Um dos primeiros passos para realizar eventos presenciais é a escolha do local para eventos ideal.
Afinal, ele é essencial para que seu evento, de fato, aconteça. Além disso, é sua capacidade e estrutura que vai impactar toda experiência dos participantes presentes.
Por isso, vale a pena se dedicar para escolher o espaço que atenda às suas necessidades.
Se você não sabe por onde começar, é só seguir minhas dicas:
- Como escolher um local para eventos?
- 4 dicas para escolher o local para eventos ideal
- Checklist de itens essenciais no espaço para eventos
Para começar, a sua busca pelo espaço de eventos ideal vai precisar de pesquisa.
Tanto a internet quanto a visita ao local são essenciais. No entanto, é importante saber onde começar a pesquisar!
Nesse caso, aplicativos como o Google e o Airbnb podem ser úteis para alguns tipos de eventos.
Além disso, você pode começar por fontes mais seguras, como analisar espaços de eventos semelhantes ou pedir indicações a outros profissionais e instituições.
Mas saiba: talvez essa não seja uma busca rápida, por isso, ela precisa iniciar com meses de antecedência.
Ainda, se os seus eventos são recorrentes, mapeie sempre os prós e contras dos locais.
Isso te ajudará a entender o que funciona melhor e o que deve ser evitado na busca por outros espaços no futuro.
Assim, enquanto busca por espaços, atente-se também a outros pontos, como:
1. O local de evento deve estar alinhado com o formato
A depender do formato do seu evento, há demandas específicas para o local.
Por exemplo, eventos esportivos necessitam de uma estrutura específica para exercer as atividades com segurança e proporcionar conforto ao público.
Da mesma forma, eventos híbridos precisam de um local que comporte a estrutura física e os equipamentos para a transmissão online e interação com os participantes virtuais.
Ainda, eventos que promovem discussões, como congressos e simpósios são ideais para auditórios, demandando boa acústica, equipamentos projetores e ambientes para outras atividades da programação.
Enfim, já deu para perceber que cada evento tem uma particularidade, não é?
Por isso, o ideal é estudar bem os formatos e aprender com eventos semelhantes!
2. Priorize a experiência do seu participante
Consequentemente, se você busca um local que se adequa bem ao formato do evento, já estará priorizando o participante.
No entanto, é necessário tomar mais alguns cuidados para certificar que seus participantes são o centro de tudo, como:
- Garantir conforto básico, como higiene, água e segurança;
- Priorizar a acessibilidade para pessoas com deficiência;
- Verificar o alvará de funcionamento do local;
- Não ultrapassar a capacidade máxima do espaço;
- Evitar filas.
-> Veja dicas para evitar filas durante o seu evento
3. Separe um espaço para o credenciamento
Falando em evitar filas, ao escolher um local para eventos você precisa ter em mente as divisões do espaço de acordo com as necessidades do evento.
Por exemplo, se você quer expor palestrantes, vai ter que prever o ambiente para stands na hora de visitar um espaço.
Além disso, há áreas que são obrigatórias em todo tipo de evento, como a área de credenciamento.
Ter um local reservado para credenciamento, distribuição de kits e atendimento vai ser essencial para evitar filas e melhorar a experiência do participante.
Portanto, tome cuidado para não deixar todo mundo amontado! Tenha em mente quantas divisões serão necessárias criar para ter um credenciamento efetivo.
Recomendo que você separe as filas de credenciamento por ordem alfabética, criando várias consecutivas, e crie espaços para novas inscrições e distribuição de kits.
Assim, a depender do tamanho do seu evento, o espaço para o credenciamento deve ser grande.
Então, para evitar erros, realize visitas prévias e, se possível, tenha acesso à planta do local do evento para pensar bem na divisão das áreas.
4. Busque inovação
Agora, se você está pensando em entregar diferenciais no seu evento, a escolha do local pode ser o primeiro passo.
Isto é, você pode agregar valor com inovação no espaço, como áreas de lazer e descompressão, espaços exclusivos para networking, áreas infantis ou salas de reunião.
Enfim, vale a pena usar da criatividade e, através da comunicação, deixar os diferenciais explícitos aos participantes.
- Possui alvará de funcionamento
- Estrutura física está agradável: sem mofos, infiltrações ou perigos para os participantes
- Possui saídas de emergência
- Tem itens de segurança obrigatórios, como extintores de incêndio (certifique-se que estão dentro da validade)
- Há espaço para a instalação de equipamentos essenciais para o evento
- Disponibiliza os equipamentos que você precisa, como som e iluminação
- Está localizado em um bairro seguro
- Fácil acesso por transporte público e/ou privado
- Cumpre os requisitos de acessibilidade para pessoas com deficiência
- Capacidade máxima ideal para o porte do evento
- Possui banheiros conservados
- Tem itens necessários para garantir o conforto dos participantes
- Caso seu evento precise de mais ambientes, verifique se estes são bem integrados e respondem à necessidade.
Dê os próximos passos
Agora que você já escolheu o local para eventos ideal, quer saber o que vem depois?
Seu evento deve evoluir da maneira correta, sem pular nenhuma etapa ou esquecer de planejar passos importantes.
Sendo assim, prepare sua equipe para a divulgação, busca por patrocinadores, início das vendas e muito mais.
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