planejamento de eventos científicos

6 dicas de como fazer um planejamento de eventos científicos

Um planejamento de eventos científicos, tais como Congressos, simpósios, jornadas, conferência, exige muita organização para que todos os participantes possam aproveitar da melhor forma o evento.

Para facilitar a organização e planejamento de eventos científicos e acadêmicos, listamos abaixo os principais pontos que os organizadores deverão se preocupar nas etapa inicial do evento.

O planejamento é uma fase crucial e decisiva para o sucesso de todo o evento.

Todos os pontos abaixo devem ser vistos com extremo cuidado, debatido com toda a comissão organizadora e delegadas as respectivas responsabilidades sobre cada ponto do checklist. Dependendo do porte do evento será necessário inclusive delegar alguns pontos do checklist a empresas terceiras especializadas na área para que o serviço aconteça da melhor forma e dentro do prazo exigido pelo evento.

Checklist de planejamento de eventos científicos e acadêmicos

Para que o planejamento de eventos científicos e acadêmicos funcione é importante definir inicialmente o responsável por cada área do planejamento em uma reunião de kick-off e a partir da reunião sair com um plano de ação para cada um dos pontos abaixo:

1. Pessoas

O ponto mais importante do evento é definir as pessoas chaves que irão participar da organização do evento, também conhecida como comissão organizadora. Tais pessoas ficarão responsáveis pelas principais frentes de organização: Programação, Financeiro, Comissão científica, Marketing.

Após a decisão dos responsáveis é importante deixar bem claro quais são suas tarefas, responsabilidades e prazos sempre que possível e no nível de detalhe necessário, para que não hajam dúvidas quando alguma demanda requisitar atuação da comissão organizadora.

Para os eventos que possuem programação científica é importante definir a comissão de pareceristas que irão avaliar os trabalhos científicos do evento. Deverá ser enviado os convites com antecedência para que não hajam surpresas nem atraso no cronograma do evento.

2. Local do evento

A definição do local do evento deverá ser de acordo com a expectativa de participantes do evento e de preferência num local de fácil acesso e localização para eventos nacionais e internacionais.

A reserva antecipada do local do evento é ponto primordial para definição da data do evento(próximo ponto abordado) para evitar mudanças de datas, o que pode inviabilizar a participação e até mesmo perdas financeiras por parte dos participantes.

É importante oferecer aos participantes opções de acomodação e pacotes de viagens com parceiros caso seu evento seja de alcance regional, nacional ou internacional. Esse pode ser um fator crucial na decisão do participante se inscrever no evento.

3. Cronograma

Eventos científicos e acadêmicos no geral necessitam de um cronograma bem definido desde a sua concepção, pois são eventos de média e longa duração que necessitam de ações de um grande número de participantes, como inscrições e submissão de trabalhos científicos.

A definição da data do evento é a data com maior importância e no geral possuem a dependência da disponibilidade do local do evento.

Os prazos de inscrição deverão ser definidos e liberados assim que possível para atrair o mais cedo possível o maior número de participantes. Oferecer descontos para os que se inscrevem nos primeiros lotes é uma boa forma de atrair os participantes e viabilizar seu plano financeiro (falaremos em breve dele)

Para os eventos que possuem trabalhos científicos na sua programação é importante a definição do cronograma científico para que os participantes e pareceristas do evento estejam cientes dos seus prazos. Os seguintes prazos deverão ser definidos:

Prazo de submissão dos trabalhos: data de início e data limite que os participantes poderão realizar a submissão dos trabalhos científicos. A data limite é importante para que ao final do prazo de submissão a comissão científica tenha dimensão da quantidade de trabalhos submetidos e aumente a banca julgadora caso seja necessário para cumprir o prazo de avaliação.

Avaliação dos trabalhos: data início e data limite da avaliação dos trabalhos científicos. A data início das avaliações poderá ser iniciada antes da data limite de submissão dos trabalhos para não acumular muitos trabalhos aos pareceristas. A data limite da avaliação deverá levar em consideração os prazos de submissão da revisão dos trabalhos que houveram ressalvas na avaliação.

Data da divulgação dos resultados: a data na qual será comunicado o resultados das avaliações de todos os trabalhos submetidos ao evento. Essa data irá gerar uma grande expectativa perante os participantes e para cumprir o prazo a comissão científica deverá acompanhar de perto o andamento do progresso das avaliações para que não seja extrapolado o prazo.

4. Programação

Uma boa programação de evento poderá ser o ponto crucial para atrair mais participantes para o evento. Definir quais serão os principais nomes, palestrantes e atividades o mais cedo possível fará a diferença na hora de realizar as ações de marketing.

Outro fator importante é alinhar a programação com o objetivo e público alvo do evento, respondendo as perguntas: quais atividades e pessoas irão atrair meu público alvo? Existe mais de um perfil de público alvo, quais são os interesses de cada perfil? Tais perfis possuem preferência de época do ano, dias da semana ou horário para participação das atividades?

5. Financeiro

A viabilidade financeira do evento irá indicar se é necessário a captação de recursos externos como patrocinadores e editais de fomento a pesquisa. A análise da viabilidade financeira deverá ser feita sempre em detalhes através de uma planilha financeira ou sistema de gestão financeira.

Quanto maior o nível de detalhes do seu planejamento financeiro mais seguro e menos surpresas haverão até o decorrer do evento. Importante distribuir na planilha o fluxo de despesas ao longo dos meses caso seja um evento de maior duração. O controle de despesas deverá ser detalhado por cada item de despesa como marketing, custos com espaço físico e fornecedores de diversos serviços, como sistemas de gestão, serviços de cerimonial, recepção, dentre outros.

Do lado oposto aos custos temos as receitas para equilibrar o financeiro. Além dos valores captados por patrocínio ou editais no geral os eventos basicamente geram receita através das vendas das inscrições. Portanto, é importante determinar a meta de inscrições a serem vendidas e o valor médio de vendas para estimar o seu total de receita. Uma dica importante é deixar uma folga nessa previsão para caso não se consiga atingir a meta total de vendas das inscrições.

6. Marketing

Muitas vezes o marketing do evento não é muito bem planejado e esse ponto pode afetar a quantidade de inscrições do seu evento. É importante definir os seguintes pontos:

Qual o objetivo e tema do evento?

A definição do tema e objetivo do evento é importante para despertar o interesse dos participantes e pesquisadores relacionados a área. Deixar bem claro qual esse tema e objetivo irá facilitar para os participantes identificarem se possuem trabalhos científicos relacionados a área ou se pretendem se especializar e adquirir mais conhecimento nessa área de pesquisa.

Quais são os perfis do seu público alvo?

É importante traçar o um perfil detalhado do seu público alvo para fazer um marketing mais direcionado. Quais as faixas etárias, predominância de gênero, grau de escolaridade, preferências de horário e região seu público se encontra? Essas respostas irão ajudar a determinar a programação e conteúdo de seu evento, de forma que atenda os perfis identificados e também será essencial para determinar quais o canais de marketing serão mais eficientes.

Quais canais de marketing serão utilizados?

Após ter traçado o perfil do seu público alvo ficará mais fácil determinar quais canais utilizar e conteúdo a ser divulgado por cada um de seus canais. Alguns exemplos de canais que podem ser utilizados para divulgação de conteúdo e do evento são: Página e grupos no Facebook, Instagram, Grupos de Whatsapp, Grupos do Linkedin, Revistas especializadas na área, Blogs e portais especializados, lista de e-mail dos participantes de edições passadas.

Você pode utilizar ferramentas como o Mailchimp para gerenciar sua lista de e-mails dos participantes dos eventos e fazer disparos sobre novos eventos relacionados.

Cabe a organização determinar quais dos canais de marketing são mais efetivos para o seu público alvo para direcionar os esforços e conteúdo para os canais. Utilizar todos os canais nem sempre traz o melhor resultado, pode desperdiçar tempo e energia que poderiam ser direcionados para os canais com maior efetividade. Para os eventos de maior porte e com orçamento mais folgado um opção interessante é terceirizar o serviço de marketing para empresas especializadas para realizar um trabalho mais profissional, esse investimento poderá trazer um retorno interessante de participantes e engajamento caso seja feito um bom serviço.

E agora?

Além dos pontos citados acima é fundamental entender que o planejamento é uma linha mestre e ponto inicial de partida para as atividades de organização do evento. Como todo planejamento ele deverá ser vivo e está preparado para mudanças, sempre que possível as alternativas e planos B deverão ser utilizados como recurso!

Dica final e não menos importante! O planejamento de eventos científicos e acadêmicos é uma tarefa complexa e que exige colaboração para que os planos aconteçam como esperado. Dividir para conquistar é  a melhor maneira de se atingir esses objetivos e completar essa árdua tarefa, tente sempre manter a sinergia e motivação da sua equipe organizadora, esses serão os principais ingredientes para o sucesso da execução do planejamento!

Para aumentar ainda mais as chances de sucessos acompanhe nossa seção de Dicas e não deixe de se inscrever na lista de e-mails no início dessa coluna ao lado direito. Todas as dicas serão enviadas em primeira mão para aqueles que tiverem seu e-mail cadastrado!

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