Se você está buscando patrocinadores para o seu evento, provavelmente vai ter a tarefa de definir cotas de patrocínio.
Elas são a parte mais importante do seu projeto de patrocínio! Afinal, são elas que respondem a principal questão que seus patrocinadores vão ter: “o que eu ganho com isso?”
Por esse motivo, as cotas de patrocínio precisam da sua atenção e devem ser definidas com cuidado.
Mas não se preocupe se sua maior dúvida no momento é quanto cobrar por uma cota de patrocínio! Neste artigo, eu vou te ensinar tudo sobre:
- O que são cotas de patrocínio?
- Como encontrar bons patrocinadores?
- Como definir o valor das cotas de patrocínio?
De forma simplificada, as cotas de patrocínio são “pacotes” que serão oferecidos a empresas interessadas em apoiar seu evento financeiramente.
Basicamente, as cotas garantem o dinheiro necessário para que o evento aconteça. Em contrapartida, oferecem benefícios aos patrocinadores que as comprarem.
Normalmente, são oferecidos estandes, direito de fala durante algum evento, cupons de desconto exclusivos, vinhetas de aberturas em vídeos etc.
Tudo vai depender da cota de patrocínio adquirida! Afinal, elas são divididas em níveis a depender do valor do benefício oferecido, a exemplo de cotas prata, ouro e diamante.
O que é um projeto de patrocínio?
Se você está se perguntando onde seu patrocinador vai conhecer as cotas de patrocínio do seu evento, então preciso te falar rapidamente sobre o projeto de patrocínio.
O projeto ou proposta de patrocínio é um documento que descreve seu evento e todos os benefícios oferecidos ao patrocinador.
Assim, nele constam informações como os objetivos do seu evento, seu público-alvo, vantagens de investir no evento e as cotas de patrocínio.
Essas informações serão apresentadas ou enviadas aos órgãos responsáveis pelas negociações de patrocínios nas empresas.
Por exemplo, grandes empresas costumam ter profissionais destinados apenas para essa função em equipes de marketing ou relações públicas.
Mas não se preocupe se você ainda não sabe por onde começar! Confira um modelo de projeto de patrocínio gratuito abaixo e dicas para chegar nas empresas certas 👇
A escolha de patrocinadores passa por 3 campos que vão te ajudar a definir as melhores opções. São eles: público-alvo do evento, financeiro e mercado.
Público-alvo do evento
Seus patrocinadores e público devem estar alinhados! Isso vai ser bom para todo mundo.
Portanto, conheça seus participantes profundamente: seus interesses, comportamentos e preferências.
Analise dados demográficos, como idade, gênero, localização geográfica. Também veja dados como estilo de vida, valores e interesses.
Assim, você será capaz de identificar as marcas que têm maior afinidade com esse público.
Aborde os patrocinadores alinhados com o seu público e que buscam atingir o mesmo nicho. Eles certamente estarão interessados em investir em eventos que atraiam sua clientela.
Aliás, de acordo com dados de uma pesquisa da Archrival, 55% do público da Geração Z (pessoas de 13 a 25 anos) engajam mais com marcas que patrocinam eventos que eles querem ir ou já frequentam.
Já pensou em entregar esse valor aos seus patrocinadores?
Financeiro
As finanças do seu evento são outro ponto crucial para escolher seu patrocinador.
Afinal, o valor total do seu evento vai impactar diretamente quanto cada cota de patrocínio vai custar.
Por isso, esse também costuma ser um ponto bastante questionado pelos patrocinadores. Eles querem ver qual é a porcentagem de custos do evento que eles vão cobrir e se é viável fazer isso.
Nesse caso, se seu evento for muito caro, é importante que você busque por empresas que podem cobrir cotas mais altas.
Por isso, analise suas finanças, as cotas de patrocínio e busque por empresas que possam investir no seu evento nesse cenário.
Mercado
Finalmente, indico que você faça uma lista das empresas que podem patrocinar seu evento.
Mas não escolha apenas 2 ou 3, ok? Ter um bom leque de opções é importante para fazer uma boa seleção.
Neste momento, analise bem o mercado no qual as empresas e seu evento estão inseridas.
Primeiro, busque estudar a concorrência do seu evento e as empresas que já patrocinaram eventos semelhantes. Isso pode aumentar sua lista!
Depois, identifique grandes e pequenas empresas nos seus potenciais patrocinadores.
Isso porque pequenas empresas, obviamente, não vão poder investir o mesmo montante de uma grande empresa. Então, suas cotas de patrocínio e a abordagem devem variar de uma empresa para outra.
Ainda, estude o contexto atual de mercado que as empresas estão inseridas para preparar um projeto de patrocínio que ofereça justamente o que essas empresas estão precisando no momento.
1. Levante os custos do evento
Como eu te disse, os custos do seu evento serão essenciais para definir as cotas de patrocínio.
Portanto, mapeie os gastos com locação de espaço, alimentação, equipamentos, plataforma de eventos, equipe de organização, entre outros…
Para isso, você pode utilizar a planilha de finanças gratuita criada pelos especialistas da Even3:
É sempre interessante mostrar aos patrocinadores esses custos para que eles fiquem por dentro das finanças do evento.
Caso seu evento seja aprovado em um edital de fomento, a ideia é mostrar o valor aprovado como custo.
-> Veja também: Conheça os editais de apoio a eventos no Brasil
Contudo, você não pode deixar que seu evento seja definido apenas pelo custo.
Afinal, há atividades de uma organização que podem não custar nada, mas dão um trabalho enorme, não é?
Por exemplo, pense no seu planejamento, na busca incessante por bons locais, palestrantes, experiências únicas… Nada mais justo do que cobrar por isso, não é?
Inclusive, é esse valor “adicional” que vai justificar cotas de patrocínio mais altas do que o custo do evento. E elas podem te salvar caso você não consiga vender tudo!
Por isso, é hora de falar sobre o valor do evento.
2. Defina o valor do evento
Provavelmente, seus patrocinadores vão confrontar o valor das suas cotas de patrocínio com o custo.
Portanto, prepare-se com antecedência e informe também os valores agregados ao evento.
Isto é, a relevância dele dentro do mercado, o público-alvo, a qualidade da experiência oferecida aos participantes…
Eventos com grande alcance, impacto significativo e alto nível de engajamento geralmente têm maior valor aos olhos dos patrocinadores.
Por isso, esses pontos podem justificar cotas de patrocínio mais elevadas.
Então, já deu para perceber que não há uma média de valor para as suas cotas, não é?
Tudo o que você precisa fazer é criá-las de forma que o investimento cubra os custos e o valor do evento.
Nesse sentido, é importante que você crie cotas diversas para não correr o risco de ficar no prejuízo se não vender tudo.
3. Conheça as organizações patrocinadoras
Antes de definir os valores das cotas de patrocínio, é importante conhecer as organizações que você pretende abordar como patrocinadoras.
Então, pesquise sobre suas capacidades financeiras, objetivos de marketing e histórico de patrocínio em eventos semelhantes.
Dessa maneira, será possível adaptar suas propostas de cotas de patrocínio para melhor atender às necessidades e expectativas dessas empresas.
Lembre-se que seu valor deve estar à altura dessas organizações.
Por exemplo, geralmente não é de bom tom oferecer cotas muito baratas e sem muitos benefícios a empresas muito grandes.
No entanto, se seu foco for em microempreendedores, a abordagem vai ser bem diferente.
Nesses casos, é melhor criar várias cotas de patrocínio mais baratas e simples para garantir que os patrocinadores comprem de acordo com suas condições financeiras.
4. Defina as cotas de patrocínios e benefícios
Finalmente chegou o momento! Depois de toda essa pesquisa, provavelmente você já deve ter valores em mente.
Agora é hora de criar suas cotas de patrocínio, dividindo-as em diferentes níveis de exposição da marca.
Essa diversidade permite que empresas diferentes possam comprar as cotas de patrocínio que mais fazem sentido para o negócio.
São comuns participação em atividades do evento, oportunidades de networking, estandes, ativações de marca, entre outros benefícios.
Então, é indicado que você separe suas cotas em:
- Prata ou Categoria 1: valor mais acessível, benefícios mais simples, como marca nos certificados;
- Ouro ou Categoria 2: valor intermediário, benefícios de contato com o participantes, como estandes;
- Diamante ou Categoria 3: valor mais alto, benefícios de alto impacto comercial, como obtenção de leads.
Mas se certifique de que todas as opções ofereçam um retorno justo e atrativo para os patrocinadores, considerando seus objetivos de marketing e o valor percebido do evento.
5. Desenvolva uma boa estratégia de marketing
Depois de criar as cotas, você vai precisar divulgá-las.
Além disso, vai colocar em prática seu planejamento para dar visibilidade aos patrocinadores que já toparam te apoiar. Tudo vai ser feito através do marketing do seu evento!
Por isso, é importante que você organize sua estratégia e calendário de ações. Para tanto, você pode usar o material gratuito da Even3:
Nesse caso, lembre-se de incluir estratégias de e-mail marketing para aproximar seus patrocinadores dos participantes.
Você pode enviar e-mails com cupons de desconto em produtos dos patrocinadores, apresentações, materiais exclusivos e muito mais.
Também é possível divulgar patrocinadores nas redes sociais, anúncios e site do evento.
Em resumo, você deve preparar seu marketing para entregar o que você prometeu aos patrocinadores e mostrá-los os resultados.
6. Revise suas cotas a cada evento
À medida que seu evento se desenvolve, é importante revisar e ajustar suas cotas de patrocínio.
Afinal, elas precisam continuar sendo atrativas financeiramente para você e os patrocinadores.
Portanto, lembre-se de alinhar as expectativas dos patrocinadores a cada edição.
Além disso, analise os resultados de patrocínio de eventos anteriores, obtenha feedback dos patrocinadores e do público. Nesse caso, você pode utilizar formulários de pesquisa de satisfação:
-> Veja também: O que é Net Promoter Score e como aplicar o NPS para eventos?
Por fim, sempre faça as alterações necessárias para melhorar a oferta de patrocínio a cada edição do evento.
7. Faça uma boa apresentação
Como último passo, tudo que você precisa fazer é apresentar as informações acima no seu projeto de patrocínio.
Mas lembre-se de garantir uma apresentação convincente! Portanto, insira as seguintes informações:
- Tema e objetivos do evento;
- Características do seu público-alvo;
- Dados de sucesso, como número de participantes, leads gerados, organizações e cidades impactadas com o evento…
- Custos da realização;
- Valor do evento e benefícios exclusivos dos patrocinadores;
- Cotas de patrocínio e informações detalhadas sobre os retornos dos investimentos;
- Se quiser, utilize dados de eventos passados e ganhos dos antigos patrocinadores;
- Canal de contato para tirar dúvidas.
Além disso, é importante que você personalize as propostas de acordo com as necessidades e objetivos de cada empresa.
Assim você será capaz de demonstrar como a parceria pode ser vantajosa para eles.
No entanto, você não precisa começar esse trabalho todo do zero! Baixe agora diferentes modelos de projeto de patrocínio da Even3 e edite do jeito que quiser.
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