Apresentação de trabalhos online: como organizar e aplicar no seu evento.

A realidade de muitos eventos tem sido transformada com a apresentação de trabalhos online.

Afinal, essa é uma ótima alternativa para continuarmos produzindo eventos de alto nível e apresentando trabalhos científicos de qualidade.

Mas como fazer um evento online de sucesso com grande porte de submissões de trabalhos e apresentações?

Certamente não é uma tarefa fácil para o organizador!

Pensando nisso, preparamos um passo a passo para otimizar desde o planejamento à apresentação de trabalhos online.

Planejamento;
Organização;
Transmissão.

A princípio, antes de abrir a chamada de trabalhos, é preciso definir questões essenciais, como regras, prazos e avaliadores.

Sendo assim, é neste momento que você vai verificar se os avaliadores estão disponíveis para a avaliação online e se sabem usar as tecnologias necessárias.

Por exemplo, se a sua apresentação de trabalhos for acontecer em uma sala virtual, como o Zoom, é importante instruir os avaliadores sobre seu uso e as regras da transmissão.

Além disso, nessa etapa é preciso definir pontos importantes, como:

Como e em qual ferramenta as submissões de trabalho serão feitas;
Como os trabalhos serão distribuídos aos avaliadores e quem estará responsável por essa tarefa;
Quais são os eixos temáticos nos quais as apresentações estarão divididas;
Definir datas e horários das apresentações pensando no que é ideal para participantes e avaliadores.

Normalmente, é nessa hora que recorremos às planilhas e e-mails!

Baixar planilha de finanças para eventos

Logo, é importante organizar bem essa etapa para que o excesso de informações e ferramentas extras não sobrecarregue a organização, principalmente se a comissão organizadora for pequena.

Automatize os processos

Por esse motivo, uma plataforma de gestão de eventos é uma boa alternativa para quem deseja unir tudo em um só lugar, como:

Site único para o evento, contendo área de inscrição e submissão;
Possibilidade de disparo de e-mails para participantes;
Automatizar a distribuição de trabalhos para avaliadores, bem como a distribuição de horários;
Organização de salas de apresentações e acesso rápido e seguro através da plataforma para o participante;

Depois que os primeiros passos já estão definidos, é hora de abrir as submissões do evento. Então, esse é o momento de receber e organizar os trabalhos.

-> Confira 5 dicas para aumentar a submissão de trabalhos do seu evento

O segundo passo da organização da apresentação de trabalhos online é administrar as informações das submissões.

Neste momento, provavelmente o organizador está tentando acessar as informações de forma mais rápida e prática.

Por isso, muitos recorrem à planilha. Afinal, ela oferece mesmo uma boa apresentação visual.

Mas existem várias formas de obtê-la na hora da submissão. Por exemplo:

E-mail + Planilha

Esse formato consiste em habilitar o envio do trabalho por e-mail para a organização, através de links ou anexos.

Depois, cabe ao próprio organizador preencher os dados da planilha e anexar os arquivos enviados pelos participantes.

Embora seja um método comum, esse é o formato menos indicado, pois o organizador e participantes podem lidar com problemas como e-mail não enviado, caixa de entrada cheia e informações preenchidas da forma errada.

Google Forms + Planilha

Então, muitos recorrem aos formulários online, sendo o mais comum o Google Forms.

De fato, essa solução é bastante prática, pois é possível gerar uma planilha automaticamente com todas as respostas.

No entanto, os pontos contrários dessa alternativa são:

Todas as informações solicitadas no formulário de submissão estarão na planilha e o excesso de informações pode confundir o organizador;
O organizador deve baixar todos os trabalhos e depois encaminhá-los aos avaliadores;
No caso das inscrições pagas, o organizador terá que verificar manualmente se cada trabalho submetido teve o pagamento efetuado.

Plataforma de eventos

Como já foi mencionado, planilhas com muitas informações podem ser um grande problema para os organizadores.

Pensando nisso, as plataformas de eventos têm buscado unir soluções e automatizar vários processos que antes eram feitos manualmente.

Por exemplo, a Even3 conta com um sistema de submissão de trabalhos, onde é possível associar as submissões com a inscrição, facilitando o controle e evitando problemas no pagamento.

Além disso, a plataforma tem um visual intuitivo e permite:

A criação, em poucos cliques, do cronograma completo das apresentações, evitando choque de horários e distribuindo os trabalhos por áreas temáticas.
Cadastrar diversas sessões, e definir o formato das apresentações, a duração, links distintos para salas virtuais e datas.
Armazenar os trabalhos na nuvem e deixá-los sempre disponíveis para participantes e organizadores;
Distribuir os trabalhos para os avaliadores e permitir que o participante acompanhe a avaliação dentro da própria plataforma.

Ainda, é possível organizar a apresentação de trabalhos online em 2 tipos:

Organizando as apresentações orais online

Neste caso de apresentações orais, você pode definir o tempo de apresentação por trabalho e a duração desta sessão, datas, horários e links para a sala virtual onde ocorrerá a apresentação.

O sistema calcula automaticamente a quantidade de trabalhos que será disponibilizada na sessão, baseando-se no horário definido e no tempo de apresentação de cada trabalho.

Por exemplo, se a sessão durar 1 hora e o tempo de apresentação por trabalho for 10 minutos, a sessão irá ter seis trabalhos.

Organizando as apresentações por pôster

Além disso, também é possível permitir a apresentação de pôster online.

Nesse caso, o organizador vai definir a capacidade de pôsteres da sessão, duração, datas, horário e sala virtual.

Assim, é só o participante compartilhar a tela do seu computador divulgando o pôster otimizado para a apresentação virtual.

Inclusive, a Even3 conta com a funcionalidade de uma área exclusiva para a apresentação de trabalhos.

Ou seja, é uma ótima solução para a última etapa deste passo a passo: a transmissão das apresentações de trabalhos online.

Por fim, é hora das apresentações. Ou seja, um dos momentos de transmissão online do evento.

Agora a organização conta muito, mas a experiência dos avaliadores e participantes conta muito mais.

Por esse motivo, a Even3 oferece uma solução para otimizar a execução desta etapa.

Nos eventos com submissões, há um módulo exclusivo de apresentação de trabalhos.

Nesta área, o participante pode acessar todas as apresentações de trabalhos do evento, assim como as sessões que ele irá apresentar em uma parte separada.

Este módulo facilita a vida do participante, já o direcionando com links para a videoconferência, que é o formato usado nas apresentações de trabalhos online.

Assim, há áreas separadas e bem organizadas na plataforma: a área de apresentação de trabalhos e a área de transmissão do evento geral.

Um diferencial para quem submeteu muitos trabalhos, não é?

Depois de conhecer todas essas possibilidades, finalmente você já pode começar a otimizar o seu evento!

Com a Even3 é possível eliminar os gargalos, ganhar produtividade e entregar uma experiência única aos participantes.

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