Atualmente, eventos que decidem no escuro ficam para trás!
É o que mostram os dados: segundo a Forrester, empresas orientadas a dados crescem, em média, mais de 30% ao ano quando comparadas com seus pares.
Afinal, quando os dados estão sendo coletados e analisados da maneira correta, é possível fazer previsões e agir de forma inteligente para atingir os objetivos do negócio.
É claro, esse cenário não é diferente nos eventos! Eventos data driven deixam o achismo de lado e usam dados para crescer e gerar impacto real.
Mas não estou falando apenas da coleta de dados em pesquisas de satisfação. No texto abaixo, vou te mostrar como criar um evento data driven de verdade:
Antes de tudo, vale esclarecer o significado de data driven.
Ser data driven (ou data-driven) significa tomar decisões orientadas por dados concretos, e não apenas por intuição, experiência passada ou opiniões isoladas.
Na prática, uma abordagem data driven envolve:
Quando falamos em o que é data driven no contexto de eventos, estamos falando de usar informações como inscrições, perfil do público, comportamento dos participantes, engajamento em atividades, check-in, feedbacks e resultados pós-evento para melhorar continuamente a estratégia.
Obviamente, ao criar um evento, imagino que você queira adotar as melhores tecnologias para torná-lo melhor. Mas somente isso não é suficiente!
O verdadeiro diferencial está na cultura data driven.
Isso porque uma cultura orientada por dados garante que:
Em eventos de maior escala, a integridade dos dados pode definir o sucesso ou o fracasso da operação.
Afinal, dados fragmentados, inconsistentes ou desconectados dificultam análises, atrasam decisões e enfraquecem a percepção de valor do evento.
Por isso, mais do que coletar informações, é fundamental confiar nos dados. E isso só acontece quando existe controle, padrão e integração.
Como eu te disse, é necessário ter cuidado com os dados coletados.
Além disso, uma cultura data driven em eventos é um processo contínuo. Portanto, essa jornada precisa ser estruturada nos seguintes passos:
Primeiramente, você precisa decidir quais dados vai coletar e como vai fazer isso.
Ou seja, antes mesmo de abrir as inscrições, é essencial definir:
Nesse momento, o ideal não é coletar o maior número de dados possível, mas o que faz sentido para o objetivo do seu evento.
Por exemplo, se você quer utilizar o evento para atrair leads, é importante rastrear dados relacionados a essa métrica, como canais de aquisição e número de leads coletados.
Além disso, é importante integrar a plataforma de gestão de eventos com CRM, automação de marketing e ferramentas de vendas, garantindo que os dados fluam sem rupturas desde o primeiro contato com o participante.
Nesta etapa, desafios comuns incluem:
Por isso, é importante definir um responsável por coletar e analizar os dados; criar formulários padronizados; ter políticas de proteção de dados bem estruturadas e definição clara dos objetivos desde o começo do evento.
-> Veja também: como proteger os dados dos participantes em eventos
Depois, você já pode coletar informações de valor!
A inscrição é o primeiro ponto de contato ativo com o participante. Além de ser uma das etapas mais críticas para garantir dados limpos e confiáveis.
Boas práticas incluem:
Esses dados ajudam tanto na experiência do participante quanto na tomada de decisão durante o evento.
Depois que o evento começa, as oportunidades de coleta de dados se multiplicam.
É possível acompanhar:
Essas informações revelam o que realmente gera valor para o público.
Assim, você pode ajustar estratégias em tempo real: desde mudanças na programação até ativações de patrocinadores mais eficientes.
Tradicionalmente, muitos organizadores só olham para os dados no pós-evento. Mesmo assim, de forma superficial.
Para ser data driven, seu evento precisa ir além das métricas básicas, como a avaliação do evento.
Na prática, a cultura de dados conecta informações de valor a resultados reais, como:
Obviamente, para chegar a esses resultados você precisa saber como interpretar e relacionar os dados.
Nesse contexto, contar com ferramentas que constroem relatórios automatizados vai ajudar!
Com elas, o foco deixa de ser “cruzar planilhas” e passa a ser contar a história do impacto do evento, usando dados para mostrar resultados reais e embasar decisões futuras.
Finalmente, é hora de colocar as dicas acima em prática. Então, quais ferramentas utilizar?
Como eu te disse, você não precisa coletar todos os dados do mundo! Antes de tudo, lembre-se: seus dados precisam estar alinhados com os objetivos do evento.
Tendo isso em mente, é hora de selecionar o que você vai coletar. As ferramentas abaixo podem te ajudar:
São ferramentas voltadas para acompanhar o comportamento dos usuários em ambientes digitais, como sites e páginas de inscrição.
-> Saiba mais: como usar o Google Analytics em eventos
Elas mostram de onde vêm os visitantes, quais páginas acessam, onde abandonam o processo e quais canais geram mais conversões.
Como usar: integre o Analytics ao site do evento e às páginas de inscrição. Ou utilize uma plataforma de eventos com esse recurso, como a Even3.
Exemplo de uso: identificar que a maioria das inscrições vem de um post no LinkedIn e reforçar esse canal na divulgação do evento.
É o principal ponto de entrada dos dados dos participantes. Além de coletar informações básicas, ele pode capturar dados estratégicos sobre perfil, interesses e objetivos do público.
Como usar: crie formulários claros, objetivos e com campos relevantes para o seu tipo de evento;
Exemplo de uso: coletar área de atuação e nível de experiência para segmentar comunicações e conteúdos durante o evento de acordo com o público.
O CRM é a ferramenta de gestão de relacionamento, como o RD Station. Com ele, você centraliza dados de contatos e permite acompanhar o relacionamento com participantes, leads, clientes e patrocinadores.
Como usar: integrar os dados de inscrição do evento ao CRM para manter o histórico de interações;
Exemplo de uso: identificar participantes recorrentes e criar ofertas exclusivas para próximas edições.
Essas ferramentas permitem criar fluxos automáticos de e-mails e comunicações baseadas no comportamento do usuário, como o MailChimp.
Como usar: conectar dados de inscrição e engajamento para disparar mensagens personalizadas.
Exemplo de uso: após o evento, criar campanhas para vender serviços, produtos ou próximas edições.
Soluções de check-in digital coletam dados em tempo real sobre presença e fluxo de participantes.
Como usar: utilizar QR Code ou aplicativos de credenciamento para registrar entradas e saídas.
Exemplo de uso: acompanhar registros em atividades e analisar quais tiveram mais participação.
-> Veja também: como escolher um aplicativo de credenciamento
Ferramentas essenciais para coletar feedbacks qualitativos e quantitativos do público.
Como usar: aplicar pesquisas após palestras ou ao final do evento.
Exemplo de uso: medir o NPS do evento e identificar quais palestras geraram mais valor para os participantes.
-> Veja também: o que é NPS para eventos?
Podem ser usados para diversas finalidades além da inscrição, como coleta de feedback de ações específicas e pesquisas de público.
Como usar: criar formulários em ferramentas como Google Forms ou dentro de plataformas de eventos como a Even3.
Exemplo de uso: ativar formulários de pesquisa de público durante o evento afim de conhecer melhor sua audiência e complementar as informações fornecidas no formulário de inscrição.
Por fim, as plataformas de eventos podem ser uma ótima alternativa porque elas reúnem todas essas ferramentas em um só lugar.
Assim, é mais fácil coletar, integrar e analisar os dados.
Em outras palavras, as plataformas de eventos centralizam inscrições, pagamentos, credenciamento, formulários, relatórios e métricas de desempenho.
Como usar: escolher uma plataforma que ofereça tecnologias para coleta de dados, como formulários online, relatórios automáticos e integrações com outras ferramentas.
Exemplo de uso: utilizar o Analytics da plataforma para criar relatórios sobre os canais que mais geraram tráfego e os dias com maior número de compras.
Tudo isso pode ser feito na Even3! Ela é uma plataforma completa para eventos data driven.
Isso porque reúne em um só lugar inscrição online, formulários inteligentes, Analytics, credenciamento com QR Code, pesquisas de satisfação e relatórios que ajudam você a transformar dados em decisões estratégicas.
Quer saber como isso funciona na prática? Crie seu evento gratuitamente agora:
