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8 passos essenciais para organizar um workshop de sucesso

Você já se perguntou quais são os eventos mais procurados por participantes? Então precisa saber o que é um workshop!

Nos dias de hoje muita gente se interessa pelo formato porque ele é bastante prático e rápido. Por isso, ele costuma ser inserido na grade de programação da maioria dos grandes eventos.

Além disso, é comum que estudantes e pesquisadores tenham suas primeiras experiências ministrando aulas em workshops.

Então, ele acaba contribuindo para a carreira de todos. Quer saber como? Vou te ensinar tudo sobre:

Em suma, workshop é uma aula que trata de assuntos específicos de forma mais prática. 

Literalmente, esse é o significado de workshop. Um termo que vêm do inglês para se referir a oficina.

Esse é um tipo de evento mais dinâmico e seus palestrantes costumam ser especialistas na área, também chamados de instrutores e mediadores.

Como é uma experiência bem completa, ele é muito buscado por pessoas que desejam adicionar novos aprendizados ao currículo rapidamente. Mas também são bastante utilizados para realizar treinamentos em eventos corporativos.

Isso porque é comum que os workshops aconteçam em um dia e unam prática e técnica em oficinas de normalmente 8 horas de duração.

Por isso, costumam ter a prática de emitir certificados, comprovando a formação dos seus participantes.

Em nosso canal do Youtube, explicamos detalhadamente o que é um workshop e os principais benefícios desse tipo de evento:

Qual é a diferença entre workshop e curso?

Por ter uma estrutura muito semelhante, você pode confundir um workshop com um curso.

Afinal, os dois funcionam basicamente com um instrutor, exposição do tema e exercícios práticos.

Mas há algumas diferenças:

Tabela de semelhanças e diferenças entre workshop e curso

A proposta de um workshop é que os conhecimentos sejam adquiridos por meio da experiência conjunta, gerada em um grupo de discussão.

Além disso, uma característica fundamental do workshop é que, nele, os assuntos são abordados de maneira bem mais prática, mas com auxílio da parte teórica.

Como funciona um workshop?

Em geral, os workshops funcionam através da exposição do tema, debates em grupos, exercícios práticos e da conclusão de todos sobre a temática abordada. 

Asim, ao fim do evento, os participantes devem se sentir aptos a colocarem em prática aquilo que aprenderam nas horas de atividade.

Vantagens e desvantagens do workshop

Naturalmente, assim como qualquer outro tipo de evento acadêmico, o workshop possui vantagens e desvantagens. Entenda abaixo: 

Vantagens do workshop

  • Menor custo quando comparado a um curso;
  • Promove aprendizado prático em poucas horas de duração;
  • É muito atrativo para participantes;
  • Por isso, pode ser um evento recorrente, a depender da adesão dos interessados;
  • Possibilidade de ampliar a rede de networking na sua área de conhecimento;
  • É comum que sejam pagos, pois oferecem materiais e diversos benefícios.

Desvantagens do workshop

  • Algumas temáticas requerem um espaço físico e instrumentos muito específicos e mais caros;
  • É preciso deixar claro o nível de conhecimento exigido para a participação;
  • A adaptação para um formato online pode ser mais difícil, mas não é impossível.

Se você deseja participar de um workshop, existem algumas maneiras de encontrar eventos da sua área de interesse e que estejam próximos à você.

Além, claro, dos workshops online, que podem ser assistidos de qualquer lugar do planeta.

Aliás, participar desse tipo de evento pode ser atrativo até mesmo para buscar inspirações na hora de organizar seus próprios workshops. Vou te ensinar a fazer tudo isso!

Confira abaixo 3 meios rápidos e acessíveis para participar de workshops:

1. Lista de eventos na Even3

Na seção Eventos da Even3, é possível realizar uma busca personalizada, filtrando os eventos por tipos, datas, estados e áreas de interesse.

como encontrar workshop na even3

2. Google

Nos dias de hoje, praticamente todos os eventos estão no Google. Dessa forma, realizando uma busca rápida por lá, você conseguirá chegar a bons resultados.

Um dica é juntar palavras-chave do tipo “workshop + área de interesse + cidade onde mora”. Assim, o Google poderá entregar exatamente o que você procura.

3. Sua instituição de ensino

Você já procurou saber quais eventos sua instituição de ensino tem promovido?

É bem provável que um workshop esteja na lista! Se não estiver, que tal sugerir?

Na Even3, é bem fácil gerenciar esse tipo de evento de forma gratuita. Aproveite agora:

Crie o seu evento com a Even3

Preparado para tirar o seu workshop do papel? Se você nunca organizou um, listamos todos os passos para que tudo ocorra perfeitamente no seu evento:

1. Defina o tema

Definir a temática do seu workshop vai ser central para as próximas etapas do planejamento.

Lembre-se: esse evento trata de um tema específico, então, escolha de forma objetiva.

Por exemplo, se você deseja falar sobre pintura, será necessário especificar qual tipo de técnica de pintura e qual é o nível de experiência necessária, como workshop de Pintura em Aquarela para Iniciantes.

Assim, o ideal é que você escolha algo que chame atenção de estudantes e profissionais da área. Ou seja, seu público-alvo.

2. Determine o público-alvo

Para construir um perfil detalhado dos seus participantes, você deve pensar no tipo de pessoa que poderá ter interesse em participar do workshop.

Para isto, você pode realizar pesquisas de público e olhar para os eventos concorrentes a fim de construir um perfil com gênero, faixa etária, preferências, formação…

 

Quanto mais detalhado seu perfil estiver, melhor, pois essas informações vão te ajudar a definir informações importantes do seu workshop, como o formato.

3. Escolha data, horário e formato (online ou presencial)

A depender do perfil do seu público, isso pode mudar a forma como um workshop é ministrado.

Por exemplo, se o workshop for profissional, é mais comum que aconteça à noite, após o expediente do público-alvo.

Em alguns casos, o evento também pode ser online, facilitando o acesso a quem tem horários apertados.

Nesse caso, ao definir informações como data, horário e formato:

  • Leve o seu público-alvo em consideração, pensando na rotina e preferências deles;
  • Evite feriados e domingos;
  • Ofereça a estrutura para atender as necessidades específicas do que será ministrado.

4. Garanta os materiais

Falando em necessidades específicas, essas podem ser entendidas como os materiais de apoio para que a oficina ocorra com excelência.

Em outras palavras, você vai precisar fornecer os materiais necessários para o aprendizado do aluno.

Ou deve especificar na hora da inscrição que os participantes precisam ter seus próprios materiais, o que pode deixar o evento mais barato.

De qualquer forma, você precisa listar todos os materiais necessários para que o workshop aconteça.

5. Precifique seu ingresso da maneira correta

Agora, já pensou no impacto que comprar materiais terá no seu orçamento?

Para que não haja um prejuízo no seu workshop, você deve precificar o ingresso da maneira correta! Ou buscar patrocínios para cobrir alguns custos.

-> Saiba como precificar as inscrições do seu evento

Essa é outra possibilidade de garantir lucros. Aliás, os patrocínios e parcerias são uma prática super comum em workshops.

Por exemplo, parceiros podem fornecer os materiais necessários para o workshop em troca de visibilidade.

Assim, os participantes vão vê-los como referência e, após o evento, comprar seus próprios materiais com eles, já que possuem familiaridade e aprenderam com a ferramenta.Baixe agora o Modelo de Projeto de Patrocínio

6. Escolha os mediadores que o seu público espera

Escolher o mediador para o seu workshop vai depender de três características: público, didática e tema.

Assim, ele deve agregar valor à experiência do seu público, mas deve, principalmente, saber ensinar e transmitir o conteúdo da melhor forma possível.

-> Como escolher o melhor palestrante de eventos para o seu público

7. Cuide da experiência do participante

Em eventos práticos e dinâmicos como o workshop, qualquer experiência negativa pode atrapalhar muito o aprendizado do participante.

Por isso, você deve prestar atenção em alguns pontos, como:

Intervalos

É interessante que o workshop seja dividido em blocos para evitar dispersão.

Mas você pode aproveitar essas pausas para promover interação e networking.

Por isso, tente:

  • Dividir os assuntos e colocar os mais atrativos para o início;
  • Em oficinas longas, promova pequenos intervalos para ir ao banheiro e beber água;
  • Reserve um momento para que os participantes tirem dúvidas e expressem suas opiniões.

Credenciamento

Para os workshops, o credenciamento é essencial. Afinal, é isto que vai garantir que o participante estava presente na atividade e pode receber a certificação ao fim.

Por isso, é super importante facilitar esse processo, como torná-lo mais rápido e sem filas, em caso de eventos presenciais.

Isso pode ser feito facilmente com a ajuda de tecnologias.

Por exemplo, plataformas de eventos, como a Even3, normalmente oferecem soluções de aplicativos de credenciamento que tornam o processo bem mais automatizado.

Ou ainda, o credenciamento automático assim que os participantes começam a assistir eventos online, o que garante a segurança do evento.

8. Envie seus certificados

Finalmente, os seus participantes podem receber o que tanto desejam: os certificados!

Ao fim do seu evento, eles já devem estar prontos para serem disparados com as seguintes informações:

  • Nome do participante;
  • Logo do evento e patrocinadores;
  • Carga horária;
  • Assinatura;
  • Tipo de atividade.

É interessante que você não demore para enviá-los ou vai receber muitos e-mails cobrando por isso.

Nesse caso, você pode optar pelo auxílio de uma plataforma de eventos, como a Even3.

Assim, será possível automatizar a criação e envio de certificados, evitando trabalhos manuais, como responder a cada e-mail individualmente, preencher todos os certificados com as informações de cada participante e muito mais.

 

Finalmente, é possível perceber que muitos passos são necessários para criar um workshop. Mas você já está em um bom caminho!

No entanto, você pode se especializar ainda mais gratuitamente! A equipe da Even3 criou um e-book com todos os detalhes mais importantes da organização de workshops.

Além disso, você tem acesso gratuito a outros materiais que podem te ajudar em cada etapa da sua organização. Baixe agora e comece a organizar seu workshop:Como organizar um workshop

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