Você sabia que é possível organizar um evento com formulário de inscrição online, venda de ingressos e site em poucos minutos?
Da mesma forma, você também pode levar meses. Tudo vai depender das estratégias e ferramentas que você usa!
Com técnicas de produtividade para eventos, é possível trabalhar menos e alcançar os melhores resultados. Então, quer saber como fazer isso na prática? Saiba mais sobre:
- O que é produtividade?
- 7 metodologias para ter mais produtividade em eventos
- Ferramentas para aumentar a produtividade na organização de eventos
Basicamente, produtividade em eventos é a capacidade de realizar tarefas com eficiência, utilizando os recursos disponíveis da melhor forma para alcançar melhores resultados.
Na prática, não é utilizar milhares de ferramentas diferentes, mas escolher as principais estratégias que tornem seu trabalho mais rápido e eficiente.
Ou seja, isso significa conseguir planejar, executar e analisar todas as etapas sem retrabalho, atrasos ou sobrecarga.
5 sinais de que você não organiza eventos de forma produtiva
Se você se identifica com algum desses pontos, é hora de rever seus processos:
- 🔁 Você refaz tarefas com frequência por falta de organização
- ❌ Deixa atividades importantes passarem e precisa resolvê-las de última hora
- ⏰ Vive apagando incêndios no dia do evento
- 📋 Não tem um planejamento claro ou cronograma estruturado
- 🤯 Sente sobrecarga constante durante a organização
- 📉 Tem dificuldade em acompanhar resultados e dados do evento
Agora, você deve estar se perguntando como ter mais produtividade em eventos.
Primeiramente, você pode tomar um passo super simples: mudar a forma como planeja e distribui as tarefas da organização de um evento.
Atualmente, existem algumas metodologias que tornam a divisão de tarefas mais equilibrada, ágil e fácil de ser acompanhada.
Mesmo que você não conte com uma grande equipe, alguma das metodologias abaixo podem te ajudar a traçar melhor suas tarefas e evitar os incêndios de última hora:
1. Kanban
O Kanban é uma metodologia visual de gestão de tarefas. Nele, você organiza todas as atividades em colunas, normalmente divididas em:
- A fazer
- Em andamento
- Concluído
Para definir essas tarefas, você pode contar com um checklist de eventos, como o material gratuito criado pela Even3:
Por exemplo, você pode criar um quadro com tarefas como “definir palestrantes”, “abrir inscrições” e “divulgar evento”, acompanhando em tempo real o que já foi feito e o que está travado.
Dessa forma, você consegue dar visibilidade ao fluxo de trabalho e evitar gargalos.
2. Scrum
Por outro lado, o Scrum é uma metodologia que organiza o trabalho em ciclos curtos.
Ou seja, durante um período relativo, chamados sprints (geralmente de 1 a 2 semanas), haverá um número específicos de atividades a serem realizadas.
Na prática, o Scrum pode ser combinado com um Kanban.
Por exemplo:
👉 você pode dividir a organização do evento em sprints, como:
- Sprint 1: planejamento e definição de tema, onde as tarefas serão distribuídas de forma visual como em um Kanban;
- Sprint 2: criação do site e abertura de inscrições, que seguirá com a mesma metodologia visual;
- Sprint 3: divulgação e parcerias e assim por diante.
Por fim, o Scrum ajuda a não sobrecarregar organizadores com muitas tarefas simultâneas e facilita o acompanhamento das atividades.
3. Matriz de Eisenhower
Basicamente, essa metodologia ajuda a priorizar tarefas dividindo-as em 4 categorias:
| Importante | Não importante |
|---|---|
| Urgente → fazer imediatamente | Urgente → delegar |
| Não urgente → planejar | Não urgente → eliminar |
Dessa forma, ela ajuda a definir e reduzir tarefas, priorizando o que realmente gera resultado para o evento.
4. Método GTD (Getting Things Done)
Criado por David Allen, o GTD é uma metodologia focada em organizar tarefas e reduzir a sobrecarga mental.
Na prática, ao invés de criar atividades muito amplas, como “organizar credenciamento”, há um detalhamento das atividades principais, como:
- Criar lista de participantes
- Definir equipe de check-in
- Testar sistema
Como aplicar em eventos?
- Registrar todas as tarefas do evento de forma detalhada (contratação de fornecedores, divulgação, inscrições etc.);
- Classificar atividades por prioridade e contexto;
- Revisar semanalmente o planejamento do evento.
Assim, os organizadores que lidam com muitos detalhes simultaneamente podem ter mais clareza sobre tudo que precisa ser feito.
5. Método Pomodoro
Muito conhecido, o método Pomodoro é ideal para os dias de trabalho com mão na massa!
Criado por Francesco Cirillo, ele método consiste em trabalhar em blocos de 25 minutos focados, seguidos de pausas curtas no seguinte ciclo:
- Foque por 25 minutos
- Faça uma pausa curta de 5 minutos
- Repita o ciclo 4 ciclos. Depois, faça uma pausa longa de 15 a 30 minutos
Por exemplo, nos dias de trabalho de organização, você pode criar blocos de foco para tarefas específicas (ex.: responder e-mails de participantes) e usar o Pomodoro para finalizá-las mais rápido.
Se preferir, há sites como o Pomodoro Timer, que te auxiliam a seguir o método.
Assim, você pode utilizá-lo para fazer tarefas que exigem mais concentração, como planejamento e comunicação.
6. OKR (Objectives and Key Results)
Se você ainda não sabe quais são as atividades prioritárias no seu evento, a OKR pode te ajudar!
Basicamente, ela consiste em definir os objetivos do evento e os resultados esperados.
Por exemplo:
Objetivo: aumentar o alcance do evento
Resultados-chave:
- Atingir 1.000 inscritos
- Gerar 500 leads qualificados
- Conseguir 5 patrocinadores
A partir daí, você pode definir quais atividades vão te ajudar a atingir esses resultados e distribuí-las para os responsável.
Dessa maneira, seu time tem mais clareza do porquê estão trabalhando e mantém o foco nos resultados.
7. Automação de tarefas
Por fim, a automação é a estratégia mais importante para ganhar produtividade em eventos.
Ela consiste em usar ferramentas para executar tarefas repetitivas automaticamente.
Por exemplo:
- Envio automático de e-mails para participantes com a Even3;
- Confirmação de inscrição instantânea em plataformas de eventos;
- Geração automática de certificados online.
Finalmente, é possível economizar tempo, reduzir erros e liberar você para focar em tarefas estratégicas.
Nesse caso, há ferramentas que podem te ajudar e te transformar em um organizador 100% produtivo!
Adotar metodologias como Kanban, Scrum ou GTD é um grande passo. Mas é com o apoio das ferramentas certas que a produtividade realmente ganha escala.
Isso porque elas ajudam a organizar tarefas, automatizar processos e centralizar informações, reduzindo erros e retrabalho ao longo da organização do evento.
A seguir, veja como diferentes ferramentas se conectam às metodologias e facilitam a execução no dia a dia 👇
Gestão de tarefas e projetos
Ferramentas visuais e colaborativas ajudam a dividir melhor suas tarefas nos métodos de Kanban, Scrum ou GTD.
- Trello
Ótimo para aplicar Kanban, com visualização simples por etapas (ex.: planejamento, em andamento, concluído). - Asana
Indicado para equipes que utilizam Scrum ou gerenciam projetos mais complexos, com controle de prazos e responsáveis. - ClickUp
Uma solução mais completa, que combina tarefas, metas e produtividade em um só lugar. - Planilha Obrigatória para o Planejamento de Eventos
Criada especialmente para eventos, a planilha já detalha as principais atividades de organização e tem espaço para designar quem faz o quê e quando.
Planejamento e gestão do tempo
Para organizar sua agenda e horários de trabalho, aposte em:
- Google Agenda
Ajuda a organizar cronogramas, prazos e compromissos. Você pode fechar sua agenda com horários fixos para trabalho e evitar conflitos ou sobrecarga. - Zapia, Toki ou Planko
Utilize inteligências artificiais para ter um assistente pessoal direto no WhatsApp. Crie lembretes e até acompanhe as tarefas que precisam ser feitas no dia.
Comunicação e colaboração (equipes ágeis)
Para evitar perda de informações e desconcentração, é importante centralizar a comunicação em canais oficiais compartilhados com o time, como:
Normalmente, essas ferramentas permitem integrações e centralizam informações que facilitam a comunicação em time, diferente do Whatsapp.
Planejamento visual e organização de dados
Agora, se você quer estruturar ideias e organizar referências em um só lugar, é possível usar ferramentas como:
- Miro
Ideal para brainstorms e construção de fluxos do evento. - Notion
Funciona como um espaço completo para organizar documentos, bases de dados, cronogramas e processos do evento.
Plataformas completas de gestão de eventos
Se a ideia é centralizar a operação e ganhar eficiência, plataformas completas fazem toda a diferença.
Afinal, elas eliminam a maioria das tarefas manuais e permitem dividir a organização com uma equipe maior.
Na prática, você consegue:
- Automatizar inscrições, certificados e comunicação com participantes
- Gerenciar submissões, programação e credenciamento
- Centralizar dados do evento em um único ambiente
- Reduzir tarefas operacionais e focar na estratégia
Finalmente, ao aplicar essas técnicas e utilizar as ferramentas certas, você transforma sua rotina, reduz o estresse e entrega eventos muito mais profissionais.
Quer simplificar sua organização e ganhar mais produtividade? Crie seu evento agora na Even3 e veja como é possível gerenciar tudo em um só lugar:
