Evento Híbrido: o que é, como organizar e dicas para um evento de sucesso!

Guia do evento híbrido: tudo que você precisa saber sobre essa tendência

Quantas coisas não mudaram com a pandemia do coronavírus, não é? É claro que isso não seria diferente também para o evento híbrido!

Apesar deles já existirem há muitos anos, uma pesquisa da Bizzabo, realizada com organizadores da América do Norte, Europa e Ásia, apontou que antes da pandemia, apenas 23.5% dos organizadores de eventos haviam organizado um evento híbrido.

Mesmo assim, em 2021, 71% dos organizadores disseram que pretendem experimentar esse modelo.

Por isso, o formato híbrido faz parte de uma revolução que já está acontecendo no mundo dos eventos.

Para mim, isso representa avanços importantes, como a possibilidade de mais encontros pessoais, mais tecnologia, segurança e soluções inovadoras.

E para você? Seu evento está preparado para seguir essas tendências?

Então, se você não quer ficar por fora do que está acontecendo, leia esse blogpost para saber mais sobre:

Primeiramente, antes de considerar realizar um evento híbrido, você precisa saber o que ele é.

Este formato, como o nome já diz, é uma mistura entre dois tipos de eventos. Neste caso, o presencial e o online.

Acontece que os eventos híbridos não são novidade no mercado.

Aliás, você talvez até tenha participado de alguma celebração presencial com transmissão ao vivo, um tipo de evento híbrido muito comum.

Mas as transformações impostas pela pandemia do coronavírus, como mais demanda de soluções tecnológicas para eventos online, geraram inovações que não devem ser deixadas de lado.

Ou seja, agora que participantes sabem que é possível utilizar aplicativos, interações online e aumentar o alcance com até mesmo participações internacionais, por que não utilizar tudo isso no seu evento?

E se o presencial pode acontecer também, então por que não unir essas inovações com os encontros, o networking e o cara a cara que a gente tanto ama?

De fato, isso é possível. Mas se você nunca teve experiência com eventos híbridos, eu vou te ensinar dicas importantes para planejar um evento incrível!

Agora que você já sabe que não basta apenas unir os elementos dos eventos presenciais com o online, é hora de começar a planejar um evento híbrido de sucesso.

Inicialmente, sem dúvidas, você precisará pensar nas demandas adicionais que uma produção híbrida pede.

Por isso, a organização do seu evento deve incluir os seguintes pontos:

Uma boa estrutura presencial e online ao mesmo tempo

Uma das principais necessidades dos eventos híbridos é oferecer uma experiência conectada entre o presencial e o online.

Por isso, será necessário repensar o local do evento, buscando uma infraestrutura para atender tanto a parte online, quanto a presencial.

Além disso, por um bom tempo ainda precisaremos estar atentos às medidas sanitárias contra o coronavírus.

Ou seja, você deve prezar por ambientes seguros, higienizados, que possibilitem o distanciamento e a infraestrutura híbrida.

Então, é interessante buscar por locais que ofereçam as tecnologias necessárias para apresentações, gravações e transmissões ao vivo, por exemplo.

-> Saiba qual é o tipo de transmissão online ideal para o seu evento

Assim, uma dica para a parte presencial do evento é inovar na experiência do participante, promovendo experiências de realidade virtual e gamificação junto aos participantes do online.

Já na parte digital, uma plataforma de eventos com soluções de interatividade, como a Even3, te ajudará a promover os debates e conversas entre todos os participantes.

Experiência compartilhada

Então já deu pra perceber como a experiência compartilhada está no centro do evento híbrido, não é?

Mesmo assim, esse é um dos pontos com mais erros na organização.

Isso acontece porque muitos tentam unir o presencial com o online apenas reproduzindo o que fariam em cada tipo de evento, mas não é assim que funciona!

Para começar, a experiência do seu participante deve contar com:

  • Interação: Com todos, seja presencial ou online;
  • Personalização: Cada participante deve sentir que o conteúdo é direcionado para ele, independente de estar no evento físico ou virtual.
  • Continuidade: Para criar participantes mais engajados, que tal experimentar uma comunicação para além do fim do evento? Aposte nas redes sociais para criar um senso de comunidade ao redor do seu evento!

-> Conheça 5 funcionalidades gratuitas na Even3 que vão fazer a diferença no seu evento.

Nesse caso, a tecnologia é sua grande aliada. E é claro que agora é válido usar todas as soluções que já descobrimos com os eventos online (e amamos!).

Sendo assim, você pode apostar em:

  • Área de transmissão personalizada com opções de interatividade para todos, como na Even3;
  • Para uma boa transmissão ao vivo e uma experiência mais completa do evento, você pode considerar ter várias câmeras no local;
  • Um site exclusivo para o evento, onde todos os participantes podem saber mais sobre o seu evento e ver outros canais de comunicação;
  • Comunidades exclusivas em grupos do Whatsapp, Telegram ou através de interações pelas redes sociais.

Equipe híbrida e integrada

Por fim, todas essas soluções vão demandar uma equipe super integrada.

Então, para construir um time híbrido, você precisará dividir bem as atividades entre a equipe presencial e online, mas manter a integração para que todas as atividades do seu evento dialoguem e a experiência compartilhada, de fato, aconteça.

Uma ótima dica é garantir que os dois times tenham um responsável, como um diretor executivo, que possa alinhar as ações entre as duas partes do seu evento.

Por isso, talvez o seu evento híbrido precise de uma equipe maior em comparação apenas ao presencial ou virtual.

Claro que essa transição vale super a pena em relação aos inúmeros benefícios que os eventos híbridos oferecem, mas você precisa pensar se faz sentido organizar um evento desse porte.

Logo, não esqueça de olhar as finanças e organizar tudo na ponta do lápis:

Baixar planilha de finanças para eventos

Os eventos híbridos são o que podemos chamar de melhor de dois mundos.

Claro que nem sempre unir os dois mundos é vantajoso para eventos, principalmente os de pequeno porte.

Mas quem está pronto para apostar nesse formato, pode contar com os seguintes benefícios:

Muito mais alcance

A gente já conhece esse benefício como um dos principais pontos dos eventos online.

E quem já é organizador, sabe que, na prática, essa experiência com pessoas de várias regiões do país, ou até mesmo com participantes internacionais, faz uma diferença enorme!

Então, através dos eventos híbridos é possível aproveitar o mesmo benefício e ainda evitar aglomerações. Tudo de bom, não é?

Um ótimo custo-benefício

Outro benefício que descobrimos nos eventos online foi a diminuição de muitos custos.

Isso permanece nos eventos híbridos, mas, claro, varia de acordo com a sua programação.

No entanto, geralmente os eventos híbridos são mesmo mais vantajosos financeiramente do que os eventos presenciais.

Nesse caso, se você deseja fazer uma comparação, a dica é colocar no papel toda a programação e ferramentas que serão necessárias para cada modalidade de evento.

Além disso, lembre-se de buscar sempre soluções que minimizem os custos.

Por exemplo, se você é um organizador de um congresso internacional, uma boa ideia é utilizar o modelo híbrido para exibir as palestras de alguns convidados estrangeiros.

Assim, é possível garantir mais segurança contra o coronavírus, além de economizar com as passagens, hospedagem e alimentação do palestrante.

Além disso, já deu para reparar no valor enorme que eventos híbridos entregam? Isso também impacta no custo do ingresso.

Por isso, também divulgue para os participantes todos os diferenciais que o seu evento entrega. 

Participação e networking

Com maior alcance, o que esperamos é maior interação, é claro.

No entanto, quem organiza eventos online sabe que muitas vezes isso é um grande desafio!

Por outro lado, o evento híbrido conta com o benefício dos encontros presenciais. Logo, essa participação ao vivo acaba por incentivar a participação de todos.

Dessa forma, ter uma plataforma de eventos online que permite integrações, networking e experiências compartilhadas, vai potencializar ainda mais o seu evento.

Geração de dados e conteúdos

Em adição aos outros benefícios, as tecnologias do online nos permitem também gerar muito mais dados e conteúdos a partir do evento.

Isso acontece em vários momentos da jornada do participante.

Por exemplo, na inscrição é possível coletar informações valiosas sobre ele e dar início ao relacionamento.

Mas, lembre-se sempre de ser claro sobre suas intenções, não ser abusivo e estar atento(a) e aderente à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Outra ideia é aproveitar os conteúdos gerados durante o evento para transformá-los em produtos e oferecer aos participantes ou pessoas que não conseguiram fazer parte do evento.

Assim, você consegue usar seu evento para gerar leads para o seu negócio.

Ficou inspirado para realizar eventos híbridos? Conheça os 3 formatos mais comuns:

1. Conexão com participantes remotos

Quando pensamos em eventos híbridos, provavelmente você deve imaginar o tipo com conexão remota com participantes.

Mais comum, esse é o típico evento presencial com transmissão ao vivo que tanto falamos.

E você já sabe que vale a pena inovar neste formato e buscar experiências únicas e transformadoras para todos os participantes.

2. Conexão com palestrante remoto

Também já citado por aqui, a outra alternativa para os eventos híbridos é a conexão com participante remoto.

Como o nome já diz, esse formato conta com participantes presenciais, mas apresentações remotas dos palestrantes.

Nesse caso, será necessário oferecer boa imagem, áudio e conexão com a internet.

Além disso, um evento pode se tornar muito mais interessante se você mesclar os diferentes tipos de hibridismo.

Por exemplo, é possível promover conexões remotas com palestrantes de forma virtual e presencial ao mesmo tempo.

Ou você pode apostar em atrações que unem participantes presenciais e remotos. Há muitas possibilidades e essa é a hora de ser criativo!

3. Multi-Hub Meetings

Falando em criatividade, este tipo de evento, conhecido também como “Hub and Spoke”, tem crescido muito durante a pandemia do coronavírus.

Isso porque o Multi-Hub Meetings é um tipo de evento híbrido que une a experiência tecnológica de um grande evento online transmitido para diferentes locais físicos, todos conectados através da transmissão ao vivo.

Assim, essa solução possibilita que pequenos grupos criem ainda mais interação e senso de comunidade com o todo. Parece bem legal, não é?

Para organizar esse tipo de evento, você precisará ter uma infraestrutura muito boa para transmitir com qualidade em todos os ambientes.

Além disso, sua plataforma de eventos precisa criar pontes entre os diferentes locais do evento e ligá-los à experiência principal.

Com todas essas ideias, deu até vontade de criar um evento!

E por que não começar a experimentar uma plataforma de eventos de forma gratuita?

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