Aprenda a como fazer um planejamento financeiro para eventos

Se você busca realizar um evento de sucesso, sem dúvidas já deveria estar pensando em um planejamento financeiro para eventos.

Isso porque ele é fundamental para entender quais são as limitações e também os pontos mais fortes do seu evento.

Assim, o bom planejamento permite que você tome decisões mais assertivas e te guia até o sucesso! 

Mas se você ainda não sabe como fazer um planejamento financeiro, não se preocupe, neste post eu vou responder perguntas como: 

O planejamento financeiro para eventos é uma prática de administração que consiste no processo de organização dos recursos financeiros para a realização de um determinado evento.

Este planejamento é importante para que você crie consciência sobre as suas finanças, gerando uma boa gestão financeira e otimizando outros pontos da sua organização.

Por exemplo, você pode fazer projeções financeiras para entender os custos com:

  • Marketing e divulgação;
  • Conteúdos e atividades;
  • Possíveis patrocinadores;
  • E muitos outros itens essenciais.

1.  Defina as limitações do seu evento

Antes de começar, é necessário que você entenda o momento atual da sua organização.

Então, para entender qual será o tamanho do evento e também os seus desdobramentos, você deve se perguntar quais são as limitações do seu evento e colocá-las no seu planejamento..

Por exemplo, comece com perguntas tipo:

  • Quanto eu tenho em caixa atualmente?
  • Qual tipo de evento eu busco realizar?
  • A minha equipe atual é suficiente?
  • Eu já tenho um patrocinador?

Nesse momento cada detalhe é importante, pois todas as informações servirão como base para as suas decisões.

E, claro, não se atenha somente a essas perguntas que fiz acima. Cada evento tem a sua particularidade e você pode explorar as suas como achar melhor.

2. Calcule as necessidades

Agora que você já pensou no presente, é hora de começar a idealizar o futuro do seu evento.

Após definir as suas limitações financeiras, coloque em perspectiva quais são os itens que realmente importam para o seu evento, o que será utilizado e onde você pode economizar.

Por exemplo, definir o formato do seu evento pode ajudar a entender quais serão as despesas mais específicas dele, como:

  • Palestrantes convidados;
  • Equipamento de áudio e/ou vídeo;
  • Impressões de banners;
  • Custo de ferramentas (marketing, gerenciamento, streaming);
  • Transporte de equipamentos e equipe.

Nessa parte, o orçamento é fundamental para que você separe cada segmento por colunas, eliminando também os possíveis itens supérfluos do planejamento.

3. Tenha em mente os custos adicionais

E por falar em itens que você não precisa, também existem aqueles que podem não estar no seu orçamento, mas que, sem dúvidas, são importantes para um evento de sucesso.

Desde a limpeza até a segurança, existem equipes de profissionais dedicadas à execução de cada tarefa para que o seu evento seja realizado.

Assim, se você busca terceirizar serviços, insira no seu planejamento os custos com essas equipes e também com outras atividades.

Por exemplo, a realização de um coffee break precisa de um buffet especializado para entregar a melhor experiência aos seus participantes. 

Despesas com eventos online

Custo com o serviço de streaming

Para fazer uma transmissão online, com recursos variados, pode ser necessário que você assine os serviços de ferramentas específicas para este tipo de apresentação.

Mas, caso você busque uma opção mais fácil e tão completa quanto, existe o Even3 Streaming, um serviço desenvolvido com o intuito de facilitar a vida do organizador de eventos online.

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Custos de produção

Se além do serviço de streaming, você estiver idealizando uma produção mais robusta, calcule os custos do aluguel do estúdio, profissionais envolvidos e também equipamentos.

Criação de espaços virtuais

A imersão online, com a criação de espaços virtuais para o aumento da interatividade dos participantes, pode incluir despesas com profissionais de design e programação. 

Por isso, você também pode optar por plataformas de eventos que já disponibilizam esse tipo de serviço, o que pode diminuir significativamente os seus gastos com esse item.

Despesas com eventos presenciais

Bilheterias

Caso você queira realizar um evento totalmente presencial, incluindo a venda dos seus ingressos, é importante incluir o valor do pagamento da impressão dos ingressos.

Além disso, também existem as pessoas por trás da venda desses ingressos, então inclua seus salários no seu planejamento.

Mas lembre-se, com plataformas de eventos, você pode vender os seus ingressos de forma automatizada, sem custos adicionais e ainda realizar o seu evento presencial.

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Viagens e hospedagem

Decidiu realizar o seu evento em outro estado? Então coloque na ponta da caneta todos os custos com o transporte da sua equipe e também dos equipamentos, se você já possuí-los. 

Também, em caso do seu evento trazer um palestrante de outro estado ou internacional, existem os custos de viagem e hospedagem.

Aluguel de equipamentos

Sendo um item que eu citei logo acima, os seus equipamentos também precisam ser levados em consideração no seu planejamento financeiro como um item muito importante.

Por isso, faça uma análise do local do evento e faça um levantamento de quais equipamentos serão necessários para a sua realização.

Assim, especifique no seu planejamento quantos microfones, alto-falantes, cabeamentos, projetores e outros equipamentos serão necessários.

Aluguel do local

Sendo um dos pontos principais de um evento presencial, o local deve ser definido com antecedência, levando em consideração os seus custos, localização e acesso ao público.

Ainda, vale a pena analisar o seu tamanho, acústica e outros espaços além do salão principal, que podem servir para outras atividades do seu evento.

Vale lembrar que quanto mais espaço, maior será o seu custo com equipamentos para manter um evento que traga uma experiência agradável para os seus participantes.

Prêmios

Um prêmio precisa ser diferenciado em visual, relevância e até mesmo em valor financeiro.

Por isso, é importante que, enquanto estiver idealizando o seu prêmio ou troféu, também esteja calculando os seus custos.

Assim você terá mais espaço para fazer alterações no design, apresentação e até mesmo para arrecadar mais dinheiro em caso do prêmio ser um valor financeiro.

Pagamento de funcionários

Além do pagamento da sua equipe, é importante mensurar quais profissionais você precisará contratar por fora, como seguranças, técnicos de áudio e vídeo etc..

Papelarias e gráficas

O seu evento precisa de banners? Ou panfletos para a divulgação?

Em caso da resposta ser “sim”, inclua os custos das impressões desses materiais, assim como outros que você deseje imprimir a favor do seu evento.

Ao final do evento, pode parecer que é a hora de relaxar. Mas não, você ainda pode e precisa realizar um levantamento dos seus gastos

Dessa forma você entenderá quais foram os os itens que poderiam ter sido otimizados financeiramente.

Assim, você terá uma visão geral do valor total do seu evento, o que pode servir como um ótimo exemplo para a sua próxima edição.

Com isso você poderá fazer uma redistribuição de recursos, realizando eventos cada vez mais enxutos.

Para calcular desde o começo até o fim do seu evento, use a planilha de finanças abaixo, basta clicar no banner!

 

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