Uma conferência é um dos melhores tipos de eventos para quem busca atrair participantes e aumentar o seu alcance de vendas de ingresso.
Isso porque ela reúne participantes das mais diversas áreas de atuação, sejam elas acadêmicas ou estritamente profissionais.
Contudo, é preciso que você saiba como organizá-la da forma correta. Isto é, criando o tipo de conferência que mais combine com o seu público.
Por isso, nesse artigo, eu vou te ajudar a construir a sua conferência, tirando todas as suas dúvidas sobre:
- O que é uma conferência?
- Quando você deve fazer uma conferência?
- As principais conferências do mundo
- Como organizar uma conferência
Uma conferência é uma reunião de pessoas com o objetivode discutir as principais questões e apresentar soluções sobre um tema específico.
Normalmente, ela une especialistas de renome para debater o tema abordado na edição, mas seus debates acontecem de forma aberta.
Por isso, é caracterizada como uma reunião formal de grande importância para o setor, comumente de aspecto técnico ou científico.
Geralmente, a conferência acontece de forma anual. Mas essa frequência pode variar de acordo com a sua comissão organizadora.
E por falar em comissão organizadora, esse tipo evento costuma ser organizado por:
- Associações e organizações profissionais;
- Órgãos governamentais;
- Coalizões;
- Organizações individuais.
Inclusive, é bem comum que vejamos alguns exemplos mundialmente conhecidos, como conferências sobre clima e problemas sociais. Você já viu alguma dessas?
1. Um problema precisa ser analisado
Como eu já falei acima, é comum ver conferências que abordam crises ou oportunidades para determinados setores.
Por exemplo, a ONU realiza anualmente a Conferência das Partes (COP) para discutir e organizar iniciativas sobre os impactos das mudanças climáticas.
No evento, especialistas realizam falas e propõem mudanças para cada país. Além de revisarem as emissões de gases carbônicos.
Ainda, há espaço para que lideranças políticas debatam.
2. O assunto principal exige uma conferência
Nem sempre uma conferência gira em torno de problemas, mas também de debates que fomentam a importância daquele determinado assunto.
Então, se torna bem comum que sejam criadas com diferentes orientações, em diferentes períodos e para necessidades específicas.
Por exemplo, dentre as razões para a criação de conferências, estão:
- Área de atuação ou campo de conhecimento sem coesão;
- Novas descobertas de pesquisas, métodos, trabalhos etc;
- Criação de uma comunidade;
- Lançamento de novos produtos ou tecnologias;
- Networking dentro da comunidade, entre outros.
3. Legitimação de um campo de conhecimento
Uma conferência também traz legitimidade e autoridade a campos de conhecimento que precisam ser melhor desenvolvidos.
Dessa forma, é importante que conferências aconteçam com o objetivo de demonstrar e acompanhar o desenvolvimento da área.
Assim, com o tempo, a atividade pode ser legitimada, seja dentro de um campo acadêmico ou profissional.
Para entender melhor como uma conferência funciona, que tal se inspirar com exemplos reais? Confira as conferências mais famosas do mundo atualmente:
Conferência TED
Para começar, precisamos falar do TED. Essa é uma das conferências mais conhecidas globalmente e, atualmente, seu modelo é replicado no mundo inteiro.
O evento se destaca por suas talks. Isto é, palestras breves e impactantes que exploram temas fundamentais nos campos da tecnologia, entretenimento e design.
Elas ganharam tanta fama que um braço da grande conferência foi transformado e se tornou o TEDx. Essas são pequenas palestras que podem ser realizadas em qualquer lugar do mundo.
Por outro lado, a Conferência TED é um evento anual destinado a disseminar ideias importantes.
Em média, mais de 70 conferencistas se juntam para apresentações, incluindo música, performance e comédia.
Conferência das Partes (COP)
Como já comentamos, a COP é uma das maiores conferências do mundo na área de mudanças climáticas.
O evento acontece anualmente desde 1995 e é organizado pela Organização das Nações Unidas (ONU).
Assim, o objetivo é assegurar que os países membros firmem compromissos com a agenda ambiental anualmente.
Portanto, a Conferência reune representantes de todo o mundo para discutir as mudanças climáticas, as ações tomadas pelos países e elencar novas medidas a serem implementadas.
Normalmente, o evento conta com a presença de diplomatas, representantes governamentais e membros da sociedade civil.
Por isso, a COP sempre determina qual será a pauta das ações climáticas no ano e guia o debate de outros eventos menores na mesma área.
WWDC
Por aqui, sempre acompanhamos as grandes conferências de tecnologia.
Afinal, elas sempre trazem novidades e determinam as pautas do ano na área.
Nesse sentido, cada grande empresa costuma desenvolver a sua conferência, como o Google com o Google I/O. Ou a Apple com o Worldwide Developers Conference (WWDC).
No WWDC, a Apple anuncia as novidades tecnologicas do ano. Dessa forma, a Conferência costuma aproximar o público do produto. Mas vai além!
Ela também atua com formação, instruindo desenvolvedores e realizando mentorias, palestras e workshops na área.
Web Summit
Falando em tecnologia, outra conferência super importante na área é o Web Summit.
Esse evento nasceu em Dublin, em 2009, e contou com pouco apenas 400 pessoas.
Mas o Web Summit foi crescendo e hoje recebe em média 70 mil participantes do mundo todo.
Inclusive, ele movimenta tanto o mercado que o governo português pagou para que o Web Summit fosse sediada em Portugal por 10 anos!
Assim, o país consegue atrair os turistas que viajam apenas para participar do Summit e ficar por dentro das maiores tendências de tecnologia para o ano.
1. Tenha uma checklist em mãos
Assim como qualquer outro tipo de evento, a conferência precisa atravessar algumas etapas para que seja um sucesso.
Por isso, tenha em mãos um checklist para eventos.
Com ele, você poderá trilhar todo o caminho para a realização do seu evento, planejando e definindo pontos importantes, como:
- Local do evento;
- Data e hora;
- Formato (presencial, online ou híbrido);
- Credenciamento;
- Certificados;
- E muito mais!
E não precisa se preocupar em criar uma checklist do zero! Você pode utilizar o material gratuito que criamos na Even3. Basta clicar no banner abaixo:
2. Defina os detalhes do evento
Como eu já falei acima, existem diferentes tipos de conferência, onde o seu público-alvo pode variar de acordo com a sua proposta.
Dessa forma, após definir os requisitos básicos do seu evento, é hora de afunilar a sua proposta para captar o maior número de participantes possível.
Nesse momento, você deve definir itens como:
- Tipo de conferência;
- Tema abordado;
- Tópico específico para debate;
- Frequência do evento;
- Conferencistas;
- Meios de divulgação.
Com isso, você terá uma proposta de evento mais clara, o que facilita também a criação das próximas edições.
3. Escolha uma plataforma de eventos
Após definir a base do seu evento e também os seus detalhes, é hora de vender os seus ingressos e atrair participantes.
Contudo, a falta de ferramentas que facilitam essas atividades é uma das coisas que mais complicam a vida de um organizador.
Por isso, é recomendável que você utilize uma plataforma de eventos online, como a Even3. Dessa forma, além da praticidade, você poderá alcançar mais pessoas, eliminando as necessidades de uma bilheteria física.
Por exemplo, na plataforma da Even3 você cria formulários de inscrição online e vende ingressos em uma área de compras totalmente segura.
Além disso, é possível aproveitar outros benefícios, como receber trabalhos, criar um site para o seu evento, emitir certificados automaticamente e muito mais.
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