Pós-evento: 7 coisas que você precisa fazer quando o evento acaba

Ufa! Seu evento acabou e agora você pode respirar de alívio… Ou não? Pular a fase de pós-evento pode ser uma cilada e vou te explicar por quê.

Embora muitos organizadores estejam completamente focados na duração do evento, as diferentes fases da organização estão interligadas justamente para garantir seu sucesso.

É por isso que quando tudo acaba, você ainda precisa fechar as pontas, fazer o balanço financeiro, enviar certificados, feedbacks, e-mails…

Isso vai te ajudar a fidelizar os participantes, fazê-los engajar com o seu evento e ainda aumentar as chances de vender mais ingressos na sua próxima edição.

Então, se você não quer perder oportunidades, vou te ensinar tudo o que você precisa saber sobre o pós-evento.

Como eu te falei, todas as etapas de um evento estão interligadas para gerar sucesso.

Portanto, é essencial que você entenda como essa divisão é feita e distribua bem as tarefas em cada fase. Para te ajudar, nós criamos um checklist gratuito com as atividades de cada etapa:

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Isso vai te ajudar a não se sobrecarregar e a atender seus participantes de acordo com as expectativas deles para cada momento. São eles:

Pré-evento

É a fase de planejamento. Aqui o organizador vai estruturar todo o evento e seus objetivos, conhecer o público, criar os planejamentos das finanças e do marketing, selecionar equipe, local, data, hora e muito mais;

Evento

A fase durante o evento costuma ser a mais conhecida. Esse é o momento de colocar em prática tudo o que você planejou, além de lidar com credenciamento, coffee break e acompanhamento das atividades;

Pós-evento

Quando seu evento acaba, essa é a etapa chamada de pós-evento. Nessa fase são colocadas em prática estratégias que concluem o ciclo da experiência do participante, mas que ao mesmo tempo entreguem valor para a próxima edição do evento, se tiver.

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Dessa forma você mantém contato com essas pessoas enquanto produz uma nova experiência, sem receio de perder o público anterior.

Ainda, vale lembrar que o sucesso de um evento é também o seu pós-evento!

Isso porque, entregar uma experiência durante o evento e estabelecer uma comunicação constante com o público após o término, cria uma forte relação com os seus participantes.

E essa forte relação resulta em uma grande retenção de participantes, que farão a recompra dos ingressos para uma próxima edição e podem promover seu evento para outras pessoas.

Agora, deixa eu te mostrar quais estratégias podem te ajudar a conquistar esses objetivos no pós-evento.

1. Colha feedbacks

Primeiramente, as avaliações do evento são um dos pontos mais importantes quando ele termina.

Por isso, este é o momento ideal para você colher os feedbacks, que são, basicamente, as pesquisas de satisfação.

-> Veja também: Conheça o Net Promoter Score, uma metodologia de pesquisa de satisfação

É importante ouvir o que os seus participantes têm a dizer sobre as as experiências com o seu evento.

Assim, você pode entender, por meio de perguntas objetivas, quais foram os pontos positivos e negativos, o que deu certo e o que precisa melhorar na sua próxima edição.

Com a pesquisa de satisfação, você explora perguntas que ajudam a entender o que o seu público pensa, quer e precisa.

eventos online

Mas existem diferentes tipos de pesquisa de satisfação. Elas podem ocorrer ao final do evento ou após alguma atividade.

Por exemplo, disponibilizar pesquisas ao fim de uma transmissão online serve para saber se tudo correu bem.

Portanto, é necessário que você pense no melhor formato para distribuir essas pesquisas, de modo que você facilite o preenchimento das informações pelo participante e não o sobrecarregue.

Comumente, as pesquisas após o evento são distribuídas por e-mail ou mesmo na plataforma de eventos. Dessa maneira, será mais fácil que você também visualize os dados das respostas.

Se você acha que essa parte pode dar trabalho, lembre-se que na Even3, ao término do evento, os participantes recebem a pesquisa de satisfação automaticamente na plataforma!

Além disso, na Even3 é possível atrelar a pesquisa de satisfação aos certificados. Desse jeito, seus participantes se sentem mais estimulados a responder, pois recebem o certificado como uma recompensa.

2. Envie os certificados

Falando em certificados, é no pós-evento que você vai liberá-los.

Esse é um dos pontos de maior valor de um evento. Afinal, seus participantes dependem dos certificados para comprovar a experiência adquirida.

Por isso, não deixe essa etapa para depois. Ou tenho certeza que a caixa de entrada do seu e-mail vai encher de pedidos desesperados!

Para que seus certificados sejam confiáveis e aceitos pelas instituições de ensino, é ideal que eles contem com as seguintes informações:

  • Local e data do evento;
  • Nome do participante;
  • Logo do evento e de parceiros;
  • Carga horária;
  • Assinatura.

Caso queira se poupar do trabalho e do perigo de esquecer de emiti-los, você pode contar com a segurança de uma plataforma de eventos, como a Even3.

Assim, terá os seguintes benefícios:

  • Preenchimento automático dos dados dos participantes nos certificados;
  • Certificados com selo de autenticidade que atestam a veracidade do documento;
  • Criação de certificados para diferentes categorias de pessoas do evento;
  • Envio em lotes com apenas um clique.

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3. Crie relatórios e analise as métricas seu evento

Ao final dessas etapas, no mínimo, você terá alguns dados para analisar. Esse é outro momento essencial quando seu evento acaba.

Os resultados gerados sinalizam o seu desempenho, medindo o progresso, os pontos críticos e as oportunidades. Por isso, são tão importantes! Eles podem te guiar para melhorias e decisões estratégicas.

Normalmente, relatórios são criados para analisar essas métricas, onde é possível ter uma visão geral do seu evento.

-> Veja 8 métricas para medir o sucesso do seu evento

Por exemplo, ao final do evento é obrigatório que você crie um relatório financeiro. Assim, pode acompanhar métricas como o número de inscrições vendidas, além de observar meios de pagamentos, ganhos, despesas e lucros.

Isso vai te ajudar a conhecer melhor o seu público e o comportamento na hora da compra, bem como te auxiliar a determinar o orçamento para as próximas edições, valores aproximados para ingressos e cotas de patrocínio.

 

Outros tipos de relatórios comuns são os relatórios de participação, acesso ao site do evento, submissões e apresentações de trabalhos. Todas essas opções podem ser geradas automaticamente ao fim dos eventos realizados na Even3!

4. Utilize as rede sociais

Muitos organizadores imaginam que as redes sociais são ferramentas apenas para anunciar o evento antes do seu início.

Mas a divulgação através dela pode ser muito mais potente se abarcar todas as fases de um evento.

Afinal, esse é um canal de comunicação direta e constante com o seu público.

Então, vale a pena investir em publicações no pós-evento. Isso pode te trazer alguns benefícios, como:

  • Prepara o público para a próxima edição do evento;
  • Aflora sentimentos de nostalgia, criando conexão, empatia, saudosismo e expectativa;
  • Torna os participantes fiéis ao evento;
  • Cria um canal oficial para divulgar o conteúdo produzido no evento e pode atingir outros públicos;
  • Firma o evento como referência no tema;
  • Gera divulgação orgânica do evento a partir do compartilhamentos das publicações.

A partir disso, algumas ideias de publicações para as redes sociais são postagens de agradecimento, recortes de filmagens do evento e principais acontecimentos e, claro, registros em foto.

Mostre palestrantes, atividades e ações realizadas pelo seu público. As pessoas adoram ser colocadas em evidência! Assim elas poderão compartilhar aquela foto com amigos e contar suas experiências.

E lembre-se: aposte em diferentes formatos dentro de uma rede social, variando entre vídeos curtos, imagens ou vídeos de média duração.

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Criação de comunidades

Atente-se: as comunidades são um dos pontos mais positivos do uso das redes sociais para o pós-evento e eventos recorrentes.

Isto é, quando você cria relações com seus participantes nas suas redes sociais, você pode formar um grupo de pessoas engajadas nas interações geradas por você.

-> Veja também: como usar o Telegram para criar comunidades

Elas normalmente promovem e  se relacionam com o seu conteúdo de forma espontânea porque se interessam por ele.

As vezes, essa comunidade extrapola até o próprio evento, firmando você como referência no tema e atingindo novos inscritos. Legal, não é?

Essa é uma forma de manter suas redes sociais ativas após o evento e aproximar ainda mais pessoas do seu negócio ou marca.

5. Faça bom uso dos e-mails

Como já te falei, quando o seu evento termina, ainda é hora de investir na comunicação!

Independente de utilizar qualquer uma das estratégias que já citei acima, não dispense o potencial do e-mail marketing.

O e-mail marketing é uma estratégia que consiste na comunicação e divulgação direta por meio do disparo em massa de e-mails.

Assim, você pode utilizar os e-mails dos inscritos no seu evento e continuar enviando conteúdos interessantes, materiais de apoio e novidades da área.

Um bom exemplo prático ocorreu no Festival do Conhecimento da UFRJ, que utilizou os e-mails de seus participantes para criar uma comunidade através do envio de newsletter, programação e curadoria das lives durante a pandemia.

No entanto, lembre-se: não sobrecarregue seus participantes! Enchê-los de comunicados pode afastá-los de você.

Além disso, no momento da inscrição, ele deve ser informado sobre o uso dos dados do e-mail e deve ter a opção de se descadastrar da lista, assim como manda a Lei Geral de Proteção de Dados.

-> Saiba mais sobre LGPD para eventos: 3 passos para adequar seu evento à lei

6. Publique conteúdo do evento

Sendo o seu evento presencial, online ou híbrido, o conteúdo dele não precisa se limitar apenas ao dia do acontecimento.

Assim, se possível, reúna todo conteúdo compartilhável do seu evento e distribua para os participantes por meio de e-mails ou nas suas redes sociais.

E se quer uma dica valiosa, crie um site para o seu evento e disponibilize todo o conteúdo por lá, desde palestras gravadas, fotos do evento ou até mesmo PDFs. 

Isso ajudará a promover a sua marca, direcionar tráfego para o seu site e reforçar a importância do seu evento, sendo uma ótima estratégia de marketing digital.

Se preferir, você pode também vender seu conteúdo posteriormente e transformá-lo em mais uma fonte de lucros. Há infinitas possibilidades para o seu pós-evento!

7. Reúna-se com especialistas em eventos

Por fim, você já deve ter percebido que o seu pós-evento também é o momento de verificar se você atingiu os marcos de sucesso do seu planejamento, não é?

Ou seja, é a hora de analisar métricas e relatórios para ver se seus objetivos foram alcançados, o que faltou para atingi-los e como você poderia fazer melhor.

Isso tudo eu sei que você já sabe, mas você consegue analisar os dados e identificar o que eles podem te mostrar? Na Even3, há especialistas para acompanhar seu evento e te mostrar todos esses marcadores de sucesso.

Eles vão retirar dados da própria plataforma, fazer análises exclusivas e acompanhar o seu evento de perto. Além disso, podem te ajudar a aproveitar a plataforma da maneira ideal para alcançar seus objetivos.

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