Planejamento de eventos: imagem de destaque

O guia completo para o planejamento de eventos

Você já parou para imaginar qual é a primeira tarefa dos organizadores? Com certeza é o planejamento de eventos!

Por isso, ele deve ser encarado como a etapa que irá sustentar toda a organização.

Costumo dizer que organizar um evento significa proporcionar grandes experiências aos participantes, mas, para isto, a experiência precisa ser enriquecedora para os organizadores também.

Nesta fase de planejamento, você precisa ter um norte sobre a gestão de eventos e saber por onde começar. Portanto, estou aqui para te ensinar mais sobre:

A princípio, planejar um evento é se informar!

Então, tenha em mente o que é um evento e saiba que a organização envolve três etapas principais, o pré-evento, o evento em si e o pós-evento.

Por isso, hoje o meu objetivo é te dar justamente a base que irá sustentar todo esse ciclo de vida: o planejamento.

Ter um planejamento estratégico de eventos é o mesmo que traçar um roteiro detalhado de tudo o que precisa ser feito, destacando como as atividades serão realizadas e, principalmente, por que e por quem serão realizadas.

Para começar, você precisa conhecer as atividades essenciais no seu cronograma.

É óbvio que eu vou te ajudar nisso, mas você pode contar com materiais que já existem, como o checklist para eventos criado pela equipe da Even3.

Assim, você já começa por dentro de tudo que deve constar na sua organização:

 

Mas eu vou te explicar tudo sobre essas etapas! Vamos iniciar o passo a passo de como fazer um planejamento de sucesso.

Sim, eu sei. Agora você pode estar pensando na tonelada de atividades que tem para programar, tarefas para delegar e pessoas para contatar.

Mas, primeiro, você precisa responder algumas questões essenciais, como qual é o propósito do seu evento.

Descobrir o porquê e para quem você vai planejar é mais importante do que definir aspectos técnicos, como data, local e horário do evento.

Afinal, sem pessoas nada faz sentido, não é?

Sendo assim, para elaborar um planejamento estratégico de eventos, sugiro que você responda às seguintes perguntas:

Quem será o responsável por organizar o evento?

Primeiramente, é necessário escolher quem vai estar à frente da organização.

Eu imagino que se chegou até aqui, você é um dos organizadores.

Mas você vai embarcar nessa de forma solitária ou irá contar com uma equipe?

Isto porque planejar um evento dá trabalho, existem diferentes áreas de atuação, e é importante que você conte com a ajuda de mais gente.

Portanto, para dividir o trabalho, você pode montar equipes voltadas para cada área do seu evento e chamar coordenadores comprometidos e preparados.

-> Saiba quais equipes são essenciais no seu evento e como montá-las

Nesse caso, a depender do tamanho do evento, é interessante também buscar profissionais qualificados, como o caso de um promotor de eventos para se dedicar exclusivamente à divulgação.

Benchmark Eventos Online - melhore o planejamento de eventos

Em que contexto o evento vai acontecer?

Faça um diagnóstico do cenário em que você pretende realizar o evento. Algumas questões são importantes, como:

  • É a primeira edição dele? Já ocorreram eventos semelhantes na mesma região?;
  • Este é um momento oportuno para conquistar patrocinadores ou, no caso dos eventos acadêmicos, há como conseguir financiamento do CNPq?;
  • Em relação ao contexto e área do evento, qual tema está em alta e pode ser abordado neste período?

Enfim, entender o contexto é importante para analisar a viabilidade do evento.

Afinal, é diante dessas condições que, por exemplo, você poderá estipular fatores operacionais, como data do evento e valores de inscrições. Mas vamos chegar lá na hora certa!

Qual o objetivo estratégico do evento?

Antes de chegar aos fatores operacionais, outra pergunta essencial no planejamento de eventos é a clássica: “por que eu estou querendo organizar esse evento?”.

Por exemplo, tem gente que deseja propagar e incentivar a ciência na cidade. Outros, fazem pelo reconhecimento adquirido no meio.

Há também quem ame organizar eventos pelas conexões que eles proporcionam (o famoso networking!) e pela oportunidade de reunir nomes de peso no mercado.

Seja qual for o seu propósito, é ele que vai dar exclusividade ao seu evento. Ou seja, com um objetivo bem definido, todas as áreas da sua organização irão convergir para atingi-lo.

Além disso, seu público alvo será atraído pela promessa que seu propósito determina. Portanto, tente atribuir valor ao objetivo do seu evento e vendê-lo como um diferencial a ser alcançado com a sua programação.

Que público você quer impactar com o seu evento?

Falando em público, ele é o foco do seu evento!

Por isso, você precisa conhecê-lo muito bem. Só assim você vai saber o que o atrai e como proporcionar a melhor experiência.

Para isto, é comum utilizarmos uma estratégia de marketing chamada construção de persona.

Persona é a representação fictícia de um cliente ideal para o negócio. Neste caso, quem é o cliente ideal para o seu evento?

Na hora de definir a sua persona, vá além das questões básicas, como idade, profissão e informações demográficas, e pesquise também:

  • Formação familiar;
  • Hábitos;
  • Atividades de lazer (o que faz no tempo livre, por exemplo);
  • Principais desafios que enfrenta no mercado de trabalho;
  • Quais as suas preocupações e objetivos de vida.

Modelo de Pesquisa de Público

 

Portanto, você pode aplicar formulários de pesquisa de público, conversar com profissionais da área e até mesmo observar o público alvo de eventos no mesmo segmento.

-> Saiba como tratar os dados dos seus participantes de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados

Agora, você já concluiu a primeira parte, então é hora de tirar o planejamento do papel!

Infográfico com resumo dos primeiros passos do planejamento estratégico

Conte com essa planilha completa para eventos e organize tudo que você precisa, do planejamento ao pós evento, em um só lugar:

Depois de definir todos esses pontos quanto ao planejamento estratégico do evento, é hora de arregaçar as mangas e garantir o que vai fazer com que seu evento, de fato, aconteça.

Esses são tópicos normalmente pensados pela organização na fase do pré-evento. São eles:

Tema

Com base em todas as informações que você definiu durante o planejamento estratégico e nos objetivos que alinhou, defina o tema central do seu evento.

Data, hora e local

Pegue um calendário e veja quais são os dias ideais para que o seu evento aconteça.

Preste muita atenção em feriados (não se esqueça dos municipais e estaduais, viu?) e nos finais de semana.

Veja se realizar o evento em datas assim faz sentido para você e para o seu público alvo, ou se afetará diretamente o caixa do evento.

Quanto ao local para eventos presenciais, cheque, principalmente, se ele é de fácil acesso. Se há paradas de ônibus por perto e local para as pessoas estacionarem.

Além da acessibilidade, fatores como conforto e segurança devem ser ponderados.

No caso dos eventos híbridos e online, você deve considerar a plataforma para a transmissão do evento. Essa é a hora de fazer cotações e escolhas baseadas no que garante estabilidade de rede, segurança dos participantes e interatividade.

Em relação ao horário, é importante pensar no público. Veja se faz mais sentido que as atividades aconteçam no turno diurno, vespertino ou noturno. As respostas para esses questionamentos estão no planejamento estratégico do evento.

Então, volte lá e analise a persona do seu evento.

Defina um orçamento e reduza custos

Falando em caixa do evento, o seu planejamento precisa contar com o financeiro desde o início!

Para isto, você deve mapear os custos, como infraestrutura, transporte, coffee break e almoços, parte gráfica e outros serviços.

Bem como as entradas, como patrocínios e venda de ingressos, à medida em que ela for acontecendo.

Ainda, nessa fase você pode estimar uma meta de venda de ingressos, além de cotar valores de produtos e serviços necessários para a realização do evento.

Ufa! Muita coisa, não é? Sei que são muitos números, por esse motivo, a Even3 criou uma planilha de finanças voltada justamente para quem organiza eventos.

Assim, você pode adicionar todas essas informações e editá-la de acordo com suas necessidades. Para baixá-la, clique aqui:

Garanta patrocinadores

Ainda falando sobre orçamento, em muitos casos, organizadores recorrem a patrocínios para custear alguns fatores determinantes para a realização do evento.

Para isto, é necessário um projeto de patrocínio apresentando o seu evento, os benefícios que ele pode gerar aos patrocinadores e os resultados pretendidos.

Pensando nisso, criamos um modelo de projeto para que organizadores consigam atrair patrocinadores mais facilmente. Veja mais:

Modelo de Projeto de Patrocínio

Divulgação do evento

Agora que você já conhece bem o seu público alvo, sabe as informações básicas do evento e  tem até metas de vendas, chegou a hora de conseguir os primeiros participantes!

Para isto, você vai planejar a divulgação.

Primeiro, crie o branding. Em outras palavras, a gestão da sua marca ou identidade visual que vão ser reforçadas ao longo da divulgação do evento.

Esses são conjuntos de elementos que transmitem a personalidade do seu evento e atraem o público.

 

Depois, você pode desenvolver o planejamento de mídias sociais focando em pontos, como:

  • Quais redes sociais você vai atuar;
  • Os tipos de publicações que serão feitas;
  • Calendário das postagens;
  • Quem será a equipe responsável pela comunicação.

Para começar, você pode contar com o Kit de Marketing criado pela Even3 e ter um calendário de publicações editável e sugestão de temas. Baixe agora:

Kit de marketing gratuito para melhorar o planejamento de eventos

Programação

Por fim, você já tem boa parte do planejamento encaminhada. O próximo passo é pensar no cronograma de atividades.

Portanto, pense nos nomes que você trará para palestrar no evento.

O ideal é que você tenha, ao menos, três nomes em mente. Assim, você pode contatá-los com antecedência e deixar uma lista com palestrantes “reservas”, caso as suas primeiras opções não possam participar.

Além disso, caso seu evento seja acadêmico, atente-se também à submissão de trabalhos.

Se o seu evento irá receber artigos, fotografias, resumos ou outros materiais que precisarão ser avaliados, é preciso pensar nos nomes que irão formar o corpo editorial do seu evento.

Ainda, será necessário definir as regras de submissão e estipular prazos.

Portanto, aproveite esse momento final de planejamento para criar todo o calendário do evento.

Como eu te disse no começo do texto, para planejar eventos é preciso ter dimensão de todas as fases de um evento.

Nesse caso, uma plataforma de eventos pode ser sua maior auxiliadora!

Na Even3, por exemplo, você consegue gerenciar e acompanhar todas as etapas do seu evento em um só lugar.

Ainda, a plataforma automatiza muitos processos e facilita o seu trabalho.

Por exemplo, na hora de planejar as inscrições você já pode contar com um site próprio para a divulgação de informações, venda, viradas de lote e muito mais!

Além disso, credenciamento, submissões, certificados, transmissão online e outros benefícios já estão garantidos.

Portanto, que tal facilitar o seu planejamento estratégico? É gratuito! Clique no banner abaixo e crie seu evento na Even3.

Planeje seu evento gratuitamente agora. Crie um evento na Even3

Segredos e dicas sobre o mundo de eventos técnicos-científicos

Junte-se a milhares de pessoas que organizam e participam de eventos acadêmicos e científicos