Aprenda definitivamente o que é um congresso e como organizar!

como organizar um congresso

Dos tipos de eventos, talvez o congresso seja um dos mais ricos em conteúdo.

Isso se deve principalmente ao fato de que, em um mesmo congresso, acontecem várias atividades, como debates, mini-cursos, workshops e palestras.

A troca de experiências aliada à essa alta densidade informativa e à duração do evento fazem com que os congressos sejam um dos eventos mais disputados pelo público.

Por isso, organizadores de congressos precisam tomar cuidados extras ao planejar um.

Afinal, uma boa gestão e um planejamento bem elaborado são fundamentais para a realização de qualquer evento científico.

Se organizar um congresso está nos seus planos, prepare um papel e uma caneta ou um bloco de notas, pois daremos dicas valiosas para que o seu congresso seja um verdadeiro sucesso.

Neste post, você vai descobrir muito mais do que o conceito de congresso.

Vai compreender também suas características fundamentais, como duração e carga horária e vai ter acesso a um guia para organizar um congresso de qualidade!

O que é um congresso?

A Capes define congresso da seguinte forma:

Reunião ou encontro de pesquisadores e/ou profissionais com interesse em pesquisa acadêmica com vistas à apresentação de resultados de pesquisa em andamento, de desenvolvimentos em uma dada linha de pesquisa ou estado da arte em um dado campo ou tópico de interesse.

É comum que, dentro de um congresso, aconteça uma série de atividades, como mesas-redondas, conferências, simpósios e palestras.

Abrangência do Congresso

Ainda segundo a Capes, existem 5 formas de classificar os congressos quanto à sua abrangência.

São elas: congressos locais, estaduais, regionais, nacionais e internacionais.

Todo congresso tem um tema próprio e pode ser desenvolvido de acordo com uma área de estudo.

Existem vários congressos de  administração e de engenharia, por exemplo, que são referência no Brasil e no mundo.

Duração do congresso

Normalmente, os congressos duram mais de um dia.

Tomando como base os congressos realizados na plataforma da Even3, a maioria tem 3 dias de duração. Mas isso não é uma regra.

A duração do evento fica a critério do organizador.

A carga horária diária também é variável.

Uma dica é estipular a carga horária após analisar a quantidade de atividades (debates, cursos e palestras) que terá o seu evento.

Levando essa quantidade em consideração, fica mais fácil montar a programação do evento e definir uma carga horária diária de atividades.

–> Confira aqui 6 dicas para montar uma programação científica de sucesso.

Esse tipo de evento também costuma ter periodicidade.

Por se tratar de um evento periódico, é bem comum vermos um mesmo congresso sendo realizado de dois em dois anos, por exemplo.

Isto, de certa forma, influencia e impacta diretamente na divulgação do evento.

Tendo definida essa periodicidade do seu congresso, é possível viabilizar um cronograma de atividades com mais antecedência e realizar uma divulgação mais ampla e eficiente.

Estratégias como o email marketing pode ser muito útil para reengajar participantes de edições passadas em eventos futuros.

Como surgiram os congressos?

No século XIX, o inglês Thomas Cook pertencia a uma organização cujos membros realizavam reuniões junto a diversos povoados.

Em uma dessas viagens, Cook percebeu que a ferrovia por onde andavam transportava poucos passageiros.

Propôs, então, ao dono da ferrovia, que reduzisse a tarifa e, em troca, ele colocaria 500 passageiros nos seus trens.

Assim, em 1841, Thomas Cook levou 500 pessoas para viajar com a finalidade de participar de um evento.

A partir daí, a prática de as pessoas se deslocarem de um lugar para outro para participar em congressos e reuniões começou a se tornar mais comum.

Logo, surgiram os primeiros “centros de convenções”.

Já em 1970, celebraram-se 4.000 congressos internacionais, com a participação de mais de 2,5 milhões de pessoas, entre congressistas e acompanhantes.

Com esse boom de eventos, o setor se tornou um dos mais importantes do turismo, gerando a abertura de agências especializadas no mundo inteiro.

Planejamento de um congresso: pense e repense.

Cuidado em dobro.

Não dá para falar sobre como organizar um congresso sem citar a importância de um bom planejamento.

–> Descubra aqui como fazer o planejamento estratégico do seu evento.

Você pode utilizar algumas ferramentas para te auxiliar nesse processo, como O uso de planilhas, calendários e checklists.

Quero um checklist completo para organizar meu evento

Existem pelo menos 10 pontos básicos que devem ser pensados ao organizar um evento científico. 

10 itens essenciais na organização de congressos

Identidade Visual

O evento é como uma marca. Então, ele precisa de identidade para ser reconhecido pelo público.

Para pensar na identidade visual do seu evento, leve em consideração a temática dele.

Ou seja, leve em consideração o assunto central que será discutido durante os dias de atividades. Pense em cores e formatos que possam ter relação com ele. 

É comum ainda que alguns congressos adotem um lema, slogan ou frase de impacto. Ela vai ser responsável por caracterizar o evento. 

Com base nesses aspectos, é a hora de pensar no logotipo do seu congresso. 

Esses fatores ajudarão a formar a identidade do congresso.

O ideal também é manter uma única identidade visual durante todo o evento, seja na produção de blocos de notas ou das canetas, e até mesmo nos convites.

Busque sempre manter um padrão de cores e escrever com a mesma fonte.

Quando a identidade visual é bem trabalhada, ela cria um reconhecimento e empatia com o seu público.

Objetivo

O objetivo que você pretende alcançar com o seu congresso é um dos primeiros pontos que devem ser pensados pela organização.

Diversos objetivos podem ser alcançados pelo seu congresso.

Você pode querer se tornar referência nacional naquela área de estudo. Ou triplicar o número de participantes também pode estar nos seus planos.

Responda à pergunta “por que eu estou querendo organizar esse evento?”.

Público

O público é basicamente o propósito do evento.

É para ele que todos os esforços têm que estar direcionados.

É preciso conhecê-lo profundamente e saber quais são suas necessidades.

Dependendo da natureza do seu congresso, seja ele técnico ou científico, o público-alvo vai variar.

A divulgação do congresso, consequentemente, também sofrerá impactos.

Pesquisar o que está sendo debatido atualmente sobre o assunto foco do congresso é essencial, pois interfere diretamente no interesse do público em comparecer a ele.

Fazer entrevistas com profissionais e estudantes do ramo podem ajudar com ideias!

4. Financeiro

Estruturar o financeiro previamente é indispensável.

Apesar de uma boa parte dos eventos terem sua verba originada das inscrições, é necessário estimar os custos com antecedência.

Assim, você terá controle de todos os gastos que irá envolver o evento.

É preciso cotar o local, a contratação da equipe, eletricidade, entre outros fatores que demandem algum gasto.

Com essa cotação é possível avaliar se o evento precisará de patrocinadores externos ou outros investimentos.

Quero um projeto de patrocínios para o meu evento!

 

É bem comum os eventos buscarem uma ou mais empresas que possam se tornar possíveis patrocinadores.

O nome destes patrocinadores deve constar em todos os materiais de divulgação, como folder, pasta, caneta, camiseta, banner, por exemplo.

Você pode utilizar planilhas de gastos para organizar os custos do seu congresso e assim se manter dentro do orçamento.

Mas, ao mesmo tempo em que os custos são controlados, a qualidade do evento deve estar sempre em primeiro lugar.  Assim, você consegue oferecer uma grande experiência ao seu público.

5. Local do evento

Na hora de pensar no local que irá receber o seu congresso, fique atento a três pontos: quantidade de pessoas esperada, duração do evento e programação (as atividades do congresso).

Como o congresso é um tipo de evento que permite que várias atividades (como feiras, oficinas, palestras, exposições) ocorram simultaneamente, pense que o local deverá acomodar e distribuir bem esse público.

Outras questões para levar em conta:

  • Facilidade de acesso e de localização (existência de sinalização e placas indicativas);
  • Infraestrutura (banheiros, iluminação, disponibilidade de mesas e cadeiras)
  • Condições de hospedagem, alimentação e transporte próximos;
  • Existência de espaços coletivos para coffee-breaks, coquetel, jantar (quando necessário);
  • Presença de estacionamento;
  • Presença de serviços essenciais próximos (postos de saúde, hospitais, supermercados, papelarias, fotocopiadoras, bancos);
  • Existência de segurança;
  • Acessibilidade (banheiros e auditórios adaptados).

Não se esqueça de checar, com antecedência,  a disponibilidade dos possíveis locais.

E faça o agendamento do local com alguns meses de antecedência para que não haja imprevisto.

6. Data do evento

Pensar na data do evento sem olhar o calendário? De jeito algum!

Pegue um calendário e veja quais são os dias ideais para que o seu evento aconteça.

Preste muita atenção aos feriados (não se esqueça dos municipais e estaduais, viu?) e aos finais de semana.

Verifique também se existem eventos semelhantes ao seu ocorrendo no mesmo período. 

7. Horário do evento

Do mesmo modo, determinar o horário do evento exige cautela. Prolongar atividades cansa os participantes e dispersa a atenção.

Por isso, deve-se monitorar a duração de aberturas e encerramentos, das atividades também dos intervalos.

Você deve zelar pelo respeito ao horário limite do evento, caso contrário, a saída no encerramento será grande.

O seu evento pode também passar por atrasos e complicações.

Como por exemplo, pode acontecer do seu evento atrasar por fatores externos, caso isso aconteça você já deve estar preparado para resolver, seja um atraso de palestrante ou de organização, seu horário deve ser pensado para incluir também atrasos e possíveis mudanças.

8. Cronograma

Aqui é preciso definir algumas data chaves, como: início das divulgações, início das inscrições, início do evento, encerramento do evento, início das submissões de trabalho, entre outras. Tendo um calendário em mãos, você pode ter maior noção do que precisa ser feito em determinada época.

As atividades que serão oferecidas devem ser originais e criativas para despertar o interesse dos participantes. Uma boa sugestão para ter ideias de atividades para seu congresso é estudar grupos de interesse dos congressistas. É interessante deixar alguma noite livre para que o participante tenha liberdade para realizar alguma programação a sua escolha.

Palestras, cursos, apresentações de trabalhos e demais atividades precisam ser previamente definidas. Entrar em contato com antecedência com os palestrantes e outros profissionais que irão ministra-las é necessário.

Ao montar o cronograma muitos organizadores têm dores de cabeça com choques de horário, principalmente com a programação das apresentações dos trabalhos. Saber como organizar a programação científica é muito importante!

9. Defina a programação e as regras

Dentro da programação e regras, deve estar presente uma programação social para os participantes, fora do horário previsto para os trabalhos, uma vez que o congresso costuma durar vários dias.

Ou seja, além das atividades educativas, você também pode inserir na programação do seu congresso momentos que criem um “clima” agradável que se pretende dar ao evento.

Alguns exemplos são: coffee-breaks, jantares e almoços de adesão, exposições, peças de teatro, apresentações musicais, lançamentos de livros, entre outras. Afinal, a sua intenção é proporcionar a melhor experiência aos participantes, não é?

De modo sucinto, a programação de um congresso é composta por:

    • Abertura (com serviços de alimentação ou não);
    • Atividades (técnicas, socioculturais) sequenciais ou simultâneas;
    • Intervalos (almoços e coffee-breaks);
  • Encerramento (com serviços de alimentação ou não).

É muito importante, também, a elaboração de regulamento do evento e de regimento das sessões de atividades. Lembre-se que as regras para submissão de trabalhos devem estar inclusas no regulamento do evento. Assim como regras de inscrição e valores exatos com um acesso simples aos participantes.

10. Crie um roteiro

Depois de entender como organizar um congresso, você pode enumerar todas as fases do seu evento, da abertura ao encerramento e também o pós.

Depois, você poderá distribuir para a equipe. Isso auxiliará muito no andamento do evento! Por isso, disponibilizamos os tópicos que não podem faltar no seu roteiro:

1) Credenciamento dos participantes, boas-vindas e entrega do material do congresso.

2) Geralmente, uma solenidade dá início ao congresso com a presença das principais autoridades que irão participar do evento. Na ocasião, deve-se proceder à execução do Hino Nacional; outras peças musicais também podem ser executadas.

3) Após a abertura, iniciam-se os trabalhos propostos com as palestras, debates e mesas-redondas, entre outros.

4) Solenidade de encerramento. O final do congresso é marcado por uma sessão de encerramento dos trabalhos, onde se apresentam as principais conclusões do evento.

Não tem como organizar um congresso sem uma equipe de qualidade!

Você deve ter em mente que um grande evento não é organizado apenas por você. Para auxiliar na organização, é necessário uma equipe qualificada e de confiança. A comissão organizadora ou comitê científico geralmente é formada por:

  1. Presidente do Congresso.
  2. Secretário ou Cronista.
  3. Moderadores.
  4. Conferencistas convidados.
  5. Cronometrista.

Porém, a grande equipe que tornará o evento possível não conta apenas com a equipe de comitê científico, mas com várias outras. Entre elas, a equipe de credenciamento, de apoio aos palestrantes, divulgação, serviços gerais entre outras.

É preciso que todas as pessoas que irão trabalhar no evento estejam em sintonia. É difícil organizar um grande grupo para trabalhar em conjunto, mas saber fazer uma boa divisão da sua equipe e ter uma boa gestão dela faz toda a diferença.

Escolha sua equipe com cautela, pois ela irá desenvolver todo o evento. Ela definirá data, horário, conteúdo, fará os convites aos palestrantes, montará formulários de avaliação, planejará a divulgação e demais atividades. Não se esqueça que uma boa equipe faz um bom evento.

Não deixe a divulgação para depois!

A divulgação de um evento é muito importante. Porém, ela não deve ser feita igual a divulgação de um produto ou de uma marca. Diferente de grandes corporações, eventos não conseguem atrair seu público através de publicidade e propaganda em meios de massa.

A comunicação deve ser dirigida para um público específico. É preciso pensar em uma estratégia bem definida para atingir este target da maneira certa. A internet hoje é um dos melhores meios que eventos científicos tem para conseguir chegar até seus participantes.

Canais como e-mail marketing e redes sociais estão se mostrando bastante eficazes. O LinkedIn é uma mídia social corporativa em que muitos profissionais estão presentes. É comum nesta rede a existência de grupos de debate, esses grupos podem ser utilizados como canal de divulgação.

A divulgação tem como objetivo mostrar que o evento é atraente para o público. Mostre palestrantes de referência no mercado que irão participar do seu congresso, atividades com conteúdo relevante e tudo que possa tornar o seu evento mais interessante para os futuros participantes.

Lembre-se que não há como organizar um congresso sem pensar em sua divulgação. Do que adianta todo o planejamento e organização de um evento se o público alvo nunca ouve falar dele?

Quais as tendências na organização de congressos?

A tecnologia é principal tendência na área de eventos como congressos. Você pode utilizar aplicativos para eventos que agilizam muitas tarefas que seriam realizadas manualmente. Num futuro próximo, vamos conseguir fazer absolutamente tudo com um celular.

Outra tendência que está ligada ao uso de tecnologia em eventos, são os eventos sustentáveis! No caso de um corte de eletricidade ou de não haver internet para ativar os aplicativos, ter essa lista gravada nos computadores ou no celular pode salvar a sua pele! Sem falar que o meio ambiente irá agradecer o fato de você não imprimir materiais sem necessidade.

Essas tendências refletem nas mudanças de hábitos, até mesmo entre os participantes. Ao utilizar um aplicativo de credenciamento, por exemplo, os participantes são encorajados a deixar de imprimir entradas ou inscrições (o número de pessoas que as apresentam em seus celulares é cada vez maior).

Através de um dispositivo móvel, qualquer pessoa do seu evento pode obter informações sobre a programação ou sobre o local do evento. Com a tecnologia você também pode baixar a lista de convidados e participantes sem precisar imprimi-la.

Além do lado ecológico, a tecnologia é utilizada para obter as melhores soluções: gerar espaços de afinidade ou detectar temas de interesse comum. Graças às plataformas de gerenciamento de eventos online, é possível aplicar vários recursos práticos. Por exemplo: personalizar um formulário de inscrição para que os participantes não somente se inscrevam, mas também indiquem suas preferências e seus temas de interesse.

Com base nas informações adquiridas, é possível reunir pessoas com interesses semelhantes, tornando a experiência de participação em um congresso verdadeiramente interessante e produtiva.

Outro detalhe que é tendência em eventos, são os crachás! Neles você pode colocar informações importantes que os participantes precisam, além de ficar mais fácil de identificar as pessoas que fazem parte do seu evento.

Os crachás são credenciais que permitem aos participantes saberem com quem estão falando. Se você decidir utilizar tecnologia, lembre-se que é preciso pensar nesses pequenos detalhes! Nem tudo pode ficar na tela do celular ou de um computador.

O que fazer após realização do congresso?

Após o encerramento do congresso, está na hora de fazer a entrega de certificados aos participantes! Você pode fazer isso imprimindo e disponibilizando no local do evento ou de uma maneira muito mais prática via internet.

Outra dica é a produção de Anais! Já pensou em tudo que foi produzido no seu congresso ficar compilado em um só lugar? A prática dos proceedings são muito úteis para tornar o seu evento ainda mais relevante. A melhor providência para a compilação, revisão e produção dos anais para posterior distribuição é disponibilizando online!

É nessa fase de pós evento que você tem a oportunidade de receber Feedbacks! Então por que não elaborar um formulário de avaliação do seu congresso? Assim, você já fica sabendo o que não pode faltar na próxima edição.

Faça um Check-List!

Depois de tudo planejado, é essencial ter um check-list para cada etapa do seu evento. Dessa forma, a sua equipe trabalha melhor e não deixa passar nenhum detalhe.

Antes do congresso (Aprox. 6 a 12 meses antes)

  • Selecionar comissão organizadora e/ou equipe que fará parte da organização
  • Agendar e coordenar reuniões periódicas com o cliente e a equipe interna
  • Elaborar e administrar o orçamento
  • Definir datas (verificar feriados nacionais, locais e religiosos)
  • Escolher a sede (o espaço de realização do evento)
  • Definir tema principal e subtemas
  • Convocar palestrantes
  • Definir a hospedagem dos convidados especiais e dos palestrantes
  • Desenvolver propostas para os patrocinadores
  • Definir o sistema de inscrições e credenciamento
  • Criar e gerenciar o website do evento
  • Solicitar apoios oficiais (da prefeitura, de um ministério, de uma secretaria….)

Desenvolver estratégia de comunicação e promoção do evento (Aprox. 5 a 3 meses antes):

  • Implementar estratégia de comunicação e promoção (considerar redes sociais, relações públicas, assessoria de imprensa e e-mail marketing)
  • Enviar convites aos potenciais participantes
  • Planejar eventos paralelos: jantares, visitas técnicas, rodada de negócios…
  • Contratar colaboradores extras (freelancers)
  • Planejar pesquisa pós-evento (Aprox. 3 a 1 mês antes):
  • Criar material gráfico (incluir sinalização do evento)
  • Receber as apresentações dos palestrantes
  • Estabelecer um programa para acompanhantes (dos palestrantes principalmente)
  • Preparar o cronograma de tarefas e horários
  • Contratar serviços adicionais (traslados, buffet, áudio e vídeo…)
  • Conferir as respostas dos convites RSVP
  • Confirmar a presença de palestrantes e convidados especiais
  • Enviar email para Incentivar a venda final de inscrições, informando data e horário limite da venda online e como será a venda no local do evento

Véspera e Dia do congresso

  • Verificar áudio, vídeo e Wi-Fi
  • Realizar inspeção completa do local
  • Preparar e equipar todas as salas de conferências e áreas comuns
  • Sinalizar os espaços (credenciamento, banheiros, salas, etc.)
  • Imprimir credenciais e material para os participantes
  • Baixar o aplicativo para fazer o check-in (credenciamento) dos participantes
  • Baixar a lista de participantes
  • Coordenar a chegada dos palestrantes
  • Entregar certificados, diplomas e declarações de presença
  • Coordenar os colaboradores
  • Entregar presentes

Pós-congresso

  • Revisar notas fiscais, faturas e pagamentos pós-evento
  • Enviar pesquisas para todos os participantes
  • Enviar os certificados que não foram entregues
  • Enviar e-mails de agradecimento com a entrega de material remanescente (vídeos, por exemplo)
  • Compartilhar os relatórios do congresso com patrocinadores e outros.

E agora, já sabe como organizar um congresso de qualidade? Conte-nos das suas experiências em congressos nos comentários!

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