nota de empenho

Como receber empenho no meu evento?

Normalmente, o pagamento das inscrições em eventos ocorre por cartão de crédito, boleto ou dinheiro. Mas, você sabia que também pode receber por nota de empenho? Você sabe o que é isso?

Quando uma instituição pública quer pagar pela inscrição de seus colaboradores em um evento, ela não pode utilizar essas formas de pagamento devido a algumas leis e burocracias do nosso país. E, por isso, eles utilizam como forma de pagamento a nota de empenho.

O nome é feio, mas não é um bicho de 7 cabeças. Vamos explicar, neste artigo, como é simples receber esse tipo de pagamento no seu evento.

Como funciona a Nota de Empenho?

Empenho é uma promessa de pagamento feita pelo órgão público para você ou sua empresa.

Ao emitir a nota de empenho, a instituição pública está reservando o dinheiro para ser pago em um momento futuro.

Isso significa que você, enquanto organizador(a) do evento, não vai receber o dinheiro de imediato como ocorre, por exemplo, no caso do pagamento feito por boleto ou cartão de crédito.

Somente após o evento, o pagamento é, então, recebido.

“O empenho da despesa é o ato emanado de autoridade competente que cria para o Estado obrigação de pagamento pendente ou não de implemento de condição” (Art 58 da Lei 4.320/64).

Para que você entenda, de uma maneira ainda mais fácil e poupe estresses desnecessários, elaboramos um passo a passo para a emissão da nota de empenho:

O que eu preciso fazer?

1 – Solicitar os dados dos participantes

Solicite os nomes, e-mails e categorias dos participantes da instituição pública que irão ao seu evento. Segue um modelo, preencha-o de acordo com seu evento:

Prezado Senhor(a), para realização da inscrições dos seus colaboradores no EVENTO X precisamos das seguintes informações:

1 - Dados dos participantes:

Nome:
Email:
Categoria de Inscrição:

As categorias disponíveis e seus respectivos valores são:

Estudantes X - R$ XX,XX
Associados Y - R$ XX,XX
Profissionais Z - R$ XX,XX

2 - Documentações que vocês necessitam para a emissão/pagamento da Nota de Empenho.

2 – Levantar a documentação

De acordo com a Lei, sua empresa deverá estar em situação regular para receber uma nota de empenho.

Para confirmar tal regularidade, você precisa obter algumas certidões solicitadas pelo órgão público, dentre as mais comuns, estão:

Você mesmo pode emitir essas certidões entrando nos sites acima e digitar o CNPJ da sua empresa. Cada site emite um arquivo em PDF com o documento.

Se você estiver com grandes dificuldades para conseguir juntar toda a documentação, peça ajuda ao seu contador(a), ele consegue essas e outras documentações mais facilmente!

3 – Enviar os dados para a emissão do empenho

Envie a documentação para o órgão público juntamente aos dados da sua empresa e conta bancária. Segue um modelo de e-mail:

Prezado Senhor(a), o Empenho deverá emitido a nome de:

Dados da Empresa:
Razão Social 
CNPJ, Inscrição Estadual
Endereço, Cidade Estado, CEP 05508-080 

Dados bancários:
BANCO ITAU (341)
AGENCIA XXXX
CONTA CORRENTE: XXXXX-X

Valor Total: R$ XX,XX

Favor responder a esse e-mail com a nota de empenho anexada.

Com a Nota de Empenho em mãos, o que fazer?

Com a nota de empenho em mãos, teoricamente, está tudo pago.

Registre os participantes no sistema ou na planilha de vendas do seu evento e não se esqueça de confirmar as inscrições.

Para finalmente receber o dinheiro em conta, há um último passo a ser seguido (mas não menos importante, hein?):

Emita, no dia do evento, os recibos e recolha as assinaturas dos participantes da instituição pública. Em seguida, envie-os para o seu contato no órgão público e solicite a Liquidação do Empenho. Modelo de e-mail:

Prezado Senhor(a), 

Solicito a liquidação do empenho N XXXXX referente a participação de Fulano, Cicrano e Beltrano, no evento XXXXXXXXXXXXXX, realizado dos dias XXXXXXXXXX. 

Seguem os recibos em anexo.

Pronto! Dessa forma, o dinheiro estará na sua conta em poucos dias!

Sim, ainda é uma burocracia enorme emitir uma nota de empenho no Brasil! Mas, vamos pensar pelo lado positivo? Pelo menos, assim, conseguimos disseminar a pesquisa e a ciência no nosso país e isso já é fantástico!

Dica Final: Elabore um documento com todas as instruções para quem quiser pagar-lhe uma nota de empenho!

EXEMPLO de instruções para emissão de Nota empenho em um evento de Fonoaudiologia

EXEMPLO de instruções para emissão de Nota empenho em um evento de Criminalistica

Como registrar o empenho na Even3?

Se você utiliza a Even3 como plataforma de gestão do seu evento, registrar o pagamento por empenho é ainda mais simples.

Você pode ter o controle de todas as informações relativas ao empenho no nosso menu Vendas.

Além de incluir o nome do participante e o seu respectivo e-mail para inscrição, você ainda informa o status do pagamento por empenho. Ou seja, o empenho já foi pago? Ou está aguardando pagamento?

Caso seja necessário, também é possível incluir nas observações todas as informações relativas ao empenho, como o número da liquidação por empenho.

Quer organizar o seu recebimento por empenho no seu evento sem ter problemas? Comece agora a usar gratuitamente a Even3:

CRIAR EVENTO

Segredos e dicas sobre o mundo de eventos técnicos-científicos

Junte-se a milhares de pessoas que organizam e participam de eventos acadêmicos e científicos