Imagem de destaque: como organizar eventos híbridos

9 passos para organizar eventos híbridos de sucesso

Você sabia que, de acordo com uma pesquisa realizada pela Bizzabo, 71% dos organizadores disseram que pretendem experimentar o evento híbrido em 2021?

Só que anteriormente apenas 23,5% deles tinham realizado esse modelo de evento. Ou seja, para muitos de nós o evento híbrido é realmente uma novidade!

O bom é que ele segue em crescimento constante e deve se manter assim para além da pandemia.

Afinal, quem não gostaria da liberdade de escolher qual é a forma ideal para participar de um evento? Com o híbrido, os participantes têm mais opções entre o presencial e o virtual.

Por outro lado, cabe ao organizador estar por dentro de todas as novidades e garantir a melhor experiência para o participante.

Pensando em te preparar para a organização dos eventos híbridos, neste conteúdo vamos tratar de:

Primeiramente, antes de considerar realizar um evento híbrido, você precisa saber o que ele é.

Este formato, como o nome já diz, é uma mistura entre dois tipos de eventos: o evento presencial e o evento online.

Assim, há duas coisas que são essenciais para a sua existência:

  • Duas programações distintas para atender as demandas específicas dos dois tipos de audiências: presenciais e online;
  • Ao menos alguns elementos de experiência compartilhada, para que cada parte se conecte e se sinta presente no evento.

Por esses motivos, a organização desse tipo de evento é diferente do online ou presencial e você precisa estar atento a alguns pontos cruciais. Vou te explicar quais são!

1. Defina sua estratégia

Provavelmente você já deve ter escolhido o modelo híbrido, mas é importante que você pense se ele realmente faz sentido para o seu evento.

Primeiro, você precisa conhecer os eventos híbridos à fundo e estar por dentro dos diferentes tipos, como a conexão com participantes remotos, conexão com palestrantes remotos e o multi-hub meetings, que une a experiência tecnológica de um grande evento online transmitido para diferentes locais físicos.

-> Saiba mais sobre eventos híbridos: tipos e principais vantagens

Depois, pense nos seus objetivos. Do que seu evento precisa? O que você quer e pode oferecer aos seus participantes? Dá para proporcionar uma boa experiência híbrida ou é melhor escolher apenas um formato?

É claro, você deve pensar também nas finanças, já que os eventos híbridos, apesar de normalmente serem mais econômicos que os eventos presenciais, possuem demandas a mais se comparado com o online.

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Com esses pontos bem definidos, você já tem uma estratégia de evento híbrido elaborada e pode seguir para os próximos pontos da organização.

2. Monte uma equipe incrível

A equipe é um dos pilares do evento híbrido. 

Afinal, você precisará dela para fazer com que todas as atividades do seu evento dialoguem e a experiência compartilhada, de fato, aconteça.

Por isso, é importante que você:

  • Tenha certeza de que as pessoas da sua equipe têm as habilidades necessárias, como facilidade com tecnologia ou a possibilidade de executar várias tarefas;
  • Sempre inclua um líder de equipe que possa alinhar as ações entre as partes online e presencial do seu evento;
  • Todos os membros da equipe saibam e compartilhem os mesmos objetivos e o propósito do evento;

3. Encontre o local certo

Agora, para fazer com que seu evento aconteça, você precisa encontrar o local certo.

Mas, diferente dos espaços apenas presenciais, o evento híbrido precisa de um ambiente seguro capaz de entregar uma experiência imersiva e engajar tanto no ao vivo, como no online.

Por isso, você deve ter certeza que o espaço oferece uma infraestrutura tecnológica capaz de se moldar para atender as necessidades do seu evento, como espaço para instalar equipamentos de transmissão ao vivo ou local de gravação, caso você opte por transmissões gravadas.

-> Conheça todos os tipos de transmissões online

Em resumo, você precisa de um local que supra as necessidades de todas as etapas do seu evento.

4. Crie uma programação híbrida

No seu evento, o conteúdo é tudo! E no híbrido há uma preocupação ainda maior porque você vai precisar criar uma programação para duas audiências distintas, ambas com necessidades específicas.

Ao mesmo tempo, você precisará de habilidade para fazer com que os dois públicos tenham uma experiência compartilhada sempre que necessário.

Portanto, isso requer algumas atenções na hora de definir a programação, como:

  • Determinar quais elementos da programação vão estar disponíveis para as duas audiências ao mesmo tempo;
  • Conhecer os tipos de transmissão online e as tecnologias disponíveis para gerar a melhor experiência;
  • Definir como o conteúdo vai ser produzido e distribuído para os dois públicos;
  • Escolher uma plataforma de evento para exibir a parte online.

Ainda, é preciso lembrar que um conteúdo de qualidade é uma das maneiras do seu público virtual ter uma experiência de evento tão grandiosa como o presencial, por isso, você precisa investir na programação e nas tecnologias disponíveis.

5. Demonstre o valor do seu evento através do Marketing

Com todo planejamento bem definido, com certeza você tem um grande evento para vender e atrair o maior número de pessoas possível! Mas você sabe como fazer isso?

É através da comunicação que você vai demonstrar os benefícios do evento híbrido aos seus participantes.

Por isso, você precisa incluir as estratégias de marketing digital para eventos na organização do seu evento híbrido e ser coeso em todos os pontos de comunicação.

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Por exemplo, suas campanhas de e-mail marketing, site para eventos e até a pesquisa de satisfação devem estar bem alinhadas com o híbrido, lembrando sempre que você está conversando com dois tipos de público.

#DicaEven3: No caso do e-mail marketing, você pode mesclar e-mails gerais com conteúdos exclusivos para o público segmentado entre presencial e online.

6. Aumente as possibilidades para patrocinadores e expositores

Aliás, falando em valores do evento híbrido, outra oportunidade que eles oferecem é a possibilidade de vender mais os patrocinadores e aumentar o alcance dos expositores.

E isso também precisa ser ressaltado na sua comunicação, principalmente nos projetos de patrocínio!

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Nesse caso, você pode demonstrar ainda mais valor aos patrocinadores ao:

  • Utilizar dados e novas tecnologias para mostrar aos patrocinadores que a participação deles no evento é um sucesso;
  • Fazer um inventário das oportunidades de geração de leads disponíveis no seu evento;
  • Adicionar os patrocinadores em vídeos nas transmissões e durante a programação do evento;
  • Investir em estandes virtuais, como os disponíveis na Área de Transmissão da Even3.

-> Veja 5 dicas de patrocínio online para o seu evento

7. Faça as comunidades acontecerem!

Outro ponto super importante para eventos é o engajamento e esse acaba sendo o maior diferencial dos eventos presenciais.

Na verdade, a comunidade é o que dá maior sentido a tudo! Mas nem sempre essa sensação é facilmente transmitida para o virtual.

Por isso, sua organização tem um desafio: trazer o mesmo sentido de comunidade para todos presentes no evento híbrido.

Uma dica valiosa é engajar pessoas com propósito, seja através de conteúdos mais humanizados, como também criando conexão com sua marca e com outros participantes.

Para isso, você pode recorrer a estratégias como:

  • Incluir palestrantes virtuais em sessões ao vivo;
  • Ter painéis para encorajar o diálogo entre audiências;
  • Criar sessões interativas, como os chats, perguntas e sorteios disponíveis na Área de Transmissão da Even3;
  • Oferecer oportunidades de networking e espaço de interações, como fóruns, entre participantes;
  • Criar comunidades exclusivas nas redes sociais para os participantes do evento;
  • Gamificar a experiência do evento com jogos interativos;
  • Fazer perguntas aos seus participantes e conversar com eles em tempo real;

Assim, a sua organização consegue facilitar conexões mais profundas e impactar positivamente o engajamento e lucratividade do evento híbrido.

8. Acompanhe os dados

Sabe aquele benefício de captação de dados e acompanhamento de métricas do evento online? No evento híbrido, você tem dados sobre praticamente todos os aspectos do evento!

Uma dica é capturar os dados certos (e no momento certo) para ter insights que possam otimizar o seu evento no futuro.

Nesse caso, os dados que você pode acompanhar são:

Dados sobre o evento

Dados como custos, localização, total de sessões e inscrições vendidas são bem importantes para comparar entre diferentes edições e buscar o que performa melhor.

Com o tempo, você será capaz de realizar testes e ver o que seus públicos preferem.

Confira dados sobre Eventos Online em 2021

Dados de perfil

Dados de perfil são sobre o seu público.

Nesse caso, é nesse momento que você vai conseguir seus leads, então o ideal é coletar os dados que você precisa, como dados demográficos ou local de trabalho.

Mas lembre-se sempre de seguir a Lei Geral de Proteção de Dados, garantindo que a finalidade do uso desses dados esteja bem evidente e que as informações concedidas tenham garantia de segurança e privacidade.

Dados de engajamento

Você pode coletar muitos dados de engajamento durante o evento, como carrinho de compras, momento de inscrição, cliques, preenchimento de formulários, logins em app e muito mais!

Esses são aqueles dados super importantes para que você saiba como seus participantes se comportam, o que gostam e, principalmente, do que precisam.

Assim, seu evento pode ser muito mais direcionado e você pode criar um relacionamento mais personalizado com seus participantes.

9. Prepare-se bem e treine muito

De fato, eventos híbridos são novidade para muitos organizadores, por isso, a prática é o último ponto essencial para a organização de eventos híbridos!

Nesse momento, a estratégia é diminuir a probabilidade de erros, então você precisa ter certeza de que seu time e os palestrantes estão familiarizados com novas tecnologias, tanto virtuais como presenciais.

Isso inclui fazer ensaios com todos, preparar o tema, esclarecer protocolos de comunicação, ter um dicionário de termos em comum e, principalmente, ter planos para lidar com imprevistos, caso eles ocorram.

Ao fim de todos esses passos, não somente você, mas toda a sua equipe estará pronta para organizar eventos híbridos. E que tal começar agora?

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