A apresentação de trabalhos em eventos científicos e acadêmicos pode ser um desafio tanto para os participantes, quanto para os organizadores.

Você, como organizador de evento, sabe que é preciso organizar as modalidades que serão apresentadas, determinando o dia e hora, escolher locais apropriados para os tipos de apresentação, determinar o local que comporte a quantidade de pessoas esperada e, depois de tudo isso, criar uma tabela com todas as informações para os participantes. Uffa, muita coisa não?

Agora, vendo pelo lado do participante do evento, os autores do trabalho tem que saber lidar com o nervosismo na hora de apresentar, montar uma apresentação atrativa ou criar um poster de qualidade, entre outras coisas para que saia tudo perfeito.

Neste artigo reunimos algumas práticas que podem até fazer sentido para você, mas que podem ser simplificadas!

6 aspectos essenciais na organização da apresentação de trabalhos em eventos

Após o período de avaliação, se inicia o processo de organização e planejamento das apresentações de trabalhos em eventos! Assim, você deve reunir os trabalhos científicos aprovados e escolher quais serão apresentados no seu evento.

É agora que você inicia a organização da programação científica do seu evento, e existem vários problemas que surgem nesse processo:

1. Definir os horários dos trabalhos

agenda com horários de trabalhos a serem organizados

Qual será o melhor horário para as apresentações?  Qual a duração ideal de cada apresentação de trabalhos? Quantas pessoas cabem na sala?

Pois é, escolher os melhores horários para apresentação de trabalhos em eventos não é fácil!

Para definir os horários dos trabalhos, é preciso saber quantas salas estarão disponíveis para utilizar e por quanto tempo elas estarão disponíveis.

Com bases nessas informações você poderá definir quanto tempo cada trabalho irá necessitar para que todos sejam apresentados no evento.

Exemplo: Você possui 10 trabalhos a serem apresentados. Possui apenas uma sala, e ela está disponível apenas por 4h, 240min, então cada trabalho deverá ter uma duração máxima de  240min / 10 trabalhos = 24 minutos por trabalho.

Dica: Sempre deixe uma folga para troca dos apresentadores e preparo no notebook, sempre ocorre aquele problema com o pen drive, não é mesmo? No caso acima poderíamos colocar como tempo de apresentação 20min e deixar 4min de folga.

Cuidado ao estabelecer um tempo de apresentação para cada trabalho! É preciso ter muita atenção para não colocar um tempo muito curto ou muito longo, pois pode prejudicar a qualidade das apresentações.

Essa tarefa precisa ser feita com bastante atenção! Você deve pensar nos modelos de trabalho que serão apresentados e saber administrar as salas para que seja um ambiente agradável para a apresentação dos trabalhos.

Com essas informações em mãos, você poderá irá determinar quantos trabalhos poderão ser apresentados por dia e gerenciar os intervalos.

2. Gerenciar da expectativa dos participantes

participante no seu computador

Você deve tentar se adequar ao máximo às necessidades dos participantes, afinal, sem eles, seu evento nem existiria! Alguns não podem no período da manhã, outros não podem durante a tarde.

Por isso, você deve adaptar os horários de apresentações de acordo com as disponibilidades do autores dos trabalhos.

É importante lembrar que não dá para agradar à todos. O ideal a se fazer é disponibilizar 2 turnos de apresentações e deixar horários vagos na grade de apresentação para uma possível realocação dos participantes.

É importante divulgar com antecedência a grada para que os participantes possam se organizar.

3. Escolha do local

sala de apresentação

 

No caso das apresentações de pôster, você deve escolher uma quantidade de trabalhos que não torne desconfortável a circulação dentro do local.

É muito importante criar esse limite de trabalho por salas para que o evento flua da melhor forma!

No caso das apresentações orais, você deve selecionar os auditórios pensando na quantidade de participantes, para que não fique nem muito vazia, nem superlotada.

Você deve fazer um mapeamento das salas do local do evento e saber o número de trabalhos que serão apresentados, para definir quantas salas serão necessárias para comportar esse número X de trabalhos.

4. Administrar planilhas

pendrive contendo planilhas de trabalhos

Após definir os horários de cada trabalho, com tempo de apresentação e as salas que vão acontecer, é preciso anotar tudo isso em algum lugar, não é?

Muito organizadores utilizam planilhas para organizar a apresentação de trabalhos em eventos. Porém, você deve concordar, que não é muito prático registrar todas essa informações em planilhas.

É uma tarefa que demanda muito trabalho manual e tempo da sua equipe, separando cada trabalho com diferentes temáticas em determinados dias e horários.

Essa parte demanda também muita atenção, pois você deve tratar os choques de horários das apresentações dos trabalhos. Imagine se na hora do evento tivesse duas apresentações da mesma pessoa em locais diferentes!

5. Lidar com imprevistos

garotinho surpreso

Alguém pode precisar trocar o horário de última hora, não é? Principalmente quando se trata de apresentação de trabalhos em eventos! Alguns podem não conseguir chegar a tempo por causa do trânsito ou algum atraso numa consulta médica. Outro podem adoecer e não terem condições de se apresentar determinado dia.

Por isso, requer um trabalho manual não muito prático de definir os horários dos demais participantes e tentar confirmar o novo horários com todos eles.

Além disso, depois que confirmar os horários, é preciso lembrar de atualizar a planilha da programação científica, o que requer mais esforço e tempo!

6. Utilizar uma plataforma online

Você já pensou em poder automatizar todo esse trabalho e organizar a apresentação de trabalho em eventos de uma forma muito mais prática?

Even3 é um software capaz de gerenciar toda a montagem da grade de apresentação de trabalhos, confira como é simples:
Sistema que organiza a apresentação de trabalhos em eventos

 

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