Como fazer a programação do evento da melhor forma possível

Você tem dúvidas de como fazer a programação de eventos? Essa é uma etapa que costuma gerar uma tremenda dor de cabeça para você?

Se sim, saiba que isso é bastante comum! 

Com tantas atividades, temas e palestrantes a serem distribuídos em locais e horários, muitos organizadores se sentem perdidos na hora de montar a programação de um evento. É por isso que sempre indicamos que essa etapa do evento seja feita com antecedência. 

Especialmente se o evento for de grande porte ou contar com um grande número de atividades. 

A Semana de Ensino, Pesquisa e Extensão (SEPE) conseguiu superar essa barreira e gerenciou, com maestria, mais de 140 atividades em um único evento!

Pensando justamente em acabar com esse problema dos organizadores, reuni 5 passos que vão te ajudar a montar a programação de um evento da melhor forma possível. 

De bônus, que tal algumas dicas de como organizar melhor a apresentação de trabalhos do evento?

Vamos lá!

5 passos para montar uma programação de evento

1. Determine os formatos das atividades

Logo na fase de planejamento, é importante pensar que tipos de atividades vão acontecer no seu evento. 

Eventos grandes costumam contar com múltiplas atividades acontecendo simultaneamente. E é aí que mora o desafio dos organizadores: como organizar a programação da melhor forma possível?

O segredo está em tornar o seu evento tão atrativo, com atividades tão boas e temas tão relevantes, que seus participantes vão querer estar em dois lugares ao mesmo tempo!

Na plataforma Even3, você consegue selecionar entre 25 formatos de atividades disponíveis ou ainda criar uma atividade de acordo com a necessidade do seu evento. 

Palestras, workshops, visitas técnicas, minicursos e mesas-redondas são alguns exemplos de atividades que você pode adotar na sua programação. 

2. Determine os locais e fique atento à capacidade de cada um deles

Onde ocorrerão essas atividades? 

Ao escolher a sede do seu evento, pense se ela fornece uma estrutura capaz de comportar todas as atividades de maneira organizada. 

Para isso, elabore uma lista dos espaços ideais para a execução de cada atividade. Por exemplo, palestras aconteceriam melhor em uma sala de aula ou em um auditório?

E a apresentação de pôsteres? Elas poderiam ficar em um salão? Onde aconteceria o coffee-break?

As rodas de conversa podem acontecer em um espaço ao ar livre? 

Dica Even3: Não se esqueça de levar em consideração a capacidade de pessoas de cada local. Então, na hora de planejar o quê acontecerá em cada lugar, veja quais atividades receberão um maior número de participantes e as aloque para espaços maiores. Assim, você não irá passar por tumultos no dia do evento e não terá participantes decepcionados!

Na Even3, você consegue adicionar quantos espaços forem necessários para a programação do seu evento. 

Por exemplo: Sala 212, Auditório Recife, Espaço de Convivência, etc.

E ainda, controlar o número de participantes inscritos nas atividades estabelecendo um limite de vagas para elas. 

Você pode estabelecer esse limite de acordo com a capacidade do local (ex. o auditório comporta 300 pessoas) como também pela necessidade de oferecer um melhor acompanhamento ao seu público. 

Ao preencher todas as vagas da atividade, as inscrições são automaticamente bloqueadas pelo nosso sistema. Então, você não precisa se preocupar com a superlotação das salas. 

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3. Defina os temas e os palestrantes das atividades

Muito provavelmente, quando começou a organização do evento, você já tinha em mente certos temas e palestrantes/monitores que não poderiam ficar de fora do seu evento, certo?

Definir o tema das atividades e os palestrantes é um dos itens mais importantes na elaboração da programação de eventos. 

Escolher bons nomes e assuntos que são tendência naquele momento tornam o seu evento atrativo e, consequentemente, convertem mais inscritos. Dessa forma, procure referências do meio, pessoas de influência e que saibam se comunicar. 

Nesta etapa, não hesite em fazer uma curadoria minuciosa. 

Adicionar uma pequena biografia ao perfil de cada palestrante é uma excelente estratégia para agregar valor ao seu evento. 

Quando os participantes têm acesso a um bom conteúdo e este é transmitido da maneira certa, o sucesso do evento já está praticamente garantido. Então, quando for montar a grade de programação do seu evento, determine quem ficará responsável pelo quê. 

Ou seja, quem dará palestras e sobre que temas. Quem será o “professor” ou “monitor” de cada atividade. 

4. Distribua bem os horários 

Para a programação de eventos funcionar, você precisa delimitar o tempo disponível para cada atividade. Isso é fundamental para que o evento flua da melhor maneira possível. 

Os palestrantes e professores devem ser informados, com antecedência, de quanto tempo terão disponíveis no evento. Assim, eles conseguem se planejar e organizar a apresentação, a aula ou o debate dentro daquele limite de tempo. 

5. Divulgue a programação de forma clara

Elabore uma programação clara a fim de que os participantes entendam o que acontece em cada momento do evento. 

Uma boa opção é divulgar a programação de eventos, dividindo-a por data, horário e também por formato de atividade. Deste modo, os participantes conseguem visualizá-la mais facilmente. 

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Na Even3, os participantes conseguem, inclusive, realizar uma busca por atividade, filtrando-as por tipo (cada atividade possui uma cor diferente), data, tipo de pagamento e também por local. 

Lembre-se: cumprir os horários das atividades é essencial. Imagine ter programado uma mesa-redonda para às 9h, mas ela começar às 8h! Os participantes sairão frustrados. 

O mesmo vale para a situação contrária: quando um evento ultrapassa demasiadamente o horário estabelecido na programação, muitos participantes precisam sair antes do fim das atividades. 

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Dicas para organizar a apresentação de trabalhos do evento

Seu evento irá contar com apresentação de trabalhos? Se sim, elas também deverão estar presentes na programação geral do evento. 

Quando for distribuir os trabalhos, leve em consideração:

O tipo de apresentação

A apresentação é oral ou consiste na exposição de pôsteres?

Para as apresentações orais, é importante reservar salas com horários específicos para cada trabalho. Elas necessitam de uma banca avaliadora e de um espaço mais tranquilo, de forma que os autores do trabalho consigam ser facilmente ouvidos. 

Já a exposição de pôsteres permite que você reserve um mesmo espaço (de preferência, grande) para vários autores. Um auditório ou quadra consegue receber vários pôsteres ao mesmo tempo.

O tempo de duração

Principalmente para as apresentações orais, estabeleça um tempo máximo de apresentação.  Pense de uma forma para que todas as apresentações caibam na grade do evento. 

É importante deixar um intervalo entre uma apresentação e outra. Assim, os autores conseguem preparar materiais e evitar imprevistos ao longo da atividade. 

A área temática e a modalidade do trabalho

Eventos multidisciplinares costumam dividir seus trabalhos por áreas temáticas. 

Para que a programação de apresentação fique o mais organizada possível, tente organizar as salas e os horários das apresentações de acordo com as áreas temáticas e com as modalidades dos trabalhos. 

Assim, os participantes não ficam perdidos entre pôsteres de química e de ciências sociais. 

E encontram mais facilmente o que são Projetos de Pesquisa, Relatos de Experiência, Estudos de Caso…

Hoje, é possível organizar a apresentação dos trabalhos de um jeito prático, sem stress e sem choque de horários. 

Afinal, nenhum organizador quer ter o transtorno de, na hora do evento, duas apresentações estarem  marcadas para o mesmo dia e local.

Com uma plataforma de eventos, você não vai ter esse problema.

Quer acabar com o estresse de montar uma programação de eventos? Fale com a Larissa! Ela te ajudará a encontrar as melhores soluções para o seu evento.