Feiras e exposições exigem atenção redobrada dos organizadores porque é preciso oferecer suporte a dois grupos diferentes: participantes e expositores.
Por causa disso, o mercado tem criado soluções para facilitar a vida de quem gerencia esse tipo de evento. Uma dessas soluções é a CAEX ou Central de Atendimento ao Expositor.
Voltada especialmente para otimizar a experiência dos expositores de eventos, a CAEX vai acompanhar seu expositor desde antes do evento até a segunda experiência dele. Afinal, com um suporte como CAEX, é claro que ele vai querer voltar!
Então, quer saber como uma CAEX pode fazer a gestão de feiras e exposições ficar mais simples? Confira:
No contexto dos eventos, a CAEX (Central de Atendimento ao Expositor) é a estrutura (física e/ou digital) que reúne informações, serviços e suporte para que o expositor participe de um evento com mais facilidade.
Ou seja, ela funciona como um guia com serviços, regras e orientações que o expositor precisa. Mas o formato da CAEX pode variar, assumindo modelos como:
- Online ou aplicativo: normalmente é um site à parte, funcionalidade em plataforma ou aplicativo contendo aba de formulários, prazos, regras e contato com fornecedores (frequentemente chamado de “Exhibitor Service Center” em eventos internacionais);
- Presencial: balcão no pavilhão onde dúvidas de montagem, pedidos de última hora e suporte técnico são atendidos;
- Suporte híbrido: combinação de portal (para ordens e pagamentos), chat/telefone e balcão físico, garantindo atendimento antes, durante e após o evento.
- Melhora a experiência do expositor: menos tempo perdido e suporte rápido;
- Aumenta a confiança no evento: expositores satisfeitos voltam e recomendam o evento;
- Reduz custos operacionais: evita retrabalhos e pedidos emergenciais (mais caros).
Como eu te falei, a CAEX organiza e entrega serviços essenciais para o expositor.
Mas você já viu como funciona em grandes eventos? A CAEX é um serviço usado na CCXP, em feiras automobilísticas, bienais…
Na prática, o que a maioria desses eventos faz o seguinte:
1. Pré-evento (portal)
O expositor tem acesso a um portal/app/plataforma para baixar formulários, verificar regras, prazos e preços (energia, montagem, internet, ar-condicionado, segurança, transporte).
Pelo portal, também é possível entrar em contato com os organizadores do evento e solicitar serviços.
Em algumas plataformas, é possível ter acesso a um marketplace de serviços de fornecedores e fechar contratos sem sair do portal.
-> Veja também: Tudo que você precisa saber sobre estandes para eventos
2. Pós-pedido / coordenação
Fornecedores confirmam ordens, fazem orçamentos e definem horários de entrega. Assim, a CAEX centraliza esse fluxo para evitar conflitos e garantir que sigam as regras do centro de convenções (segurança elétrica, altura de estande etc.).
3. No dia do evento
Um balcão CAEX no pavilhão atende questões imediatas: reimpressão de crachás, resolução de cobrança, chamadas para montagem elétrica, substituição de móveis, acesso à internet, e gestão de incidentes. Ter uma equipe capacitada reduz tempo de inatividade do expositor.
4. Pós-evento (faturamento e follow-up)
A CAEX também facilita a resolução de faturas, produz relatórios para os expositores em tempo real e após o evento. Além disso, também fornece feedback para melhorar o serviço no próximo evento. Isso fecha o ciclo de experiência do expositor com chave de ouro!
-> Saiba mais: 7 coisas que você precisa fazer no pós-evento
Você já sabe que a CAEX pode ter diferentes formatos. Quem vai definir é você!
Mas há alguns itens essenciais para garantir o suporte ao expositor. Sendo assim, você pode começar por eles:
1. Defina os formatos
Talvez você comece sem dinheiro suficiente para oferecer um site, aplicativo ou portal. Mas isso não é um problema!
Não será tão simples, mas você pode fazer o suporte ao expositor por e-mail, redes sociais específicas ou whatsapp/telegram.
O essencial, no primeiro momento, é listar quais serviços você vai oferecer e por onde vai fazer isso.
2. Crie um manual claro para o expositor
Para começar qualquer CAEX, é ideal que você monte um documento ou um site de FAQ com as principais informações para o expositor.
Então, informe prazos, preços, formulários, regulamentos, contatos de fornecedores e tudo mais de uma forma clara, fácil de acessar e compreender.
Se possível, organize por prioridade: montagem, utilidades, logística, segurança e faturamento. Muitos eventos usam esse manual como parte do contrato de exposição.
3. Estruture um suporte presencial
Uma área do expositor vai fazer a diferença no dia do evento!
Portanto, escolha um local visível no pavilhão, com sinalização clara e equipe treinada para oferecer todo o suporte necessário.
Uma boa ideia também é ter uma equipe móvel para atender imprevistos em estandes.
Mesmo que você ofereça suporte online, ter um balcão físico e uma equipe bem treinada acolhe mais e aumenta a segurança do expositor.
4. Comunicação proativa
Independente do formato escolhido para a CAEX, ter uma comunicação proativa é essencial.
Então, envie lembretes de prazos, checklists e guias “o que trazer no dia”, além de orientações sobre regulamentação (ex.: normas elétricas, altura máxima de estandes).
5. Defina métricas para a CAEX também
Se você quer saber se a CAEX está dando certo, defina métricas de satisfação.
Por exemplo, meça o tempo de resposta, número de chamados resolvidos no dia do evento, índice de satisfação do expositor etc.
Depois do evento, essas métricas vão te ajudar a planejar melhorias.
-> Veja também: Saiba como avaliar a CAEX com o método NPS
6. Utilize a tecnologia disponível no mercado
Para criar uma CAEX completa de forma mais simples, o ideal é buscar tecnologias que centralizem os serviços de suporte ao expositor.
Afinal, quanto mais coisas você conseguir resolver em um só lugar, mais fácil será para a sua gestão e a do expositor também.
Por exemplo, algumas ferramentas oferecem a possibilidade do expositor entrar em contato com os fornecedores, pagar itens e solicitar ajuda tudo no mesmo lugar.
Outras possibilitam também que os expositores coletem os dados dos visitantes do estande e armazene online em um coletor de leads, como é o caso da Even3.
Isso pode multiplicar o resultado dos expositores no evento e tornar a participação deles muito mais estratégica.
Portanto, busque por tecnologias que forneçam:
- Experiência completa de gestão do evento online: da inscrição ao pós-evento, tanto para expositores, como para participantes;
- Centralização de informações e serviços;
- Suporte para integrar comunicações, pagamentos e serviços essenciais ao expositor.
A Even3 é uma das opções com mais credibilidade no mercado, com gestão centralizada e suporte especializado em eventos. Fale com uma consultora de forma gratuita e conheça a ferramenta:
