O que você precisa saber para começar agora o planejamento do seu evento

O planejamento de eventos é primeira tarefa executada pelos organizadores. Por ser a primeira, ela deve ser encarada como a etapa que irá sustentar todo a organização do evento.

Costumo dizer que organizar um evento significa proporcionar grandes experiências aos participantes, mas quero que essa experiência também seja enriquecedora para você, organizador.

Por isso, quero que esse artigo esclareça suas principais dúvidas e te dê um “norte” sobre a gestão e o planejamento de eventos.

Planejamento de eventos: por onde começar?

O planejamento de eventos é uma atividade que, muitas vezes, cai de supetão no colo de professores, alunos e outros profissionais.

Sem qualquer experiência no ramo, eles se veem perdidos na hora de começar a organizar o evento. Afinal, como planejar eventos? Muitos sequer sabem qual objetivo desejam atingir com a realização daquele evento.

Se esse é o seu caso, não se desespere, pois esse artigo foi feito para você.

O que preciso saber para começar o planejamento de eventos?

Antes de tudo, é preciso ter em mente que a organização do evento envolve três etapas principais: o pré-evento, o evento em si e o pós-evento.

Hoje, meu objetivo é te dar justamente a base que irá sustentar todo o ciclo de vida do seu evento: o planejamento.

Ter um planejamento estratégico de eventos é o mesmo que traçar um roteiro detalhado de tudo o que precisa ser feito, destacando como as atividades serão realizadas e, principalmente, por que e por quem serão realizadas.

E aí? Está pronto para planejar o seu evento?

Criando o planejamento estratégico do seu evento

Sim, eu sei. Você tem uma tonelada de atividades para programar, tarefas para delegar e pessoas para contactar.

Mas, primeiro, você sabe qual o propósito do seu evento? Que (ou quantas) pessoas você quer impactar com ele?

Descobrir o porquê e para quem você vai planejar o evento é mais importante do que definir aspectos técnicos, como data, local e horário do evento.

Afinal, sem pessoas, o seu evento não faz sentido, né?

Sendo assim, sugiro que você responda a essas perguntas (ou a, pelo menos, algumas delas) para elaborar um planejamento de eventos eficiente.

Quem será o responsável por organizar o evento?

Se você chegou até aqui é porque, provavelmente, será (já é, na verdade) um dos organizadores (parabéns pela iniciativa).

Mas você vai embarcar nessa sozinho ou terá ajuda de um grupo de estudantes? Tenha ciência de que planejar um evento dá trabalho e, por isso, é importantíssimo contar com a ajuda de mais gente.

Escolha pessoas preparadas e comprometidas. Analise o perfil delas: são estudantes ou professores? Da mesma área atuação que você ou suas expertises se complementam? Pense em pessoas que agregarão valor ao seu evento e que têm objetivos semelhantes ao seu.

Em que contexto o evento vai acontecer?

Faça um diagnóstico do cenário em que você pretende realizar o evento. É a primeira edição dele? Já ocorreram eventos semelhantes na mesma região?

É um momento oportuno para conquistar patrocinadores ou de repasse de bolsas do CNPq? O tema do evento está em alta naquele período?

Entender o contexto é importante para analisar a viabilidade do evento.

É diante dessas condições que, por exemplo, você poderá estipular fatores operacionais, como data do evento e valores de inscrições.

Qual o objetivo estratégico do evento?

É no planejamento de eventos que você deve fazer aquela pergunta clássica: “por que eu estou querendo organizar esse evento?”.

Tem gente que quer propagar e incentivar a ciência na cidade. Outros, fazem pelo reconhecimento adquirido no meio.

Há também quem aproveite os eventos para divulgar um produto ou lançar um material.

Já vimos eventos que estão em sua segunda ou terceira edição e, agora, tem como objetivo triplicar as vendas e internacionalizar o produto.

Tem pessoas que amam organizar eventos pelas conexões que eles proporcionam (o famoso networking!) e pela oportunidade de reunir nomes de peso no mercado.

Tem gente que também produz eventos para ganhar dinheiro.

Mas qual é o seu objetivo?

Que público você quer impactar com o seu evento?

No Marketing, você precisa pensar nas personas do seu produto. Com o mercado de eventos, a lógica é a mesma.

Persona é a representação fictícia de um cliente ideal para o um negócio. Neste caso, quem é o cliente ideal para o seu evento?

Na hora de definir a sua persona, vá além das questões básicas, como: idade, profissão e informações demográficas.

Analise também seus comportamentos (o que faz no tempo livre, por exemplo), quais os principais desafios que ela enfrenta no mercado de trabalho, quais as suas preocupações e objetivos de vida.

Assim, você consegue entender melhor o seu público ou, em outras palavras, os futuros participantes do seu evento.

O que os participantes irão ganhar com o sucesso do seu evento?

Você já parou para pensar por que as pessoas iriam querer participar do seu evento? Qual o motivo delas?

Será que elas enxergam o seu evento como a chance de apresentar um estudo ou um pôster? De ver o trabalho publicado nos anais do evento?

Elas querem participar pela chance de fazer networking? Pela probabilidade de arranjarem um emprego? Ou estão ali para se atualizar sobre um assunto?

Como é que os participantes vão lembrar do seu evento?

A que pessoas você precisará recorrer para que, de fato, o evento aconteça? Nem sempre tirar o evento do papel depende só de você.

É bem comum que eventos sediados em universidades, por exemplo, dependam do aval do reitor.

Assim como alunos podem depender de professores. E funcionários, de seus gerentes.

Financeiramente falando, você vai precisar de patrocínios ou de alguém para custear o evento? Ou o evento será produzido com o dinheiro da venda de inscrições?

Pense nesses casos. E liste as pessoas que você precisa de apoio para executar o evento. O reitor da universidade? O professor do curso? O gerente da empresa?)

Entender o público envolvido no evento, bem como as intenções que você tem

Pronto. Com essas informações, você já pode começar a pensar na parte técnica do evento.

Hora de arregaçar as mangas e tirar o seu evento do papel!

Depois de definir todos esses pontos quanto ao planejamento estratégico do evento, é hora de arregaçar as mangas e fazer com que o seu evento, de fato, aconteça.

Para isso, é preciso considerar alguns pontos ainda na fase pré-evento. Vamos a eles.

Defina o tema do evento

Com base em todas as informações que você definiu durante o planejamento estratégico e nos objetivos que alinhou, defina o tema central do seu evento.

Certifique-se de que as pessoas certas estejam lá para debater pontos pertinentes relacionados a sua temática. Vá atrás de experts no assunto.

Um bom tema atrai bons patrocinadores (e participantes). Portanto, inove.

Defina um orçamento e reduza custos

Todo evento, seja ele pago ou gratuito, precisa ser viabilizado de alguma forma.

Então, desde a fase pré-evento, é importante que o organizador pense de que maneira ele irá conseguir todos os recursos necessários para a realização do evento.

Espaço, energia, alimentação, transporte dos organizadores e palestrantes. Tudo, absolutamente tudo, tem um custo. E alguém precisa arcar com ele.

“Ah, mas uma pessoa cedeu o espaço e não vai me cobrar a energia dele”.

Ótimo, então, você é um caso em um milhão (isso é uma hipérbole, ok?), mas, ainda assim, essa pessoa que se solidarizou com o seu evento pagará alguma coisa para que ele aconteça (a conta de luz e o condomínio, no final, chegam!).

Coloque todos os possíveis gastos no papel. Nessas horas, usar uma planilha de orçamentos no planejamento de eventos facilita muito!

Nós criamos uma planilha de finanças pensando justamente na vida de quem organiza eventos. Ela é completamente editável, então, você pode adaptá-la à necessidade do evento. Para baixá-la, clique aqui:

Quero uma planilha de finanças para o meu evento!

Uma dica: estime o número de participantes do evento. Com esse dado, você terá uma primeira noção dos custos do evento e de quanto entrará em caixa com a venda de entradas (caso seu evento seja pago e dependa desse valor).

Coloque na planilha custos com infraestrutura, transporte, coffee-break e almoços, parte gráfica e outros serviços.

Outra dica clássica, mas que, devido ao prazo apertado para a realização do evento, muitos organizadores acabam esquecendo é a de cotar valores de todos os produtos ou serviços envolvidos na organização do evento.

Assim, você consegue economizar bastante.

Defina data, horário e local do evento

Pegue um calendário e veja quais são os dias ideais para que o seu evento aconteça.

Preste muita atenção em feriados (não se esqueça dos municipais e estaduais, viu?) e nos finais de semana.

Veja se realizar o evento em datas assim faz sentido para você e para o seu público ou se afetará diretamente o caixa do evento.

Quanto ao local, cheque, principalmente, se ele é de fácil acesso. Se há paradas de ônibus por perto e local para as pessoas estacionarem.
Além da acessibilidade, fatores como conforto e segurança devem ser ponderados.

Para definir o horário do evento, é importante pensar no público. Veja se faz mais sentido que as atividades aconteçam no turno diurno, vespertino ou noturno. As respostas para esses questionamentos estão no planejamento estratégico do evento.

Então, volte lá e analise a persona do seu evento.

Estabeleça um cronograma de atividades

Se você já tem local, data, horário e tema do evento, o próximo passo é pensar no cronograma de atividades.

Pense nos nomes que você trará para palestrar no evento. Comece a contactá-los com antecedência e já crie uma lista com palestrantes “reservas” (caso as suas primeiras opções não possam participar).

Atente-se também à submissão de trabalhos.

–> Entenda aqui, definitivamente, o que é e como funciona a submissão de trabalhos em eventos. 

Se o seu evento irá receber artigos, fotografias, resumos ou outros materiais que precisarão ser avaliados, é preciso pensar nos nomes que irão formar o corpo editorial do seu evento.

Estipule prazos e defina regras de submissão.

Conte com o apoio de uma plataforma de eventos

Na fase do planejamento de eventos e também na sua execução, ter o apoio de uma plataforma de eventos é fundamental.

Com uma plataforma, você consegue ter um site próprio do seu evento para a divulgação de informações e venda de inscrições. Além disso, com o auxílio da plataforma, é possível gerenciar todas as etapas do evento em um só lugar.

Na Even3, por exemplo, na etapa de inscrições, é possível controlar automaticamente a mudança de lotes e a quantidade de vagas disponíveis.

O organizador pode ver os pagamentos que já entraram em caixa e o que ainda estão pendentes.

No dia do evento, a organização conseguirá credenciar todos os participantes com apenas um clique, evitando filas e confusões.

–> Confira 6 dicas para agilizar o credenciamento do seu evento.

A submissão de trabalhos, por sua vez, acontece toda dentro da plataforma.

Lá, em uma das modalidades de avaliação disponíveis, os avaliadores conseguem aprovar os materiais, reprovar ou aprová-los com ressalva.

Além disso, o organizador consegue, por meio do sistema de eventos, emitir o certificado de todos os participantes em questão de minutos.

Tudo é bem simples, fácil e intuitivo. A Even3 foi criada justamente para otimizar o trabalho dos organizadores de eventos acadêmicos.

Pronto, acho que te dei as dicas fundamentais da fase pré-evento. Se você tem interesse em saber como funcionam as etapas do evento em si e do pós evento, recomendo a leitura do nosso artigo: Como organizar: o guia completo.

checklist para eventos acadêmicos

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