As maiores lições sobre vendas, evento online e patrocínios com a Sobratafe

“Indispensável para o profissional que lida com o tratamento avançado de feridas”, assim se define a Jornada Paulista Sobratafe. E não é para menos.

A Jornada, que já está na sua quinta edição, promoveu, pela primeira vez, um evento 100% online.

Ele aconteceu nos dias 9 e 10 de outubro de 2020 e teve palestras gravadas e momentos de interação ao vivo.

O conteúdo exclusivo do evento, que contou com palestrantes nacionais e internacionais de renome, ficou disponível por 3 meses para que os participantes o assistissem quantas vezes quisessem.

Não deu outra: a Primeira Jornada Paulista Sobratafe se tornou um grande sucesso e referência no mundo inteiro no segmento de tratamento de feridas.

Os números surpreenderam: foram quase 900 inscritos, vindos de 12 países diferentes e de 26 estados do Brasil (lembrando que são 27, se contarmos com o Distrito Federal), participando das mais de 70 atividades oferecidas na programação.

O segredo para tamanho sucesso? Com certeza, essa programação espetacular e a organização eficiente e extremamente preocupada com o bem-estar dos seus palestrantes e participantes.

No 1º SOBRATAFE, cirurgiões plásticos, residentes, terapeutas ocupacionais, fisioterapeutas e médicos de todas as especialidades puderam assistir, no conforto de suas casas, ao melhor conteúdo disponível no mercado sobre o tratamento de feridas.

Foram 40 temas de discussão, distribuídos entre palestras gravadas e ao vivo, que abordaram as principais novidades em termos de processos, produtos e tecnologias disponíveis para o tratamento de feridas complexas.

Organizar um evento online de sucesso em apenas 3 meses

Imagine ter que, em meio a uma pandemia, fazer um evento online acontecer em menos de 3 meses? Você encararia o desafio?

Essa foi a difícil tarefa que as irmãs Maristela Rizzo e Elaine Rizzo, da Imprimire Comunicação, tiveram que enfrentar!

Faltando apenas 3 meses para a data do evento, elas ficaram encarregadas de planejar o 1º Sobratafe, um evento que, desta vez, seria 100% digital, após a antiga comissão organizadora desistir de tocar o evento.

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Com um desafio imenso em mãos, afinal, organizar um evento digital tem suas particularidades e em muito se difere do presencial, não deu outra, a primeira decisão que tomaram foi estudar!

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O desafio da Jornada Paulista Sobratafe: “Estávamos navegando no escuro”

Foi aí que começaram a pesquisar sobre como organizar eventos online, tipos de transmissão e plataformas de eventos.

“Eu ainda sabia alguma coisa do Instagram, mas a verdade é que estávamos navegando no escuro, era muito complicado para a gente entender tudo aquilo”, comenta Maristela.

Com um tempo tão apertado, perceberam que precisavam contar com a ajuda de uma equipe que as apoiasse e, principalmente, que lhes instruísse sobre como organizar um evento online da melhor forma possível.

Na hora de decidir a plataforma de eventos que receberia a Jornada Sobratafe, ficou muito claro o motivo pelo qual Maristela e Elaine escolheram a Even3: qualidade no atendimento e suporte para todas as dúvidas.

“Vocês têm tutorial para tudo e tudo que a gente precisou, vocês estavam dispostos a esclarecer, a conversar com a gente, isso foi decisivo para escolhermos a Even3”, pontua Elaine Rizzo.

“Sempre teve esse feedback, essa troca, mesmo a gente estando em São Paulo e vocês no Recife e isso foi muito bom, o online já começou aí”, complementa.

Foi justamente pensando em tornar a organização de eventos online que a Even3 criou e disponibilizou os mais de 20 artigos na nossa Central de Ajuda somente sobre o assunto.

Ensinamos como credenciar participantes em eventos digitais, obter links em ferramentas de transmissão de vídeo como Google Meet, Youtube Live, etc e muito mais!

Além, claro, dos mais de 23 conteúdos aqui no Blog da Even3 sobre como criar layouts para lives, tipos de transmissão… Tudo para que os organizadores se sentissem seguros, tranquilos e amparados na hora de planejar os seus eventos.

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Do presencial para o online, o que mudou no Sobratafe?

O evento online, por si só, já é algo novo para muitas pessoas. Mas o que, de fato, mudou no Sobratafe do físico para o digital?

Quebra de barreiras físicas

A primeira grande mudança relatada por elas está no quesito alcance de participantes.

“Antes, no presencial, muitas pessoas não conseguiam comparecer naquela data do evento, a gente conseguiu agora pegar praticamente todo o Brasil”, comenta Elaine.

A barreira física era um dos motivos que impedia que muitos comparecessem ao evento. Quando migrou para o digital, pessoas de todo o mundo puderam estar presentes no Sobratafe!

Foram participantes de 12 países diferentes e de todo o território nacional. Só de São Paulo, alcançaram inscritos de 50 municípios, um feito e tanto para a Jornada Paulista!

100% de aproveitamento do conteúdo no Sobratafe

Esta talvez seja a mudança mais importante e também a mais gostosa de ouvir para quem faz parte da organização de um evento:

“Essa foi a primeira vez que ouvimos dos participantes que eles tiveram 100% de aproveitamento no evento” – Maristela Rizzo.

Esse alto aproveitamento de conteúdo se deu por dois fatores.

• Dois corpos não ocupam o mesmo lugar no espaço

Os eventos que, assim como o Sobratafe, possuem uma grade de programação recheada de conteúdo atrativo, precisam, no presencial, recorrer às salas simultâneas.

Como no presencial tudo acontece ao vivo, eles ficam divididos e não conseguem estar em dois locais ao mesmo tempo. O networking também disputava atenção com o conteúdo.

“Antes, eles tinham que optar entre duas salas, ficavam divididos entre fazer networking e assistir ao conteúdo”, explica Elaine.

• Assista ao conteúdo quantas vezes quiser durante um período de 3 meses!

Já falamos aqui no Blog da Even3 como a estratégia de conteúdo On Demand é eficiente, inclusive, como argumento de venda de inscrições. Vá por mim: seu participante vai gostar de assistir às palestras no tempo dele e, mais: poder pausá-las e reassisti-las para fazer anotações sempre que sentir necessidade.

A organização do Sobratafe foi extremamente inteligente e adotou o conteúdo on demand no evento. As palestras gravadas puderam ser assistidas por um período de 3 meses pelos participantes do evento!

Isso, claro, só contribuiu para o 100% de aproveitamento do conteúdo relatado por elas.

“Como, desta vez, o evento foi pré-gravado e, por conta da Even3 Streaming, pudemos disponibilizar o conteúdo por 3 meses para os participantes, muita gente que não participava antes conseguiu participar do evento e reassistir às palestras” – Maristela Rizzo.

Como a Even3 ajudou a Jornada Sobratafe

Alguns pontos merecem destaque e contribuíram para o grande sucesso que se tornou a 1ª Jornada Sobratafe.

Opção de transmissão gravada no Even3 Streaming = sem atrasos no evento!

No evento, aconteceram dois tipos de transmissão: a videoconferência (formato ao vivo) e o vídeo gravado.

E a tranquilidade do vídeo gravado junto à segurança da Even3 Streaming fizeram total diferença para que tudo ocorresse muito bem na Jornada Sobratafe.

“Os participantes ficaram encantados porque não houve atraso no evento. Se por acaso, o ao vivo se estendesse (porque a discussão estava muito boa), não haveria problema algum, porque o evento seguinte estava gravado. Por conta da Even3 Streaming, pudemos disponibilizar o conteúdo por 3 meses”, disse Maristela.

A ideia do conteúdo on demand, segundo elas, veio da presidente da Sociedade Brasileira de Tratamento Avançado de Feridas, que não conseguia lidar com a quantidade de webinar que tinha para assistir durante a pandemia. Aposto que você também se identificou com ela, né?

Transmissões com maior qualidade graças ao formato gravado

O fato da transmissão ser gravada também ajudou muito na qualidade do evento, já que as transmissões não contaram com ruídos ou instabilidades de conexão, por exemplo.

Pelo contrário, as organizadoras se dispuseram a gravar com alguns palestrantes, inclusive internacionais, para garantir que tudo saísse perfeito!

Também disponibilizaram um Tutorial de Gravação das Aulas com um passo a passo completo de como utilizar a plataforma escolhida e com dicas de iluminação, som e ambientação.

–> Confira aqui o Manual do Palestrante de Eventos da Even3!

No total, foram feitas 57 gravações. Elaine e Maristela relataram que, obviamente, muitos palestrantes ainda não estavam familiarizados com a dinâmica do evento online e ressaltam a importância fundamental que foi ter o evento gravado.

“Alguns palestrantes não sabiam compartilhar a tela. Imagina se estivéssemos em um espaço ao vivo, ia ser muito complicado!” – Maristela.

Organização eficiente das atividades

Lembra que falamos que, com certeza, um dos segredos para o sucesso do Sobratafe foi a organização extremamente eficiente?

Se você é organizador(a) de evento, pega essa dica: Maristela e Elaine utilizaram com maestria o Módulo “Programação” da Even3 para cadastrar e organizar as mais de 70 atividades do evento.

Para que a programação ficasse mais fácil de ser compreendida, as duas criaram códigos para as atividades.

Os códigos indicariam o tipo de transmissão daquela atividade, de modo que o participante já saberia, de imediato, se ela iria acontecer somente ao vivo (ou seja, se perdesse, não haveria repetição) ou gravada (poderia assistir repetidas vezes por um período de 3 meses).

Dessa forma, ficou estabelecido que:

• A letra “C” indicava que os conteúdos eram gravados, assim como a “PM”, ou Palestra Magna.
• O “W” correspondia aos Workshops e o “M” às Mesas-Redondas. Estes eram ao vivo.
• Resumindo: C e PM = gravado / W e M = ao vivo.

Para ter um momento de interação entre palestrantes e participantes, ao final de cada Worskhop gravado, havia uma sessão ao vivo de perguntas e respostas, no formato videoconferência.

Então tinham bastante tempo para tirar todas as dúvidas dos alunos =)

Maior desafio: conquistar os patrocinadores

Elaine e Maristela, como você pode ver, tiveram uma organização impecável durante os 3 meses pré-Sobratafe e durante os 3 meses de conteúdo on demand.

Mas, como todo evento, passaram por dificuldades. E o maior desafio, sem dúvidas, foi conquistar os patrocinadores.

O presencial ainda tem uma interação maior e mais networking e convencer os patrocinadores de que a Jornada Sobratafe iria dar certo estava sendo um problema.

“O principal problema é convencer o patrocinador de que ele vai ter um retorno com isso” – Elaine.

Três estratégias utilizadas pela Sobratafe para conquistar mais patrocinadores

Para isso, as irmãs adotaram algumas estratégias e aproveitaram vários recursos oferecidos pela plataforma da Even3 para atrair os patrocinadores.

• Vinheta de abertura e vídeos extras do patrocinador

Todo conteúdo gravado exibido na Jornada Sobratafe possuía vinheta de abertura e também ao final de cada vídeo. Na vinheta, eram expostas as logomarcas das empresas patrocinadoras.

Aqueles que quisessem aparecer por mais tempo nos conteúdos da Jornada, também podiam pagar por vídeos extras que seriam exibidos ao longo da programação.

• Notificações como instrumento de valor para patrocínios

As organizadoras são fãs da nossa funcionalidade de Notificações.

Como o próprio nome diz, você pode, através da plataforma, notificar o inscrito sobre informações, novidades ou atualizações do seu evento.

Você pode, inclusive, utilizar esse recurso como instrumento de valor e de diferenciação para conseguir patrocínios, já que ele oferece inúmeras possibilidades de uso ao patrocinador, como comenta Maristela:

“A parte de notificações é fantástica. É um canal direto com o inscrito. Você pode chamar o participante para a sua palestra, dar mais informações sobre o seu produto, eles adoraram!”. – Maristela Rizzo.

• Cupons de desconto

Outro queridinho da Jornada Sobratafe foram os cupons de desconto! Elas apostaram no recurso para conquistar apoios, patrocinadores e, ainda por cima, arrematar mais inscrições. Claro, com condições especiais para eles =)

A Jornada Sobratafe foi só elogios

Com todos esses insights e atenção aos detalhes, a 1ª Jornada Paulista Sobratafe foi um sucesso! Os números falam por si só.

Atingiram boa parte da América Latina, 26 estados do Brasil, 900 inscritos. Foram mais de 70 atividades, sendo 57 gravadas.

Com todo o cuidado de Maristela e Elaine, os feedbacks dos participantes não podiam ser diferentes.

“A nossa atenção aos inscritos foi muito elogiada, o evento foi um sucesso”, comemora Maristela.

E o próximo evento já está no planejamento das duas, deve acontecer em outubro de 2021. A plataforma escolhida, mais uma vez, será a Even3. E nós não poderíamos estar mais felizes com essa parceria!