Dicas imperdíveis para fazer a melhor divulgação de eventos!

divulgação de eventos

De nada adianta organizar e planejar seu evento da melhor maneira possível se o público alvo não sabe da sua existência.

Saber como fazer a divulgação de eventos da melhor forma é um ponto muito importante para a qualidade de um evento.

É importante notar que diferente de grandes empresas e marcas, eventos científicos não chamam seu público através de publicidade e propaganda em meios de massa.

A divulgação é sempre muito dirigida para um público específico por isso é necessário ter uma estratégia bem definida para que sua mensagem chegue às pessoas certas.

A divulgação de eventos requer muita atenção!

A divulgação de eventos através das mídias sociais pode ser uma estratégia bastante interessante, no LinkedIn, é comum a existência de grupos profissionais que debatem assuntos específicos das mais diversas áreas.

Utilizar esses grupos é uma boa maneira de atingir o seu público alvo. Além disso, listas de emails bem selecionadas é uma excelente maneira de chegar ao seu público.

Porém, alguns problemas são muito comuns entre os organizadores quando o assunto é divulgação de eventos.

O produtor deve estar atento a alguns pontos para que seja feito da melhor maneira possível. Por isso, trouxemos esse post com dicas para a boa divulgação de um evento.

Esteja atento aos erros de grafia

Primeiramente, não caia nos vícios de linguagem e esteja atento aos erros gramaticais! Esses erros simples podem levar o público a questionar a seriedade do evento.

É muito importante fazer uma revisão muito cuidadosa em todo o material que será veiculado, tanto no ambiente virtual quanto no físico.

Pense nos materiais impressos com antecedência

Uma grande parte dos organizadores deixa para resolver os materiais que serão entregues de última hora, o que acarreta inúmeras dores de cabeça.

Materiais como folders, crachás, camisetas promocionais, adesivos e sacolas devem ser pensados e preparados com muita antecedência.

A Venngage é uma plataforma que disponibiliza modelos de cartazes gratuitos, que você pode editar e utilizar no seu evento. 

O processo de sintetização dos layouts e as impressões não dependem apenas da comissão organizadora, mas também de outros prestadores de serviço, como gráficas e designers.

Depois de ter os layouts em mãos, o próximo passo é cotar quais fornecedores irão produzir os impressos, isso pode levar cerca de 5 dias úteis.

Após ter todos os orçamentos, é só escolher o mais vantajoso e entrar em contato. Os fornecedores levam no mínimo 10 dias úteis para entregar os materiais finalizados.

Depois de produzido, o material deverá ser encaminhado para o público. Ele levará até 15 dias úteis para estar nas mãos do público-alvo.

Por isso, planejar os materiais com antecedência é tão importante.

Caso você vá realizar um evento, é necessário ter tudo pronto pelo menos alguns meses antes do início dele.

Erros mais comuns na divulgação de um evento

Local

É muito comum os organizadores enviarem e-mails ou fazerem algum material em que alguma informação está faltando. Por exemplo, o e-mail consta o endereço do local mas não consta a cidade e nem o estado.

Telefone

Assim como esquecem a respeito do local, o esquecimento do código de área do telefone de contato é muito frequente. Assim, os participantes acabam tendo dificuldades para entrar em contato.

Horário

Por incrível que pareça, a ausência do horário em que o evento irá começar é outro erro muito comum.

E-mail

Não deixe a caixa postal sobrecarregada, isto impede que interessados no evento entrem em contato ou quem sabe até possíveis patrocinadores.

Data

Muitos organizadores esquecem de pôr a data completa com dia, mês e ano em suas peças de divulgação.

Saiba o tempo ideal para iniciar a divulgação de um evento

Geralmente quando o evento conta com vendas e inscrições, o ideal é começar a divulgação com bastante antecedência. Como é algo que o público terá que amadurecer a ideia de ir ou não para o seu evento, é preciso um período mais longo de divulgação.

Com eventos que não contam com inscrições antecipadas e que basta o participante comparecer no dia, o recomendado é começar a divulgação 30 dias antes do evento.

A divulgação de eventos não é nada sem um plano de marketing. Você precisa do apoio de um plano de marketing para que a divulgação de eventos seja efetiva e decole o seu evento!

É preciso manter todos os envolvidos (patrocinadores, participantes e sua equipe) bem informados e engajados sobre todo o ciclo do evento (da preparação à realização).

Se estiver agora se perguntando como fazer isso ou curioso para saber como outros organizadores conseguem realizar a divulgação de eventos de maneira efetiva, siga o roteiro e descubra como implementar um plano de marketing para seu evento.

Roteiro para seguir junto com o Plano de Marketing

A data ideal para começar o seu plano de marketing é depois que acabar o seu último evento. Por isso, você precisa saber o que pode fazer diferente e colocar a mão na massa!

Fase 1: Pós-evento (Semana 1 até 6)

O período de pós-evento geralmente dura até 6 semanas, portanto você pode aproveitar para recolher feedback dos participantes e, na semana seguinte, recapitular e exibir os melhores momentos sobre seu evento nas redes sociais.

Lembre-se que você sempre pode fazer um resumo do que foi publicado por aí com a # oficial do evento. Por isso é importante ter uma hashtag e saber fazer o bom uso dela.

Na onda do quão bom foi seu último evento, aproveite para conseguir inscritos para sua próxima edição. Esqueça o tradicional “Nos vemos no ano que vem” e mude para um discurso (uma comunicação!) mais imperativo e que conduza seu público a uma ação (a tomar um passo adiante) como “Garanta aqui seu passe para o ano que vem”.

Se seu evento for pago, você pode bonificar os primeiros inscritos com um super desconto. Se for gratuito, você pode pensar em um benefício que faça sentido para seu público. Se quiser tirar dúvidas, mande um email para nós! A Even3 está aqui para facilitar a organização de seus eventos!

Se registrou em vídeo momentos do seu evento como a fala de um importante palestrante ou o refrão da melhor música tocada no festival, use tudo como isca para ganhar a atenção daqueles que não foram ao evento.

Fase 2: Construção do Relacionamento com seu público (Semana 7 até 21)

Com o fim da fase pós-evento, a comunicação do seu evento fica mais fraca. As pessoas deixam de falar do seu evento, mas você pode mudar isso!

Uma vez por mês, escreva um texto sobre um assunto relativo ao universo de seus participantes. Descreva uma experiência sua ou exponha seu ponto de vista. Se não tiver um blog, utilize canais como o Medium e até mesmo os espaços de opinião de veículos de imprensa. E não se esqueça de divulgar nas redes sociais o link para o artigo.Fazer artigos e blog posts com seu nome ou o nome de seu evento é uma forma de se firmar como autoridade no assunto.

Seja seu evento uma conferência, workshop ou palestra, não importa o tipo de evento que organiza, você provavelmente tem opiniões e insights sobre assuntos de interesse do seu público-alvo. Então, essa é a hora mais oportuna para você conquistar credibilidade.

O processo de curadoria de conteúdo envolve a segmentação e a filtragem de conteúdo para você enviar ao seu público-alvo, compartilhando nas redes sociais do seu evento.Se estiver sem inspiração ou não gostar de escrever, convide parceiros para escrever nesse espaço do evento! Ou quem sabe publicar uma entrevista com um parceiro, patrocinador ou palestrante, contando que seja um nome respeitado pela comunidade do evento!

Seja transparente ao comunicar seu objetivo nessa fase mais morna do ciclo do evento. Você pode conseguir mais seguidores para suas redes, mais inscritos para suas newsletters ou até conseguir patrocínio com alguma empresa que estava fora de seu radar. Já pensou?

Execute essas ideias em ciclos alternados até o término dessa fase. Seguindo o nosso modelo de plano de marketing para eventos, fica mais fácil entender como fazer!

Fase 3: Planejamento (Semana 22 até 33)

Nessa próxima etapa do seu plano de marketing para divulgação de eventos deve realizar promoções e acelerar a venda de ingressos e inscrições.

Por isso, é o momento de combinar esses conteúdos que contribuem para a construção do relacionamento com o seu público e fazer anúncios importantes sobre o evento em si!

Alguns desses grandes anúncios podem incluir:

    • Save the date (o famoso reserve a data na sua agenda)
    • Informações sobre o local/destino escolhido
  • Palestrante/importante nome confirmado ou qualquer outro grande componente para o sucesso do seu evento

Fase 4: Pequenas Informações sobre o Evento (Semana 34 até 37)

Este é um bom momento para falar porque seu evento é imperdível. O que difere do ano anterior e como se destaca da concorrência.

Que tal divulgar uma ótima promoção para a compra antecipada de ingressos e inscrições? Mesmo que você só tenha a data, local e um palestrante ou número confirmado, não tenha medo. Afinal todos nós sabemos o quão difícil é obter com antecedência o compromisso de patrocinadores e palestrantes.

Explicar os temas-chave que o seu evento vai explorar, para que as pessoas comecem a receber conteúdo e o que a experiência promete.

Deixar todo mundo saber quando a venda especial de ingressos e inscrições se encerra e que a página oficial do evento está atualizada com detalhes e o programa (quase) final.

Véspera (Semanas 38 até 51)

Você deve estar achando que é cedo para falar de véspera, mas não é!

Organizadores profissionais sabem da importância de se trabalhar com antecedência e ter tempo para prever problemas ou atacá-los logo no início. Qual organizador de eventos não lida com imprevistos?

Nessa fase, talvez você queira falar sobre:

    • Patrocinadores, expositores, artistas e outros apoiadores do evento
    • Vantagens da compra online de ingressos e inscrições
    • Onde ficar e o que fazer enquanto estiver na cidade, caso receba um grande número de visitantes de outros lugares
    • Programação final
    • Entrevista ou artigo do maior nome/palestrante/artista confirmado
    • 10 benefícios da participação
  • Perguntas e dúvidas mais recebidas (assim você se antecipa de forma proativa as dúvidas dos participantes, evitando receber e-mails e ligações dos mais diversos participantes)

 –> Tenha total controle das atividades do seu evento com um checklist super prático e funcional. 

Fase de realização (Semana do evento)

Talvez você precise passar diversas informações que não foram passadas nesta fase.

Uma dica é compartilhar os horários mais importantes para que todos saibam sobre o que está acontecendo e onde precisam estar nas horas mais importantes. Isto é extremamente relevante se seu evento tiver palestras, oficinas ou mesas redondas em espaços diferentes.

Aumente as interações online para exibir o entusiasmo dos participantes. Práticas como transmitir os feeds de notícias das mídias sociais em monitores instalados na área do coffee break pode impulsionar o engajamento sobre o seu evento na internet. Ferramentas como Tweetwall e Tweetchat são gratuitas e fáceis de exibir (e monitorar) as conversas online.

marketing para eventos

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