Toda feira tem um momento em que o organizador para e faz uma conta.
Não é a conta do orçamento. É a conta de quantos lugares guardam a feira: a planilha de estandes, o grupo de WhatsApp com expositores, o assinador avulso, o formulário solto e o sistema de credenciamento à parte.
Cada ferramenta resolve bem uma parte do trabalho. No entanto, nenhuma delas conversa com a outra. Por isso, o tempo da equipe vai para conferir, copiar e procurar — e não para vender e atender.
Eu sei que você já conhece cada etapa dessa operação: como organizar uma feira de negócios, como vender estandes e o que deve ter em um contrato de patrocínio. Agora, chegou a hora de juntar as peças.
Neste texto, você vai ver tudo o que dá para fazer ao organizar uma feira na Even3:
- Antes: mapa de estandes, venda, cotas, contratos, circulares e inscrição de visitantes;
- Durante: credenciamento, aplicativo e captura de leads;
- Depois: relatório, pesquisa, certificados e renovação.
Mais do que uma lista de recursos, você vai entender quando usar cada um e o que ele muda na sua rotina. Vamos lá!
Por que organizar feira na Even3
Antes do passo a passo, vale entender o que muda quando a feira sai de cinco ferramentas e vai para uma plataforma só: a Even3.
Resumindo, são três ganhos, nesta ordem:
- Simplifica. O expositor escolhe o estande, contrata e paga sozinho. O patrocinador compara cotas sem reunião. Assim, a sua equipe deixa de ser intermediária de cada pedido.
- Centraliza. Mapa, contratos, avisos, visitantes e leads ficam no mesmo cadastro. Ou seja, quando alguém pergunta “esse aviso foi enviado?”, a resposta está a um clique.
- Rentabiliza. Estandes, cotas, itens extras e inscrições entram pelo mesmo caixa. Além disso, os dados que a feira gera viram argumento para vender a próxima edição.
Existe ainda um quarto ganho, que só aparece com o tempo: o histórico fica.
Se você organiza a feira de uma associação, sindicato ou federação, sabe como isso pesa. A diretoria muda a cada dois anos e, muitas vezes, a memória da feira sai junto com quem sai. Mas quando tudo está na plataforma, a próxima gestão encontra contratos, expositores e resultados no lugar certo.
Leia também: Feira de negócios: o que é e como organizar a sua do zero
É aqui que a feira ganha forma, também onde está a maior parte do trabalho. Então, vamos por partes.
1. Crie a página da feira
Tudo começa com a página do evento. É nela que o visitante se inscreve, o expositor encontra o mapa e o patrocinador vê as marcas parceiras.
Na plataforma da Even3, você cria essa página em poucos minutos, sem precisar de programador ou designer. Nela, você reúne:
- apresentação da feira, data e local;
- programação paralela, caso haja palestras ou rodadas de negócios;
- lista de expositores e patrocinadores;
- inscrição de visitantes;
- perguntas frequentes e contatos da organização.
Por que isso importa? Porque a página vira o endereço único da feira. Assim, todo material de divulgação, e-mail e post aponta para o mesmo lugar. Enfim, o visitante não se perde entre links diferentes.
-> Saiba mais: Como criar o melhor site para eventos com a Even3
2. Desenhe o mapa e cadastre os estandes
Com a página no ar, é hora de transformar a planta baixa em produto.
No menu Estandes, você sobe a planta de cada pavilhão (como Pavilhão 1, Pavilhão 2, área externa) e cadastra os espaços.
Aliás, dá para fazer isso um a um, para estandes com características únicas, ou em lote. No cadastro em lote, você define prefixo, numeração inicial e final, largura, comprimento e valor de uma vez só.
Depois, você cria as categorias (Ilha, Esquina, Box, ou Diamante, Ouro, Prata) e define o preço de cada uma.
O ganho aparece no painel. Nele, você acompanha em tempo real:
- total de estandes cadastrados;
- área disponível em metros quadrados;
- valor total vendido;
- status de cada espaço: disponível, reservado ou vendido.
Na prática, isso elimina o maior risco da venda de estandes: prometer a mesma posição para duas empresas.
-> Saiba mais: Como funciona o menu Estandes da Even3
3. Venda os estandes direto na plataforma
Com o mapa pronto, o expositor pode escolher a categoria, contratar e pagar ali mesmo, pela página da feira.
Enfim, sem ida e volta de e-mail para confirmar se aquele número ainda está livre.
Isso não significa abrir mão da venda consultiva. Pelo contrário: as categorias mais caras continuam pedindo conversa. A diferença é que a sua equipe gasta tempo com quem precisa de atenção, enquanto o restante do mapa se preenche sozinho.
E quando o estande já foi negociado fora da plataforma? Nesse caso, você vincula o expositor ao espaço manualmente, marcando como vendido ou reservado. Assim, tudo continua centralizado na plataforma.
Além do estande, você também pode oferecer itens extras: mobiliário, energia adicional, mídia interna e serviços de montagem.
Assim, quando o pedido fica a um clique, o ticket médio sobe sem esforço comercial.
Leia também: Como vender estandes: o guia prático para preencher o mapa da sua feira
4. Monte as cotas de patrocínio
Estande é área; cota é marca. Por isso, as duas vendas andam juntas, mas separadas.
Na gestão de patrocinadores da Even3, você cadastra as cotas de patrocínio com os benefícios de cada uma. Em seguida, o patrocinador ganha a Área do Patrocinador, onde ele:
- compara as cotas lado a lado antes de fechar;
- acompanha a cota contratada, o valor, o status e os benefícios;
- confere as faturas pagas e em aberto;
- se desejar, também contrata um estande, aumentando o seu alcance.
Dessa forma, o efeito é direto: menos perguntas chegando até você. Afinal, todas as informações necessárias estão disponíveis para os patrocinadores e toda a sua equipe.
-> Saiba mais: Como funciona a gestão de patrocinadores na Even3
5. Assine os contratos digitalmente
O Assinador Digital da Even3 fica dentro do próprio menu da feira.
Na prática, ele funciona da seguinte forma: você sobe o contrato de estande ou de patrocínio, vincula à empresa e envia para assinatura.
Depois, o expositor assina pelo navegador, sem precisar criar conta nem ter um certificado digital. A assinatura já tem validade jurídica!
Ainda é possível acompanhar quem já assinou e quem ainda falta. E o contrato assinado fica arquivado junto do cadastro daquele expositor ou patrocinador, com uma página de auditoria que registra cada etapa da assinatura.
Pense no dia da prestação de contas: em vez de procurar PDFs em caixas de e-mail, você abre a feira e encontra todos os contratos no mesmo lugar.
Leia também: Contrato de patrocínio: o que incluir e como assinar direto na Even3
6. Organize a comunicação com expositores
Esta é a etapa que mais consome tempo e a que menos aparece nos guias.
Entre a assinatura e a montagem, o expositor precisa de muita informação: prazo de artes, horário de acesso, altura máxima, como pedir energia extra, quem procurar no dia. Na Even3, você resolve isso em três frentes:
- Circulares: Você escreve o comunicado na plataforma e envia para todos os expositores ou só para um grupo. O histórico de envio fica registrado. Assim, quando surge uma dúvida sobre prazo, o registro resolve a conversa em um minuto.
- Formulários: Dados para nota fiscal, logo em alta resolução, lista da equipe, pedidos de estrutura. Em vez de perseguir cada resposta por e-mail, você publica o formulário e acompanha online os dados de quem já respondeu.
- Área do Expositor: O expositor consulta circulares, contratos e o manual do expositor quando quiser, sempre na versão mais recente.
-> Saiba mais: O que é CAEX e como isso pode impactar feiras e exposições
7. Abra a inscrição de visitantes
O expositor não quer só um corredor cheio. Ele quer o comprador certo passando na frente do estande. Por isso, a inscrição de visitantes é também uma ferramenta de venda.
Na Even3, você abre a inscrição gratuita ou paga e, no formulário de inscrição, coleta as informações que interessam ao expositor: cargo, empresa, setor e região. Se houver programação paga, você trabalha com lotes automáticos, cupons e afiliados para acelerar as vendas.
Existe ainda um ganho que pouca gente aproveita: a lista de inscritos, em tempo real, é o argumento que fecha os últimos estandes. Afinal, “já temos 2 mil visitantes inscritos, 40% deles gestores de compras” convence muito mais que “a feira vai estar cheia”.
Leia também: Inscrições para eventos na Even3: como gerenciar tudo
Se o “antes” foi bem feito, no dia você só executa. E a Even3 cuida de três pontos que costumam travar a operação.
8. Faça o credenciamento com QR Code
A fila de credenciamento é a primeira impressão da feira. Por isso também é a fonte número um de reclamação.
Com o credenciamento da Even3, cada visitante recebe um QR Code na inscrição. Na entrada, a sua equipe lê o código pelo aplicativo e imprime o crachá na hora. Se preferir, você também usa totens de autocredenciamento.
E se a internet do pavilhão cair? O aplicativo funciona em modo offline e sincroniza depois.
O benefício vai além da fila. Enquanto o credenciamento acontece, você vê quantos inscritos já chegaram, em tempo real. Dessa forma, você consegue ajustar a equipe nos horários de pico e ainda repassa o número aos expositores no mesmo dia.
-> Saiba mais: Credenciamento para eventos na Even3
9. Coloque a feira no celular do visitante
O aplicativo do evento é onde o visitante mais olha durante a feira. Nele, ele encontra a programação, a lista de expositores, os patrocinadores e os avisos da organização.
Isso resolve um problema real: gente perdida no corredor. Afinal, quem sabe onde está o estande que quer visitar, vai para lá assim que chega na feira.
Para você, o aplicativo ainda é um canal direto. Mudou o horário de uma palestra? Então o aviso chega a todo mundo de uma vez.
Leia também: Como criar um app para eventos na Even3
10. Entregue ao expositor os contatos que ele veio buscar
Esta é, talvez, a funcionalidade que mais pesa na renovação.
Com o App Coletor de Leads, a equipe do expositor escaneia o crachá do visitante pelo próprio celular. Em seguida, classifica o nível de interesse e escreve uma observação.
Nesse caso, é possível até classificar o lead como “muito quente” para quem tem alta chance de fechar negócio. Depois, o expositor sincroniza e recebe a lista organizada na sua Área na plataforma.
O ganho é dos dois lados. O expositor mede o retorno da participação com número, e não com impressão. E você passa a vender o estande como oportunidade de negócio, e não só como metro quadrado.
É a diferença entre o expositor dizer “acho que foi bom” e dizer “trouxe 180 contatos qualificados“. A segunda frase é a que renova o contrato.
-> Saiba mais: Como funciona o App Coletor de Leads da Even3
Depois disso tudo, muita feira termina quando os portões fecham. Mas o pós-evento é justamente onde se vende a próxima edição. Por isso, esta etapa merece tanto cuidado quanto as outras.
11. Monte o relatório com os dados que já estão na plataforma
Como tudo aconteceu no mesmo lugar, o relatório não começa do zero. Na Even3, você já tem:
- número de inscritos e de credenciados, por dia;
- perfil do público, a partir do formulário de inscrição;
- estandes vendidos e receita por categoria;
- cotas fechadas e faturas pagas;
- leads coletados pelos expositores.
Com esses números, você monta dois relatórios diferentes. O primeiro vai para expositores e patrocinadores, com público e resultados. O segundo vai para a diretoria ou o conselho, com receita, custos e aprendizados.
Esse segundo relatório, aliás, é o que protege a feira quando a gestão muda. A próxima diretoria recebe números, e não impressões.
-> Saiba mais: Como usar o Even3 Analytics
12. Envie pesquisa de satisfação e certificados
Nas 24 horas seguintes ao encerramento, envie a pesquisa de satisfação. Nesse caso, vale criar duas: uma para visitantes e outra para expositores, porque as perguntas são diferentes.
Na Even3, você dispara pela própria plataforma e cruza as respostas com o perfil de quem se inscreveu.
Se a feira teve programação de conteúdo, os certificados saem automaticamente por e-mail. Assim, você não precisa gerar um por um nem responder a dezenas de mensagens perguntando quando eles chegam.
Leia também: Como coletar dados na Even3
13. Feche o financeiro e integre com as suas ferramentas
Por fim, a parte administrativa. Na Even3, você emite notas fiscais em um clique, integrado ao seu sistema financeiro. Além disso, as integrações com ferramentas como Google e HubSpot levam os contatos da feira para a ferramenta de marketing que você já utiliza.
Isso fecha o ciclo: o visitante de hoje vira o público da divulgação da feira do ano que vem. No vídeo abaixo, te ensinamos como isso funciona na prática:
14. Abra a renovação enquanto o resultado está fresco
O melhor momento para vender a próxima edição é logo depois desta, com o relatório na mão.
Como os expositores e patrocinadores já estão cadastrados, você abre a pré-venda para eles primeiro, com prioridade na escolha da posição no mapa. Os contratos, o histórico de compras e os leads de cada um estão ali — então a conversa de renovação começa com dados, e não do zero.
Crie a sua feira na Even3
Enfim, já deu para perceber que organizar uma feira é coordenar quatro frentes ao mesmo tempo: o espaço, os expositores, os patrocinadores e o público.
Quando cada frente vive em uma ferramenta diferente, o trabalho dobra. Mas a maior parte dele pode ser automatizada.
Na Even3, essas quatro frentes ficam em um lugar só. Você monta o mapa, vende os estandes, fecha as cotas, assina os contratos, envia as circulares, credencia os visitantes, entrega os leads e fecha o relatório. Tudo isso sem trocar de ferramenta no meio do caminho.
Criar a sua feira é rápido, leva poucos minutos. Comece hoje e chegue à próxima edição com tudo organizado desde o primeiro estande vendido:
