Você já imaginou terminar um evento com 90% de aprovação entre seus participantes?
O Congresso Brasileiro de Informática em Saúde (CBIS’24) usou estratégias bem diferentes das convencionais para atingir esse resultado na sua 20ª edição.
E não foi nada fácil administrar um evento com mais de 120 horas de conteúdo.
Mas eles usaram a plataforma da Even3 e muita criatividade para fazer com que 85% das pessoas envolvidas no evento se sentissem estimuladas a participar.
Agora, 90% dos participantes também querem a mesma estratégia no próximo evento.
Quer saber qual foi o “segredo” e aplicá-lo em seu evento? Então, confira:
Aprenda com o CBIS: o que deixar para trás
Começar a organizar um evento recorrente tem seus desafios, disso Juliano Gaspar, organizador do CBIS’24, sabe bem.
O Congresso Brasileiro de Informática em Saúde (CBIS’24) está na sua 20ª edição e aconteceu em Belo Horizonte em 2024.
Ele é organizado pela Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS) em parceria com a Universidade Federal de Goiás (UFG), Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG) e a Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC).
Consolidado na área, muitas vezes um evento desse porte possui uma forma de organização própria e muito enraizada.
Mas Juliano e sua equipe decidiram trazer um novo olhar. A começar pelo site do evento.
Assim, o CBIS fugiu do óbvio desde o primeiro contato com o participante. O site do evento, a sua porta de entrada, não foi nada convencional.
Um novo site de evento
Para começar, o primeiro impacto do CBIS’24 já mostrava a importância que o evento deu à experiência dos participantes.
Ao entrar no site, todas as informações importantes estavam ali.
Além disso, botões e imagens foram adicionados em áreas informativas criadas exclusivamente para o público.
Mas como eles conseguiram fazer tudo isso e cadastrar mais de 120 horas de conteúdo?
Juliano Gaspar sabia que não seria simples, por isso, contar com uma plataforma de eventos foi essencial.
O organizador do CBIS’24 dá dicas importantes para quem quer fazer como eles:
- Primeiro, é preciso configurar a plataforma do jeito certo e explorar ao máximo seus recursos;
- Use as cores do evento no seu site. Elas devem estar presentes no seu banner e também podem ser usadas para destacar informações;
- Crie novas áreas no site para destacar informações importantes para o evento, como redes sociais, atividades extracurriculares, patrocinadores etc;
- Se o evento possuir submissão de trabalhos, crie uma área específica para informar regras de submissão, templates e comissão científica. Utilize botões e destaque informações importantes.
No CBIS, valorizar a produção científica do evento era uma prioridade.
Por isso, diversas estratégias foram usadas para estimular a participação dos congressistas.
Inclusive, houve uma premiação para os melhores trabalhos do evento.
Um novo evento, novas ferramentas
Como deu para perceber, os participantes do CBIS foram os que primeiro sentiram a mudança no evento.
No entanto, o site não foi o único diferencial!
O CBIS já chegou a ter três horas de fila de credenciamento.
Mas em 2024 veio a novidade: ninguém precisou esperar em filas.
A diferença no credenciamento de participantes trouxe uma facilidade e leveza para o congresso que também foi sentida em outras áreas.
Para avaliadores e congressistas, nunca foi tão fácil participar de um evento, submeter trabalhos e corrigi-los. Afinal, a ferramenta havia mudado.
Os participantes puderam submeter seus trabalhos online e acompanhar resultados diretamente na Even3.
Da mesma maneira, os avaliadores corrigiram trabalhos de forma segura sem sair da Even3 e divulgaram os pareceres em tempo real.
Contudo, esses foram apenas alguns passos inovadores do CBIS’24.
No dia do congresso, ideias simples mostraram que é possível mudar a forma como eventos científicos são criados.
CBIS’24: como engajar participantes em eventos científicos
Centralizar o foco no participante durante a organização do seu evento vai trazer inúmeros benefícios em vendas, recepção do conteúdo, engajamento…
Os números do CBIS não deixam mentir:
Mas eles usaram estratégias criativas para chegar nesse lugar. Confira algumas inspirações:
Gamificação com crachás: o que é?
A gamificação em eventos é o uso de elementos de jogos para engajar e motivar participantes.
Mas não precisa ser uma estratégia super difícil! O CBIS mostrou que basta usar a criatividade para gerar desafios, recompensas e interações.
No congresso, os crachás foram responsáveis por transformar o ambiente do evento em uma experiência mais interativa e divertida.
Como funcionava na prática:
Impressos em formato A6, os crachás do CBIS possuíam uma grande área “vazia”.
Esse espaço deveria ser preenchido com pequenos adesivos que eram distribuídos ou adquiridos em diferentes espaços do congresso.
Por exemplo, ao assistir a apresentação de trabalhos científicos, você ganhava um adesivo para colar em seu crachá.
Da mesma forma, ao postar fotos do evento nas redes sociais, você poderia se dirigir a um balcão e retirar seu adesivo.
Outros momentos também geravam adesivos, como fazer perguntas nas apresentações e visitas aos estandes dos patrocinadores.
Há uma estrutura por trás, não é só o jogo. Nós tínhamos 2 pessoas por sala para explicar a gamificação” Juliano Gaspar, organizador do evento
Dessa forma, pequenas dinâmicas estimularam a participação em atividades, interdisciplinaridade, networking e o engajamento no evento.
Ao fim, o participante com 10 adesivos da mesma cor, poderia trocá-los por pins de metal que se tornaram itens colecionáveis e desejados no evento.
Afinal, esses pequenos objetos presos em crachás mostravam o nível de envolvimento da pessoa com o CBIS.
Além de estimularem outros participantes a se envolverem em outras áreas do evento para garantir pins especiais, como palestrantes e comissão científica.
Assim, cresce a cada ano a expectativa de garantir os brindes da gamificação do CIBS.
Ainda, as pessoas engajadas nessa experiência se tornam também participantes garantidos nas próximas edições.
Atividades extracurriculares
Outra estratégia importante de engajamento é promover atividades turísticas na grade de programação do evento.
Afinal, essa é uma oportunidade única promovida pelos eventos presenciais.
Esse tipo de atividade pode atrair participantes que desejam aproveitar uma viagem para trabalhar e ter lazer. Além disso, costuma integrar participantes, fidelizá-los e até aumentar a receita do evento.
Por exemplo, o CBIS, que ocorreu em Belo Horizonte, aproveitou a localização do congresso para promover uma visita cultural ao museu de Inhotim.
A atividade contou com inscrições à parte e cobrança de ingressos dentro da própria plataforma da Even3.
Assim, não foi preciso se preocupar com a arrecadação de inscrições e a confirmação de presença dos participantes.
Venda de ingressos por lotes
Por fim, também é possível aumentar o engajamento com as vendas do evento. Esse é um resultado bastante comum se você optar pela venda em lote.
Isto é, o aumento progressivo do valor das entradas em um período determinado de tempo.
Basicamente, na venda em lote, os ingressos são liberados em quantidades limitadas. Quando os ingressos de um lote acabam, uma nova rodada de ingressos é liberada e, dessa vez, com um valor maior.
Essa prática é comum para impulsionar as vendas do evento, pois cria expectativa e senso de urgência.
Mas seus participantes precisam saber que ela existe! Por isso, a divulgação é essencial.
Como feito no CBIS, é importante utilizar as redes em que seus participantes estão inseridos: Linkedin, Instagram, e-mails institucionais e tudo que estiver ao seu alcance.
Dessa forma, o CBIS conseguiu extrair o melhor da venda em lotes. O resultado foram picos de vendas de ingressos exatamente nos 4 momentos de viradas de lote:
O sucesso do CBIS’24 mostra que, com as estratégias e a plataforma certa, é possível transformar o evento em uma experiência inesquecível para os participantes.
A combinação de gamificação, vendas por lotes, atividades extracurriculares e uma estrutura bem organizada não apenas elevou o engajamento, mas também garantiu a satisfação dos congressistas.
E se você pudesse oferecer a mesma experiência de sucesso no seu próximo evento?
Com a Even3, todas essas ferramentas e suporte estão a um clique de distância.
Fale com um dos nossos consultores e descubra como podemos ajudar você a criar eventos marcantes e inovadores:
