Como fazer a programação do evento da melhor forma possível

Você tem dúvidas de como fazer a programação de eventos? Essa é uma etapa que costuma gerar uma tremenda dor de cabeça para você?

Se sim, saiba que isso é bastante comum! 

Com tantas atividades, temas e palestrantes a serem distribuídos em locais e horários, muitos organizadores se sentem perdidos na hora de montar a programação de um evento. 

Por isso, o mais indicado é que essa etapa do evento seja feita com antecedência, especialmente se o evento for de grande porte ou contar com um grande número de atividades, e até explorar as diferentes formas possibilidades para híbridos ou online. 

Como, por exemplo, a Semana de Ensino, Pesquisa e Extensão (SEPE), que conseguiu superar essa barreira e gerenciou, com maestria, mais de 140 atividades em um único evento!

E, para acabar com esse problema dos organizadores, reuni 5 passos que vão te ajudar a montar a programação de um evento da melhor forma possível. 

De bônus, que tal algumas dicas de como organizar melhor a apresentação de trabalhos do evento?

Vamos lá!

5 passos para montar uma programação de evento

1. Determine os formatos das atividades

Logo na fase de planejamento, é importante pensar que tipos de atividades vão acontecer no seu evento. 

Eventos grandes costumam contar com múltiplas atividades acontecendo simultaneamente.

E é aí que mora o desafio dos organizadores: como planejar a programação da melhor forma possível? Quando híbrido, como escolher os formatos certos?

Antes disso, uma maneira de tornar tudo mais prático é providenciar os crachás para os participantes e facilitar o credenciamento.

Dessa forma, você consegue verificar quem se inscreveu com antecedência para aquela atividade em específico e organizar todo o processo.

Prevenindo assim, a superlotação do espaço ou permitindo que uma pessoa não inscrita na atividade tire o lugar de alguém que, de fato, realizou a inscrição na atividade.

E, caso você não saiba como fazer crachás para seu evento, temos um material gratuito que pode te ajudar nesse processo. Você pode baixá-lo agora:

Mas lembre-se: o segredo está em tornar o seu evento atrativo!

Ou seja, com atividades tão boas e temas tão relevantes, que seus participantes vão querer estar em dois lugares ao mesmo tempo!

Na plataforma Even3, você consegue selecionar entre 25 formatos de atividades disponíveis ou ainda criar uma atividade de acordo com a necessidade do seu evento. 

Palestras, workshops, visitas técnicas, minicursos e mesas-redondas são alguns exemplos de atividades que você pode adotar na sua programação online ou presencial. 

Se o seu evento for híbrido, vale a pena conferir algumas dicas que nós temos para essa modalidade, pensando na experiência para os dois públicos:

2. Determine os locais e fique atento à capacidade de cada um deles

Chegou a hora de pensar onde ocorrerão essas atividades.  

Ao escolher a sede do seu evento presencial ou híbrido, pense se ela fornece uma estrutura capaz de comportar todas as atividades de maneira organizada. 

Para isso, elabore uma lista dos espaços ideais para a execução de cada atividade. Por exemplo, palestras aconteceriam melhor em uma sala de aula ou em um auditório?

No caso de eventos híbridos, lembre-se de verificar se comporta o tipo de transmissão com uma boa conexão, áudio e iluminação.

E a apresentação de pôsteres? Elas poderiam ficar em um salão? Onde aconteceria o coffee-break? As rodas de conversa podem acontecer em um espaço ao ar livre? 

Tudo deve ser muito bem pensado e organizado, sem esquecer de levar em consideração a capacidade de  cada local.

Então, na hora de planejar o quê acontecerá em cada lugar, veja quais atividades receberão um maior número de participantes e as aloque para espaços maiores.

Assim, você não irá passar por tumultos no dia do evento e não terá participantes decepcionados!

Na Even3, você consegue adicionar quantos espaços forem necessários para a programação do seu evento. 

Por exemplo: Sala 212, Auditório Recife, Espaço de Convivência etc.

E ainda, controlar o número de participantes inscritos nas atividades estabelecendo um limite de vagas para elas. 

Você pode estabelecer esse limite de acordo com a capacidade do local (ex. o auditório comporta 300 pessoas) como também pela necessidade de oferecer um melhor acompanhamento ao seu público. 

Ao preencher todas as vagas da atividade, as inscrições são automaticamente bloqueadas pelo nosso sistema. Então, você não precisa se preocupar com a superlotação das salas.

CRIAR EVENTOS

3. Defina os temas e os palestrantes das atividades

Muito provavelmente, quando começou a organização do evento, você já tinha em mente certos temas e palestrantes/monitores que não poderiam ficar de fora, certo?

Defini-los é um dos itens mais importantes na elaboração da programação de eventos. 

Escolher bons nomes e assuntos que são tendência naquele momento tornam o seu evento atrativo e, consequentemente, convertem mais inscritos.

Dessa forma, procure referências do meio, pessoas de influência e que saibam se comunicar. 

Nesta etapa, não hesite em fazer uma curadoria minuciosa. 

Aliás, não esqueça que os eventos híbridos e online te dão a possibilidade de convidar palestrantes de todo o mundo, observando apenas a diferença de fuso horário.

Inclusive, uma pequena biografia no perfil é uma excelente estratégia para agregar valor ao seu evento, descrevendo o currículo do convidado. 

Quando os participantes têm acesso a um bom conteúdo e este é transmitido da maneira certa, o sucesso do evento já está praticamente garantido.

Então, quando for montar a grade de programação do seu evento, determine quem ficará responsável pelo quê. 

Ou seja, quem dará palestras e sobre que temas ou quem será o “professor” ou “monitor” de cada atividade. 

4. Distribua bem os horários 

Para a programação de eventos funcionar, você precisa delimitar o tempo disponível para cada atividade,  fundamental para que o evento flua da melhor maneira possível e que os participantes possam aproveitar tudo que desejarem. 

Eles devem ser informados, com antecedência, de quanto tempo terão disponíveis no evento.

Assim, conseguem se planejar e organizar a apresentação, a aula ou o debate dentro daquele limite de tempo. 

5. Divulgue a programação de forma clara

Elabore uma programação clara a fim de que os participantes entendam o que acontece em cada momento do evento. 

Uma boa opção é divulgar a programação de eventos, dividindo-a por data, horário e também por formato de atividade. Deste modo, os participantes conseguem visualizá-la mais facilmente. 

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Na Even3, eles conseguem, inclusive, realizar uma busca por atividade, filtrando por tipo (cada atividade possui uma cor diferente), data, modo de pagamento e também por local. 

Cumprir todos os horários das atividades como planejado é essencial.

Até porque, já imaginou ter programado uma mesa-redonda para às 9h, mas ela começar às 8h? Os participantes sairão frustrados! 

O mesmo vale para a situação contrária: quando um evento ultrapassa demasiadamente o horário estabelecido, muitos participantes precisam sair antes do fim das atividades. 

Por isso, essas primeiras etapas devem ser bem detalhadas e pensadas, e tudo isso pode ser feito com a Even3.

Quer acabar com o estresse de montar uma boa programação de eventos? Fale com um dos especialista para te ajudar a encontrar as melhores soluções para o seu evento.