Você sabia que o local do seu evento precisa passar por uma visita técnica?
Durante a fase do planejamento, a busca pelo espaço ideal deve levar algumas questões importantes em consideração, como a segurança e a acessibilidade.
Vai por mim, prestar atenção em pequenos detalhes vai te salvar de sentir dor de cabeça no futuro!
Mas não se preocupe se você ainda não sabe o que pode ser tão essencial assim no local do seu evento.
Neste artigo eu vou te ensinar tudo que você precisa saber para fazer uma visita técnica completa e deixar o espaço em ordem antes mesmo do evento começar.
O que é visita técnica?
Basicamente, a visita técnica é um guia para te ajudar a escolher o local de eventos ideal para cumprir tudo o que você planejou.
-> Leia também: Como escolher o local ideal para seu evento?
Isso significa que ela vai garantir que o espaço tenha o necessário para que as atividades do seu evento aconteçam.
Por exemplo, se você precisar realizar uma apresentação musical, é na visita técnica que você vai verificar se essa atividade tem condições de ser realizada.
Mas ela também vai trazer pontos essenciais para qualquer evento, como segurança e comodidade a depender da expectativa de público.
Nesse sentido, a visita técnica é como uma vistoria prévia do espaço e fiscaliza o ambiente, atentando-se também às normas e legislações vigentes para eventos.
Assim, somente após a visita técnica, você poderá fazer um diagnóstico do espaço e definir se ele é o certo.
Por que fazer uma visita técnica?
Já deu para perceber como a visita técnica é importante, não é?
Mas além de te ajudar na organização do evento, ela também te dá segurança jurídica.
Isso mesmo! Uma visita técnica de um local de evento tem como objetivo inspecionar e criar um diagnóstico do ambiente.
Assim, você vai saber as condições do local antes e depois do evento.
Logo, se ocorrer algum acidente estrutural, algo mudar ou quebrar, será mais fácil definir os responsáveis pelos reparos.
Ainda, a visita técnica possui também outros benefícios, como:
- Planejamento prévio do uso do local do evento;
- Previne de acidentes;
- Garante acessibilidade;
- Permite reformas com antecedência;
- Possibilita o conforto dos participantes.
Como fazer uma visita técnica para eventos?
Basicamente, você vai seguir um checklist em uma visita técnica.
Os itens podem mudar dependendo do tipo de evento que você está organizando.
Então, leve em consideração as especificidades do seu evento e quais particularidades o espaço precisa atender.
Além disso, pense no público estimado e questione sempre se o espaço comporta todo o seu público confortavelmente.
Nesse caso, você deve se atentar a alguns pontos:
Analise a estrutura
Primeiramente, você deve olhar para o que seu público vai ver logo de cara ao chegar no evento.
Por isso, monte um checklist mental do que é importante que o espaço do seu evento tenha.
Separei alguns itens que podem te ajudar:
- Banheiros para todas as pessoas (tem o número ideal de banheiros?)
- Pintura (está em dia? vai precisar mudar algo?)
- Limpeza (o local está limpo? tem mofos?)
- Tamanho dos ambientes e planta baixa (comporta o público e as instalações necessárias?)
- Acesso ao local (é fácil chegar no espaço do evento?)
- Isolamento acústico.
Olhe as instalações elétricas
Ao olhar o espaço, reserve um momento de atenção para as instalações elétricas.
Observe as lâmpadas, os pontos de instalação e se é possível adicionar outros pontos de luz em locais que você deseja.
Verifique também se há geradores e espaços para instalações como internet.
Verifique a segurança
Em relação à segurança, sua prioridade deve ser evitar acidentes.
Por isso:
- Olhe as condições de estruturas como vigas, teto e pilastras;
- Coloque antiderrapantes em escadas;
- Garanta extintores de incêndio;
- Tenha espaços para atendimento médico ou kits de primeiros socorros;
- Tenha mais de uma saída;
- Sinalize bem as saídas de emergência;
- Verifique se as portas abrem para fora.
Garanta acessibilidade
Um dos principais pontos da visita técnica é garantir que o espaço respeite as normas de acessibilidade.
Isso quer dizer que deve haver:
- Banheiros e áreas reservadas para cadeirantes;
- Corredores de circulação com espaço para cadeiras de rodas;
- Sinalizações;
- Corrimões em escadas;
- Rampas de acesso com antiderrapantes, entre outros.
-> Saiba mais: como garantir a acessibilidade em eventos?
Planeje a cenografia e alterações no ambiente
Finalmente, você já tem quase tudo para que seu evento aconteça com sucesso e segurança.
Agora, pode e deve aproveitar a visita técnica para organizar previamente os espaços e ver se dá para fazer tudo o que você tinha planejado.
Neste momento, é ideal olhar a planta baixa do local e pensar no preenchimento dos espaços como você imaginou.
Por exemplo, ver se os stands dos patrocinadores vão caber no espaço do pátio.
Mas não se preocupe em ter tudo perfeito neste momento!
Você pode optar por realizar reformas. Então, lembre-se de se certificar quais transformações podem ser feitas no ambiente.
Muitos organizadores realizam modificações para instalar tendas, espaços para o som, praça de alimentação e salas para a equipe do evento.
Essas áreas serão escolhidas durante o planejamento, mas ainda há muita coisa pela frente, como garantir fornecedores, organizar grades de horário e muito mais.
Por isso, é essencial que você conte com a ajuda de especialistas na organização do seu evento.
Então, que tal utilizar o apoio de um checklist com os pontos que não podem faltar em um evento de sucesso?
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