organizar um workshop

O que é?

Para saber o jeito certo de organizar um workshop, é importante, antes de tudo, definir o seu conceito.

Um workshop é uma aula que trata de assuntos específicos. Por lidar com tanta especificidade, eles costumam ser mediados por especialistas, que são profissionais de grande experiência.

Uma característica fundamental desse tipo de evento é que, nele, os assuntos são abordados de maneira bem mais prática do que teórica.

Desse modo, existe um envolvimento muito maior dos participantes nas atividades.

Como o público interage de maneira intensa, a proposta é que os conhecimentos sejam adquiridos por meio da experiência conjunta.

Além de estimular a criatividade do grupo, isso possibilita a contínua troca de informações entre participantes e facilitadores.

Claro que os conceitos e a teoria não são deixados de lado! Mas o real objetivo do workshop é que o participante coloque em prática aquilo que aprendeu.

Afinal, é na prática que se consegue assimilar e fixar o conteúdo passado.

Como funciona?

Para organizar um workshop, é necessário ter em mente que esse tipo de atividade costuma durar poucas horas.

Essa é uma das características que o diferem de um curso (que tem duração bem mais longa).

Normalmente, eles duram até 8 horas, ocorrendo em um único dia.

Com tantas tarefas a serem realizadas em tão pouco tempo, é importante que você saiba como organizar um workshop do jeito certo. Assim, os participantes permanecem engajados e atentos ao evento.

Qual a vantagem de ter um workshop no meu evento?

Workshops são ótimos para o fortalecimento do branding da sua empresa, instituição ou associação, pois são oportunidades da sua marca se tornar referência em um tema.

Isso aumenta a visibilidade e também confere credibilidade à marca.

Saiba que, ao organizar um workshop, você vai estar educando as pessoas em relação a um tema específico.

Assim, é fundamental definir com cuidado a programação do evento.

É importante, também, selecionar quem irá ministrar as aulas. Para essa questão, selecione alguém de renome e que, principalmente, tenha didática.

Às vezes, o profissional pode saber muito daquele tema, mas não consegue transmiti-los com eficácia aos participantes.

Ao organizar um workshop, pense e liste todos os equipamentos que serão usados durante а apresentação e também durante as atividades práticas.

Escolher um local adequado também é imprescindível. Ofereça uma infraestrutura confortável e que atenda às necessidades desse tipo de atividade.

Questões como tomadas, iluminação, ventilação devem ser levadas em consideração na hora de escolher o local certo para sediar o evento.

Nesse artigo, separamos algumas dicas de como organizar um workshop inesquecível e impactante no seu evento.

Aprenda, em 11 dicas, como organizar um workshop!

Desde a divulgação do workshop ao envio dos certificados, cada etapa envolve certo cuidado!

A melhor experiência para o participante pode depender de um espaço propício, com mesas bem alocadas, e kits com materiais que agreguem valor ao evento.

Além disso, é importante observar que estabelecer um limite de inscrições é válido para que não haja tumulto no ambiente e não prejudique a qualidade do seu evento.

–> Confira nosso curso gratuito para Produção de Eventos Técnicos e Científicos e conheça métodos eficientes para gerir seu evento.

Pensando em todos esses aspectos, dividimos por objetivos cada ação que deve ser feita na hora de organizar um workshop.

1. Defina o tema, ele é o guia de tudo!

O primeiro passo ao organizar um workshop será escolher a temática que será abordada e que agrade o público.

O tema é o que dará a essência ao evento, garantindo um posicionamento consistente da sua empresa ou instituição.

É ele também que ajudará a definir todas as próximas etapas do planejamento.

É importantíssimo escolher uma temática que seja tendência naquele segmento de atuação.

Encontre algo que os estudantes e profissionais da áreas estejam buscando aprimorar e demonstrem interesse.

Busque os temas que mais impactarão a região que sediará o evento.

Fazer uma pesquisa sobre os temas que estão sendo utilizados pelos concorrentes diretos pode ajudar a gerar excelentes ideias!

2. Conheça bem o seu público

Conhecer o público é um ponto-chave.

Dessa forma, você terá um norte sobre quais assuntos não podem deixar de ser abordados no workshop.

Entenda a real necessidade daquele público e explore-a ao máximo!

Para construir um perfil detalhado dos seus participantes, você deve pensar no tipo de pessoa que poderá ter interesse em participar do workshop.

São homens, mulheres ou o sexo é indiferente? De que faixa etária? São estudantes ou profissionais já formados?

Cоm еѕѕа informação, você consegue encontrar a pessoa certa para ministrar o workshop. E ainda consegue definir o local ideal para sediar o evento.

Depois disso, você deve determinar qual o número de participantes para o seu evento.

Pense que um evento lotado pode dificultar o aprendizado e a experiência dos participantes. Então, defina bem um número máximo de participantes para o evento.

3. Defina se será pago ou gratuito

Desde o início do planejamento, você precisar deixar claro se o workshop será pago ou gratuito.

Todas as etapas seguintes irão depender dos recursos financeiros disponíveis e também do que você pretende realizar.

Pago ou não, todo evento gera um custo. E esse valor precisa ser suprido de algum lugar – seja de um patrocinador ou da venda de ingressos.

Por isso, planeje cada custo com antecedência e deixe um valor reservado para emergências.

–> Baixe aqui a planilha de finanças que vai acabar, de uma vez por todas, com a confusão dos gastos realizados no seu evento.

4. Defina a data, local e o horário

Já sabe o perfil dos participantes que irá receber no evento e quanto tem disponível no orçamento?

Então agora é o momento de você definir a data, o local e o horário do workshop.

Você deve levar em consideração onde o seu público está concentrado, quais seus interesses, quais lugares frequentam, se são estudantes ou profissionais formados.

Depois disso, você deve pensar no melhor horário para que o evento aconteça, se é melhor realizá-lo em dias úteis ou aos finais de semana.

Nesta hora, é bom ter um calendário em mãos. Cheque se eventos concorrentes estão acontecendo no mesmo período que o seu. Evite que o participante tenha que escolher entre o seu workshop e o do concorrente.

Fique atento também às datas comemorativas, feriados e imprensados. Veja se faz sentido que o seu evento aconteça em meio a um feriadão, por exemplo.

Em relação ao local que sediará o workshop, pense sempre na questão do conforto e da localização.

É preciso que tenham umа boa infraestrutura e que sejam de fácil acesso. Veja como os participantes terão que se locomover para chegar ao evento. Há paradas de ônibus, metrôs e estacionamentos por perto?

É muito importante, também, escolher um local com boa iluminação natural, ventilado e com boa acústica.

5. Defina os palestrantes e mediadores

Escolher o mediador/palestrante perfeito para o seu workshop vai depender de três característica: público, didática e tema!

Em relação ao tema, você deve buscar profissionais que sejam referência na área, que dominem o assunto.

Além disso, é importante encontrar um palestrante que fale a mesma linguagem do público esperado no evento.

Sem essa conexão entre palestrante-público, o workshop pode deixar de se tornar atrativo.

O palestrante deve agregar valor à experiência do seu público, mas deve, principalmente, saber ensinar e transmitir o conteúdo.

Prender а atenção dаѕ pessoas hoje еm dia é um grande obstáculo enfrentado por professores todo о mundo. Principalmente роr causa dо excesso dе informação.

Falar еm público é umа arte е a escolha dоѕ melhores profissionais é muito importante para o seu evento.

Se possível, para tornar seu workshop ainda mais inovador, traga pessoas de fora e que possam fazer a diferença na hora de transmitir conhecimento!

6. Organizar a produção gráfica

Criar uma identidade visual para o seu workshop faz com que a sua marca seja reconhecida mais facilmente.

Geralmente, flyers, convites e banners são materiais bem importantes.

É interessante também fornecer blocos de anotações, canetas e pastas aos participantes.

Além de serem extremamente úteis, são formas de deixar registrada e tornar lembrada a sua marca no pós-evento.

Então, verifique quais materiais impressos serão necessários para o workshop e busque um parceiro espacializado para produzi-los com qualidade!

7. Cheque os equipamentos que serão necessários

Checar previamente todo material que será usado é fundamental para o sucesso do workshop.

Para isso, desenvolva um checklist com todos os equipamentos e recursos que serão necessários, como notebook, caixas de som, microfones e projetores.

Lembre-se que todos os detalhes são importantes e vitais para o sucesso da ação.

Verifique a voltagem e o funcionamento de tudo.

É interessante, também, testar apresentações e vídeos diversas vezes e salvá-los em diferentes formatos para evitar transtornos e imprevistos.

No planejamento da sua produção, contrate umа empresa оu compre, ѕе necessário, equipamentos quе servirão dе suporte раrа todos оѕ palestrantes.

Lembre-se de procurar os fornecedores com antecedência!

8. Divulgue seu workshop!

Depois de planejar um workshop incrível, é hora de divulgá-lo para o seu público de interesse.

Faça um planejamento da divulgação, de acordo com os objetivos e também com a verba disponível.

Você deve lembrar que workshops são estratégias educacionais e possuem temas bem específicos.

Por isso, a divulgação feita da maneira certa é fundamental para alcançar o número esperado de participantes.

Distribua o material impresso (flyers, cartazes) de divulgação em pontos estratégicos como faculdades, escolas, caso seja um público mais jovem.

O importante é que a divulgação ocorra em locais onde о público-alvo еѕtеја presente.

Você deve informar os objetivos, preços, área de atuação, bem como as oportunidades que o evento irá oferecer ao participante.

Divulgar o seu workshop nas redes sociais é uma excelente estratégia para alcançar um maior número de pessoas.

É muito importante criar planos de parcerias com empresas e canais relacionados à temática do evento que possam divulgar ainda mais o workshop!

9. Chegou o grande dia! E agora?

Depois de tanta organização e planejamento, chegou o grande dia.

É imprescindível que você acompanhe de perto todo o workshop. Assim, você garante que a experiência do participante seja perfeita desde a entrada até o momento da saída.

Credenciamento

Promover um evento sem filas é um sonho tanto para organizadores como para os participantes.

É nessa hora que são entregues crachás, etiquetas e outros materiais.

Então, é importante pensar na etapa do credenciamento com muito cuidado.

Uma boa dica é dividir as filas por grupos (nomes iniciados com as letras A-D; E-L…) e também separar a entrega de kits do credenciamento.

Ninguém gosta de enfrentar filas longas e uma simples confusão no credenciamento pode causar uma péssima primeira impressão aos participantes.

Se você optar por realizar o credenciamento por uma plataforma de eventos, fica ainda mais fácil. Tudo será automatizado e registrado via QR code.

Assim, você não perde nenhum detalhe sobre quem esteve no seu evento e facilita a vida dos participantes e da sua equipe.

Com um sistema de eventos, a organização pode dar adeus às confusas planilhas com informações dos participantes.  

Intervalos

É interessante que о workshop seja dividido em blocos. Isso evita que оѕ participantes se dispersem ou percam o interesse no tema que está sendo tratado.

Já pensou em oferecer um “coffe-break” para os frequentadores do seu evento?

É uma oportunidade de promover a interação entre os envolvidos, incentivar a troca de ideias, conhecimentos adquiridos e estabelecer o networking.

De acordo com o número de participantes confirmados, você deve calcular a quantidade de comida e bebida que serão servidas no coffee break. Depois de estipulado esse número, não se esqueça de fazer cotações com diferentes empresas para conseguir comidas deliciosas e com preço mais em conta.

Deixe seu workshop fluir!

  • Nа divisão dоѕ assuntos, coloque аquеlеѕ mаіѕ densos раrа о início dо workshop, pois nesse momento оѕ espectadores estarão mаіѕ atentos.
  • Proponha pequenos intervalos еntrе um palestrante е outro раrа quе оѕ participantes possam tomar água оu ir ао banheiro.
  • Reserve um espaço раrа quе аѕ pessoas possam expressar аѕ ѕuаѕ opiniões, tirar dúvidas е propor sugestões. Aѕ informações passadas pelos participantes podem ѕеr muіtо importantes nа hora dе organizar um próximo evento.

Invista no pós-evento

O workshop chegou ao fim, mas o seu trabalho como organizador não!

Investir no pós-evento é essencial para os organizadores que pretendem tornar a sua marca mais reconhecida no mercado e planejam organizar outras edições do workshop.

Então, essa é a hora de divulgar fotos e vídeos do workshop. Marque os participantes nas redes sociais e ganhe curtidas e seguidores nas redes sociais.

Uma boa estratégia é ouvir o feedback dos participantes. Essa é uma grande oportunidade para analisar quais foram os pontos de destaque e os que podem ser melhorados em uma outra oportunidade.

Esses retornos dos participantes podem gerar novos insights de novos temas para serem trabalhados em um novo workshop!

Compartilhe os feedback positivos nas redes sociais, com a autorização dos participantes, claro!

Dessa forma, você consegue estreitar o relacionamento da sua marca com o público!

11. Envie os certificados

Para muitos participantes, receber o certificado de que compareceu ao evento é fundamental.

Além de agregarem valor à carreira daquele profissional, os certificados servem também como horas complementares de instituições de ensino.

Muitos eventos ainda optam por distribuir o certificado na versão impressa. Essa é uma alternativa válida, mas talvez não seja a mais prática!

Hoje, já é possível disponibilizar os certificados dentro de uma plataforma de eventos. Além de reduzir os custos com impressão, a plataforma permite que seu participante acesse sempre que quiser os certificados!

E agora? Já se sente preparado para organizar um workshop de sucesso? Que tal utilizar uma plataforma para te ajudar nesse trabalho?

A Even3 permite que tudo do seu evento fique registrado em um só lugar: lista de participantes, certificados, trabalhos submetidos, tudo para que você organize seu workshop da forma mais prática e menos trabalhosa.

Comentários

comments

RECEBA Nossas Novidades

Comments