patrocínio para eventos

Patrocínio para eventos: como atrair boas parcerias

Lidar com recursos escassos durante o planejamento financeiro do evento é uma realidade bastante comum para os organizadores.

Então, conquistar bons patrocínios para eventos acaba sendo, muitas vezes, a forma de fazer com que o evento aconteça. Ou ainda, de proporcionar uma melhor experiência aos participantes.

Para atrair boas parcerias, nada melhor do que ter um projeto de patrocínio bem elaborado, objetivo e atrativo para conquistar os patrocinadores.

Baixar modelo de projeto de patrocínio para eventos

Como acontecem as parcerias no mercado de eventos?

Como em qualquer mercado, parcerias são formadas quando duas ou mais partes estabelecem um acordo objetivando alcançar interesses em comum.

Ou seja, todos os lados saem beneficiados daquela cooperação de alguma forma.

No caso de patrocínio para eventos, normalmente, as empresas interessadas costumam ajudar nos custos com materiais, passagens de palestrantes e também em operações. 

Em troca, o patrocinador é reconhecido como parceiro do evento.

Assim, ela ganha visibilidade para a marca, o que contribui para a construção de branding.

Em alguns casos, as empresas ganham ainda a oportunidade de interagir diretamente com os participantes. 

Por isso, é essencial que você pense em patrocinadores que tenham “fit” com o seu público e com o tema do seu evento.

Isto é, eles precisam se relacionar bem e falar a mesma língua dos participantes do seu evento. 

Não faz sentido, por exemplo, um evento que promove o estilo de vida vegano fechar parceria com um buffet de comidas especializado em carnes.

Pense que a primeira coisa que um possível patrocinador do seu evento vai se perguntar é: o que eu vou ganhar patrocinando o seu evento?

No caso do evento vegano, tanto você como o patrocinador só teriam a perder!

Seus participantes, além de ficarem com fome durante o evento, provavelmente fariam duras críticas ao evento e também ao patrocinador.

É por isso que ter um projeto de patrocínio bem construído, que alinhe os objetivos do evento e mostre as vantagens de contribuir como patrocinador, é essencial.

Além de apresentar o evento e o público, é no plano de captação de patrocínio que você vai especificar de que maneira as empresas podem investir no seu evento e de que forma elas irão se beneficiar com a parceria.

Você pode, no modelo de patrocínio, explorar diversos níveis e cotas para patrocinadores, por exemplo.

Quais as empresas certas para captar patrocínios para o seu evento?

Muitas vezes, a principal dificuldade que os organizadores enfrentam é a de chegar aos possíveis patrocinadores do evento.

Nesse momento, o ideal é que você tenha o planejamento estratégico do seu evento em mãos.

Pense, primeiramente, no público, no tema e nos objetivos do seu evento. Além disso, pense nas questões orçamentárias. Do que você precisa para tirar o seu evento do papel?

O ideal é que você alinhe esses dois pontos: o que você precisa e ainda o que tem o perfil do seu evento.

Se o seu evento for de natureza científica, o primeiro lugar para procurar apoio pode ser em instituições de ensino.

Universidades, faculdades, cursos de inglês ou empresas que ofereçam treinamentos, cursos e workshops são excelentes formas de divulgar o seu evento, conquistar apoios ou patrocínios.

Gráficas podem ser excelentes parceiras para auxiliar nos custos com materiais impressos de divulgação (banners, panfletos).

Assim como para conseguir camisas, copos, blocos de notas e outros materiais a custos reduzidos ou até de graça.

Buffets, empresas de lanches podem ser úteis na hora de encontrar patrocínios para o momento de coffee-break e networking do seu evento.

Como pedir patrocínios para eventos?

Para isso, leve uma  apresentação de patrocínios às instituições. Nela, não se esqueça de abordar pontos de relevância do seu evento e mostre todo o potencial que ele tem.

Lembre-se sempre de que conteúdos visuais, como relatórios de edições passadas costumam chamar muita atenção dos patrocinadores.

Além do modelo de patrocínio que já disponibilizamos neste artigo, existem outras formas de mostrar o potencial do seu evento.. Ainda não baixou o material? Ele é gratuito e totalmente adaptável!

Baixar modelo de projeto de patrocínio para eventos

Com a plataforma Vengagge, por exemplo,você consegue criar materiais atrativos para esse público, de uma forma bem simples. Eles disponibilizam modelos de relatórios prontos para a edição.

Para conseguir parceiros que estejam interessados em contribuir com o seu evento é preciso demonstrar sua importância na comunidade científica ou na região onde vai acontecer.

Que informações colocar no projeto de patrocínio para eventos?

Se imagine como um patrocinador.

Você disponibilizaria recursos financeiros ou físicos, para um evento que não demonstrasse impacto?

Conseguir patrocínio para eventos científicos/acadêmicos requer organização e uma boa apresentação.

Você deve inserir algumas informações para que os possíveis patrocinadores conheçam melhor a história do seu evento, sua equipe e os objetivos.

Para isso, não deixe de especificar:

  • Informações sobre o seu evento, como data prevista e local
  • A importância dele para a comunidade científica e para a região
  • Quem são os organizadores
  • Marcos históricos alcançados
  • Dados relevantes de edições passadas
  • Tema da edição atual do evento
  • O seu público alvo
  • Potenciais palestrantes do evento
  • Atividades que acontecerão
  • E claro: cotas de patrocínio e cotas de apoio.

O que vou oferecer ao patrocinador?

Uma das grandes dúvidas dos organizadores é de como definir cotas de patrocínio e de apoio.

As cotas devem abordar os investimentos que os patrocinadores terão que fazer no evento e de que forma o evento poderá retribuir o investimento oferecido.

A principal forma de retribuição é divulgação.

Para isso,  que tal pensar em estratégias de divulgação para o seu evento em que os patrocinadores e apoios também possam fazer parte?

De acordo com o plano de marketing do seu evento, é possível inseri-los em alguma ação?

O patrocinador pode ter direito a fala durante o evento ou a um estande. Ou trabalhar com o brand experience e proporcionar um momento diferenciado aos participantes.

Lembre-se de que os benefícios de cada cota devem ser diferentes.

Cotas maiores, como a Diamante (ou como você opte por nomeá-la), exigem investimento maior da empresa patrocinadora.

Consequentemente, essa empresa deve ter mais benefícios no evento do que um patrocinador de cota bronze, por exemplo.

Agradecimentos durante o evento e número de entradas gratuitas para os parceiros também são formas de retribuir o acordo estabelecido com as empresas.

checklist para eventos acadêmicos

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