Você está organizando uma feira com a operação espalhada entre diversas ferramentas?
Isto é, o mapa de estandes em uma planilha, contratos enviados por e-mail, dúvidas chegando no WhatsApp…
Nada disso é erro de gestão. É só informação em lugares demais.
Mas esse é exatamente o problema que a Even3 resolve com o Módulo Feira: reunir cadastro, estandes, documentos, cobranças e leads no mesmo ambiente em que você já organiza o evento inteiro.
Neste texto, você vai entender como gerenciar expositores na Even3 do começo ao fim:
- O que o Módulo Feira entrega para a sua operação;
- Como funciona a Área do Expositor e Patrocinador na Even3;
- Como a plataforma organiza estandes, contratos, circulares e formulários;
- Como funcionam a venda de itens adicionais e o faturamento;
- Como os expositores captam leads no dia do evento;
- Quais ganhos práticos você percebe já na primeira edição.
Leia também: Como organizar uma feira de negócios do zero
Primeiramente, gerenciar expositores é muito mais do que preencher o mapa da feira.
Depois que o estande é vendido, começa a parte que consome tempo de verdade: contrato, dados da empresa, representantes, prazos…
Além disso, tem envio de arte, pedidos de energia, mobiliário, cobrança, parcelas e, no dia, a captação de leads.
Na Even3, tudo isso acontece no Módulo Feira, dividido em três frentes que conversam entre si:
- Expositores: o cadastro das empresas e dos representantes que vão acessar a plataforma, além da venda de estandes por categorias;
- Comercial: venda de produtos e serviços da feira + faturamento e controle financeiro;
- Documentos: contratos, formulários e circulares vinculados a cada expositor.
Do outro lado, o expositor entra na Área do Expositor e Patrocinador e encontra tudo o que diz respeito à participação dele. Sem precisar pedir nada por e-mail.
Enfim, o resultado é direto: sua equipe responde menos dúvidas repetidas e passa a acompanhar a feira por status, não por memória.
Quer saber como cada detalhe funciona na prática? Eu te conto agora!
Cadastro de expositores e representantes: o ponto de partida
A princípio, funciona da seguinte forma: ao cadastrar uma empresa expositora, você registra também o representante principal dela.
Essa pessoa acessa a Even3 com o e-mail informado e já encontra a Área do Expositor vinculada ao seu evento.
Depois, o próprio expositor pode adicionar outros representantes da equipe. Na prática, é isso que acontece em feiras maiores: o comercial é adicionado para assinar contratos, o marketing para acompanhar entregas visuais e a equipe de campo para a operação no dia do evento.
Com o cadastro feito, você passa a ter uma única lista oficial de quem está na feira. Essa lista alimenta contratos, faturas, circulares e o acesso ao coletor de leads.
Já para o expositor ou patrocinador, o que ele terá acesso é uma área de suporte para uma gestão de sucesso.
Basicamente, a Área do Expositor e Patrocinador reúne, em um só lugar, tudo o que a organização disponibilizou para aquela empresa. Veja o que o expositor encontra lá dentro:
| Área | O que o expositor faz |
|---|---|
| Representantes | Consulta e adiciona pessoas da equipe |
| Faturas | Acompanha cobranças e realiza o pagamento à vista ou parcelado |
| Produtos e serviços | Contrata mobiliário, infraestrutura e extras; além de acompanhar os pedidos |
| Contratos | Visualiza e assina documentos pendentes |
| Formulários | Responde aos questionários enviados pela organização |
| Circulares | Consulta comunicados, regras e arquivos oficiais salvos na plataforma |
| Leads | Acompanha e classifica os contatos coletados durante o evento |
| Patrocínio e benefícios | Confere a cota contratada, cupons, contrapartidas e contrato |
| Estandes | Vê os espaços vinculados à empresa e os mapas publicados |
Repare no efeito: o expositor não precisa perguntar qual é o número do estande, se o contrato já foi assinado ou onde está o manual. Está tudo à mão, o tempo todo.
No geral, todos ganham algo muito valioso: um histórico que não sai da empresa quando alguém sai da equipe.
Quer ver como cada parte funciona? Então siga o texto!
De primeira, o menu de estandes funciona como o painel de controle da sua feira.
Logo na abertura, você acompanha os números que importam para a decisão comercial:
- Total de estandes cadastrados;
- Área disponível em m²;
- Valor total vendido;
- Gráfico com o status de cada espaço: disponível, reservado ou vendido.
Abaixo disso, a lista de estandes traz número ou código, dimensões, pavilhão, categoria, expositor associado, contato principal e uma tag colorida com o status atual.
-> Saiba mais: veja como vender estandes na Even3
Categorias e precificação
Você cria categorias para classificar os espaços e definir valores diferentes por tipo de estande. Ou seja, é assim que a diferença entre um estande de esquina e um de meio de corredor deixa de ser uma negociação caso a caso e vira uma regra clara na tabela de preços.
Planta baixa e mapas
A planta baixa aceita upload dos arquivos visuais e permite gerenciar vários mapas separadamente: Pavilhão 1, Pavilhão 2, área externa e o que mais a sua feira tiver.
Esses mapas também aparecem para o expositor, na Área dele. Assim, todo mundo olha para a mesma versão. É importante mantê-la sempre atualizada.
Cadastro em lote
Para feiras com muitos espaços, o cadastro em lote resolve em minutos o que levaria uma tarde para preencher.
Basicamente, funciona assim: você define prefixo, número inicial e final, largura, comprimento e valor de venda. Depois, a plataforma gera a sequência inteira.
Continuando… a receita de uma feira raramente para no estande!
Por exemplo: ponto elétrico extra, mobiliário, decoração, serviços de montagem… Tudo isso pode ser oferecido como serviços extras e representar uma fatia relevante do faturamento. E não precisa dar trabalho!
Na Even3, você disponibiliza produtos e serviços direto na Área do Expositor. A empresa pesquisa itens, filtra por categoria ou status, monta o pedido e acompanha tudo em “Meus pedidos”.
O ganho é duplo:
- Para você: os pedidos chegam organizados, com registro de quem pediu o quê e quando;
- Para o expositor: ele resolve sozinho, no horário dele, sem depender de resposta da sua equipe.
Ao fim, são menos e-mail de confirmação e mais autonomia na montagem da feira.
Contratos com assinador digital e validade jurídica
Além disso, para garantir a segurança das compras e vendas na plataforma, seus contratos também ficam armazenados na Even3.
O Assinador Digital permite criar, enviar, acompanhar e assinar documentos dentro da própria plataforma, sempre vinculados ao evento e ao expositor ou patrocinador correspondente.
Na prática, funciona assim:
- Você vincula o contrato à empresa já cadastrada e anexa o PDF;
- Indica nome e e-mail de cada pessoa que precisa assinar;
- O destinatário recebe um e-mail com o prazo e o botão de assinatura;
- Ele assina eletronicamente com validade jurídica;
- Um código de seis dígitos, enviado por e-mail, confirma a autenticação.
Enquanto isso, você acompanha em tempo real quantas assinaturas já saíram e quantas seguem pendentes. Também dá para consultar o histórico completo de ações do documento em ordem cronológica.
O contrato final tem validade jurídica e ganha uma página de auditoria no fim, com os registros de assinatura, o histórico e os dados de autenticidade.
Ainda, se o expositor discordar de algum termo ele pode recusar o documento pela mesma tela. Assim, a objeção chega registrada, e não perdida em uma troca de e-mails.
Esse fluxo vale tanto para o contrato de estande quanto para o contrato de patrocínio.
Formulários: colete a informação certa de cada expositor
Às vezes, é necessário pedir informações complementares aos seus expositores.
Com os formulários personalizados, você monta questionários sob medida para coletar dados da empresa, dos representantes ou da participação dela na feira.
Por exemplo, você pode usá-los para pedir a arte da testeira, dados de faturamento, lista de montadores, necessidades de energia ou qualquer informação específica da sua operação.
Na criação do formulário, você define:
- O título e o objetivo;
- A obrigatoriedade do envio;
- Quem pode responder aquele formulário específico.
Depois de publicado, o formulário aparece na Área do Expositor das empresas selecionadas.
As respostas ficam registradas e podem ser exportadas quando você precisar. Ou por qualquer outra pessoa do seu time que tem acesso a esse menu.
Assim, as informações não circulam entre planilhas ou e-mails, mas ficam centralizadas em um só lugar, de forma segura e com fácil acesso.
Circulares: comunicados oficiais com confirmação de leitura
Toda feira tem aquele aviso que não pode se perder. Por exemplo, a mudança no horário de montagem, o manual do expositor, chamadas finais…
As circulares são os comunicados oficiais da organização. Você envia orientações, regras, avisos operacionais e arquivos anexos direto para os expositores e patrocinadores cadastrados.
Dois recursos fazem a diferença aqui:
- Obrigatoriedade de visualização: você define que a leitura é obrigatória e acompanha quem já visualizou;
- Seleção de destinatários: é possível escolher o público específico que vai receber a circular.
Faturas e faturamento: a parte financeira sem controle paralelo
Ainda pensando na redução de planilhas e e-mails, o submenu de faturas centraliza as operações comerciais da feira.
Você cria faturas para expositores e patrocinadores dentro da própria plataforma. Em cada cobrança, define:
- Título para identificar a fatura;
- Destinatário, entre os expositores e patrocinadores cadastrados;
- Itens, como estandes, cotas de patrocínio ou serviços avulsos;
- Condições de pagamento, com parcelas, descontos e datas de vencimento;
- Observações adicionais.
Depois de emitida, a fatura aparece na Área do Expositor. A empresa acessa, confere o detalhamento e paga pelo checkout, sem intermediários.
Por fim, mas não menos importante: o App Coletor de Leads da Even3 é o que vai gerar dados robustos sobre os ganhos dos seus expositores.
Disponível para Android e iOS, ele permite que a equipe do estande leia o crachá do visitante e registre o contato na hora.
Em cada lead coletado, o expositor pode:
- Classificar o contato pelo nível de interesse, destacando os mais quentes;
- Adicionar um comentário com o contexto da conversa;
- Sincronizar os dados para que fiquem disponíveis no painel do evento.
Vale salientar que só quem está cadastrado como expositor no evento tem acesso ao app. Sendo assim, a captação fica restrita a quem contratou o espaço, e conecta cada lead à empresa certa.
Do seu lado, a captação de leads vira um argumento comercial mensurável para a próxima edição. Então, ao invés de prometer somente “movimento”, você tem dados reais para mostrar quanto a sua feira pode qualificar.
Leia também: O que é CAEX e como isso impacta feiras e exposições
Três ganhos aparecem já na primeira edição:
- Menos tempo de trabalho: a equipe deixa de cruzar arquivos e passa a olhar status;
- Menos atrito com o expositor: ele resolve sozinho o que antes dependia de você.
- Histórico preservado: a feira continua documentada mesmo com mudança de equipe ou de diretoria.
Comece pela centralização
Organizar uma feira já é trabalho suficiente. Mas procurar informação não precisa fazer parte dele!
Quando cadastro, estandes, contratos, circulares, formulários, faturas e leads ficam no mesmo lugar, sua equipe para de conferir e volta a decidir. E o expositor passa a ter a experiência que ele esperava ao contratar o espaço: autonomia, clareza e resposta rápida.
Fale com um consultor da Even3 e descubra como o Módulo Feira se encaixa na operação do seu evento:
