Você sabia que há um pequeno grupo de pessoas que está mudando a realidade dos eventos no México?
Tudo começou quando o pesquisador Alejandro Perez-Duarte voltou à Guadalajara depois de 12 anos no Brasil.
Por lá, a Academia trouxe novos desafios: como organizar eventos de forma rápida e simples em um país que não tem costume de usar plataformas para eventos acadêmicos?
Ele já sabia a resposta! O Brasil o havia ensinado.
Mas como lidar com as diferenças linguísticas, culturais e financeiras?
Ainda, é possível que uma plataforma brasileira atinja um público internacional?
Esses foram os desafios abraçados pela Even3 e o 4º Congreso Internacional del Hábitat y Sustentabilidad, do ITESO Universidad Jesuita de Guadalajara.
E essa história tem muito a nos ensinar sobre como investir em eventos internacionais e conectar o conhecimento a pessoas do mundo todo.
Inspire-se:
O ITESO antes da Even3: por que mudar?
Imagine ter um desenvolvedor para trabalhar no site do seu evento. De fato, é uma ótima ideia, não é?
Mas e se esse desenvolvedor estiver no Japão, enquanto seu evento acontece no México? Como realizar as mudanças em tempo real?
E pior: se sua comissão organizadora é enorme, como administrar as demandas e acompanhar as atividades de cada um?
O ITESO provou na prática que algumas soluções podem até ajudar, mas não são ideais para todo tipo de evento. Tudo vai depender dos seus objetivos!
Para um grande evento como o deles, a agilidade era essencial. A organização e unificação das etapas de um evento também.
Por isso, as planilhas para controlar participantes, finanças, emissão de certificados e e-mails já não faziam sentido!
Aliás, essa confusão consegue mesmo ajudar alguém de forma efetiva?
Em um evento de grande porte, com uma grande comissão científica, estava cada vez mais difícil acompanhar quais atividades já haviam sido feitas e quem fazia cada coisa.
Mas tudo mudou depois da Even3! Para Alejandro, foi um diferencial poder organizar todo o evento em um só lugar.
Assim, toda comissão do ITESO teve acesso a um site de eventos self-service, com atualizações em tempo real.
Além do controle de inscritos, acompanhamento de vendas, emissão automática de certificados, envio de notificações, entre outros. Isso foi capaz de firmar a parceria entre o Brasil e o México!
Conhecimento que atravessa fronteiras
Ao apostar em uma plataforma de eventos, o ITESO inovou no cenário mexicano.
Como não era uma solução tão comum, eles fizeram uma grande pesquisa em busca de outras plataformas alternativas.
Nas entrevistas com as candidatas, perceberam uma grande dificuldade: era difícil achar uma plataforma completa para eventos acadêmicos.
Sempre faltava alguma coisa. Ora o foco estava nas etapas do evento, ora o foco estava apenas no recebimento de trabalhos.
Dessa maneira, apenas a Even3 se mantinha competitiva diante das necessidades do evento, oferecendo um ótimo custo benefício.
Entre as principais funcionalidades, Alejandro destaca o suporte completo para o comitê científico e a facilidade para publicar rapidamente os Anais de eventos com ficha catalográfica e identificadores.
Com a possibilidade de criar eventos acadêmicos e científicos até mesmo gratuitamente, a ferramenta passou a ser adotada também por outros eventos do ITESO Universidad Jesuita de Guadalajara.
Mas muita coisa também precisou mudar para chegar até aqui!
Adaptação cultural: como a Even3 mudou para receber o ITESO
Organizar um evento em outro país tem a diferença cultural entre seus principais desafios.
Afinal, para construir um ambiente acolhedor e atrativo para os participantes, é necessário que você se conecte com eles, crie identificação e familiaridade.
Nesse caso, as diferenças linguísticas poderiam afastar.
Como Alejandro aponta, apesar da semelhança com o espanhol, o português não é uma língua comum no México, então costuma causar estranhamento.
Por esse motivo, a tradução de todas as páginas do evento, realizada pela Even3 Global, foi essencial para atrair mais pessoas.
Na plataforma, todo conteúdo aparece automaticamente no idioma do participante.
Além disso, o atendimento dedicado era prioridade para a equipe da Even3, que realizou todo o suporte em espanhol.
Assim, ambos organizadores e participantes possuíam a ajuda necessária no seu idioma local.
Além disso, a própria plataforma mudou para receber o evento do ITESO.
Por exemplo, algumas práticas acadêmicas eram distintas do Brasil, como a necessidade de assinaturas cedendo o direito autoral para a publicação nos Anais do evento.
Então, foi necessário adaptar a plataforma para receber essa demanda. Tudo acompanhado e mapeado pelo atendimento dedicado da Even3.
E não parou por aí: o ITESO estreou o pagamento internacional por aqui!
Meios de pagamentos internacionais
Marcando uma importante fase na globalização da Even3, o ITESO foi um evento que evoluiu em conjunto com a plataforma.
Ele foi o primeiro evento a receber moedas internacionais. E podemos dizer que foi um sucesso!
Mas você tem curiosidade de saber como isso funciona na prática?
-> Veja também: Como e por que organizar eventos internacionais?
Na Even3, há a possibilidade de aceitar meios de pagamentos específicos de países estrangeiros.
Assim, há mais de 150 opções variando do Pix para brasileiros, Oxxo para mexicanos, Baloto para colombianos e muito mais.
Isso é super importante porque amplia a possibilidade de pagamentos no seu evento para além dos tradicionais cartões de crédito.
Além disso, cria conexão com os participantes, que têm mais chances de finalizar a compra ao ver uma moeda que já estão acostumados a utilizar. Afinal, elas passam mais confiança, não é?
Outro ponto importante é que a plataforma realiza conversões de moeda de forma automática. Diminuindo as taxas e a burocracia desse processo.
Nesse caso, não importa o que seu participante escolher na hora da compra, você receberá tudo na moeda oficial do seu evento.
Suporte científico global
Por fim, certamente o evento da ITESO expande as fronteiras da produção acadêmica e científica.
Para Alejandro, essa é uma tendência que tem levado os eventos acadêmicos a assumirem um formato cada vez mais universal.
Nesse contexto, é ainda mais necessário uma plataforma que ofereça o ciclo de submissões de trabalho completo.
Com o recebimento de trabalhos em qualquer formato, distribuição de avaliação, envio de resultados, organização de apresentações e publicação dos Anais do evento, a Even3 se apresenta como solução ideal para qualquer evento acadêmico, em qualquer lugar do mundo.
Para os organizadores do ITESO, essas funcionalidades fizeram toda a diferença!
E para você? Que tal experimentar? Conheça as soluções da Even3 para eventos internacionais:
