organizar um workshop

10 dicas essenciais para organizar um workshop

Você já se perguntou o que é workshop e como se monta esse tipo de evento? Se sim e ainda não sabe a resposta, não se preocupe! Esse artigo vai tirar todas as suas dúvidas e ainda vai te ajudar a fazer o seu workshop acontecer!

Nos dias de hoje, MUITA gente se interessa pelo formato, o que faz com que muitos organizadores também tenham interesse em organizá-lo, e não é à toa!

O grande atrativo do workshop está na sua estrutura, que permite, de forma prática e rápida, que os participantes se especializem em determinado assunto.

Mas vamos por partes. Primeiro, que tal entender o significado de workshop?

O que é workshop?

Workshop vem do inglês e significa “Oficina”. Vanessa Martin, especialista em eventos, define o workshop da seguinte forma:

“Workshop é muito utilizado pela área empresarial, com objetivo promocional ou comercial. É um evento de curta duração (poucas horas), dividido em duas partes: a primeira delas é expositiva sobre um tema, serviço ou produto. A segunda é mais prática, com a apresentação e o teste do produto ou serviço. Tem o mesmo formato da oficina, diferindo desta apenas pelo caráter educacional desta última.”

Do ponto de vista mais acadêmico e científico, o Capes enxerga e define o workshop como:

“Reunião de pesquisadores e/ou técnicos que dão apoio à pesquisa, em torno do desenvolvimento de técnicas, metodologias ou práticas que sejam úteis à condução de pesquisa em determinado campo. O workshop pode ser conduzido por um pesquisador/profissional ou sua condução pode ser compartilhada em função de seus objetivos específicos”.

Em suma, um workshop se trata de uma aula ou oficina que trata de assuntos específicos de forma mais prática. E, por lidar com tanta especificidade, eles costumam ser mediados por especialistas, que são profissionais de grande experiência.

Além disso, o workshop é um evento mais dinâmico quando se comparado a uma palestra, por exemplo. Nele, é possível ter a participação direta do público por meio de debates, da realização de atividades e da troca de experiências.

São alternativas rápidas de adquirir conhecimentos e, principalmente, de colocá-los em prática.

No ambiente corporativo, são muitas as empresas que realizam workshops empresariais internos com o objetivo de capacitar e treinar os seus funcionários quanto ao uso de uma ferramenta ou a implementação de um novo processo, por exemplo. E também workshops para lançar e apresentar novos produtos e serviços a uma rede de médicos, advogados, empresários… Tudo depende do objetivo da empresa.

Para que serve um workshop?

A proposta de um workshop é que os conhecimentos sejam adquiridos através da experiência conjunta gerada em um grupo de discussão. Além disso, uma característica fundamental do workshop é que, nele, os assuntos são abordados de maneira bem mais prática do que teórica.

Claro que os conceitos e a teoria não são deixados de lado! Mas o real objetivo é que o participante coloque em prática aquilo que aprendeu.
Como funciona um workshop? Qual a sua duração?
Normalmente, os workshops duram até 8 horas, ocorrendo em um único dia, diferentemente dos cursos, que possuem duração mais longa.

Em geral, os workshops funcionam através da exposição do tema, debates em grupos, exercícios práticos e da conclusão de todos sobre a temática abordada. A oficina é ministrada por um instrutor ou palestrante com expertise na área de conhecimento.

Os participantes, ao saírem do workshop, devem se sentir aptos a colocarem em prática aquilo que aprenderam nas horas de atividade.

Vantagens e desvantagens do workshop

Naturalmente, assim como qualquer outro tipo de evento acadêmico, o workshop possui vantagens e desvantagens.

Vantagens do workshop

  • Menor custo quando comparado a um curso
  • O participante aprende na prática
  • Geralmente, tem duração de até 8 horas
  • Possibilidade de ampliar a rede de networking na sua área de conhecimento
  • Forma de se atualizar e se especializar em um assunto específico

Desvantagens do workshop

  • Algumas temáticas requerem um espaço físico e instrumentos apropriados (exemplo: Workshops sobre acupuntura necessitam ter à disposição agulhas, macas, etc.)
  • É preciso deixar claro o nível de conhecimento exigido para a participação no workshop a fim de igualar as expectativas dos participantes.
  • No formato online, é preciso pensar em alternativas para algumas atividades práticas, a depender do tema do workshop. Confira 6 apps de interatividade para eventos online.

Tipos de workshop

Você pode organizar workshops dos mais variados temas: Como elaborar artigos científicos, como fazer naked cakes para vender, oratória para principiantes. É só definir e especificar bem o assunto.

Afinal, o workshop dura apenas algumas horas. Então, a comunicação e o planejamento precisam ser bem assertivos. Você pode fazer:

  • Workshop de culinária;
  • Workshop de primeiros socorros;
  • Workshop de maquiagem;
  • Workshop sobre liderança;
  • Workshop sobre como usar o Google Acadêmico;
  • E muito mais!

Não se esqueça de deixar claro, na página do evento, o nível de conhecimento exigido dos participantes acerca da temática! O workshop é para iniciantes, intermediários ou para quem já é avançado no assunto?

Como participar e por que de um workshop?

Participar de um workshop é ideal para quem deseja se especializar em um assunto, de forma rápida, colocando também o conhecimento em prática. Fora isso, é uma ótima oportunidade de garantir certificados e incrementar o currículo, além, claro, de fazer networking. Quem sabe da participação em um workshop não sai uma oportunidade de emprego?

Existem algumas maneiras de encontrar workshops da sua área de interesse e que estejam próximos a você. Além, claro, dos workshops online, que podem ser assistidos de qualquer lugar do planeta!

Lista de eventos na Even3

Na seção Eventos da Even3, é possível realizar uma busca personalizada, filtrando os eventos por tipos, datas, estados e áreas de interesse.

como encontrar workshop na even3

Google

Nos dias de hoje, praticamente todos os eventos estão no Google. Dessa forma, realizando uma busca rápida por lá, você consegue chegar a bons resultados.

Junte palavras-chave do tipo “workshop + área de interesse + cidade onde mora”. Ele trará bons resultados =)

Sua instituição de ensino

Você já procurou saber quais eventos sua instituição de ensino têm promovido? É bem provável que um workshop esteja na lista! Se não estiver, que tal sugerir? Na Even3, é bem fácil gerenciar esse tipo de evento e, dependendo das condições, você pode organizá-lo sem custo algum!

Aprenda, em um passo a passo simples, como organizar um workshop!

Preparado(a) para tirar o seu workshop do papel? Se você nunca organizou um, listamos todos os passos para que tudo ocorra perfeitamente no seu evento! Desde o planejamento do workshop à emissão de certificados, cada etapa envolve um certo cuidado! 

Para levar a melhor experiência aos  participantes do evento, é necessário pensar e cuidar de cada detalhe. Por isso, listamos por etapas cada ação que deve ser feita na hora de organizar um workshop.

Você pode baixar o nosso checklist de organização de eventos e distribui-lo à sua equipe. Assim, fica ainda mais fácil!

workshop

1. Defina o tema, ele será seu guia

O primeiro passo é definir a temática que será abordada no seu workshop. Ela também ajudará a definir todas as próximas etapas do planejamento.

É importantíssimo escolher uma temática que seja tendência no seu segmento de atuação e que agrade o público convidado. Encontre algo que os estudantes e profissionais das áreas estejam buscando aprimorar e demonstrem interesse. 

Através do Google ou das redes sociais, você consegue descobrir os temas que mais estão em alta no seu ramo de atuação, como por exemplo, Customer Success, Big data, UX Design, dentre qualquer outro determinado assunto.

Além disso, fazer uma pesquisa sobre os temas que estão sendo utilizados pelos concorrentes pode ajudar a gerar excelentes ideias! 

Lembre-se: o workshop trata de um tema específico! Então, seja bem direto na escolha!

2. Determine o público do seu workshop

Conhecer o público que irá participar do seu workshop é um ponto-chave para definir os próximos passos do seu evento. Dessa forma, você terá um norte sobre quais assuntos não podem deixar de serem abordados. 

Para construir um perfil detalhado dos seus participantes, você deve pensar no tipo de pessoa que poderá ter interesse em participar do workshop.

São homens, mulheres ou o sexo é indiferente? De que faixa etária? São estudantes ou profissionais já formados?

Cоm еѕѕа informação, você consegue encontrar a pessoa certa para ministrar o workshop. E ainda consegue definir o local ideal para sediar o evento. 

Depois disso, você deve determinar qual o número de participantes para o seu evento e se será pago ou gratuito. Desde o início do planejamento do seu evento, você precisar deixar claro se o workshop será pago ou gratuito. 

Pago ou não, todo evento gera um custo. E esse valor precisa ser suprido de algum lugar – seja de um patrocinador ou da venda de ingressos

3. Defina a data, local e o horário

Já sabe o tema que será abordado no seu evento e o perfil dos participantes? Então agora é o momento de você definir a data, o local e o horário do seu workshop.

Você deve levar em consideração onde o seu público está concentrado, quais seus interesses, lugares que frequentam, se são estudantes ou profissionais formados. Faz sentido que o evento aconteça online? Você tem interesse de alcançar pessoas de outros estados e até países?

Depois disso, você deve pensar no melhor horário para que o evento aconteça, se é melhor realizá-lo em dias úteis ou aos finais de semana, e também se será pela manhã, tarde ou à noite. Caso seja online, pense no tipo de transmissão do evento.

–> Como escolher o tipo certo de transmissão online para eventos?

É importante checar se eventos concorrentes estão acontecendo no mesmo período que o seu. Pois assim, você evita que o participante tenha que escolher entre o seu workshop e o do concorrente.

Fique atento também às datas comemorativas, feriados e imprensados. Veja se faz sentido que o seu evento aconteça em meio a um feriadão, por exemplo.

Em relação ao local que sediará o workshop, pense sempre na questão do conforto e da localização. É preciso que o local tenha umа boa infraestrutura e que seja de fácil acesso, pois assim, é certeza que seu público estará presente no seu workshop. Veja se ele atende às necessidades da temática do seu workshop, isso é essencial!

4. Escolha os palestrantes e mediadores

Escolher o mediador/palestrante perfeito para o seu workshop vai depender de três característica: público, didática e tema!

Em relação ao tema, você deve buscar profissionais que sejam referência na área. E, para o workshop se tornar atrativo, é importante encontrar um palestrante que fale a mesma linguagem do público esperado no evento.

O palestrante deve agregar valor à experiência do seu público, mas deve, principalmente, saber ensinar e transmitir o conteúdo de forma mais didática possível. 

Prender а atenção dаѕ pessoas hoje еm dia é um dоѕ grandes obstáculos enfrentados por professores е palestrantes еm todo о mundo. Principalmente роr causa dо excesso dе informação.

Se possível, para tornar seu workshop ainda mais inovador, traga pessoas de fora e que possam fazer a diferença na hora de transmitir conhecimento!

–> Manual do palestrante de eventos online: as melhores orientações e dicas.

5. Reforce o branding do seu evento!

Criar uma identidade visual para o seu evento faz com que ele seja reconhecido mais facilmente. Além disso, você pode conseguir aumentar ainda mais a relevância e a autoridade do evento para seu público.

Outra estratégia para reforçar o branding do seu workshop, é oferecer blocos de anotações, canetas e crachás personalizados aos participantes. É através de estratégias de marketing que você pode deixar sua marca lembrada no pós-evento.

Se necessário, busque um parceiro especializado para produzir esses materiais com qualidade e que possa cuidar de toda a estratégia de marketing do seu evento.

workshop

6. Confira cada detalhe

Checar previamente todo material que será usado no workshop é fundamental para o sucesso do seu evento. Para isso, liste todos os equipamentos e recursos que serão necessários, como notebook, caixas de som, microfones e projetores.

Caso seja online, pense em notebook, equipamento de áudio e de vídeo, criação de layout, tipo de transmissão.

Lembre-se que todos os detalhes são importantes e vitais para o sucesso da ação.

É interessante, também, testar apresentações e vídeos diversas vezes e salvá-los em diferentes formatos para evitar transtornos e imprevistos.

Além disso, é imprescindível que você faça um checklist de tudo o que já foi feito para o seu evento e os detalhes que não foram finalizados.

eventos online

7. Divulgue seu workshop!

Depois de planejar um workshop incrível, é hora de divulgá-lo para o seu público! Lembre-se de que workshops possuem temas bem específicos e possuem baixa duração quando se comparado a cursos.

Por isso, fazer um planejamento da divulgação, de acordo com os objetivos e também com a verba disponível é fundamental para alcançar o número esperado de participantes. Distribuir material impresso, como flyers e cartazes em pontos estratégicos que público-alvo еѕtеја presente pode ser interessante para uma divulgação eficaz.

Durante as divulgações do seu workshop, você deve informar os objetivos, preços, área de atuação, bem como as oportunidades que o evento irá oferecer ao participante. 

Além disso, é imprescindível que informe quais serão os mediadores/palestrantes, horário, local e data do seu evento.

Divulgar o seu workshop nas redes sociais é uma excelente estratégia para alcançar um maior número de pessoas. 

É muito importante também, fazer parcerias com empresas e canais relacionados à temática do evento que possam divulgar ainda mais seu workshop!

8. Chegou o grande dia! E agora?

Depois de tanta organização e planejamento, chegou o grande dia. 

É imprescindível que você acompanhe de perto todo o workshop. Assim, você garante que a experiência do participante seja perfeita desde a entrada até o pós-evento. 

Credenciamento

Nos eventos presenciais, promover um evento sem filas é um sonho tanto para organizadores como para os participantes. É nessa hora que são entregues crachás, etiquetas e outros materiais. 

Inclusive, temos modelos gratuitos de crachás para eventos. Você pode baixá-los agora, gratuitamente.

É importante pensar na etapa do credenciamento com muito cuidado. Uma boa dica é dividir as filas por grupos (nomes iniciados com as letras A-D; E-L…) e também separar a entrega de kits do credenciamento. 

Ninguém gosta de enfrentar filas longas e uma simples confusão no credenciamento pode causar uma péssima primeira impressão aos participantes. Se você optar por realizar o credenciamento por uma plataforma de eventos, fica ainda mais fácil. Tudo será automatizado e registrado via QR code. 

Assim, você não perde nenhum detalhe sobre quem esteve no seu evento e facilita a vida dos participantes e da sua equipe.  

Com um sistema de eventos, a organização pode dar adeus às confusas planilhas com informações dos participantes.

Também existem formas super práticas de credenciar os participantes em eventos online.

–> Como fazer o credenciamento de eventos online?

Intervalos

É interessante que о workshop seja dividido em blocos. Isso evita que оѕ participantes se dispersem ou percam o interesse no tema que está sendo tratado. 

Já pensou em oferecer um “coffee-break” para os frequentadores do seu evento?

É uma oportunidade de promover a interação entre os envolvidos, incentivar a troca de ideias, conhecimentos adquiridos e estabelecer o networking.

Deixe seu workshop fluir!

  • Nа divisão dоѕ assuntos, coloque аquеlеѕ mаіѕ densos раrа о início dо workshop, pois nesse momento оѕ espectadores estarão mаіѕ atentos.
  • Proponha pequenos intervalos еntrе um palestrante е outro раrа quе оѕ participantes possam tomar água оu ir ао banheiro.
  • Reserve um espaço раrа quе аѕ pessoas possam expressar аѕ ѕuаѕ opiniões, tirar dúvidas е propor sugestões. Aѕ informações passadas pelos participantes podem ѕеr muіtо importantes nа hora dе organizar um próximo evento.

9. Invista no pós-evento

O workshop chegou ao fim, mas o seu trabalho como organizador não! Quem trabalha com produção de eventos sabe que investir no pós-evento é essencial.

Os organizadores que pretendem tornar a sua marca mais reconhecida no mercado e planejam organizar outras edições do workshop precisam ficar atentos a esse detalhe. Então, essa é a hora de divulgar fotos e vídeos do workshop. Marque os participantes nas redes sociais e ganhe curtidas e seguidores nas redes sociais.

Uma boa estratégia é ouvir o feedback dos participantes. Essa é uma grande oportunidade para analisar quais foram os pontos de destaque e os que podem ser melhorados em uma outra oportunidade. 

Esses retornos dos participantes podem gerar novos insights de novos temas para serem trabalhados em um novo workshop!

Compartilhe os feedback positivos nas redes sociais, com a autorização dos participantes, claro!

Dessa forma, você consegue estreitar o relacionamento da sua marca com o público!

10. Envie os certificados

Para muitos participantes, receber o certificado de que compareceu ao evento é fundamental. 

Além de agregarem valor à carreira daquele profissional, os certificados servem também como horas complementares de instituições de ensino. 

Muitos eventos ainda optam por distribuir o certificado na versão impressa. Essa é uma alternativa válida, mas talvez não seja a mais prática!

Hoje, já é possível disponibilizar os certificados dentro de uma plataforma de eventos. 

Além de reduzir os custos com impressão, a plataforma permite que seu participante acesse sempre que quiser os certificados!

E agora? Já se sente preparado para organizar um workshop de sucesso? Que tal utilizar uma plataforma para te ajudar nesse trabalho?

A Even3 permite que tudo do seu evento fique registrado em um só lugar: lista de participantes, certificados, trabalhos submetidos, tudo para que você organize seu workshop da forma mais prática e menos trabalhosa.

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