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Dicas imperdíveis para fazer a melhor divulgação de eventos!

A divulgação de eventos é uma das maneiras mais eficazes para atrair público e reforçar o seu branding. 

Afinal, de nada adianta organizar e planejar seu evento da melhor maneira possível, se o público não sabe da sua existência.

É importante notar que diferente de grandes empresas e marcas, eventos científicos não atraem tanto público com publicidade e propaganda em meios tradicionais.

Isso porque, a divulgação precisa ser  dirigida a um público específico! Mas, para isso, você precisa ter um plano de marketing bem definido. 

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Por isso, hoje, trouxemos um conteúdo bem completo com dicas imperdíveis para divulgação de eventos acadêmicos e científicos! 

Como fazer a divulgação de um evento

Aprenda agora, em um passo a passo, a divulgar seu evento de forma eficaz! Atinja seu público, atraia novos participantes e aumente a visibilidade do seu evento. 

1. Defina seu público ideal

Primeiramente, é necessário definir e entender o perfil dos participantes do seu evento!

Para isso, vai ser preciso definir mais do que características como renda, gênero e faixa etária, por exemplo.

Será necessário criar uma persona para seu evento!

E o que é uma persona? Segundo a Rock Content e Resultados Digitais, ela é definida como:

Uma persona é a representação do seu cliente típico, com todas as suas principais características e necessidades.

Exemplo de uma persona:

Maria, organizadora de um workshop voltado para a área de Marketing Digital,  definiu uma persona para seu evento. 

Luiz tem 23 anos, mora em São Paulo, é recém formado em publicidade e propaganda e trabalha no setor de Marketing de uma microempresa.

 Nas horas vagas, Luiz gosta de ler livros e fazer cursos online para se especializar em Marketing Digital. Mas, para ele, é inviável pagar um curso profissionalizante na cidade em que mora, pois os cursos são muito caros. 

Por isso, ele pesquisa na internet eventos e cursos da sua área, com um preço mais acessível, afinal, o sonho de Luiz é ser especialista em Marketing Digital!

Você pode criar a sua, através de um gerador de persona online.

Ou seja, para sua persona ser completa, será preciso definir a segmentação geográfica, demográfica, comportamental e psicográfica do seu público!

E, através disso, a estratégia de divulgação será mais efetiva, principalmente quando você definir um plano de marketing para seu evento.

plano de marketing para eventos

2. Escolha canais e formatos 

Após definir a persona do seu evento, vai ser necessário traçar estratégias para cada canal e meio de comunicação que seu público está presente.

Para seu evento, é mais interessante utilizar canais off ou on? Seria mais eficaz divulgar seu evento em formatos impressos ou digitais, por exemplo?

São tipos de perguntas que você deve fazer antes de escolher os canais e formatos ideias para fazer a divulgação do seu evento.

O Facebook, por exemplo, é um tipo de canal on que possui formatos, como feed e stories. E, o rádio, é um tipo de canal off com formatos como jingle e spot, por exemplo.

Para ficar mais claro, o Facebook e o rádio são tipos de canais/mídia. Já o feed, stories, jingle e spot são tipos de formatos desses canais.

Ou seja, cada veículo de comunicação possui seus formatos. Portanto, você deve saber escolher o ideal para seu evento e seu público.

E de que forma isso impacta seu público? 

Saber escolher o canal e o formato certo, vai tornar a divulgação do seu evento muito mais eficaz, fazendo com que, o resultado seja muito melhor!

3. Materiais impressos

Uma grande parte dos organizadores deixa para resolver os materiais que serão entregues de última hora, o que acarreta inúmeras dores de cabeça.

Materiais como folders, crachás, camisetas promocionais, adesivos e sacolas devem ser pensados e preparados com muita antecedência.

A Venngage é uma plataforma que disponibiliza modelos de cartazes gratuitos, que você pode editar e utilizar no seu evento. 

O processo de sintetização dos layouts e as impressões não dependem apenas da comissão organizadora, mas também de outros prestadores de serviço, como gráficas e designers.

Depois de ter os layouts em mãos, o próximo passo é contar quais fornecedores irão produzir os impressos, isso pode levar cerca de 5 dias úteis.

Após ter todos os orçamentos, é só escolher o mais vantajoso e entrar em contato. Os fornecedores levam no mínimo 10 dias úteis para entregar os materiais finalizados.

Depois de produzido, o material deverá ser encaminhado para o público. Ele levará até 15 dias úteis para estar nas mãos do público-alvo.

Por isso, planejar os materiais com antecedência é tão importante.

Caso você vá realizar um evento, é necessário ter tudo pronto pelo menos alguns meses antes do início dele.

Quando devo começar a divulgar meu evento?

Geralmente quando o evento conta com vendas e inscrições, o ideal é começar a divulgação com bastante antecedência. 

Como é algo que o público terá que amadurecer a ideia de ir ou não para o seu evento, é preciso um período mais longo de divulgação.

Com eventos que não contam com inscrições antecipadas e que basta o participante comparecer no dia, o recomendado é começar a divulgação 30 dias antes do evento.

Erros mais comuns na divulgação de eventos

Como fazer a melhor divulgação de eventos

Local

É muito comum os organizadores enviarem e-mails ou fazerem algum material em que alguma informação está faltando. Por exemplo, o e-mail consta o endereço do local mas não consta a cidade e nem o estado.

Telefone

Assim como esquecem a respeito do local, o esquecimento do código de área do telefone de contato é muito frequente. Assim, os participantes acabam tendo dificuldades para entrar em contato.

Horário

Por incrível que pareça, a ausência do horário em que o evento irá começar é outro erro muito comum.

Data

Muitos organizadores esquecem de pôr a data completa com dia, mês e ano em suas peças de divulgação.

Roteiro para seguir junto com o Plano de Marketing

A data ideal para começar o seu plano de marketing é depois que acabar o seu último evento. 

Por isso, você precisa saber o que pode fazer diferente e colocar a mão na massa!

1. Pós-evento (Semana 1 até 6)

O período de pós-evento geralmente dura até 6 semanas, portanto você pode aproveitar para recolher feedback dos participantes e, na semana seguinte, recapitular e exibir os melhores momentos sobre seu evento nas redes sociais.

Na onda do quão bom foi seu último evento, aproveite para conseguir inscritos para sua próxima edição. 

Esqueça o tradicional “Nos vemos no ano que vem” e mude para um discurso (uma comunicação!) mais imperativo e que conduza seu público a uma ação (a tomar um passo adiante) como “Garanta aqui seu passe para o ano que vem”.

2. Engaje seu público (Semana 7 até 21)

Com o fim da fase pós-evento, a comunicação do seu evento fica mais fraca. As pessoas deixam de falar do seu evento, mas você pode mudar isso!

Uma vez por mês, escreva um texto sobre um assunto relativo ao universo de seus participantes e compartilhe nas mídias digitais.

Fazer artigos e blog posts com seu nome ou o nome de seu evento é uma forma de se firmar como autoridade no assunto.

Mas, se seu evento não tiver um blog, utilize canais como o Medium e até mesmo os espaços de opinião de veículos de imprensa. 

E não se esqueça de divulgar nas redes sociais o link para o artigo.

Seja seu evento uma conferência, workshop ou palestra, não importa o tipo de evento que organiza, você provavelmente tem opiniões e insights sobre assuntos de interesse do seu público-alvo. 

Então, essa é a hora mais oportuna para você conquistar credibilidade.

O processo de curadoria de conteúdo envolve a segmentação e a filtragem de conteúdo para você enviar ao seu público-alvo, compartilhando nas redes sociais do seu evento.

Se estiver sem inspiração ou não gostar de escrever, convide parceiros para escrever nesse espaço do evento! 

Ou quem sabe publicar uma entrevista com um parceiro, patrocinador ou palestrante, contando que seja um nome respeitado pela comunidade do evento!

Seja transparente ao comunicar seu objetivo nessa fase mais morna do ciclo do evento. 

Você pode conseguir mais seguidores para suas redes, mais inscritos para suas newsletters ou até conseguir patrocínio com alguma empresa que estava fora de seu radar. Já pensou?

Execute essas ideias em ciclos alternados até o término dessa fase. Seguindo o nosso modelo de plano de marketing para eventos, fica mais fácil entender como fazer!

3. Planejamento (Semana 22 até 33)

Nessa próxima etapa do seu plano de marketing para divulgação de eventos, você deve realizar promoções para acelerar a venda de ingressos e inscrições.

Esse é o momento ideal para compartilhar conteúdos que colaborem com a construção do relacionamento com o seu público e fazer anúncios importantes sobre o evento em si!

Alguns desses grandes anúncios podem incluir:

  • Save the date (o famoso reserve a data na sua agenda);
  • Informações sobre o local/destino escolhido;
  • Palestrante/importante nome confirmado ou qualquer outro grande componente para o sucesso do seu evento.

4. Encante seu público (Semana 34 até 37)

Este é um bom momento para falar porque seu evento é imperdível. 

O que difere do ano anterior e como se destaca da concorrência.

Que tal divulgar uma ótima promoção para a compra antecipada de ingressos e inscrições? Mesmo que você só tenha a data, local e um palestrante ou número confirmado, não tenha medo. 

Afinal todos nós sabemos o quão difícil é obter com antecedência o compromisso de patrocinadores e palestrantes.

Explicar os temas-chave que o seu evento vai explorar, para que as pessoas comecem a receber conteúdo e o que a experiência promete.

Deixar todo mundo saber quando a venda especial de ingressos e inscrições se encerra e que a página oficial do evento está atualizada com detalhes e o programa (quase) final.

5. Véspera (Semanas 38 até 51)

Você deve estar achando que é cedo para falar de véspera, mas não é!

Organizadores profissionais sabem da importância de se trabalhar com antecedência e ter tempo para prever problemas ou atacá-los logo no início. 

Qual organizador de eventos não lida com imprevistos?

Nessa fase, talvez você queira falar sobre:

  • Patrocinadores, expositores, artistas e outros apoiadores do evento
  • Vantagens da compra online de ingressos e inscrições
  • Onde ficar e o que fazer enquanto estiver na cidade, caso receba um grande número de visitantes de outros lugares
  • Programação final
  • Entrevista ou artigo do maior nome/palestrante/artista confirmado
  • 10 benefícios da participação
  • Perguntas e dúvidas mais recebidas (assim você se antecipa de forma proativa as dúvidas dos participantes, evitando receber e-mails e ligações dos mais diversos participantes)

 –> Tenha total controle das atividades do seu evento com um checklist super prático e funcional. 

6. Fase de realização (Semana do evento)

Talvez você precise passar diversas informações que não foram passadas nesta fase.

Uma dica é compartilhar os horários mais importantes para que todos saibam sobre o que está acontecendo e onde precisam estar nas horas mais importantes. 

Isto é extremamente relevante se seu evento tiver palestras, oficinas ou mesas redondas em espaços diferentes.

Aumente as interações online para exibir o entusiasmo dos participantes. 

Práticas como transmitir os feeds de notícias das mídias sociais em monitores instalados na área do coffee break pode impulsionar o engajamento sobre o seu evento na internet.

Existem ferramentas gratuitas como a Tweetwall, que são fáceis de exibir (e monitorar) as conversas online.

É preciso manter todos os envolvidos (patrocinadores, participantes e sua equipe) bem informados e engajados sobre todo o ciclo do evento (da preparação à realização).

Se estiver agora se perguntando como fazer isso ou curioso para saber como outros organizadores conseguem realizar a divulgação de eventos de maneira efetiva, siga o roteiro e descubra como implementar um plano de marketing para seu evento.

Receba agora seu plano de marketing e implemente o roteiro no seu evento!

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