Existe um intervalo perigoso na captação de patrocínio: o tempo entre o “sim” do patrocinador e a assinatura do contrato.
Nesse intervalo, o orçamento da empresa muda. Além disso, o diretor que aprovou entra de férias, a verba de marketing é remanejada para outra ação… No fim, aquele patrocínio que parecia fechado volta para a estaca zero.
Eu vejo isso acontecer com frequência. Porém, na maioria das vezes o problema não é o preço nem a cota. Na verdade, é a demora em transformar a conversa em documento assinado.
Isso porque a demora costuma ter uma causa bem prática: o contrato sai de um lugar, a assinatura acontece em outro e, por fim, o arquivo some em uma caixa de e-mail. Mas isso pode mudar!
Neste texto, você vai entender:
- O que é um contrato de patrocínio e quando ele entra na negociação;
- Como conquistar bons patrocinadores antes de chegar ao contrato;
- O que a Área do Patrocinador da Even3 entrega para você e para a marca;
- Quais cláusulas um contrato de patrocínio de evento precisa ter;
- Como assinar o contrato de patrocínio digitalmente, dentro da própria Even3.
Dito isso, vamos por partes.
Leia também: Patrocinador para eventos: 5 dicas para conseguir os melhores
O contrato de patrocínio é o documento que formaliza uma troca: a empresa investe dinheiro, produto ou serviço no seu evento e, em contrapartida, recebe visibilidade, acesso ao público e associação de marca.
Repare na palavra contrapartida, porque ela é o centro de tudo.
Em uma doação, alguém dá e não espera retorno. Em um patrocínio, existe retorno esperado.
E é justamente esse retorno que precisa estar escrito. Quando ele fica só no combinado verbal, cada lado guarda uma versão diferente da mesma conversa.
Por isso, o contrato de patrocínio não serve para desconfiar do parceiro. Ele serve para que os dois lados tenham a mesma lista na mão.
Nenhum contrato de patrocínio resolve uma proposta fraca. Por isso, antes de falar em cláusulas, vale organizar a etapa que vem antes.
1. Conheça o seu público em números
O patrocinador não compra o seu evento. Na prática, ele compra acesso ao seu público.
Por isso, tenha três respostas prontas, por escrito:
- Quem vai estar lá? Cargo, setor, formação, região e poder de decisão.
- Quantos vão estar lá? Público esperado, com a base da edição anterior quando existir.
- O que a marca leva de volta? Contatos, exposição, conteúdo, reuniões, dados.
Caso você ainda não tenha esses números, você pode coletá-los analisando edições anteriores, o mercado que você atinge ou até entrevistando inscritos.
2. Monte cotas de patrocínio com entregas claras
Geralmente, três ou quatro cotas costumam bastar. Mais que isso, só confunde.
Então, para cada cota, descreva o que está incluso em itens contáveis. Por exemplo:
| Cota | Exemplos de contrapartida |
|---|---|
| Master / Diamante | Logo em destaque no site e no app, espaço na programação, ativação no local, aplicativo Coletor de Leads, menção em todas as circulares |
| Ouro | Logo no site e no app, estande em área nobre, aplicativo Coletor de Leads, envio de uma peça de e-mail marketing |
| Prata | Logo no site e no app, estande padrão, aplicativo Coletor de Leads, menção na abertura |
| Apoio | Logo no site, menção nas redes |
Basicamente, a regra é: se você não consegue contar, não coloque na cota. Ou seja, “Grande visibilidade” não é entrega, mas “logo na página do evento e em três e-mails para a base” é.
3. Escolha empresas que já falam com o seu público
Para começar, liste fornecedores do setor, empresas que patrocinaram eventos parecidos, marcas que anunciam nas mídias que o seu público consome e parceiros institucionais.
Por outro lado, evite a lista genérica de grandes marcas. Isso porque a conversa fica muito mais curta e proveitosa quando o seu público é exatamente o cliente que a empresa quer.
4. Apresente um projeto de patrocínio, não um pedido
Um ofício pedindo apoio é fácil de recusar. Mas um projeto com público, cotas, valores e contrapartidas é fácil de aprovar internamente. Afinal, a pessoa que recebe precisa defender aquilo para o chefe dela.
Vale lembrar que a Even3 preparou um material gratuito com a estrutura pronta, justamente para te poupar tempo aqui:
5. Prove o resultado depois
Por fim, o melhor momento de vender o patrocínio do ano que vem é logo depois do evento deste ano, com o relatório na mão.
Então, aproveite o final do evento para manter a conversa aquecida com os patrocinadores, mostrar entregas, melhorias e benefícios para o ano seguinte.
Para saber quais números realmente interessam à marca, vale ler quais métricas importam para patrocinadores de eventos.
Aqui, aliás, vale uma mudança de ponto de vista.
Até agora falamos do trabalho do organizador. Mas o patrocinador também tem trabalho!
Na maioria dos eventos, ele depende do organizador para cada informação. Por exemplo: quanto custa a cota Ouro? O que ela inclui mesmo? A segunda parcela já foi paga? Qual era o prazo da arte?
Quando essas respostas estão espalhadas em propostas, PDFs e conversas de WhatsApp, duas coisas acontecem:
Em primeiro lugar, antes da compra, a marca não consegue comparar os planos e demora a decidir. Além disso, depois da compra, cada dúvida vira uma mensagem para a equipe de organização do evento.
Por isso existe a Área do Patrocinador da Even3: um espaço próprio do patrocinador dentro da plataforma, onde ele acompanha sozinho tudo o que envolve a participação da marca no seu evento.
A seguir, veja o que ele encontra lá.
Representantes do patrocinador
Em primeiro lugar, o patrocinador pode adicionar sua equipe à plataforma da Even3.
Em outras palavras, ele cadastra os representantes da empresa, normalmente o time de marketing ou jurídico, para acompanhar os contratos.
Isso importa mais do que parece, porque patrocínio quase nunca é decidido por uma pessoa só: quem negocia costuma ser diferente de quem assina e de quem envia a arte. Dessa forma, com cada representante no próprio acesso, a informação chega a quem precisa dela, sem virar repasse.
Cotas organizadas, antes e depois da contratação
Este é o centro da área, e ele funciona em dois momentos.
Antes da contratação, o patrocinador vê as cotas disponíveis no evento e compara os planos lado a lado, com os benefícios incluídos em cada um. Ele identifica sozinho qual cota combina com a marca e entra em contato para fechar.
Repare no ganho: em vez de você montar uma apresentação por empresa e responder às mesmas perguntas em cada reunião, a comparação já está pronta e disponível.
Depois da contratação, a área passa a mostrar a seção Minha cota de patrocínio, com tudo o que foi combinado em uma tela só:
- cota adquirida;
- valor contratado;
- data da aquisição;
- status da contratação;
- benefícios incluídos;
- pagamentos.
Assim, é a mesma referência para os dois lados. Ou seja, quando você e o patrocinador olham para a mesma tela, some aquela conversa de “eu achei que estava incluso”.
Saiba mais: Como funciona a gestão de patrocinadores na Even3
Faturas
Além dos benefícios, o patrocinador acompanha as faturas da cota direto na área: o que já foi pago, o que está em aberto e as datas.
Assim, ambos os lados conseguem acompanhar as finanças com segurança e controle centralizado.
Compra de produtos e serviços da feira
Além da cota, o patrocinador pode contratar os itens extras da feira pela própria área: mobiliário, energia adicional, mídia interna, serviços de montagem e o que mais a organização oferecer.
Para o organizador, essa é uma fonte de receita que costuma se perder.
Não porque a marca não queira comprar, mas porque pedir dá trabalho. Afinal, é preciso enviar e-mail, tabela, confirmação, boleto…
A Área do Patrocinador facilita essa compra pois centraliza a disposição dos itens, compra segura, faturamento e emissão de nota fiscal em um só lugar!
Benefícios
Como você viu, cada entrega prevista na cota aparece detalhada, com o que está incluído.
Em outras palavras, é a versão viva daquela cláusula de contrapartidas que o organizador escreveu no contrato.
Mas já pensou no que pode ser oferecido? Por exemplo, na Even3 é possível oferecer cupons de desconto com percentual ou valor fixo, quantidade limitada, prazo de validade e aplicação em todos os ingressos ou em categorias específicas. É uma entrega barata, mas valiosa para a marca, porque ela leva algo concreto para os clientes dela.
Entram aqui também as contrapartidas como a exibição da marca na página do evento, no Hall 2D — o salão digital de expositores e patrocinadores, que você monta sem precisar de designer — e no aplicativo do evento, que é onde o participante mais olha durante os dias de feira.
Leia também: Como criar um app para eventos na Even3
Estandes
Sempre que a cota inclui espaço na feira, o estande aparece na Área do Patrocinador.
Dessa forma, o patrocinador sabe exatamente qual é o espaço dele no mapa e o que está incluído no seu estande.
Caso você também venda espaço avulso, o passo a passo completo está em como vender estandes.
Documentos: circulares, contratos e formulários
Além disso, toda a papelada da relação fica reunida em um lugar:
- Circulares: os comunicados oficiais da organização ficam registrados por tipo e data de envio. Por exemplo, circular sobre prazo de envio de arte, horário de montagem, regras do espaço, credenciamento etc;
- Contratos: aqui fica o Assinador Digital. O organizador cria o contrato, envia para assinatura e o documento assinado fica arquivado e e vinculado àquela empresa;
- Formulários: formulários criados pelo organizador para coletar informações específicas ficam salvos na Área de cada patrocinador. Em vez de perseguir cada resposta, o organizador publica o formulário e acompanha quem já respondeu sem sair da Even3.
Coletor de leads
Por fim, o retorno concreto: os leads. Com o App Coletor de Leads, a equipe do patrocinador escaneia o crachá do visitante pelo próprio celular na hora do evento, classifica o nível de interesse e escreve uma observação. No fim do evento, a lista dos leads estará organizada na Área do Patrocinador.
Na prática, essa é uma das funcionalidades mais ricas para medir o retorno do evento com dados reais.
Saiba mais: Como funciona o App Coletor de Leads da Even3
Com todas essas funcionalidades, ao fim do evento o patrocinador age com muito mais autonomia e o organizador gerencia expositores e patrocinadores com mais facilidade!
Mesmo com toda facilidade que a tecnologia entrega, é necessário formalizar o patrocínio com um documento.
Um contrato de patrocínio de evento não precisa ser longo, mas precisa ser específico. Por isso, use a lista abaixo como checklist ao revisar o seu:
1. Qualificação das partes
Razão social, CNPJ, endereço e dados do representante legal de cada lado. Além disso, confirme quem tem poder para assinar pela empresa, porque nem todo contato comercial é o responsável legal.
2. Objeto do contrato
Uma frase que diz o que está sendo contratado. Algo como: “patrocínio da cota Ouro do [nome do evento], realizado em [data] e [local]”.
3. Descrição das contrapartidas
Esta é a cláusula mais importante, pois gera atrito se não for clara.
Liste as contrapartidas item a item, com quantidade, formato e prazo. Por exemplo:
- onde o logo aparece (site, app, e-mail, material impresso, telão) e em qual tamanho relativo;
- quantos disparos de e-mail marketing e em quais datas;
- se há espaço na programação, com duração e formato;
- se há estande, com número, categoria e metragem;
- quantas cortesias ou inscrições estão incluídas;
- se há acesso a dados de participantes e em quais condições.
Se necessário, escreva também o que não está incluso para evitar interpretações erradas.
4. Valor, forma e prazo de pagamento
Valor total, número de parcelas, datas, forma de pagamento, dados bancários e, se aplicável, multa por atraso. Caso o patrocínio seja em produto ou serviço (permuta), descreva o item e o valor equivalente.
5. Prazos de entrega do material
O patrocinador também tem obrigações. Defina até quando ele precisa enviar logo em alta resolução, textos, artes e informações de estande — e o que acontece se enviar depois.
6. Uso de marca e direito de imagem
Autorização recíproca para uso de logo e nome na divulgação, com limites de uso e prazo. Inclua também a autorização de captação de imagem no evento.
7. Proteção de dados (LGPD)
Caso alguma contrapartida envolva compartilhar dados de participantes, a cláusula precisa dizer qual é a base legal, quais dados são compartilhados, para qual finalidade e por quanto tempo. Além disso, compartilhe apenas dados de quem autorizou expressamente.
-> Saiba mais: LGPD para eventos
8. Cancelamento, adiamento e caso fortuito
O que acontece se o evento for adiado, remarcado ou cancelado? Defina percentuais de devolução e prazos. Aliás, depois de 2020, nenhum contrato de evento deveria sair sem essa cláusula!
-> Veja também: O que fazer em caso de cancelamento do evento
9. Rescisão e penalidades
Em quais situações cada parte pode encerrar o contrato, com qual aviso prévio e qual multa. Ou seja, o que acontece quando a parceria não vai até o fim.
10. Foro e assinaturas
Por último, a cidade eleita para resolver eventuais conflitos, além da data e da assinatura das partes.
Leia também: Guia do contrato para eventos: como assinar — com os cuidados que valem para todos os contratos do seu evento, não só o de patrocínio.
Agora, vamos à parte prática! A Even3 tem o Assinador Digital nativo. Ou seja, você não precisa mais exportar o contrato, subir em um assinador externo, baixar o PDF assinado e guardar em outra pasta.
Tudo acontece dentro da plataforma. Basicamente, você anexa o PDF, indica quem assina de cada lado e envia.
Do outro lado, o patrocinador assina pelo navegador sem criar conta, instalar programa ou ter certificado digital.
Na prática, isso significa:
- status em tempo real, então você para de perguntar por mensagem quem já assinou;
- rascunho salvo enquanto o jurídico revisa o documento;
- recusa registrada com data e hora, caso o patrocinador peça ajustes;
- arquivo no lugar certo, ao lado da cota, das circulares e do cadastro daquela marca — o que salva a prestação de contas meses depois;
- mesmo fluxo para contratos de estande.
E sim, a assinatura eletrônica tem validade jurídica.
Saiba mais: Como utilizar o Assinador de Contratos no meu evento
Perguntas frequentes sobre contrato de patrocínio
O contrato de patrocínio precisa ser registrado em cartório?
Não. Para contratos entre empresas privadas, o registro não é obrigatório. Ainda assim, ele pode ser recomendável em casos específicos, como patrocínios de valor muito alto ou com garantias envolvidas. Então, vale consultar o jurídico.
Qual a diferença entre contrato de patrocínio e carta de patrocínio?
A carta de patrocínio é um documento simples, geralmente uma declaração de intenção ou de apoio. Por outro lado, o contrato de patrocínio é o instrumento completo, com contrapartidas, valores, prazos e penalidades. Portanto, para qualquer patrocínio com dinheiro envolvido, use o contrato.
Posso usar um modelo de contrato de patrocínio pronto?
Pode, como ponto de partida. Mas todo modelo precisa ser ajustado às contrapartidas reais da sua cota e revisado por um advogado. A parte que nunca deve ser copiada, aliás, é a descrição das entregas, porque ela é específica do seu evento.
Preciso de certificado digital para assinar na Even3?
Não. A assinatura acontece pela própria plataforma, sem instalação e sem certificado. Para confirmar, o signatário recebe um código de 6 dígitos por e-mail, válido por 4 horas. Veja como funciona.
E se o patrocinador não concordar com o contrato?
Na tela de assinatura, além de “Assinar documento”, existe a opção “Recusar”. A recusa fica registrada no histórico do contrato, com data e hora. Em seguida, você ajusta o documento e cria um novo envio.
Dá para preparar o contrato sem enviar na hora?
Dá. Ao criar o contrato, escolha “Salvar rascunho” em vez de “Finalizar e enviar contrato”. Isso é útil sempre que o documento ainda precisa passar por uma revisão interna.
Dá para assinar contrato de expositor da mesma forma?
Sim. Ou seja, o mesmo fluxo vale para contratos de estande e de expositores, que ficam arquivados junto do cadastro de cada empresa.
Em quanto tempo o contrato precisa ser assinado?
O mais rápido possível depois da confirmação. A taxa de desistência cresce a cada semana entre o aceite verbal e a assinatura. Por isso, vale ter o modelo pronto antes mesmo da última reunião com o patrocinador.
Feche o ciclo em um lugar só
Captar patrocínio é um trabalho de convencimento. Manter o patrocinador, por outro lado, é um trabalho de organização.
Quando a cota, as contrapartidas, o contrato assinado, as circulares e os dados da participação ficam no mesmo lugar, duas coisas melhoram: você gasta menos tempo conferindo e tem muito mais material para vender a próxima edição.
Na Even3, a operação inteira do evento é gerenciada pelo organizador com facilidade. Não apenas a captação de patrocinadores, mas venda de ingressos, estandes, programação do evento, envio de certificados…
É hora de montar a página do seu evento e começar a captar patrocinadores. Defina suas cotas e comece agora:
