organizar um evento

Como organizar um evento: o guia completo

Tem dúvidas de como planejar e organizar um evento?

Trouxemos, neste artigo, um passo a passo que vai desmistificar, por completo, a organização de eventos acadêmicos ou científicos. Aqui, você vai aprender:.

Planejar um evento é uma excelente maneira de comprovar a autoridade da sua marca, ganhar visibilidade no mercado e se tornar referência no meio.

Além disso, ao organizar um evento, você está contribuindo para a disseminação de conhecimento.

Afinal, o evento é o local onde se reúnem professores, universitários, pesquisadores e curiosos. Todos interessados em aprender e compartilhar experiências sobre um mesmo tema.

Eventos como workshops, congressos, simpósios, jornadas acadêmicas, conferências e palestras, requerem, no entanto, muito planejamento e organização..

Anote aí: planejamento e organização são a chave para elaborar um evento de sucesso!

Quem pretende organizar um evento precisa saber que vai lidar com uma quantidade absurda de informações e vai precisar gerenciar várias equipes. Logo, é normal que surjam imprevistos.

Mas, quanto mais organizado e bem planejado for o evento, menor a chance de ocorrerem imprevistos.

E, caso ocorram, mais fácil será de contorná-los e de superá-los.

Se você planeja organizar um evento acadêmico ou científico e não sabe por onde começar, não se estresse! Esse passo a passo completo vai facilitar a vida dos organizadores:

Antes de começar, baixe agora um kit com ferramentas 100% gratuitas que já ajudaram mais de 753 organizadores a tirarem o evento deles do papel.

Nele você encontra:

➡ Planilha de finanças – Ferramenta para ter 100% de controle das finanças do seu evento
➡ Checklist para eventos – Ferramenta com lista de atividades importantes a serem executadas
➡ Plano de Patrocínio – Modelo de apresentação para conquistar patrocinadores
➡ 12 Modelos de crachás – Templates prontos para impressão para otimizar o credenciamento
➡ Modelos de certificados – Templates completos para você editar e emitir os certificados

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1. Defina um tema: ele será seu guia

O tema é a base de todo evento. Ele é uma das questões que devem ser definidas já durante o planejamento estratégico do evento (você pode aprender a fazer o seu neste artigo)

O tema é o responsável por conquistar fornecedores e patrocinadores e também por atrair um bom público.

Logo, o tema do seu evento precisa ser atual e relevante.

Imagine que um evento tenha um tema X. Esse tema é super batido, desatualizado e não traz nada de original.

Quem vai querer patrocinar ou participar desse evento? Ninguém.

Por isso, é muito importante escolher uma temática que seja tendência no segmento de atuação.

Assim, você consegue trazer à tona um assunto de potencial interesse do seu público. Algo que as pessoas realmente queiram conhecer e se especializar.

Veja os principais estudos que já saíram sobre a temática e os impactos que trouxeram à sociedade. Como um evento com aquele tema pode beneficiar a sua região?

2 . Conheça seu público!

Depois de escolhido o tema, é preciso conhecer o público do evento.

Esse tema é de interesse de quais áreas do conhecimento? Qual a faixa etária desse público?

O evento será aberto a estudantes ou só profissionais já formados poderão participar?

Mas o mais importante: entenda por que as pessoas têm interesse no seu evento. O que elas querem aprender lá?

3. Escolha datas, horários e local

Tenha em mãos um calendário. Fique atento(a) aos feriados, finais de semana e imprensados e se planeje!

Verifique se eventos semelhantes e, consequentemente, concorrentes ao seu estarão acontecendo próximos à data estipulada para o seu evento.

Evite, ao máximo, que o seu participante tenha que escolher entre você e o concorrente. Por isso, fique ligado às datas!

Para o público do seu evento, uma programação em pleno feriado faz sentido? Para alguns casos, o feriado é o momento ideal. Já para outros, é uma grande furada!

Pense também se o evento deve coincidir com as férias escolares. Se sim, janeiro e julho podem ser uma boa opção.

É preciso também pensar nos horários da programação. As atividades serão diurnas? Ou algumas podem acontecer no turno da noite? A questão aqui é pensar no perfil do seu público. Pense no público, sempre!

O local que sediará o evento também precisa ser muito bem selecionado. Fatores como acessibilidade, mobilidade, conforto e segurança devem ser ponderados.

Há pontos de ônibus ou de metrô por perto? As pessoas conseguem chegar ao local a pé?

Verifique se o local é amplo o bastante para receber a quantidade de pessoas estimada para o evento. A acústica e a temperatura do local também devem ser levadas em consideração.

Garantir a segurança dos participantes, palestrantes e organizadores é imprescindível. Por isso, cheque se o local atende aos padrões de segurança. Verifique, por exemplo, se há saída de emergência e extintores de incêndio.

4. Selecione uma equipe fantástica

Você não vai conseguir dar conta de tudo sozinho. Organizar um evento é uma atividade que deve ser feita em equipe.

–> Regra de ouro para a organização de equipes em eventos: dividir para conquistar!

Então, escolha com cuidado aqueles que integrarão o seu time.

Eles precisam ser pessoas responsáveis, confiáveis, comprometidas e que vistam a camisa do seu evento. Afinal, se eles não acreditarem no evento, quem mais irá acreditar?

Pense na função que cada um irá desempenhar no evento. É importante ter pessoas de perfis diferentes, com especialidades diferentes também. Uma pessoa que entenda de marketing vai ser perfeita para gerenciar a divulgação do seu evento.

Veja quem será o responsável pelas finanças, por escolher os palestrantes e por elaborar a grade de programação.

5. Veja o que realmente precisa

Essa parte é muito importante. Estabeleça quais são os gastos essenciais e quais são os gastos variáveis.

Gastos essenciais são aqueles que precisam existir, caso contrário, o evento não acontece. Exemplos: água, energia, aluguel do espaço, sistema de som, equipe.

Gastos variáveis ou gastos extras são aqueles que podem ser reduzidos ou até cortados por completo. Eles não impedem que o evento aconteça, mas podem melhorar a experiência dos participantes.

Também variam conforme o quantidade de pessoas esperadas no evento.

Então, se sobrar dinheiro, pode valer muito a pena investir neles! Exemplos: camisas, brindes, crachás, coffee breaks.

Mas o mais importante: saiba exatamente onde será gasto cada valor.

Assim, você já pode começar a preparar um orçamento.

6. Defina um orçamento

O evento precisa ser viabilizado de alguma forma. Para isso, elaborar um orçamento é essencial.

Primeiro, ao decidir organizar um evento, é preciso estabelecer se as entradas serão gratuitas ou pagas.

Se o evento for pago, o dinheiro da venda dos ingressos poderá arcar com parte ou com todo o custo do evento.

Se forem gratuitas, de que outra maneira a organização irá ganhar dinheiro para fazer com que o evento aconteça?

É inevitável: por mais simples que seja, todo evento tem um custo. E esse dinheiro precisa vir de algum lugar.

Patrocinadores e apoios são uma excelente estratégia para arrecadar verba e materiais para o evento.

Depois de definidos os patrocinadores e feita a lista do que você vai precisar no evento, estabeleça um orçamento de acordo com o montante disponibilizado por eles. Assim, você consegue planejar o custo de cada item do evento.

7. Escolha fornecedores confiáveis

Faça cotações com fornecedores confiáveis. Descubra aquele que tem o melhor custo x benefício e que vai oferecer tranquilidade à organização. Procure referências sobre o trabalho daquela empresa/pessoa.

Lembre-se de procurar também os possíveis fornecedores com antecedência, já que alguns produtos ou serviços podem demorar a ser entregues. Sempre peça um prazo estimado de entrega e veja se ele atende a sua necessidade.

Peça descontos, principalmente, se algum item precisar ser comprado em grande quantidade. É fundamental ficar atento às promoções do mercado. Não desperdice oportunidades de pagar mais barato!

8. Estabeleça uma estratégia de divulgação

Seu evento precisa se tornar conhecido no meio. Para isso, definir uma estratégia de divulgação é muito importante.

Afinal, qual seria o intuito do evento se os possíveis participantes não tivessem conhecimento dele?

Existem diversas formas de se divulgar um evento acadêmico ou científico: redes sociais, email marketing, meetups em universidades são algumas delas, distribuição de material de impresso, como flyers…

9. Teste os equipamentos

É crucial para o sucesso do evento, testar TODO o equipamento. Você não quer que o projeto falhe na hora de uma apresentação ou que um palestrante tenha que gritar para ser ouvido  já que o microfone também falhou. 

Na dúvida, teste tudo. Absolutamente tudo. Veja, por exemplo, se o sistema de encanação está ok (muita gente se esquece deste detalhe).

Mas principalmente: teste a internet. Sem internet, boa parte das atividades podem ser prejudicadas. Além disso, todo participante gosta de ter acesso a redes wifi. Ficar desconectado por horas pode gerar insatisfação no público.

10. Escolha bem os palestrantes

Saiba escolher bem os palestrantes do seu evento. Procure referências do meio, pessoas de influência e que saibam se comunicar.

Às vezes, uma pessoa é extremamente inteligente, mas não sabe passar bem um conteúdo. Ela, então, pode não ser a melhor escolha.

Garanta também que os palestrantes tenham um meio de chegar ao evento. Cogite trazer profissionais de outros estados, caso eles sejam muito bons no que fazem e possam agregar valor ao seu evento.

Caso eles venham de fora ou do interior, pense na logística para trazê-los ao evento. Talvez passagens aéreas ou de ônibus tenham que estar presentes no seu orçamento.

Após muito planejamento, chega o dia do evento. A maior preocupação de todo organizador deve ser proporcionar a melhor experiência possível aos participantes.

Então, conquiste-os e, principalmente, fidelize-os! Faça com que eles tenham vontade de participar de outros eventos organizados por você ou pela sua empresa.

Veja algumas dicas de como fidelizar os participantes:

 1. Acabe com as longas filas de espera

Ninguém gosta de perder tempo em longas e chatas filas de espera.

Para resolver, de uma vez por todas, esse problema opte por realizar o credenciamento do evento e de atividades de forma online. Assim, as filas andam muito mais rápido!

–> Confira aqui 6 dicas para agilizar o credenciamento do seu evento. 

Sistemas de gestão de eventos facilitam esse processo. Com credenciamento via QR Code, é possível controlar a entrada dos participantes em cada atividade, poupando o trabalho manual da equipe e ainda aumentando a segurança do evento.

2. Networking + Coffee Break

Ao organizar um evento, procure deixar horários livres na programação para momentos de descontração e muito networking!

Esse momento é fundamental para os participantes interagirem com outros participantes, com palestrantes e até com a organização.

É no networking que você pode obter informações ainda mais valiosas sobre o seu público. Utilize-o com maestria!

Aposte em coffee breaks memoráveis! Todo mundo gosta de comer bem! Então, escolha o fornecedor das comidas e bebidas com cuidado. E não se esqueça do café… Ele garante a energia do seu público.

3. Cheque se o evento está fluindo da maneira desejada

Verifique, constantemente, se toda a programação está acontecendo conforme o planejado.

Procure cumprir os horários das atividades. Não inicie um workshop ou palestra, por exemplo, antes do horário informado na programação.

O mesmo vale para a situação reversa: extrapolar o tempo de cada atividade pode fazer com que os participantes saiam aos poucos ou por estarem cansados ou por terem outro compromisso.

Verifique se a limpeza das salas e dos banheiros está em dia. Nenhum participante gosta de estar em ambientes sujos e isso pode prejudicar a experiência deles no evento.

4. Tenha uma programação clara

Elabore uma programação clara para que os seus participantes entendam o que está acontecendo em cada momento do evento.

Uma boa dica é deixar a programação visível para consulta em algum lugar de grande circulação do evento. Assim, os participantes podem tirar dúvidas de horários, salas e palestrantes de cada atividade.

5. Staff acessível

Tenha um staff disponível para esclarecer dúvidas dos participantes com paciência e respeito. Por mais óbvia que pareça a dúvida, ela provavelmente vai existir e sua equipe deve estar preparada para respondê-la.

O staff também deve saber o que está acontecendo em cada sala, pois assim consegue informar, com precisão, aos participantes a localização e o horário de cada atividade.

Por isso, é essencial que seja feito um treinamento prévio do staff pela comissão organizadora. É seu dever, organizador, instruí-los da maneira correta.

6. Localização eficiente

Para organizar um evento, é preciso pensar na localização.

Por isso, deixe o espaço do evento muito bem localizado. Indique onde fica o banheiro, o auditório, o cantinho do café, as salas e o que acontece em cada uma delas.

Ter um sistema de localização eficiente minimiza as dúvidas dos participantes e, consequentemente, poupa o trabalho da equipe.

O trabalho do organizador não acaba com o término do evento. É preciso fazer o balanço do que ocorreu, verificar as contas e colher os feedbacks dos participantes.

Veja alguns pontos que devem ser levado em consideração quando o assunto é pós-evento.

1. Disponibilize os certificados

 

Se o seu evento emitir certificados, é a hora de distribuí-los! Os certificados são de grande valia para os participantes.

Os estudantes precisam deles para conseguir carga horária complementar na faculdade. Os certificados são importantes pois também agregar valor ao currículo do profissional.

Deixar explícita a carga horária do evento é essencial. Caso o certificado não apresente esse tipo de informação, é bem provável que você tenha que emitir declarações para esses participantes.

Coloque informações como data em que ocorreu o evento, logo, local, tema. Atualmente, você pode utilizar templates prontos para criar os certificados dos seus eventos, o que é uma mão na roda!

Alguns sistemas de gestão de eventos, como a Even3, conseguem automatizar o processo de emissão de certificados. Desta forma, você consegue gerar 100, 1000, ou 50000 certificados em segundos!

2. Faça o balanço das finanças

Sabe aquele orçamento que falamos no início? É hora de checar se ele foi cumprido! Essa é hora de ver se algum pagamento ainda precisa ser feito, por exemplo.

Veja se as contas, ao final de tudo, “bateram”.

3. Colha o feedback dos participantes

Envie formulários ou pesquisas de satisfação para os participantes. O feedback deles é primordial para os organizadores de eventos.

Organizar um evento é uma tarefa muito complexa, então é preciso saber se tudo que você planejou foi bem executado. Caso não tenha sido, é no feedback que você vai saber o que deve ser melhorado.

–> Avaliação do evento: dicas de como obter o feedback dos participantes

É importante dividir a pesquisa de satisfação em setores, como: limpeza, palestrantes, experiência no evento, organização, relevância do conteúdo, coffee break, aprendizado…

Assim, você vai conseguir entender o que deu muito certo e pode ser repetido, o que precisa melhorar e o que não deve, de jeito algum, acontecer novamente.

4. Divulgue as fotos do evento

Divulgue as fotos, vídeos e outros tipos de conteúdo que foram produzidos durante o evento.

É bem comum os participantes lotarem as caixas de entrada dos organizadores pedindo fotos das palestras ou dos mini-cursos que participaram.

Então, poste-as nas redes sociais. Além de atender a uma demanda dos participantes, é importante para garantir a visibilidade do seu evento.

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