Você já parou para pensar como o conforto pode fazer a diferença na experiência do seu evento?
Ter como chegar ao local e voltar com segurança pode, inclusive, ser uma comodidade pela qual muitos estão dispostos a pagar!
Por isso, é comum que alguns organizadores ofereçam opções de transporte para eventos.
Esse é um movimento bastante comum em shows. Mas também acontece em conferências, grandes congressos e no mundo corporativo.
Afinal, participar de um evento é mais fácil quando há comodidades como comida, hospedagem e transporte disponíveis para os participantes. Você concorda?
Então vale a pena conferir o que é necessário para disponibilizar o transporte para o seu evento:
Transporte para eventos: é obrigatório?
Para começar, não é obrigatório oferecer um transporte para eventos.
Mas disponibilizar o serviço para os seus participantes pode ser um diferencial bem atrativo.
Principalmente se o evento for distante de grandes centros ou contar com deslocamentos dentro da programação. Afinal, é seu papel facilitar o acesso ao local!
E com um transfer exclusivo para o evento, você ainda pode estimular a participação e gerar sentimentos positivos de pertencimento e cuidado. Entre os principais benefícios estão:
Benefícios do transfer em eventos
- Mais conforto e facilidade para os participantes;
- Diferencial único e atrativo para seu evento;
- Facilidade de acesso ao local do evento;
- Garante mais segurança aos eventos;
- É uma possibilidade de renda extra às vendas de ingressos.
Mas já deu para perceber que nem todo evento vai precisar de um transfer, não é?
Por isso, é importante analisar o público e verificar a necessidade de serviços de transporte antes de fechar contratos com as empresas fornecedoras. Vou te ensinar a fazer isso!
Como organizar o transporte para eventos?
Analise seu público e o evento
O primeiro passo para organizar o transporte para eventos é entender quem são os seus participantes e as características do evento.
Portanto, considere:
- Localização do evento;
- Horário e duração;
- Perfil dos convidados: onde vivem, se virão de outras cidades, se possuem orçamento para contratar serviços por fora etc
Por exemplo, um evento corporativo pode oferecer o transporte como um benefício.
No entanto, eventos musicais podem cobrar por esse serviço.
Por isso, é importante analisar as expectativas do público antes de definir as melhores opções de transfer.
Para tanto, você pode utilizar o formulário de pesquisa de público gratuito criado pela Even3:
4 cuidados na hora de escolher um transfer para seu evento
1. Atente-se ao tamanho da frota e evite superlotação: A quantidade de vagas disponíveis deve ser sempre maior que a estimativa de pessoas.
Para saber quantos participantes utilizariam o transporte, realize uma estimativa de público esperado a partir de uma análise ou pesquisa de público.
2. Ofereça bons veículos: suas opções devem ser acessíveis para todos e confortáveis.
Por isso, verifique sempre as condições e limpeza dos veículos oferecidos pelo fornecedor. E analise se faz mais sentido solicitar ônibus ou vans.
3. Encontre um fornecedor confiável: Busque empresas que tenham certificados de órgãos reguladores de transporte para eventos. Isso vai evitar problemas e oferecer mais segurança aos seus participantes.
Também verifique as credenciais dos motoristas.
No site da Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT), órgão responsável pela área, é possível consultar as leis e condições necessárias para a empresa exercer o serviço.
4. Organize horários e itinerário: Defina os horários de saída previamente e siga-os à risca.
Os transportes também devem ter pontos de partida e chegada em lugares de fácil acesso, seguros e bem sinalizados.
Forneça a compra do transporte para os participantes
Por fim, se você for vender o serviço de transfer, é hora de incluir uma página de vendas.
Com isso, você vai deixar o serviço mais acessível aos seus participantes. Além de ter um controle maior da quantidade de pessoas que vai precisar do transporte.
O ideal é que a venda seja oferecida na inscrição do evento.
Assim, os participantes sabem que há a possibilidade de transporte e podem se planejar com antecedência.
Por exemplo, o organizador que deseja vender os transfer para o evento, pode criar um ingresso específico ou usar a loja de itens adicionais da Even3.
Na prática, as opções funcionam da seguinte forma:
Venda o transporte para o evento junto com as inscrições
Você pode oferecer a opção da compra casada de ingresso + transporte.
Essa alternativa pode facilitar a inscrição de pessoas que teriam dificuldade para chegar sozinhas até o local do evento.
Então, tudo que você precisa fazer é criar os diferentes tipos de ingressos para o seu evento.
Isso pode ser feito através de uma plataforma de vendas de ingressos. Vou te mostrar como funciona na prática na Even3:
- Crie um tipo de ingresso de entrada geral e outro de entrada + transporte. Você pode criar quantos ingressos quiser na Even3;
- Na descrição do ingresso com transporte, informe tudo o que o participante precisa saber! Adicione horários, pontos de partida etc;
- Ofereça suporte no momento da compra para tirar as dúvidas dos participantes. Você pode adicionar botões de Whatsapp ou chat na página de compra do ingresso.
Venda o transporte na loja do evento
Apesar da venda casada, seus participantes podem optar por fazer a compra do transporte depois.
Dessa forma, você pode inseri-lo como um item na loja do seu evento.
Essa é uma funcionalidade oferecida pela Even3 e é uma possibilidade de renda extra.
Assim, o seu evento terá uma loja online que pode ser acessada durante a compra dos ingressos ou através de um link exclusivo.
Para tanto, você deve ativar a ferramenta de Itens Adicionais no menu de Ferramentas da Even3.
Por lá, basta adicionar os itens e delimitar a quantidade disponível para o público. Assim, você pode criar um único item para transporte ou separar as opções de acordo com os horários de saída dos veículos.
Isso ajuda a organizar o evento e melhora a experiência dos participantes, garantindo informações claras e opções flexíveis de transporte.
Então, é hora de colocar em prática no seu evento! Comece agora gratuitamente na Even3:
