como organizar um congresso

Aprenda definitivamente o que é um congresso e como organizar

Das dúvidas mais comuns sobre eventos, talvez como organizar um congresso seja a que mais recebemos. 

Isso porque o congresso é um evento muito rico, normalmente de grande porte com uma programação repleta de atividades, como debates, palestras, webinars e simulives.

Por isso, também é um dos eventos mais disputados pelo público!

Afinal, que estudante não gosta de unir a troca de experiências com essa alta densidade de informações, não é? 

Sendo assim, organizadores de congressos precisam tomar cuidados extras ao planejar esse tipo de evento. 

Até porque uma boa gestão e um planejamento bem elaborado são fundamentais para a realização de qualquer evento científico.

Então, se você quer saber como organizar um congresso presencial, online ou híbrido, prepare um papel e uma caneta, pois te ensinaremos tudo sobre congressos e daremos dicas valiosas para que o seu seja um verdadeiro sucesso.

Neste post, você vai aprender:

Para começar, precisamos entender como caracterizar um congresso.

De acordo com a Capes, o congresso é definido da seguinte forma:

Reunião ou encontro de pesquisadores e/ou profissionais com interesse em pesquisa acadêmica com vistas à apresentação de resultados de pesquisa em andamento, de desenvolvimentos em uma dada linha de pesquisa ou estado da arte em um dado campo ou tópico de interesse.

Por isso, todo congresso tem um tema próprio e pode ser desenvolvido de acordo com uma área de estudo, sendo comum a realização de uma série de atividades, como mesas-redondas, conferências, simpósios e palestras.

No século XIX, o inglês Thomas Cook pertencia a uma organização cujos membros realizavam reuniões junto a diversos povoados.

Em uma dessas viagens, Cook percebeu que a ferrovia por onde andavam transportava poucos passageiros.

Então, ele propôs ao dono da ferrovia que reduzisse a tarifa e, em troca, ele colocaria 500 passageiros nos seus trens.

Assim, em 1841, Thomas Cook levou 500 pessoas para viajar com a finalidade de participar de um evento.

A partir daí, a prática de as pessoas se deslocarem de um lugar para outro para participar em congressos e reuniões começou a se tornar mais comum.

Logo, surgiram os primeiros “centros de convenções”.

Já em 1970, celebraram-se 4.000 congressos internacionais, com a participação de mais de 2,5 milhões de pessoas, entre congressistas e acompanhantes.

Com esse boom de eventos, o setor se tornou um dos mais importantes do turismo, gerando a abertura de agências especializadas no mundo inteiro.

Mas será que ainda continuamos fazendo todo esse deslocamento espacial para ir a um evento?

Certamente muita coisa mudou de lá para cá e vamos discutir os impactos disso atualmente!

A princípio, não pensar no digital quando falamos de eventos já nos causa uma estranheza.

Isso porque temos passado por uma mudança no consumo de informações, hoje em dia disponíveis para nós na internet de forma mais acessível e rápida.

Além disso, a crise sanitária da covid-19 levou o mundo todo a adotar o distanciamento social ao mesmo tempo que busca novas formas de relacionamento, encontrando na tecnologia uma saída eficaz para garantir o nosso desenvolvimento.

Nesse contexto, o mercado de eventos passa por uma enorme e impactante mudança e exige que organizadores, empresas e participantes se adaptem para extrair o melhor dessa nova fase.

Com certeza, os eventos presenciais ainda representam grande força no nosso mercado e no turismo e futuramente sua união com o virtual pode gerar ainda mais oportunidades.

Por exemplo, já podemos ver uma demanda crescente de eventos híbridos, participantes aproveitando cada vez mais as oportunidades de aprendizado e diversas soluções tecnológicas para possibilitar interações e relacionamentos online.

Nesse sentido, organizar um congresso online é super vantajoso, mas é importante saber que itens essenciais para a organização sofrem mudanças no ambiente virtual, como:

Abrangência do Congresso

De acordo com a Capes, existem 5 formas de classificar os congressos quanto à sua abrangência, são elas:

  • congressos locais;
  • estaduais;
  • regionais;
  • nacionais;
  • internacionais.

Mas os congressos online não possuem um local físico, não é?

Por isso, a sua abrangência não é facilmente controlada, mas ainda pode ser definida.

Por exemplo, um congresso pode ser definido como regional porque tem o intuito de discutir temas específicos de uma região do Brasil. Sendo assim, ele ainda pode continuar nessa abrangência no online, mas haverá uma facilidade maior para que estudantes de outras regiões do país também acessem e participem desse conteúdo sem precisar viajar pelo país para fazer isso.

Por isso, é importante que os organizadores estejam cientes dessa mudança e no impacto que ela pode causar no número de inscrições, acessos, submissão de trabalhos e perfil dos participantes.

Duração do Congresso

Como o perfil dos participantes pode mudar nos congressos online, isso também pode impactar a duração do evento e carga horária.

Isso acontece porque a duração dos congressos deve ser definida pelos organizadores levando em consideração a quantidade de atividades do evento e o perfil dos participantes.

Por exemplo, se o seu evento atende a um público de perfil profissional, não é interessante propor um evento durante todos os dias da semana, em horário comercial.

No caso do online, esse cuidado deve ser ainda maior para não causar a dispersão e sobrecarga nos participantes.

Sendo assim, é comum que o congresso divida as atividades em mais de um dia, mas todas devem ser bem distribuídas.

Uma dica é estipular a carga horária após analisar a quantidade de atividades (debates, cursos e palestras) que terá o seu evento.

Levando essa quantidade em consideração, fica mais fácil montar a programação do evento e definir uma carga horária diária de atividades.

–> Confira aqui 6 dicas para montar uma programação científica de sucesso.

Além disso, os congressos também costumam ter periodicidade.

Por se tratar de um evento periódico, é bem comum vermos um mesmo congresso sendo realizado de dois em dois anos, por exemplo.

Isto, de certa forma, influencia e impacta diretamente na divulgação do evento.

Então, tendo definida essa periodicidade do seu congresso, é possível viabilizar um cronograma de atividades com mais antecedência e realizar uma divulgação mais ampla e eficiente.

Sendo assim, estratégias, como o email marketing, podem ser muito úteis para reengajar participantes de edições passadas em eventos futuros.

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Só basta planejar tudo muito bem! Vamos juntos?

Como organizar um congresso? Pense e repense.

Para começar, tenha cuidado em dobro.

–> Quero um checklist completo para organizar meu evento presencial.

Você pode utilizar algumas ferramentas para te auxiliar nesse processo, como planilhas, calendários e checklists.

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Assim, você estará bem organizado e preparado para focar nos pontos básicos que devem ser pensados ao planejar um evento científico, seja online ou presencial. 

1. Identidade Visual

O evento é como uma marca. Então, ele precisa de identidade para ser reconhecido pelo público.

Para pensar na identidade visual do seu evento, leve em consideração a temática dele.

Ou seja, pense em cores, formatos e fontes que possam ter relação com o assunto central que será discutido durante os dias de atividades.

É comum ainda que alguns congressos adotem um lema, slogan ou frase de impacto. Ela vai ser responsável por caracterizar o evento. 

Com base nesses aspectos, é a hora de pensar no logotipo do seu congresso. 

Esses fatores ajudarão a formar a identidade do congresso.

O ideal também é manter uma única identidade visual durante todo o evento, seja na produção de blocos de notas ou das canetas ou nas alternativas para os congressos online, como site e aplicativos.

No caso dos congressos online, uma boa experiência digital para os participantes depende muito do visual.

Por isso, invista em uma identidade visual bem trabalhada com imagens em alta definição para obter bons resultados.

2. Objetivo

O objetivo que você pretende alcançar com o seu evento é um dos primeiros pontos que devem ser pensados pela organização.

Diversos objetivos podem ser alcançados pelo seu congresso.

Por exemplo, você pode querer se tornar referência nacional naquela área de estudo. Ou triplicar o número de participantes também pode estar nos seus planos.

Então, busque responder à pergunta: “por que eu estou querendo organizar esse congresso?”

3. Público

O público é basicamente o centro do evento.

É para ele que todos os esforços têm que estar direcionados.

Então, é preciso conhecê-lo profundamente e saber quais são suas necessidades.

Dependendo do tipo de congresso, seja ele técnico, científico, presencial ou online, o público-alvo vai variar e mudar muita coisa no seu planejamento.

Uma dica para esta etapa é pesquisar sobre o que o seu público tem debatido atualmente. Isso te ajudará a aumentar o interesse no evento!

Para te ajudar com ideias, você pode fazer entrevistas com profissionais e estudantes do ramo!

Depois, a tentação é colocar todas as ideias em prática, mas não tome nenhuma decisão antes de olhar para o financeiro.

4. Financeiro

Primeiramente, estruturar o financeiro é indispensável.

Apesar de uma boa parte dos eventos terem sua verba originada das inscrições, é necessário estimar os custos com antecedência.

Assim, você terá controle de todos os gastos que irão envolver o evento.

Normalmente, já começamos a contar com gastos de divulgação, eletricidade e contratação de equipe e palestrantes.

Mas os congressos presenciais precisam ainda de cotação do local, transporte de palestrantes e equipe, eletricidade, alimentação e outros fatores que demandam mais gastos.

No caso dos eventos online, os custos provavelmente serão menores pois não contarão com as necessidades das atividades presenciais, mas precisarão de investimento em ferramentas e equipamentos para as atividades digitais.

Assim, depois de fazer essa cotação, você poderá avaliar se o evento precisará de patrocinadores externos ou outros investimentos.

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É bem comum os eventos buscarem uma ou mais empresas que possam se tornar possíveis patrocinadores.

Então, o nome destes patrocinadores deve constar em todos os materiais de divulgação.

Sendo assim, os eventos online e presenciais também possuem diferenças na hora de divulgar patrocinadores, como ilustra a tabela:

Tabela de onde divulgar patrocinadores em um congresso

É muita coisa, não é?

Por isso, você pode utilizar uma planilhas de gastos para organizar os custos do seu congresso e assim se manter dentro do orçamento.

Mas, ao mesmo tempo em que os custos são controlados, a qualidade do evento deve estar sempre em primeiro lugar. 

Então, agora é hora de pensar nos elementos que vão garantir uma boa experiência para o seu público.

5. Local do evento: físico x online.

A princípio, a escolha de um local sempre remete ao congresso presencial.

De fato, um local físico é uma das partes mais importantes dos congressos presenciais.

Nessa hora, o organizador precisará ficar atento a três pontos: quantidade de pessoas esperada, duração do evento e programação (as atividades do congresso).

Como o congresso é um tipo de evento que permite que várias atividades (como feiras, oficinas, palestras, exposições) ocorram simultaneamente, pense que o local deverá acomodar e distribuir bem esse público.

Outras questões para levar em conta:

  • Facilidade de acesso e de localização (existência de sinalização e placas indicativas);
  • Infraestrutura (banheiros, iluminação, disponibilidade de mesas e cadeiras)
  • Condições de hospedagem, alimentação e transporte próximos;
  • Existência de espaços coletivos para coffee-breaks, coquetel, jantar (quando necessário);
  • Presença de estacionamento;
  • Presença de serviços essenciais próximos (postos de saúde, hospitais, supermercados, papelarias, fotocopiadoras, bancos);
  • Existência de segurança;
  • Acessibilidade (banheiros e auditórios adaptados).

Não se esqueça de checar, com antecedência, a disponibilidade dos possíveis locais.

E faça o agendamento do local com alguns meses de antecedência para que não haja imprevisto.

Organizando um congresso online

Por outro lado, é óbvio que um evento online não precisará de um local físico. Mas já parou para pensar onde você irá transmitir a programação geral e as atividades do seu congresso?

Sendo assim, é ideal que seu evento tenha um local para estar hospedado, tanto para facilitar a comunicação com os participantes, como também para melhorar o acesso ao conteúdo que você irá oferecer.

Por exemplo, através de uma plataforma de eventos como a Even3, é possível ter um site próprio para o evento com suporte a vários formatos de transmissão online. Falaremos sobre esses formatos em breve!

6. Data e horário

Depois de pensar no local e antes de desenvolver o cronograma, é necessário definir as datas e horários do evento.

Seja qual for o formato do congresso, é importante que a definição das datas e horários leve o participante em consideração, priorizando um horário mais acessível a seu tipo de público.

Por isso, cheque o calendário e evite feriados (não se esqueça dos municipais e estaduais, viu?), finais de semana e datas que coincidem com eventos semelhantes.

Do mesmo modo, evite prolongar as atividades e o horário, principalmente no online, que é mais fácil ter dispersão.

Além disso, o seu evento também pode passar por atrasos e complicações.

Por exemplo, fatores externos podem causar atrasos de palestrantes ou da organização. Por isso, seu horário deve ser pensado para incluir essas possíveis mudanças.

Depois que esses fatores básicos estão bem definidos, é hora de se divertir montando uma boa programação!

8. Cronograma

Aqui é o momento para definir datas e horários chaves, como: início das divulgações, início das inscrições, início do evento, encerramento do evento, início das submissões de trabalho, entre outras.

Por isso, tenha um calendário em mãos para ter maior noção do que precisa ser feito em determinada época.

Ainda, as atividades que serão oferecidas devem ser originais e criativas para despertar o interesse dos participantes.

Sendo assim, algumas sugestões são:

  • Estude grupos de interesse dos congressistas;
  • Nos eventos online, invista em formatos digitais diversos e busque soluções para garantir a interação entre participantes, como a área de transmissão da Even3 que tem espaço para chat e enquetes;
  • Nos eventos presenciais, é interessante deixar alguma noite livre para que o participante tenha liberdade para realizar alguma programação da sua escolha.

Agora é hora de organizar a programação científica e evitar choques de horários. Por isso, defina previamente e distribua bem as palestras, cursos e apresentações de trabalhos.

Não esqueça de entrar em contato com antecedência com os palestrantes e outros profissionais que irão ministrá-las, inclusive se o congresso for online, pois todos precisam entender um pouco sobre os diferentes tipos de transmissão. A gente vai te ajudar!

A princípio, escolher o tipo de transmissão ideal é uma atividade inserida na construção do cronograma.

Por isso, separamos uma seção apenas para explorar detalhadamente os 4 tipos de transmissões online:

  • Vídeoconferência:

Se você procura uma reunião fechada com interação e poucas pessoas, essa é a opção ideal.

Na videoconferência, pessoas situadas em lugares distintos se reúnem em uma sala virtual e os participantes só conseguem assistir à palestra se estiverem dentro da sala.

Vantagens:

  • Fácil de organizar para pessoas que estão iniciando no ambiente virtual;
  • Controle de acesso manual de quem entra na sala, o que é ideal para eventos de pequeno porte;
  • Existem várias ferramentas gratuitas e fáceis de usar no mercado.

Desvantagens:

  • Todos precisam, necessariamente, entrar na sala para participar do evento, o que se torna um problema para eventos muito grandes;
  • Nem sempre os participantes sabem utilizar as ferramentas necessárias, além disso, o fato de todos possuírem acesso à sala pode causar desconfortos. Então, é preciso saber lidar com microfones abertos, ruídos desnecessários e imagens inapropriadas durante o evento.

Equipamentos necessários:

  • Ferramenta de Google Meet, Zoom ou Skype;
  • Computador ou smartphone, microfone e webcam;
  • Transmissão ao vivo:

Se você procura palestras abertas, uma tendência são as transmissões ao vivo.

Como são atrativas e têm crescido como uma forma potente de interação, uma ótima ideia é mesclar as atividades do seu congresso com atividades ao vivo.

Vantagens:

  • Facilidade em transmitir. A transmissão pode ser feita de qualquer lugar;
  • São necessários poucos instrumentos para a gravação – você só vai precisar de notebook ou smartphone, boa conexão à internet e microfone;
  • Amplo alcance – por ser uma rede social, você consegue alcançar muita gente, principalmente se o seu evento for gratuito e aberto ao público;
  • Existem boas ferramentas gratuitas para realizar a transmissão.

Desvantagens:

  • Podem ocorrer problemas como a instabilidade da internet, que impossibilitariam a realização do evento;
  • Transmissão feita pela rede Wifi corre um risco muito grande de ficar lenta e de travar, é recomendado, então, usar um cabo de rede;
  • Em ferramentas como o Instagram, somente inscritos nas plataformas conseguem assistir à transmissão.

Equipamentos necessários:

  • Computador ou smartphone, microfone e webcam;
  • Acesso a ferramentas como Youtube Live, Vimeo Live, Twitch ou Even3Streaming.
  • Em caso de necessidade de layout ou mais de um participante, precisará de uma ferramenta como o Streamyard.
  • Transmissão gravada

Mas e se você não quiser lidar com as instabilidades do ao vivo? É só investir na transmissão gravada!

Assim, as atividades gravadas antecipadamente podem ser mais elaboradas, com abertura dos vídeos com patrocinadores e poderão ser lançadas em um dia e horário específico da programação do evento, como se estivessem sendo transmitidas ao vivo!

Vantagens:

  • É ideal para o grande número de atividades de um congresso, pois diminuirá a chance de ocorrerem erros durante a transmissão para o público;
  • É mais segura;
  • Possibilidade de criar conteúdos mais elaborados e com aspecto mais profissional;
  • Facilidade de edição;
  • Espaço para expor a marca do evento e de patrocinadores.

Desvantagens:

  • Sem uma plataforma de eventos, o palestrante não consegue interagir com os participantes durante a transmissão, em tempo real;
  • Os palestrantes podem enfrentar dificuldades para gravarem os materiais, caso não sejam bem instruídos.

Equipamentos necessários:

  • Webcams externas, câmeras e microfones de lapela para vídeos e áudios com mais qualidade;
  • Ferramentas de edição de vídeo, como o aplicativo Inshot (gratuito).

#DicaEven3:

Para montar apresentações, você pode usar o Google Slides, Power Point e Keynote.

E, para gravar tanto a tela do computador com a sua apresentação, você pode usar ferramentas como o Loom.

  • Simulive

Semelhante à transmissão gravada, o simulive também é um vídeo previamente filmado e editado, mas o simulive, como o nome indica, simula um ao vivo.

Ou seja, seu conteúdo gravado será transmitido como se fosse ao vivo e não permitirá que o participante atrasado volte a transmissão e assista os minutos iniciais do evento.

Além disso, embora o conteúdo seja pré-gravado, você consegue inserir chats, perguntas e quizzes que transmitem a sensação de ao vivo para os participantes do evento.

Vantagens:

  • É ideal para eventos internacionais, pois pode ser disponibilizado várias vezes em horários diferentes para agregar os participantes de diferentes localidades;
  • Causa um senso de urgência assim como o ao vivo;
  • É perfeito para transmitir mais de uma vez os conteúdos nos quais você investiu tempo e dinheiro.

Desvantagens:

  • Necessita do bom preparo do apresentador para dar a ideia de imediatismo, como utilização de verbos no presente e indagações;
  • Por isso, é mais trabalhoso.

Equipamentos:

  • Webcams externas, câmeras e microfones de lapela para vídeos e áudios com mais qualidade;
  • Ferramentas de edição de vídeo.

10. Defina a programação e as regras

Agora que o cronograma já está pronto e as atividades educativas estão definidas, é hora de organizar o que vai ser compartilhado com os participantes. Ou seja, a programação e regras do congresso.

Sendo assim, a programação do seu congresso deve conter:

  • Abertura;
  • Atividades técnicas e programação social para os participantes fora do horário previsto para trabalhos, como coffee-breaks nos eventos presenciais ou apresentações musicais nos eventos online;
  • Intervalos que, no caso de congressos presenciais, contam com almoços e coffee-breaks;
  • Encerramento.

Além disso, não esqueça de elaborar o regulamento do evento e o regimento das sessões de atividades.

Lembre-se que as regras para submissão de trabalhos devem estar incluídas no regulamento do evento, assim como regras de inscrição e valores exatos com um acesso simples aos participantes.

Por fim, seu congresso já está robusto e pronto para sair do planejamento, então você precisará de ajuda!

Você deve ter em mente que um grande evento não é organizado apenas por você. Para auxiliar na organização, é necessário uma equipe qualificada e de confiança.

Por isso, a comissão organizadora ou comitê científico geralmente é formada por:

  1. Presidente do Congresso.
  2. Secretário ou Cronista.
  3. Moderadores.
  4. Conferencistas convidados.
  5. Cronometrista.

Porém, a grande equipe que tornará o evento possível não conta apenas com a equipe de comitê científico, mas com várias outras pessoas. Entre elas, a equipe de credenciamento, apoio aos palestrantes e transmissões online, divulgação, serviços gerais, entre outras.

Sendo assim, é preciso que todas as pessoas que irão trabalhar no evento estejam em sintonia. É difícil organizar um grande grupo para trabalhar em conjunto, mas saber fazer uma boa divisão da sua equipe e ter uma boa gestão faz toda a diferença.

Então escolha sua equipe com cautela, pois ela irá desenvolver todo o evento.

Por exemplo, ela pode:

  • Definir datas e horários;
  • Criar conteúdos para atividades e redes sociais;
  • Tirar as dúvidas dos participantes e ser suporte para os congressos online;
  • Fazer os convites aos palestrantes;
  • Montar formulários de avaliação;
  • Planejar a divulgação e demais atividades, parte essencial para garantir o sucesso do seu congresso!

A divulgação de um evento é muito importante. Porém, ela não deve ser feita igual a divulgação de um produto ou de uma marca.

Diferente de grandes corporações, os eventos não conseguem atrair seu público através de publicidade e propaganda em meios de massa. Por isso, a comunicação deve ser dirigida para um público específico.

Ou seja, é preciso pensar em uma estratégia bem definida para atingir as pessoas interessadas da maneira certa.

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Atualmente a internet é um dos melhores meios que eventos científicos têm para conseguirem chegar até seus participantes.

Mas, para se destacar, você precisa mostrar a relevância e qualidade do seu evento.

Uma dica é divulgar amplamente os palestrantes de referência no mercado que irão participar do seu congresso, atividades com conteúdo valiosos e tudo que possa tornar o seu evento mais interessante para os futuros participantes.

Por isso, os investimentos em canais como e-mail marketing e redes sociais estão se mostrando bastante eficazes.

Por exemplo, o LinkedIn é uma mídia social corporativa em que muitos profissionais estão presentes e possuem muitos grupos de debate que podem ser utilizados como canais de divulgação.

Lembre-se que não há como organizar um congresso sem pensar em sua divulgação. Afinal, adianta planejar e organizar um evento sem que o público alvo o conheça? Então é hora de tornar o seu congresso o mais atrativo possível!

Quando pensamos em congressos atrativos, o diferencial é entregar qualidade e inovação.

Pensando nisso, listamos as tendências para eventos que podem te inspirar:

1. Aposte em tecnologia, mesmo em um congresso presencial!

Uma prova de que eventos online têm tudo para crescer é que até mesmo os congressos presenciais têm usado alternativas oferecidas pelo digital.

Uma solução em constante crescimento tem sido os aplicativos de eventos.

Você já os conhece?

Através deles é possível acessar a programação do congresso com mais facilidade, notificar participantes, realizar o credenciamento e em algumas soluções dá até para criar bate-papos.

Além disso, desde 2019 a tendência é apostar em soluções avançadas de tecnologia, como Inteligência Artificial em chatbots, realidade virtual e gamificação de eventos, com jogos que tornam tanto eventos presenciais como eventos online mais atrativos e dinâmicos.

-> Inspire-se em 5 tendências tecnológicas para o mercado de eventos em 2019

2. Eventos sustentáveis

Outra tendência que está ligada ao uso de tecnologia em eventos são os eventos sustentáveis

Então já pensou em usar menos eletricidade e papéis em seu congresso? Soluções tecnológicas, como plataformas de eventos, possibilitam ter a programação disponível e até realizar credenciamentos offline através de aplicativos ou computadores.

-> Veja como o III CONCINAT realizou um evento enorme com credenciamento offline.

Sendo assim, essas tendências refletem nas mudanças de hábitos, até mesmo entre os participantes.

Por exemplo, o número de pessoas que apresentam as entradas ou inscrições nos celulares é cada vez maior. Assim, utilizar um aplicativo de credenciamento irá encorajar os seus participantes a deixarem os papéis impressos de lado.

Muito mais fácil e automático, não é? É por isso que a automação também é uma tendência crescente!

3. Automação de processos

Lembra de quando realizar um evento era sinônimo de múltiplas funções? O organizador precisava de planilhas, ter noções de design, saber credenciar os participantes manualmente e até mesmo confeccionar certificados.

Já deixamos de fazer eventos assim, não é?

Com as soluções tecnológicas, tudo fica mais fácil. E com as plataformas de eventos, como a Even3, o evento fica completo!

Por exemplo, através da Even3, é possível automatizar todas as etapas do evento e ainda otimizar um congresso online com área de transmissão segura com bate-papo e enquetes para os participantes.

Com tantas inovações, é óbvio que os eventos virtuais também serão tendência!

4. Eventos virtuais

Por fim, a tendência que já era crescente se cristalizou!

Depois da pandemia do corona vírus, encontrar uma saída para o mercado de eventos se tornou não só uma necessidade para os profissionais da área, mas também para garantir que atividades essenciais para o nosso desenvolvimento continuassem a existir, como a troca de conhecimento e os relacionamentos.

Sendo assim, os eventos online ganharam ainda mais força ao oferecer comodidade, segurança e interatividade através de soluções tecnológicas.

De acordo com uma pesquisa realizada pelo LinkedIn com 200 organizadores de eventos B2B,

Eventos Online: resultados da pesquisa do Linkedin

Como a tendência de crescimento é grande, espera-se unir ainda mais pessoas e democratizar muito mais conhecimento através dos eventos online.

Por esse motivo, é necessário ter ainda mais cuidado com o conteúdo dos eventos virtuais, prezando por informações verdadeiras e conteúdos ricos para atrair participantes.

E saiba: a internet não elimina a interação do público. Se antes essa era feita pessoalmente, agora é possível conversar via chats e fóruns.

-> Aprenda 5 lições valiosas do WWDC 2020 da Apple sobre eventos online

Já deu para perceber que as experiências nos congressos podem sempre ser melhoradas e passam por constantes mudanças, não é? Por isso é importante sempre ouvir as sugestões dos seus participantes!

Após o encerramento do congresso, está na hora de fazer a entrega de certificados aos participantes! Você pode fazer isso imprimindo e disponibilizando no local do evento ou de uma maneira muito mais prática via internet.

Outra dica é a produção de Anais! Já pensou em tudo que foi produzido no seu congresso ficar compilado em um só lugar e online? A prática dos proceedings é muito útil para tornar o seu evento ainda mais relevante. 

Baixar e-book sobre Publicação de Anais

Além disso, é nessa fase de pós evento que você tem a oportunidade de receber feedbacks! Então por que não elaborar um formulário de avaliação do seu congresso? Assim, você já fica sabendo o que não pode faltar na próxima edição.

Baixar modelo de pesquisa de satisfação

Bom, se você chegou até aqui certamente sabe fazer um congresso de sucesso!

Mas sabemos que são muitos passos a seguir, por esse motivo, o ideal é fazer um checklist e dividir com sua equipe, assim todos poderão ficar por dentro de cada etapa do evento.

Além disso, não esqueça de adaptar as necessidades para o formato online ou presencial.

Nesse caso, veja qual é o passo a passo para organizar um congresso:

Antes do congresso (Aprox. 6 a 12 meses antes)

  • Selecionar comissão organizadora e/ou equipe que fará parte da organização
  • Agendar e coordenar reuniões periódicas com o cliente e a equipe interna
  • Elaborar e administrar o orçamento
  • Definir datas (verificar feriados nacionais, locais e religiosos)
  • Escolher o espaço de realização do evento e, no caso dos congressos online, o tipo de transmissão online
  • Definir tema principal e subtemas
  • Convocar palestrantes
  • Definir a hospedagem dos convidados especiais e dos palestrantes
  • Desenvolver propostas para os patrocinadores
  • Definir o sistema de inscrições e credenciamento
  • Criar e gerenciar o website do evento
  • Solicitar apoios oficiais (da prefeitura, de um ministério, de uma secretaria….)

Desenvolver estratégia de comunicação e promoção do evento (Aprox. 5 a 3 meses antes):

  • Implementar estratégia de comunicação e promoção (considerar redes sociais, relações públicas, assessoria de imprensa e e-mail marketing)
  • Enviar convites aos potenciais participantes
  • Planejar eventos paralelos: jantares, visitas técnicas, rodada de negócios…
  • Contratar colaboradores extras (freelancers)
  • Planejar pesquisa pós-evento (Aprox. 3 a 1 mês antes):
  • Criar material gráfico (incluir sinalização do evento)
  • Receber as apresentações dos palestrantes
  • Estabelecer um programa para acompanhantes (dos palestrantes principalmente)
  • Preparar o cronograma de tarefas e horários
  • Contratar serviços adicionais (traslados, buffet, áudio e vídeo…)
  • Conferir as respostas dos convites RSVP
  • Confirmar a presença de palestrantes e convidados especiais
  • Enviar email para Incentivar a venda final de inscrições, informando data e horário limite da venda online e como será a venda no local do evento

Véspera e Dia do congresso

  • Verificar áudio, vídeo e Wi-Fi
  • Realizar inspeção completa do local
  • Preparar e equipar todas as salas de conferências e áreas comuns
  • Sinalizar os espaços (credenciamento, banheiros, salas, etc.)
  • Imprimir credenciais e material para os participantes
  • Baixar o aplicativo para fazer o check-in (credenciamento) dos participantes
  • Baixar a lista de participantes
  • Coordenar a chegada dos palestrantes
  • Entregar certificados, diplomas e declarações de presença
  • Coordenar os colaboradores
  • Entregar presentes

Pós-congresso

  • Revisar notas fiscais, faturas e pagamentos pós-evento
  • Enviar pesquisas para todos os participantes
  • Disparar os certificados que não foram entregues
  • Encaminhar e-mails de agradecimento com a entrega de material remanescente (vídeos, por exemplo)
  • Compartilhar os relatórios do congresso com patrocinadores e outros.

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