Você sabia que é possível organizar um evento com formulário de inscrição online, venda de ingressos e site em poucos minutos?
Da mesma forma, você também pode levar meses. Tudo vai depender das estratégias e ferramentas que você usa!
Com técnicas de produtividade para eventos, é possível trabalhar menos e alcançar os melhores resultados. Então, quer saber como fazer isso na prática? Saiba mais sobre:
Basicamente, produtividade em eventos é a capacidade de realizar tarefas com eficiência, utilizando os recursos disponíveis da melhor forma para alcançar melhores resultados.
Na prática, não é utilizar milhares de ferramentas diferentes, mas escolher as principais estratégias que tornem seu trabalho mais rápido e eficiente.
Ou seja, isso significa conseguir planejar, executar e analisar todas as etapas sem retrabalho, atrasos ou sobrecarga.
Se você se identifica com algum desses pontos, é hora de rever seus processos:
Agora, você deve estar se perguntando como ter mais produtividade em eventos.
Primeiramente, você pode tomar um passo super simples: mudar a forma como planeja e distribui as tarefas da organização de um evento.
Atualmente, existem algumas metodologias que tornam a divisão de tarefas mais equilibrada, ágil e fácil de ser acompanhada.
Mesmo que você não conte com uma grande equipe, alguma das metodologias abaixo podem te ajudar a traçar melhor suas tarefas e evitar os incêndios de última hora:
O Kanban é uma metodologia visual de gestão de tarefas. Nele, você organiza todas as atividades em colunas, normalmente divididas em:
Para definir essas tarefas, você pode contar com um checklist de eventos, como o material gratuito criado pela Even3:
Por exemplo, você pode criar um quadro com tarefas como “definir palestrantes”, “abrir inscrições” e “divulgar evento”, acompanhando em tempo real o que já foi feito e o que está travado.
Dessa forma, você consegue dar visibilidade ao fluxo de trabalho e evitar gargalos.
Por outro lado, o Scrum é uma metodologia que organiza o trabalho em ciclos curtos.
Ou seja, durante um período relativo, chamados sprints (geralmente de 1 a 2 semanas), haverá um número específicos de atividades a serem realizadas.
Na prática, o Scrum pode ser combinado com um Kanban.
Por exemplo:
👉 você pode dividir a organização do evento em sprints, como:
Por fim, o Scrum ajuda a não sobrecarregar organizadores com muitas tarefas simultâneas e facilita o acompanhamento das atividades.
Basicamente, essa metodologia ajuda a priorizar tarefas dividindo-as em 4 categorias:
| Importante | Não importante |
|---|---|
| Urgente → fazer imediatamente | Urgente → delegar |
| Não urgente → planejar | Não urgente → eliminar |
Dessa forma, ela ajuda a definir e reduzir tarefas, priorizando o que realmente gera resultado para o evento.
Criado por David Allen, o GTD é uma metodologia focada em organizar tarefas e reduzir a sobrecarga mental.
Na prática, ao invés de criar atividades muito amplas, como “organizar credenciamento”, há um detalhamento das atividades principais, como:
Como aplicar em eventos?
Assim, os organizadores que lidam com muitos detalhes simultaneamente podem ter mais clareza sobre tudo que precisa ser feito.
Muito conhecido, o método Pomodoro é ideal para os dias de trabalho com mão na massa!
Criado por Francesco Cirillo, ele método consiste em trabalhar em blocos de 25 minutos focados, seguidos de pausas curtas no seguinte ciclo:
Por exemplo, nos dias de trabalho de organização, você pode criar blocos de foco para tarefas específicas (ex.: responder e-mails de participantes) e usar o Pomodoro para finalizá-las mais rápido.
Se preferir, há sites como o Pomodoro Timer, que te auxiliam a seguir o método.
Assim, você pode utilizá-lo para fazer tarefas que exigem mais concentração, como planejamento e comunicação.
Se você ainda não sabe quais são as atividades prioritárias no seu evento, a OKR pode te ajudar!
Basicamente, ela consiste em definir os objetivos do evento e os resultados esperados.
Por exemplo:
Objetivo: aumentar o alcance do evento
Resultados-chave:
A partir daí, você pode definir quais atividades vão te ajudar a atingir esses resultados e distribuí-las para os responsável.
Dessa maneira, seu time tem mais clareza do porquê estão trabalhando e mantém o foco nos resultados.
Por fim, a automação é a estratégia mais importante para ganhar produtividade em eventos.
Ela consiste em usar ferramentas para executar tarefas repetitivas automaticamente.
Por exemplo:
Finalmente, é possível economizar tempo, reduzir erros e liberar você para focar em tarefas estratégicas.
Nesse caso, há ferramentas que podem te ajudar e te transformar em um organizador 100% produtivo!
Adotar metodologias como Kanban, Scrum ou GTD é um grande passo. Mas é com o apoio das ferramentas certas que a produtividade realmente ganha escala.
Isso porque elas ajudam a organizar tarefas, automatizar processos e centralizar informações, reduzindo erros e retrabalho ao longo da organização do evento.
A seguir, veja como diferentes ferramentas se conectam às metodologias e facilitam a execução no dia a dia 👇
Ferramentas visuais e colaborativas ajudam a dividir melhor suas tarefas nos métodos de Kanban, Scrum ou GTD.
Para organizar sua agenda e horários de trabalho, aposte em:
Para evitar perda de informações e desconcentração, é importante centralizar a comunicação em canais oficiais compartilhados com o time, como:
Normalmente, essas ferramentas permitem integrações e centralizam informações que facilitam a comunicação em time, diferente do Whatsapp.
Agora, se você quer estruturar ideias e organizar referências em um só lugar, é possível usar ferramentas como:
Se a ideia é centralizar a operação e ganhar eficiência, plataformas completas fazem toda a diferença.
Afinal, elas eliminam a maioria das tarefas manuais e permitem dividir a organização com uma equipe maior.
Na prática, você consegue:
Finalmente, ao aplicar essas técnicas e utilizar as ferramentas certas, você transforma sua rotina, reduz o estresse e entrega eventos muito mais profissionais.
Quer simplificar sua organização e ganhar mais produtividade? Crie seu evento agora na Even3 e veja como é possível gerenciar tudo em um só lugar:
