sistema de credenciamento

5 dicas sobre sistema de credenciamento para seu evento!

O sistema de credenciamento é a primeira impressão que fica, por isso, é um ponto que exige muita atenção.

Um problema comum na maioria dos eventos é as pessoas esperando na fila! Essa situação acaba causando insatisfação por parte dos participantes e ainda gera a impressão de desorganização por parte da comissão.

Sabemos que é de extrema importância escolher um sistema de credenciamento que se adeque ao porte do seu evento. Pensando nisso, elaboramos cinco dicas de credenciamento que vão fazer do seu evento um sucesso.

1. Escolha do local

Você não quer ver as pessoas julgando seu evento antes mesmo dele começar, então, escolha um local arqueado para realizar o credenciamento.

Seja cauteloso na hora da escolha, quanto maior e mais espaçoso melhor. Em eventos pequenos é mais fácil encontrar um local adequado.

Já em eventos grandes, quanto maior for o número de pessoas, maior é a influência do local na percepção dos participantes.

Prefira locais abertos e arejados, evite salas fechadas pois muitas pessoa se sentem desconfortáveis em lugares fechados, apertados e cheios de gente.

2. Prepare a equipe

É importante possuir um número suficiente de funcionários para garantir que as filas não se tornem um problema. O número de pessoas que você possui na sua equipe deve ser proporcional ao número de participantes que você está esperando.

Para descobrir o número exato é só realizar uma simulação:

  1. Defina a quantidade de pessoas que irá atuar no credenciamento
  2. Simule quanto tempo uma único participante leva para se credenciar

Agora basta aplicar essa formula:

fórmula de sistema de credenciamento

Se 1 pessoa é credenciada em 3 minutos, e você possui 1.000 participantes inscritos, e uma equipe de 10 pessoas credenciando, então, o credenciamento levaria 5 horas!

Na dúvida, é melhor ter pessoas demais na equipe do que deixar os participantes esperando em uma longa fila. Lembre-se, este é um evento profissional não uma fila para um parque de diversões.

3. Sinalize o local

Pode parecer óbvio para você onde fica o local de credenciamento, mas nada é pior para o participante do que ficar perdido sem saber para ir.

Use e abuse da sinalização, não precisa ser muito rebuscado, imprima setas e direções em um papel para orientar as pessoas. Mesmo que o seu evento tenha uma única entrada, deixe isso bem claro e sinalizado.

Assuma que seus participantes nunca estiveram ali e que eles talvez nem saibam que existe um local de credenciamento! É de extrema importância sinalizar e orientar os participantes na direção correta.

4. Divida as filas

Crie filas separadas quando necessário. Você pode usar várias filas, uma fila para participantes que querem se inscrever na hora, outra fila para participantes com problemas de pagamentos, outra fila para receber o material e crachá.

Essas diferentes filas facilitam que seu credenciamento esteja sempre em movimento e organizado.

Se o evento é muito grande e as filas são longas, coloque sua equipe para receber e acalmar os participantes, orientando as pessoas e fornecendo informações e respondendo a perguntas.

Um fila muito grande pode criar um ambiente desagradável.

5. Use a tecnologia à seu favor, use um sistema de credenciamento!

Aplicativos de credenciamento são uma solução para agilizar e dinamizar este processo! Eles aceleram a entrada das pessoas e facilitam a consulta de dados reduzindo filas e mão de obra.

A Even3 disponibilizou um aplicativo que permite que o sistema de credenciamento seja inteiramente feito através de smartphones. Já está disponível na APP Store e na Play Store. Com ele, é possível realizar o credenciamento até mesmo sem internet! É possível credenciar offline e sincronizar após o evento.

imagens de sistema de credenciamentos da Even3Com ele também é possível economizar tempo e dinheiro, imprimindo a lista de presença, dessa forma dispensando os leitores de código que não são nem um pouco ágeis e integrados. Por ser intuitivo e ter um bom design de interação, você não terá dificuldades para utilizá-lo, bastando gerar seu Código na área de credenciamento no menu Opções.

Em outro post, trouxemos 6 dicas para agilizar o credenciamento do seu evento.

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