Uma das maiores dificuldades para a realização de um evento é conseguir financiá-lo.
Mas o financiamento de eventos depende muito do que está dentro do seu planejamento.
Isso quer dizer que você já deve ter, em mãos, a lista de quais palestrantes confirmaram presença e como ficou a agenda, para isso, os nomes já devem estar confirmados e o local também.
Mas, o processo de gestão e organização de eventos não pode deixar de dar o próximo passo que é: buscar pelo financiamento através de patrocínio ou ainda parceiros.
Ou seja, a Comissão de Organização e patrocínio devem buscar adquirir o maior número de recursos financeiros possíveis para que os gastos com o evento não extrapolem.
Uma das etapas mais importantes para o sucesso de qualquer tipo de evento é ter financiamento e apoio.
Por conta disso, preparamos esse artigo com o passo a passo de como conseguir financiamento de eventos, com a finalidade de facilitar esse processo e garantir sucesso na realização dos seus eventos.
Como planejar o financiamento de eventos?
Antes de iniciar a leitura das formas de conseguir financiamento de eventos, é preciso saber ao certo o quanto de recurso será necessário para a produção do seu evento.
O que pode facilitar sua vida como organizador é ter planilhas específicas para eventos!
Dessa forma, você terá acesso a todos detalhes de forma rápida e prática!
A fase de planejamento do evento é o momento em que será direcionado o desenvolvimento do mesmo.
A primeira coisa básica a se fazer é: reunir as pessoas que farão parte da equipe de realização do evento.
Quem estará encarregado em trabalhar para a realizar o evento, seja ele palestra, congresso, seminário etc. Essas pessoas serão a comissão organizadora do evento.
Após a escolha da equipe alguns assuntos já devem ser resolvidos:
- Tema do Evento;
- Público alvo;
- Data da realização do evento;
- Estratégias de financiamento de eventos;
- Local;
Depois disso, está na hora de buscar e convidar os palestrantes.
Para isso, você deve ter em mãos uma lista de possíveis palestrantes com um número “x” a mais que o necessário, já que nem todos estarão disponíveis nessa mesma data.
É preciso ser feito, também, um debate sobre orçamento do evento e valores de inscrições.
Esse é o momento de pesquisar preços e fazer um orçamento para ser avaliado junto aos gastos gerais do evento.
Entre eles: alimentação dos palestrantes, hotéis, passagens, deslocamento, e até mesmo materiais necessários, pagamento de equipes terceirizadas, entre outras coisas.
Dessa forma, é muito importante que seja decidido quais tarefas serão necessárias, quem ficará responsável por cada uma das tarefas e como essas tarefas serão executadas.
Formas de financiamento de eventos
1. Patrocínio
Na maioria dos casos buscam-se patrocinadores como solução para o financiamento de eventos, ou seja, empresas ou pessoas que contribuem financeiramente para o sucesso do seu evento!
Esse tipo de parceria é feita através de propaganda e de produtos ou serviços do patrocinador dentro do seu evento.
Os patrocinadores podem fazer isso através do retorno de imagem.
Isso engloba ações diversificadas, tais como a inclusão do logotipo dos apoiadores nos materiais de divulgação do evento, a citação dos investidores em qualquer situação ligada à divulgação, além da entrega de materiais sobre os investidores para quem frequentar o evento.
Lembrando que o retorno não é apenas financeiro, mas também humano!
Afinal o seu evento é feito para pessoas, não é?
Por isso, você deve planejar quais os melhores patrocinadores que podem agregar valor a experiência de participar do seu evento.
Após acertar com os patrocinadores, é preciso proceder com as atividades de divulgação.
Você também pode contratar uma empresa de publicidade para elaborar os cartazes, folders, crachás etc, para distribuir nas universidades e empresas, com o intuito de convidar os alunos e os empresários do ramo.
2. Doações
O financiamento de eventos a partir de doações, pode ser feita de diversas formas.
Dependendo do tipo do evento é possível conseguir doações de instituições e organizações.
Se você está, por exemplo, promovendo um Congresso na área de Saúde, pode conseguir uma doação ou apoio da associação ligada a este setor.
As doações nem sempre virão em forma de dinheiro!
Podem ser itens como alimentos, equipamentos e outras coisas necessárias para a realização de um evento.
Outra forma é realizar a promoção de sorteios durante o evento, como uma forma de incentivar o público a participar.
Utilizar uma ferramenta de crowdfunding para financiamento de eventos pode ser muito útil!
É uma ótima opção, caso você opte por arrecadação de valores que serão convertidos em gastos para colocar em prática o evento em questão.
Mas o que é crowdfunding? O crowdfunding segue a dinâmica da vaquinha, ou seja, várias pessoas colaboram/investem e, juntas, realizam o que antes não poderiam fazer sozinhas.
A diferença é que, é uma vaquinha realizada na internet.
3. Captação variada
Você pode utilizar estratégias variadas para atrair a atenção de diversos investidores.
Que tal publicar notas em veículos de comunicação?
Divulgue também pessoalmente e não se esqueça de explorar o potencial das mídias sociais.
Durante a abordagem por meio de canais digitais, entre em contato também através de e-mail com possíveis investidores, ressaltando o impacto que essa parceria pode gerar no seu evento!
Lembre sempre monitorar constantemente sua estratégia, assim você poderá identificar o que funciona e o que deve ser alterado em suas estratégias de captação.
4. Apoio de palestrante
Dentro dos eventos como workshops, congressos e simpósios, os palestrantes são uma das atrações principais.
Por eles ganharem tanta atenção, você pode aproveitar para fazer uma parceria!
O palestrante pode estar interessado em aparecer e fazer a divulgação do seu evento para o público específico que irá participar.
Sendo assim, ele pode contribuir financeiramente para o evento, mas pode também ajudar dando um desconto significativo ou mesmo não cobrando por sua apresentação.
Isso depende, claro, de negociação e do seu relacionamento com cada palestrante. Isso irá auxiliar não só na divulgação do seu evento, mas também em economizar.
5. Venda de itens e atividades
Em caso de eventos gratuitos, o financiamento de eventos não poderá contar com o dinheiro das inscrições.
Ou mesmo que seja pago, os valor dos ingressos já deve ter seu destino definido.
Por isso, se precisar levantar mais fundos para o evento, pode fazer a venda de itens como camisetas, brindes e outros produtos dentro do site ou no próprio evento.
Ou ainda realizar uma atividades paga – curso, workshop, treinamento – durante o evento.
Preparação do plano de financiamento para eventos
Ao entrar em contato com os investidores, você deve ter em mente qual valor você precisa captar.
Não importa qual seja o jeito, pelo qual investidores irão contribuir com o seu evento.
Não basta ter o contato apenas via internet, você deve estabelecer uma comunicação direta com cada investidor.
Para isso, faça reuniões e outros encontros para apresentar suas ideias, seu plano de patrocínio e os benefícios do investimento para você, para quem pretende investir, para o público-alvo e para a sociedade como um todo.
Prepare uma boa apresentação
É sempre recomendado preparar uma apresentação de financiamento de eventos que requerem doações ou patrocínios.
Ter uma proposta visual faz com que os investidores se sintam mais confiantes ao perceberem que você está devidamente preparado.
Informações como seu histórico de eventos, a localização dos eventos, os recursos exigidos, patrocinadores recorrentes, perfil e previsão do público, participação de figuras públicas, entre outros elementos.
Também é indispensável apresentar o orçamento detalhado do evento, assim como, o objetivo do evento, o inventário dos bens, os custos para divulgar e todos os demais dados presentes no projeto.
Deve apresentar desde as estratégias orçamentárias até o plano de marketing.
Agradecimento é tudo!
Depois de apresentar o projeto de um evento para o seu investidor, agradeça o apoio financeiro e formalize a parceria.
Se um investidor não quiser colaborar financeiramente com a realização de um evento específico, não elimine tal pessoa do seu conjunto de contatos.
Ele ainda pode investir no evento posterior caso seja do interesse dele e você mantenha uma boa relação.
Prestação de contas
Ao prestar contas, você dará credibilidade aos organizadores do seu evento.
Por isso, no término do seu evento, faça questão de ser o mais transparente possível e demonstre exatamente como o dinheiro investido foi gasto.
Essa prestação de contas é muito importante para a sua reputação e do seu evento!
A divulgação dos resultados deve ser a mais transparente possível, permitindo o acesso às informações, como os temas abordados no evento.
A quantidade de pessoas, o número de beneficiados e as conclusões observadas a partir dos resultados financeiros.
Além disso, você deve registrar a reação dos participantes que foram ao seu evento.
Se o os investidores notarem que contribuíram para uma ótima experiência, o financiamento de eventos futuros acontecerá com mais facilidade.
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Se tiver alguma dúvida, fique à vontade para perguntar!
