Se você busca realizar um evento de sucesso, sem dúvidas já deve estar pensando em um planejamento financeiro para eventos.
Isso porque ele é fundamental para entender quais são as limitações e as possibilidades para investir na experiência do seu participante durante o evento.
Assim, o bom planejamento permite que você tome decisões mais assertivas e te guie até o sucesso!
Mas, se ainda não sabe como fazer um planejamento financeiro, não se preocupe, neste post, eu vou te contar sobre:
- O que é o planejamento financeiro para eventos?
- Como fazer um planejamento financeiro para eventos?
- Entenda as possíveis despesas do seu evento
- Confira o resultado financeiro pós-evento
O que é o planejamento financeiro para eventos?
O planejamento financeiro para eventos é uma prática de administração que consiste no processo de organização dos valores e recursos disponíveis para a realização de algo.
Neste caso, para o seu evento!
Este planejamento é importante para que você tenha consciência sobre as suas finanças, desenvolvendo uma boa gestão e otimizando outros pontos da sua organização.
Por exemplo, você pode fazer projeções financeiras para entender os custos com:
- Marketing e divulgação;
- Conteúdos e atividades;
- Possíveis patrocinadores;
- E outros itens essenciais.
Como fazer um planejamento financeiro para eventos?
1. Defina as limitações do seu evento
Antes de começar, é necessário que você entenda o momento atual da sua organização.
Para isso, determine qual será o tamanho do evento e também os seus desdobramentos, como quais são as limitações do seu evento e colocá-las no seu planejamento.
Por exemplo, comece com perguntas do tipo:
- Quanto eu tenho em caixa atualmente?
- Qual tipo de evento eu busco realizar?
- A minha equipe atual é suficiente?
- Quais são as principais demandas do meu evento?
- Preciso de algum material?
- Eu já tenho um patrocinador?
Nesse momento, cada detalhe é importante, pois todas as informações servirão como base para as suas decisões.
E, claro, não se atenha somente a essas perguntas que fiz acima. Cada evento tem a sua particularidade e você pode explorar as suas como achar melhor.
2. Calcule todas as suas prioridades
Agora que você já pensou no presente, é hora de começar a idealizar o futuro do seu evento.
E, após definir as limitações financeiras, coloque em perspectiva quais são os itens que realmente importam para o seu evento, o que será utilizado e onde você pode economizar.
Por exemplo, definir o formato pode ajudar a entender quais serão as despesas mais específicas dele, como:
- Palestrantes convidados;
- Equipamento de áudio e/ou vídeo;
- Impressões de banners;
- Custo de ferramentas (marketing, gerenciamento, streaming);
- Transporte de equipamentos e equipe.
Nessa parte, o orçamento é fundamental para que você separe cada segmento por colunas, eliminando também os possíveis itens supérfluos do planejamento.
3. Tenha em mente os custos adicionais
E por falar nesses pontos não tão necessários, também existem aqueles que podem não estar no seu orçamento, mas que, sem dúvidas, são importantes para um evento de sucesso.
Desde a limpeza até a segurança, existem equipes de profissionais dedicadas à execução de cada tarefa para que o seu evento seja realizado.
Assim, se você busca terceirizar serviços, insira no seu planejamento os custos com elas e também com outras atividades.
Por exemplo, a realização de um coffee break precisa de um buffet especializado para entregar a melhor experiência aos seus participantes.
Entenda as possíveis despesas do seu evento
Despesas com eventos online
Custo com o serviço de streaming
Para fazer uma transmissão online, com recursos variados, pode ser necessário que você assine os serviços de ferramentas específicas para este tipo de apresentação.
Mas, caso você busque uma opção mais fácil e tão completa quanto, existe o Even3 Streaming, um serviço desenvolvido com o intuito de facilitar a vida do organizador de eventos online.
Além disso, te dá também a possibilidade de explorar diversos formatos de transmissão.
Custos de produção
Se, além do serviço de streaming, você estiver idealizando uma produção mais robusta, calcule os custos do aluguel do estúdio, profissionais envolvidos e também equipamentos.
Palestrantes
Um dos benefícios de fazer eventos online é a possibilidade de convidar palestrantes de todo o mundo sem custos altos, como em eventos presenciais.
Acontece que nem todos os palestrantes participam de eventos de forma gratuita ou por meio de parcerias. Por isso, é necessário que você separe um valor para esse investimento.
Sim, isso mesmo que eu disse.
Pense nisso como um investimento, já que grandes nomes chamam bastante a atenção de participantes e, consequentemente, aumentam as vendas de ingressos.
-> Como escolher o palestrante certo para o seu evento?
Criação de espaços virtuais
A imersão online, com a criação de espaços virtuais para o aumento da interatividade dos participantes, pode incluir despesas com profissionais de design e programação.
Por isso, você também pode optar por plataformas de eventos que já disponibilizam esse tipo de serviço, o que pode diminuir significativamente os seus gastos com esse item.
Despesas com eventos presenciais
Bilheterias
Caso você queira realizar um evento totalmente presencial, incluindo a venda dos seus ingressos, é importante incluir o valor do pagamento da impressão.
Além disso, também existe a equipe por trás da venda desses ingressos, então inclua seus salários de todo o staff no seu planejamento.
Mas lembre-se: com plataformas de eventos, você pode vender os seus ingressos de forma automatizada, sem custos adicionais e ainda realizar o credenciamento por meio de QR code.
Viagens e hospedagem
Decidiu realizar o seu evento em outro estado? Então coloque na ponta da caneta todos os custos com o transporte da sua equipe e também dos equipamentos, se você já possuí-los.
Também, em caso do seu evento trazer um palestrante de outro estado ou internacional, existem os custos de viagem e hospedagem para o convidado.
Aluguel de equipamentos
Sendo um item que eu citei logo acima, os seus equipamentos também precisam ser levados em consideração no seu planejamento financeiro como um item muito importante.
Por isso, faça uma análise do local do evento e faça um levantamento do que será necessário para a sua realização.
Assim, especifique, por exemplo, quantos microfones, alto-falantes, cabeamentos, projetores serão necessários.
Aluguel do local
Sendo um dos pontos principais de um evento presencial, o local deve ser definido com antecedência, levando em consideração os seus custos, localização, acesso ao público e limitação de pessoas.
Ainda, vale a pena analisar o seu tamanho, acústica e outros espaços além do salão principal.
Eles podem servir para outras atividades do seu evento, como coffee break, networking, expositores e muito mais.
Vale lembrar que quanto mais espaço, maior será o seu custo para manter um evento que traga uma experiência agradável para os seus participantes.
Prêmios ou brindes
Um prêmio precisa ser diferenciado em visual, relevância e até mesmo em valor financeiro.
Por isso, é importante que, enquanto estiver idealizando algum prêmio ou troféu para o seu evento, também esteja calculando os seus custos.
Assim você terá mais tempo para fazer alterações no design, apresentação e até mesmo para arrecadar mais dinheiro em caso do prêmio ser um valor financeiro.
Aliás, uma boa dica é contar com patrocinadores e apoiadores.
Em algumas ocasiões, eles disponibilizam brindes personalizados para distribuir para os seus participantes.
Pagamento de funcionários
Além do pagamento da sua equipe, é importante mensurar quais profissionais você precisará contratar por fora, como seguranças, técnicos de áudio e vídeo, e outros.
Por isso, alinhe-se com a sua equipe e mapeie tudo que será necessário como suporte para eles.
Papelarias e gráficas
O seu evento precisa de banners? Ou panfletos para a divulgação?
Em caso da resposta ser “sim”, inclua os custos das impressões desses materiais, assim como outros que você deseje imprimir a favor do seu evento.
Além disso, você pode investir em marketing digital com conteúdos orgânicos ou até anúncios pagos.
Caso o seu evento seja híbrido, os custos citados para eventos online e presenciais são os mesmos e você terá que mesclar de acordo com a sua necessidade.
Confira o resultado financeiro do seu evento
Ao final do evento, pode parecer que é a hora de relaxar. Mas não, você ainda precisa realizar um levantamento dos seus gastos.
Dessa forma, entenderá quais foram os os itens que poderiam ter sido otimizados financeiramente.
Assim, terá uma visão geral do valor total do seu evento, o que pode servir como um ótimo exemplo para a sua próxima edição.
E, com isso, fazer uma redistribuição de recursos, realizando eventos cada vez mais enxutos.
Além disso, também é interessante ficar atento a alguns pontos importantes:
- Realizar pagamentos em dia para evitar multas;
- Ter um fundo de emergência para imprevistos;
- Sempre acompanhar o andamento do seu orçamento;
- Escolher o melhor custo-benefício com fornecedores.
Por fim, para calcular desde o começo até o fim do seu evento, use a planilha obrigatória abaixo, basta clicar no banner!
