, dentro do prazo e atendendo as preferências de cada avaliador. Acertei?
Você também deve pensar no lado dos participantes, pois são eles que deverão apresentar nos horários definidos por você!
Para que tudo ocorra da melhor forma e o debate seja potencializado, a organização deve alocar os temas dos trabalhos numa área comum. Caso isso não ocorra, pode ficar confuso para todos!
Um dos grandes desafios, também, é conseguir o envolvimento dos avaliadores, pois os mesmos em geral não dominam de forma satisfatória o uso das tecnologias digitais, não alimentando o sistema com avaliações de trabalhos nos prazos estabelecidos.
Além disso, confeccionar planilhas mesmo já tendo todas as informações em mãos é desgastante. Então, você deve está se perguntando qual a melhor forma de organizar as apresentações de trabalhos no seu evento, calma que já te dizemos!
Dicas sobre a organização de apresentações
Primeiro, antes de abrir a chamada de trabalhos, já tenha todas as regras, prazos e avaliadores definidos.
Além disso, você deve ter o planejamento em todas as etapas e contar com ferramentas de apoio.
Utilizando a tecnologia ao seu favor, tudo fica mais prático para organizar as apresentações! E isso vai otimizar seu trabalho e do restante da comissão organizadora. Optar pelo uso de um sistema que automatiza funções que exigem um processo manual, demandando tempo e esforço dos organizadores, é uma ótima opção!
Caso já utilize um software de gerenciamento, já tenha a plataforma organizada e em funcionamento (com participantes já inscritos e em período de submissão de trabalhos).
E CUIDADO! Você deve utilizar apenas o sistema, pois se houver um compartilhamento entre o sistema e outro meio de gerenciamento (planilha, por exemplo), torna o trabalha organizacional demasiado complexo para controlar.
Qual a melhor forma de organizar a apresentação de trabalhos?
Conseguir organizar e acessar as informações de forma mais rápida e prática é objetivo de qualquer organizador, não é?
Por isso, é sempre melhor quando o sistema permite o acesso à planilha pronta, inclusive para documentar os projetos dos eventos.
É recomendado que esses eventos utilizem um software de gerenciamento para eliminar os gargalos, ganhar produtividade e entregar uma experiência única aos participantes.
Sabe qual a maior vantagem de usar um sistema de submissão de trabalhos? É a confiabilidade da gestão do processo de avaliação e também a associação com as inscrições e que facilita o controle e evita problemas no pagamento;
Pensando nisso, a Even3 fornece ferramenta que automatiza todo o processo de organização da programação científica.
Com essa ferramenta é possível, em poucos cliques, criar o cronograma completo das apresentações. Evitar choques de horários, estimar a quantidade de trabalhos e alocar, de forma fácil, os horários de acordo com a disponibilidade das salas e dos participantes.
Além de contar com a praticidade de realizar qualquer tipo de alteração a qualquer instante.
É possível cadastrar diversas sessões, e definir o formato das apresentações, a duração, seus locais e datas.
Para facilitar e agilizar o processo de distribuição, é possível alocar os trabalhos automaticamente de acordo com a modalidade e a área temática.
Existem 2 tipos de apresentações, abaixo explicamos como você poder organizar cada um!
Organizar apresentações orais
Nas apresentações orais, você deve escolher o tempo de apresentação que cada autor terá. Além disso, você determinará quando as apresentações irão ocorrer.
Vale lembrar que você deve determinar o período em que as apresentações irão ocorrer, se é pela manha entre 8:00 às 12:00 ou das 14:00 às 18:00, por exemplo.
Caso seu evento tenha 2 dias de apresentação, por exemplo, você pode determinar essa duração e escolher as datas que os trabalhos serão apresentados. Não esqueça, também, de informar o local das apresentações.
Organizar apresentações pôster
As apresentações de pôster se diferenciam das orais por 1 aspecto.
Primeiramente, você deve ser cauteloso com a escolha do local. Isso porque, ao invés de você determinar o tempo que cada participante terá para apresentar, você determinará qual a capacidade de pôsters/banners que aquele local suporta.
E como fica disponível para os avaliadores e participantes?
No final, é possível publicar a programação para os participantes e avaliadores, com a possibilidade de consulta por nome, local, dia, horário. Além de poder informar quem será o apresentador de cada trabalho.
Organizar a apresentação de trabalhos científicos pode ser muito simples e não precisa ser feita através de planilhas complexas. Preze pelo seu tempo e pela qualidade do seu evento, agende uma demonstração da funcionalidade agora e a inclua em seu evento.
