9 passos para planejar os gastos de eventos científicos!

gastos de eventos

Planejar os gastos de eventos é uma das tarefas que mais costuma dar dor de cabeça aos organizadores.

Gasto é todo esforço financeiro feito, por uma equipe, organização ou empresa, para se atingir um objetivo.

Na realidade dos eventos, é todo dinheiro que sai de caixa para se organizar um evento.

Portanto, custos, despesas, lucros perdas e investimentos são elementos que derivam dos gastos de eventos.

Organizar um evento envolve muitas etapas e tarefas. Durante esse processo, é imprescindível realizar um planejamento dos gastos que você terá com o seu evento. 

Neste artigo, daremos 9 dicas de como planejar, da melhor forma possível, os gastos de eventos em uma planilha de finanças. Sem estresse e sem confusões. 

1. Planeje com antecedência

É fundamental, na organização de um evento, que o planejamento financeiro seja bem feito e realizado com certa antecedência. 

É essencial adequar os objetivos da organização ao dinheiro disponível para a realização do evento, sem extrapolar os limites do orçamento.

Todas as ações seguintes dependem de como esse dinheiro será gasto.

Quando os gastos de eventos são muito altos, é preciso encontrar alternativas para supri-los.

Algumas estratégias funcionam muito bem, como busca por patrocínios, parcerias e bolsas de apoio. 

-> Dobre as chances de conseguir apoio com um plano de patrocínio e mostre as vantagens de divulgar no seu evento! 

Mas lembre-se sempre de prezar pelo sucesso do seu evento!

Então, não adianta fazer um evento super econômico – o que é muito vantajoso para a organização -, mas que ofereça uma experiência negativa ao participante. 

O primeiro passo, então, é fazer uma relação de todas as coisas que o seu evento precisa, para que você possa avaliar o que, de fato, é viável e como o dinheiro será administrado.

2. Saiba diferenciar quais gastos de eventos são fixos e quais são variáveis

É fundamental para um organizador ter noção de quais gastos de eventos são fixos e quais podem variar!

Assim, fica mais fácil tomar decisões e planejar o seu evento da melhor forma.

Afinal, o orçamento é o que determina o caminho que você deve tomar quando for escolher um serviço ou produto para o seu evento. 

É preciso ter em mente que existem dois tipos de gastos de eventos: os fixos e os variáveis.

Os custos fixos são os que você terá que ter, independentemente do número de participantes do seu evento. Sem eles, o evento não acontece. 

Montamos uma lista com os principais gastos de eventos que costumam ser fixos:

  • Local onde será feito o evento
  • Produção pré-evento
  • Divulgação e promoção do evento
  • Equipamento técnico para as salas (som, projeção, mobiliário, decoração, etc)
  • Produção gráfica: impressão de cartazes e toda a sinalização que será usada no evento.
  • Transporte e hospedagem (se for necessário) dos palestrantes e convidados especiais
  • Tradutores, (no caso de ter participantes que falem diferentes línguas)
  • Sistema de gestão de eventos para inscrição, credenciamento e certificados
  • Seguros do equipamento e do pessoal

Já os custos variáveis estão ligados à quantidade de participantes! Veja alguns exemplos:

  • Material de credenciamento para os assistentes (crachás, programas, folhetos, merchandising, presentes ou lembrancinhas, blocos, personalização de canetas, etc.)
  • Almoços e jantares
  • Gorjetas
  • Estacionamentos
  • Pessoal temporário para os dias do evento
  • Computadores e mobiliário para o setor de credenciamento
  • Serviço de coffee-break
  • Gastos com serviço de segurança e limpeza

3. Faça o seu orçamento, não imite o dos outros!

Muitas vezes, organizadores escolhem gerenciar os gastos de eventos se a partir de um modelo ou fórmula já pronto.

Porém, cada evento possui seus próprios gastos e características, logo, o planejamento precisa ser o mais personalizado possível. 

Qualquer detalhe acrescido pode fazer total diferença no orçamento final do evento.

Se utilizar um modelo de planilha de finanças,  adapte-o à realidade do seu evento.

Lembre-se: o que faz total sentido para alguns eventos pode não fazer para outros!

4. Pesquise detalhadamente

Por que não aproveitar a facilidade que a internet nos proporciona e buscar preços mais em conta?

Com uma simples busca no Google, é possível encontrar as empresas que fornecem os serviços que seu evento precisa.

Além disso, você pode procurar por aplicativos e sistemas que auxiliam na gestão do evento (e que muitas vezes são gratuitos)!

Antes de entrar em contato com as empresas selecionadas por você, é importante conferir a experiência de cada uma dentro do mercado. 

Ouça a opinião de outros organizadores que utilizaram o mesmo serviço ou produto.

Dessa forma, você consegue contratar uma empresa que tem credibilidade no mercado e, assim, evita possíveis prejuízos ou danos à imagem do seu evento.

Basta usar a sua criatividade e pesquisar muito antes de fechar negócio com empresas e fornecedores. Pechinche, faça cotações e saia lucrando nas transações! 

5. Utilize planilhas para manter a organização

Depois de definir os parceiros, patrocinadores e as empresas que você vai contratar, está na hora de finalizar o orçamento.

Nessa hora,  organize-se para que seu orçamento fique dentro do estipulado, evitando confusões e prejuízos financeiros! 

Para te ajudar na organização, que tal utilizar uma planilha de finanças?

Nós, da Even3, disponibilizamos uma planilha de finanças, totalmente personalizável, para download.

-> Gerencie os custos do seu evento com uma planilha de finanças e tenha total controle do seu evento

O uso dessa planilha de finanças possibilita que você visualize o valor de cada serviço e os gastos que terá do início ao fim do projeto, sem deixar que nada passe batido.

Dessa forma, você consegue ter uma visão geral da parte financeira e saberá como controlar os gastos de eventos. 

Só não se esqueça de adaptá-la às necessidades do seu evento.

6. Prepare-se para imprevistos

Vale lembrar que não necessariamente o que foi planejado corresponde ao que será definitivo.

Sabe por quê? Imprevistos acontecem em quase todos os eventos e, por isso, recomenda-se que planejamento dos gastos de eventos seja feito com certa “folga”. 

É importante ter uma margem de erro no custo total.

Trabalhe com um valor destinado para emergências e já o inclua na elaboração inicial da planilha de finanças do seu evento. 

7. Fique ligado em promoções e soluções gratuitas

Sabe uma ótima maneira de reduzir os gastos de eventos?

Prestar atenção em promoções e pedir descontos na compra de materiais para o seu evento. Você pode usar o argumento de larga escala, por exemplo.

Além disso, é para isso que servem as parcerias! Você pode pedir o serviço ou produto deles em troca de merchandising, por exemplo.

Busque alternativas gratuitas, como utilizar um sistema de eventos gratuito para gerenciar todas as etapas do evento. 

As redes sociais também podem ser meios valiosos – e gratuitos – de promoção e  divulgação do evento.

8. Estude antes de colocar o preço das inscrições

Muito planejam os gastos de eventos levando em conta o valor que será arrecadado com a venda das entradas dos participante.

Se esse for seu caso, você deve ter uma atenção especial e muito cuidado quando for determinar o preço das inscrições!

–> Saiba aqui como definir o valor ideal das inscrições para o seu evento e faça com que os participantes comprem as entradas sem hesitar! 

9. Realize ajustes conforme as prioridades do evento

A última dica é ter cuidado e definir bem as prioridades na hora de criar o planejamento financeiro do seu evento!

Você deve identificar o objetivo principal do seu evento.

A partir disso, você deverá reservar uma quantia maior para os gastos mais importantes.

Feito isso, defina os gastos de eventos que podem ser minimizados ou até mesmo cortados caso não haja dinheiro para tudo que foi proposto.

É importante estruturar todos os serviços necessários no seu evento (limpeza, recepcionistas, decoração, etc) dentro de um funil. 

E agora? Já sabe como estruturar um plano de gastos de eventos? Já tentou utilizar uma plataforma online para gerenciar o evento como um todo?

A Even3 é uma plataforma de eventos que veio com a missão de facilitar, por completo, o trabalho dos organizadores!

 

 

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