organizar um workshop

10 dicas essenciais para organizar um workshop

Organizar um workshop está nos planos de muitos organizadores nos dias de hoje.

Isso porque, cada vez mais, esse tipo de evento está sendo procurado por profissionais e estudantes de diversas áreas.

Os workshops são vistos como alternativas rápidas de adquirir conhecimentos e, principalmente, de colocá-los em prática!

Montar um workshop, entretanto, exige muita organização e planejamento.

Por isso, preparamos um conteúdo bem completo sobre o assunto. 

Em um passo a passo, você vai aprender a como organizar um workshop de sucesso e dicas infalíveis para levar a melhor experiência ao seu público.

O que é?

Para saber o jeito certo de organizar um workshop, é importante, antes de tudo, definir o seu conceito. Vanessa Martin, especialista em eventos, define o workshop da seguinte forma:

“Muito utilizado pela área empresarial, com objetivo promocional ou comercial. É um evento de curta duração (poucas horas), dividido em duas partes: a primeira delas é expositiva sobre um tema, serviço ou produto. A segunda é mais prática, com a apresentação e o teste do produto ou serviço. Tem o mesmo formato da oficina, diferindo desta apenas pelo caráter educacional desta última.”

Um workshop, nada mais é, que uma aula que trata de assuntos específicos de forma mais prática. 

E, por lidar com tanta especificidade, eles costumam ser mediados por especialistas, que são profissionais de grande experiência. 

Além disso,  o workshop é um evento mais dinâmico quando se comparado a uma palestra, por exemplo. 

Nele, é possível ter a participação direta do público por meio de debates, da realização de atividades e da troca de experiências.

Qual o objetivo?

A proposta de um workshop é que os conhecimentos sejam adquiridos através da experiência conjunta. 

Uma característica fundamental do workshop é que, nele, os assuntos são abordados de maneira bem mais prática do que teórica.

Por isso, os workshops não costumam ter uma duração muito longa.

Claro que os conceitos e a teoria não são deixados de lado! Mas o real objetivo é que o participante coloque em prática aquilo que aprendeu. 

Como funciona?

Para organizar um workshop, é necessário ter em mente como funciona esse tipo de evento. 

Normalmente, os workshops duram até 8 horas, ocorrendo em um único dia, diferentemente de um curso, que possui duração mais longa. 

Em geral, os workshops funcionam através da exposição do tema, debates em grupos e da conclusão de todos sobre a temática abordada.

Quando devo oferecer esse tipo de evento?

Workshops são ótimos para o fortalecimento do branding da sua empresa, instituição ou associação.

Logo, se você deseja visibilidade e aumentar a credibilidade da sua marca, é mais do que recomendado a realização de workshops.

Mas, lembre-se: ao organizar um workshop, você vai estar educando as pessoas a um tema específico.

E, o conteúdo que deve ser abordado no seu evento precisa estar de acordo com a segmentação do seu público e a sua área de atuação no mercado.

Por isso, é fundamental definir com cuidado toda a programação do workshop.

Como organizar um workshop?

É importante que você defina primeiro o tema que será abordado, seu público-alvo e quem irá ministrar as aulas. 

Por isso, é imprescindível que você, como organizador, selecione alguém de renome e que, principalmente, tenha didática para ministrar seu workshop.

Durante a organização, pense e liste todos os equipamentos que serão usados ao longo dа apresentação e também durante as atividades práticas. 

Escolher um local adequado também é imprescindível. 

Ofereça uma infraestrutura confortável e que atenda às necessidades desse tipo de atividade.

Aprenda, em um passo a passo simples, como organizar um workshop!

Desde o planejamento do workshop à emissão de certificados, cada etapa envolve um certo cuidado!

Para levar a melhor experiência aos  participantes do evento, é necessário cuidar minimamente de cada detalhe.

Por isso, listamos por etapas cada ação que deve ser feita na hora de organizar um workshop.

Pensando em todos esses aspectos, dividimos por objetivos cada ação que deve ser feita na hora de organizar um workshop.

checklist para eventos

1. Defina o tema, ele será seu guia

O primeiro passo é definir a temática que será abordada no seu workshop.

Ele também ajudará a definir todas as próximas etapas do planejamento.

É importantíssimo escolher uma temática que seja tendência no seu segmento de atuação e que agrade o público convidado.

Encontre algo que os estudantes e profissionais das áreas estejam buscando aprimorar e demonstrem interesse. 

Através do Google ou das redes sociais, você consegue descobrir os temas que mais estão em alta no seu ramo de atuação, como por exemplo, Customer Success, Big data, UX Design, dentre outros.

Além disso, fazer uma pesquisa sobre os temas que estão sendo utilizados pelos concorrentes pode ajudar a gerar excelentes ideias!

2. Determine o público do seu workshop

Conhecer o público que irá participar do seu workshop é um ponto-chave para definir os próximos passos do seu evento. 

Dessa forma, você terá um norte sobre quais assuntos não podem deixar de serem abordados. 

Para construir um perfil detalhado dos seus participantes, você deve pensar no tipo de pessoa que poderá ter interesse em participar do workshop.

São homens, mulheres ou o sexo é indiferente? De que faixa etária? São estudantes ou profissionais já formados?

Cоm еѕѕа informação, você consegue encontrar a pessoa certa para ministrar o workshop. E ainda consegue definir o local ideal para sediar o evento. 

Depois disso, você deve determinar qual o número de participantes para o seu evento e se será pago ou gratuito.

Desde o início do planejamento do seu evento, você precisar deixar claro se o workshop será pago ou gratuito. 

Pago ou não, todo evento gera um custo. E esse valor precisa ser suprido de algum lugar – seja de um patrocinador ou da venda de ingressos. 

3. Defina a data, local e o horário

Já sabe o tema que será abordado no seu evento e o perfil dos participantes? 

Então agora é o momento de você definir a data, o local e o horário do seu workshop.

Você deve levar em consideração onde o seu público está concentrado, quais seus interesses, lugares que frequentam, se são estudantes ou profissionais formados.

Depois disso, você deve pensar no melhor horário para que o evento aconteça, se é melhor realizá-lo em dias úteis ou aos finais de semana, e também se será pela manhã, tarde ou à noite.

É importante checar se eventos concorrentes estão acontecendo no mesmo período que o seu. 

Pois assim, você evita que o participante tenha que escolher entre o seu workshop e o do concorrente. 

Fique atento também às datas comemorativas, feriados e imprensados. Veja se faz sentido que o seu evento aconteça em meio a um feriadão, por exemplo. 

Em relação ao local que sediará o workshop, pense sempre na questão do conforto e da localização.

É preciso que o local tenha umа boa infraestrutura e que seja de fácil acesso, pois assim, é certeza que seu público estará presente no seu workshop. 

4. Escolha os palestrantes e mediadores

Escolher o mediador/palestrante perfeito para o seu workshop vai depender de três característica: público, didática e tema!

Em relação ao tema, você deve buscar profissionais que sejam referência na área.

E, para o workshop se tornar atrativo, é importante encontrar um palestrante que fale a mesma linguagem do público esperado no evento.

O palestrante deve agregar valor à experiência do seu público, mas deve, principalmente, saber ensinar e transmitir o conteúdo de forma mais didática possível. 

Prender а atenção dаѕ pessoas hoje еm dia é um dоѕ grandes obstáculos enfrentados por professores е palestrantes еm todo о mundo. Principalmente роr causa dо excesso dе informação.

Se possível, para tornar seu workshop ainda mais inovador, traga pessoas de fora e que possam fazer a diferença na hora de transmitir conhecimento!

5. Reforçe o branding do seu evento!

Criar uma identidade visual para o seu evento faz com que ele seja reconhecido mais facilmente.

Além disso, você pode conseguir aumentar ainda mais a relevância e a autoridade do evento para seu público.

Outra estratégia para reforçar o branding do seu workshop, é oferecer blocos de anotações, canetas e crachás personalizados aos participantes. 

É através de estratégias de marketing que você pode deixar sua marca lembrada no pós-evento.

Se necessário, busque um parceiro especializado para produzir esses materiais com qualidade e que possa cuidar de toda a estratégia de marketing do seu evento.

 

6. Confira cada detalhe

Checar previamente todo material que será usado no workshop é fundamental para o sucesso do seu evento.

Para isso, liste todos os equipamentos e recursos que serão necessários, como notebook, caixas de som, microfones e projetores.

Lembre-se que todos os detalhes são importantes e vitais para o sucesso da ação.

É interessante, também, testar apresentações e vídeos diversas vezes e salvá-los em diferentes formatos para evitar transtornos e imprevistos.

Além disso, é imprescindível que você faça um checklist de tudo o que já foi feito para o seu evento e os detalhes que não foram finalizados.

7. Divulgue seu workshop!

Depois de planejar um workshop incrível, é hora de divulgá-lo para o seu público!

Lembre-se que workshops possuem temas bem específicos e possuem baixa duração quando se comparado a cursos.

Por isso, fazer um planejamento da divulgação, de acordo com os objetivos e também com a verba disponível é fundamental para alcançar o número esperado de participantes.

Distribuir material impresso, como flyers e cartazes em pontos estratégicos que público-alvo еѕtеја presente é necessário para uma divulgação eficaz.

Durante as divulgações do seu workshop, você deve informar os objetivos, preços, área de atuação, bem como as oportunidades que o evento irá oferecer ao participante. 

Além disso, é imprescindível que informe quais serão os mediadores/palestrantes, horário, local e data do seu evento.

Divulgar o seu workshop nas redes sociais é uma excelente estratégia para alcançar um maior número de pessoas. 

É muito importante também, fazer parcerias com empresas e canais relacionados à temática do evento que possam divulgar ainda mais seu workshop!

8. Chegou o grande dia! E agora?

Depois de tanta organização e planejamento, chegou o grande dia. 

É imprescindível que você acompanhe de perto todo o workshop. Assim, você garante que a experiência do participante seja perfeita desde a entrada até o pós-evento. 

Credenciamento

Promover um evento sem filas é um sonho tanto para organizadores como para os participantes.

É nessa hora que são entregues crachás, etiquetas e outros materiais. 

Inclusive, temos modelos gratuitos de crachás para eventos. Você pode baixá-los agora, gratuitamente:

É importante pensar na etapa do credenciamento com muito cuidado. 

Uma boa dica é dividir as filas por grupos (nomes iniciados com as letras A-D; E-L…) e também separar a entrega de kits do credenciamento. 

Ninguém gosta de enfrentar filas longas e uma simples confusão no credenciamento pode causar uma péssima primeira impressão aos participantes. 

Se você optar por realizar o credenciamento por uma plataforma de eventos, fica ainda mais fácil. Tudo será automatizado e registrado via QR code. 

Assim, você não perde nenhum detalhe sobre quem esteve no seu evento e facilita a vida dos participantes e da sua equipe.  

Com um sistema de eventos, a organização pode dar adeus às confusas planilhas com informações dos participantes.

Intervalos

É interessante que о workshop seja dividido em blocos. Isso evita que оѕ participantes se dispersem ou percam o interesse no tema que está sendo tratado. 

Já pensou em oferecer um “coffe-break” para os frequentadores do seu evento?

É uma oportunidade de promover a interação entre os envolvidos, incentivar a troca de ideias, conhecimentos adquiridos e estabelecer o networking.

Deixe seu workshop fluir!

  • Nа divisão dоѕ assuntos, coloque аquеlеѕ mаіѕ densos раrа о início dо workshop, pois nesse momento оѕ espectadores estarão mаіѕ atentos.
  • Proponha pequenos intervalos еntrе um palestrante е outro раrа quе оѕ participantes possam tomar água оu ir ао banheiro.
  • Reserve um espaço раrа quе аѕ pessoas possam expressar аѕ ѕuаѕ opiniões, tirar dúvidas е propor sugestões. Aѕ informações passadas pelos participantes podem ѕеr muіtо importantes nа hora dе organizar um próximo evento.

9. Invista no pós-evento

O workshop chegou ao fim, mas o seu trabalho como organizador não!

Quem trabalha com produção de eventos sabe que investir no pós-evento é essencial.

Os organizadores que pretendem tornar a sua marca mais reconhecida no mercado e planejam organizar outras edições do workshop precisam ficar atentos a esse detalhe.

Então, essa é a hora de divulgar fotos e vídeos do workshop. Marque os participantes nas redes sociais e ganhe curtidas e seguidores nas redes sociais.

Uma boa estratégia é ouvir o feedback dos participantes. Essa é uma grande oportunidade para analisar quais foram os pontos de destaque e os que podem ser melhorados em uma outra oportunidade. 

Esses retornos dos participantes podem gerar novos insights de novos temas para serem trabalhados em um novo workshop!

Compartilhe os feedback positivos nas redes sociais, com a autorização dos participantes, claro!

Dessa forma, você consegue estreitar o relacionamento da sua marca com o público!

10. Envie os certificados

Para muitos participantes, receber o certificado de que compareceu ao evento é fundamental. 

Além de agregarem valor à carreira daquele profissional, os certificados servem também como horas complementares de instituições de ensino. 

Muitos eventos ainda optam por distribuir o certificado na versão impressa. Essa é uma alternativa válida, mas talvez não seja a mais prática!

Hoje, já é possível disponibilizar os certificados dentro de uma plataforma de eventos. 

Além de reduzir os custos com impressão, a plataforma permite que seu participante acesse sempre que quiser os certificados!

E agora? Já se sente preparado para organizar um workshop de sucesso? Que tal utilizar uma plataforma para te ajudar nesse trabalho?

A Even3 permite que tudo do seu evento fique registrado em um só lugar: lista de participantes, certificados, trabalhos submetidos, tudo para que você organize seu workshop da forma mais prática e menos trabalhosa.

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