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Eventos recorrentes: 4 dicas que você precisa saber antes de organizar um

Você já pensou em fazer mais edições do seu evento? Isto é, torná-lo recorrente e criar uma cultura ao redor dele?

Essa pode ser uma alternativa bem lucrativa, pois seu evento vai se firmar no mercado, tornando-se referência e fidelizando participantes mais antigos.

Para muitos organizadores, é natural que um grande evento torne-se periódico, mas sabia que você pode ir além do que só reproduzir as mesmas versões anuais?

Ainda, quem realiza esse tipo de evento sabe que pode ser um pouco mais complicado para manter as expectativas lá no alto ou oferecer melhorias em relação à edição passada.

Pensando nisso, separei 4 dicas práticas que vão te salvar na hora de organizar um evento recorrente. Saiba mais:

Benefícios dos eventos recorrentes

  • Firma seu evento como referência sobre o tema central;
  • Gera comunidade de participantes engajados;
  • Cria expectativa ao redor do evento;
  • Mantém um público assíduo e garante a venda de parte dos ingressos;
  • É mais fácil para conhecer o público e se comunicar com ele;
  • Possibilita melhorias ao longo das edições e execução de ideias compartilhadas nas pesquisas de satisfação.

4 dicas para organizar eventos recorrentes de sucesso

1. Facilite a criação de comunidades

Primeiramente, você já deve ter percebido que eu falei muito de comunidades, não é?

Isto porque esse é um dos maiores benefícios dos eventos recorrentes. Mas comunidades não são criadas do nada!

Você pode estimular o engajamento dos seus participantes com as seguintes ações:

Utilizar as redes sociais ao seu favor

As redes sociais são um ótimo canal de comunicação em massa e facilitam a interação com o seu público.

Por lá, você pode incentivar o engajamento com o evento, principalmente se a primeira edição já aconteceu e os participantes já o conhecem.

Por exemplo, no instagram, você pode usar hashtags (#) únicas para o evento, compartilhar fotos e vídeos feitos por seus participantes, utilizar enquetes e muito mais!

-> Confira dicas de conteúdos para divulgar o seu evento no Instagram

Criar expectativa para as próximas edições do seu evento

Quando falamos em redes sociais, quase sempre pensamos em marketing digital!

Isto é, ações de divulgação do seu evento nos meios digitais.

Nesse caso, essas ações são ideais para gerar expectativa para as próximas edições.

Afinal, você pode começar a divulgar as novidades no Instagram, criar um mistério em torno dos próximos convidados ou até mesmo, através do e-mail marketing, enviar conteúdo exclusivo para os participantes recorrentes.

Então, que tal aquecer os participantes da edição anterior enviando e-mails com descontos e promessas sobre a próxima edição do evento?

Ter grupos específicos para seus participantes

Por fim, nada melhor do que grupos para firmar a comunidade!

Por exemplo, o Festival do Conhecimento, da UFRJ, criou uma newsletter mensal para se comunicar com os participantes mesmo depois do fim do evento.

Você pode também criar grupos no Whatsapp, Telegram ou Facebook para compartilhar conteúdo e permitir que os participantes discutam e interajam entre si.

Assim, seu evento será sempre visto como uma plataforma de encontros e networking.

Mas lembre-se: os grupos têm tom de exclusividade, então é ideal manter ali apenas as pessoas que conhecem o evento.

Para isto, você pode divulgar o link do seu grupo em lugares de fácil acesso somente aos participantes.

Por exemplo, na Even3, é possível adicionar um link para o grupo do Whatsapp ou Telegram na página de confirmação de inscrição do participante.

Demonstração na Even3: link para grupo no Whatsapp

2. Utilize pesquisas de satisfação

Os eventos recorrentes permitem testes e melhorias de edição para edição, mas como saber o que está dando certo e o que ainda pode melhorar?

É simples: invista em pesquisas de satisfação! Elas são instrumentos que servem para medir e avaliar a qualidade do evento.

Conhecidas também como feedback, elas podem ser realizadas em diferentes momentos do evento e através de ferramentas diversas.

Entre os exemplos mais comuns estão os formulários, e-mails, Net Promoter Score (NPS) e plataformas de eventos como a Even3, que já possuem pesquisas de satisfação no próprio site.

Demonstração de avaliação de evento na Even3

Inclusive, pensando em te ajudar, criamos um modelo de Pesquisa de Satisfação para te auxiliar na mensuração do sucesso do seu evento. É só baixar e começar a usar:

3. Copie as informações do evento anterior

Para manter a qualidade, eventos recorrentes demandam muita atenção da organização e muitas vezes necessitam repetir algumas coisas das edições passadas.

Por isso, que tal automatizar alguns processos? Na Even3, você consegue copiar as principais informações de um evento antigo e não se preocupar com o que pode ter sido esquecido.

Demonstração de tela de copiar evento na Even3

4. Crie relacionamento com seus contatos

Outra funcionalidade que é essencial para eventos recorrentes é a possibilidade de exportar os contatos dos participantes inscritos.

Isso será super necessário para dar continuidade à comunicação, trabalhar os contatos interessados e informar sobre as novidades das próximas edições.

Dessa forma, você pode utilizar a funcionalidade de exportar contatos e usá-los para e-mail marketing.

e-mails para eventos

Na Even3, por exemplo, esse passo é super simples! Basta ir no Menu Pessoas e exportar seus contatos de forma segmentada com data de inscrição, categoria e demais dados informados no momento da inscrição.

Mas não se esqueça de sempre deixar o participante ciente e de acordo de como os seus dados serão usados, tá bom? Assim você respeita a Lei Geral de Proteção de Dados do Brasil.

Agora, é hora de começar a colocar a mão na massa para a próxima edição do seu evento.

Comece conhecendo a Even3, a plataforma que vai automatizar e tornar mais simples as principais etapas do seu evento recorrente. Crie um evento gratuitamente:

Crie seu evento na Even3

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