As inscrições abriram, os ingressos começaram a vender e aí chega aquele e-mail: “Você pode me enviar a nota fiscal?”. Lá vai mais um trabalho para o organizador…
Mas será que você precisa mesmo passar por isso?
Além da emissão de notas fiscais não ser obrigatória para alguns eventos, esse processo pode ser automatizado com ferramentas como a Even3 e o Notazz.
Então, se você quer saber como tudo isso funciona, neste artigo eu vou te explicar:
- Preciso mesmo emitir a nota fiscal do evento?
- Por que emitir notas fiscais em um evento?
- Que tipo de nota fiscal você precisa emitir
- Quando emitir a nota fiscal do evento
- Como emitir nota fiscal na Even3 com o Notazz: passo a passo
- 6 dicas práticas para não errar na emissão
- Erros comuns que você pode evitar
Primeiramente, você deve estar se perguntando se você é obrigado a emitir a nota fiscal do evento. E a resposta é: depende de quem está organizando.
A nota fiscal é o documento que registra oficialmente uma venda ou uma prestação de serviço.
No contexto de eventos, ela comprova que alguém pagou pela inscrição, pelo ingresso ou por um serviço relacionado.
Por isso, ela é bem útil para os participantes. E alguns tipos de organizadores são obrigados a emiti-las, como:
- Empresa (ME, EPP ou demais portes): obrigatório para qualquer comprador, seja pessoa física ou jurídica;
- MEI: obrigatório apenas para pessoa jurídica;
- Associação, sociedade científica ou instituição de ensino: em muitos municípios, precisam emitir nota de serviço;
- Pessoa física: não é obrigatório emitir nota fiscal. Mas se o evento tem volume de vendas relevante, abrir um CNPJ costuma ser indicado para melhor controle fiscal;
- Órgão público: segue regras próprias de empenho e liquidação. Alinhe com o setor de contabilidade antes de vender qualquer ingresso.
Vale lembrar que algumas regras podem mudar por município, regime tributário e tipo de atividade. Por isso, é importante contar com o suporte de um contador!
Mesmo que você não seja obrigado a emitir a nota fiscal do evento, é possível que alguns participantes te peçam.
E ter essa possibilidade é um diferencial para a sua organização! Isso porque:
1. Seu participante consegue prestar contas
Boa parte do público de eventos, principalmente congressos e eventos corporativos, usa verba institucional, bolsa de pesquisa ou reembolso da empresa.
Sem nota fiscal, esse dinheiro simplesmente não é liberado. Então, você perde a possibilidade de alcançar esse público.
2. Seu evento ganha credibilidade
Fornecedores, patrocinadores e instituições avaliam a formalidade da operação antes de fechar contrato. A emissão de notas fiscais dá segurança ao parceiro e sinaliza que o evento é profissional.
3. Você cumpre a obrigação legal
Como eu disse, toda pessoa jurídica (ou seja, aquela com CNPJ) que vende ou presta serviço precisa emitir o documento fiscal correspondente. Com a emissão de notas fiscais automáticas, você se protege judicialmente sem muito trabalho.
-> Saiba mais: você precisa ser uma pessoa jurídica para criar eventos?
4. Seu financeiro fecha sem retrabalho
Receita registrada é receita conciliada. Quando a emissão acompanha a venda, você chega ao fim do evento com o caixa batendo com o extrato facilmente.
Na prática, a maioria dos congressos, jornadas científicas e eventos corporativos emite um só tipo de nota fiscal para inscrições de eventos: a NFS-e.
No entanto, alguns tipos de eventos, como feiras, também costumam vender produtos. Por isso, provavelmente vão emitir mais de um tipo de nota fiscal.
É importante ter o suporte de um contador para fazer todo esse processo da maneira correta, que costuma abarcar 3 tipos de notas fiscais:
| Tipo de nota | O que registra | Quem regula | Quando usar no seu evento |
|---|---|---|---|
| NFS-e (Nota Fiscal de Serviço eletrônica) | Prestação de serviço | Prefeitura (município) | Inscrições, ingressos, taxas de submissão de trabalho, cursos e workshops. É a mais usada em eventos. |
| NF-e (modelo 55) | Venda de produto entre empresas ou com entrega | Secretaria da Fazenda (estado) | Venda de estandes, anais impressos, kits e materiais enviados pelos Correios. |
| NFC-e (modelo 65) | Venda de produto ao consumidor final, no balcão | Secretaria da Fazenda (estado) | Camisetas, canecas e materiais vendidos no dia do evento. |
Não existe uma resposta única para essa questão, mas o cenário mais simples de conciliar é emitir no momento do pagamento confirmado.
Só que eu sei que é um trabalho enorme observar sempre quem acabou de realizar uma compra e emitir a nota fiscal depois disso.
Por isso, é essencial que esse processo seja automático. E isso é bem simples de fazer!
Basta integrar a Even3, a plataforma por onde você vende o ingresso, ao Notazz, uma plataforma de emissão de notas fiscais.
Assim, a cada compra confirmada no evento, a nota fiscal será enviada automaticamente para o e-mail do comprador. Você não vai precisar fazer nada! Só configurar a integração do Notazz com a Even3.
Se você for ao menu de Ferramentas da Even3, vai encontrar uma integração super relevante para a emissão de notas fiscais em eventos: o Notazz.
Essa é uma plataforma brasileira de emissão de nota fiscal eletrônica que se conecta a sistemas de vendas e dispara o documento automaticamente a cada pagamento aprovado.
Ao integrá-lo ao seu evento, você consegue gerenciar todo o ciclo de vendas dentro da Even3. Isto é, centraliza as inscrições, vendas de ingresso, repasse do evento e emissão de notas fiscais em um só lugar.
É como um upgrade na plataforma de eventos que você já conhece!
Na prática, o fluxo funciona assim:
- O participante se inscreve e paga pela página do seu evento na Even3;
- A Even3 confirma o pagamento;
- O Notazz recebe os dados da venda pela integração;
- A nota é emitida e enviada por e-mail ao participante;
- Você acompanha tudo por um painel, sem digitar nada.
Vale lembrar que quem emite a nota fiscal é você, o organizador do evento. Não a Even3. Por isso, você vai precisar ter um CNPJ do evento ou da sua instituição.
Como emitir nota fiscal com o Notazz?
Para emitir notas fiscais com o Notazz você vai precisar de:
- CNPJ ativo e situação regular na prefeitura;
- Inscrição municipal;
- Certificado digital (A1 é o mais indicado, por ser um arquivo e não exigir token físico);
- Login e senha do sistema da prefeitura, quando exigidos;
- Código de serviço e alíquota de ISS confirmados pela contabilidade;
- Regime tributário (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real).
1. Regularize a emissão na sua prefeitura
Antes de qualquer integração, confirme que o seu CNPJ está habilitado a emitir NFS-e no município. Cada prefeitura tem um sistema próprio, e algumas exigem liberação prévia ou credenciamento.
2. Crie sua conta no Notazz e cadastre a empresa
Preencha os dados fiscais do CNPJ organizador: razão social, endereço, inscrição municipal e regime tributário.
Para que o sistema do Notazz consiga assinar as notas fiscais do seu evento, será necessário fazer o upload de um certificado digital A1.
Ele funciona como uma assinatura eletrônica com validade jurídica de 1 ano.
3. Configure o modelo da sua nota
Aqui você define como a nota vai sair. Preencha:
- Tipo de nota fiscal: NFS-e para inscrições e ingressos;
- Código de Serviço: número que diz à prefeitura qual trabalho você fez;
- Alíquota de ISS: quanto de imposto será pago sobre o serviço feito, valores que normalmente são orientados pela contabilidade;
- Descrição do serviço: use um texto claro e padronizado, como “Inscrição no [nome do evento] — realizado em [data]”;
- Retenções, se houver;
- Envio automático por e-mail ao participante.
Para essa etapa, é interessante utilizar o suporte de um contador. Afinal, essa parte técnica vai fazer toda a diferença na emissão correta da sua nota fiscal.
4. Ative a integração com a Even3 no Menu Ferramentas
Como eu te disse, vá ao Menu Ferramentas na Área do Organizador da Even3, acesse as Integrações e localize o Notazz.
Depois, ative a integração e conecte as duas contas usando a chave de integração gerada pelo Notazz. Enfim é essa conexão que vai fazer os dados da venda chegarem ao Notazz sem intervenção manual.
5. Defina a regra de emissão
Escolha o gatilho: emitir a nota quando o pagamento for confirmado. Esse é o critério mais seguro para a maioria dos eventos.
Mas lembre-se de consultar um contador para entender qual é a melhor estratégia para o seu evento.
6. Faça um teste antes de abrir as vendas
Não pule esta etapa.
Crie uma inscrição de teste com valor simbólico e acompanhe o caminho completo: pagamento aprovado, nota emitida, e-mail entregue. Depois, cancele e verifique se o cancelamento da nota funciona.
Um teste de dez minutos economiza uma semana de correção.
7. Abra as vendas e acompanhe o painel
Com tudo validado, é só divulgar. A partir daí, cada inscrição paga gera a nota automaticamente.
Reserve cinco minutos por semana para conferir o painel do Notazz. Notas com erro geralmente têm causa simples: CPF inválido, endereço incompleto ou certificado próximo do vencimento.
1. Peça o CPF ou CNPJ já no formulário de inscrição
Você vai precisar do CPF ou CNPJ para emitir uma nota fiscal. Então, inclua o campo como obrigatório no formulário de inscrição da Even3 para emitir a nota automaticamente após a compra.
2. Adicione o campo “dados para nota fiscal” para participantes corporativos
Quem vai pedir reembolso precisa da nota no CNPJ da empresa, não no CPF dele. Se você já sabe que o seu participante é corporativo, um campo opcional evita dezenas de pedidos de correção.
3. Monitore o vencimento do certificado digital
Lembre-se: o certificado A1 vale um ano. Se ele vence no meio das vendas, a emissão para. Portanto, coloque um lembrete no calendário 30 dias antes.
5. Escreva o fluxo de cancelamento antes do evento
Para organizar melhor as finanças do evento, defina previamente quem cancela a nota, em quanto tempo e como o participante é avisado.
6. Comunique ao participante sobre a nota fiscal
Coloque uma linha no e-mail de confirmação: “sua nota fiscal será enviada para este mesmo e-mail em até X dias úteis”. Assim, você elimina boa parte das mensagens de cobrança.
- Confundir taxa da plataforma com receita do evento: a nota que você emite é sobre o valor da inscrição. A taxa da Even3 é um custo do seu evento, documentado separadamente;
- Emitir nota para inscrição gratuita: se não houve pagamento, não há o que faturar. Configure a regra para ignorar essas inscrições;
- Esquecer as notas de patrocínio: patrocínio, estande e cota de exposição também exigem emissão de notas fiscais;
- Deixar para configurar na véspera: habilitação na prefeitura e emissão de certificado digital levam dias, então configure a plataforma do Notazz bem antes do começo do evento;
- Não automatizar todo o evento: na Even3, não são somente as vendas que podem ser automatizadas.
As inscrições, credenciamento, envio de e-mails, certificados e muito mais podem ser feitos de maneira automática também.
Além de não precisar de planilhas e trabalhos manuais, a Even3 centraliza a gestão completa do seu evento em um só lugar. Dá para acompanhar tudo de forma mais fácil e rápida.
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