Você já se perguntou como criar uma programação para eventos híbridos? Unir o presencial ao virtual nas atividades do seu evento é o que vai fazer a diferença no seu sucesso.
Isso porque o que torna um evento híbrido memorável é, principalmente, a tecnologia e as experiências compartilhadas, mesmo que em espaços (físicos e virtuais) diferentes.
Por isso, construir uma programação para este tipo de evento é uma responsabilidade que demanda alguns cuidados e a busca por soluções inovadoras.
Pensando nisso, eu elaborei esse artigo completo para você aprender os conceitos básicos, observar exemplos e criar a sua própria programação. Confira abaixo:
- Qual a importância de uma programação bem estruturada?
- Como criar uma programação;
- Exemplo de programação para eventos híbridos;
- Como expandir a presença do seu evento.
Certamente, se você tomou a decisão de organizar um evento híbrido deve saber que sua missão é unir o presencial ao virtual da melhor forma possível.
Logo, você deve investir na programação híbrida do seu evento! Isso porque é nela que a junção ou separação dos públicos vai acontecer.
Como uma boa organização, você deve saber quais são os momentos de oferecer uma experiência compartilhada entre todos e quando é possível inserir atividades específicas para cada público.
Ainda, com uma programação bem estruturada você consegue:
- Gerar valor para o evento;
- Criar mais espaços para patrocinadores;
- Promover ações específicas para cada público;
- Possibilitar experiências únicas;
- Saber exatamente quais são as tecnologias e soluções necessárias para engajar seus participantes.
Para começar, é importante que você já tenha definido alguns itens básicos para a realização de um evento híbrido, como:
- Palestrantes;
- Local do evento;
- Formatos da transmissão;
- Equipamentos (iluminação, microfones, câmeras, telões, etc.);
Essa será sua base para criar uma programação para eventos híbridos e vai te dar suporte na hora de pensar em atividades mais atrativas.
Por exemplo, se você tiver a estrutura necessária para uma transmissão ao vivo, então pode apostar em palestrantes remotos até mesmo na parte presencial do evento.
Assim, você une as duas audiências em ao menos uma atividade. Legal, não é? Por isso, pensar na estrutura é essencial!
1. Defina a estrutura do seu evento híbrido
Como sabemos, o evento híbrido deve reunir os públicos do online e presencial em sua experiência.
Mas, para isso, algumas decisões precisam ser tomadas, como o formato das suas atividades e como elas irão funcionar na prática.
Isto é, é hora de mapear os equipamentos necessários, realizar testes, verificar a estrutura do local do evento…
-> Veja também: como escolher os equipamentos para gravar palestras online
Como são tantas opções, você deve olhar para cada atividade do seu evento de forma singular, decidindo o que é possível fazer e como você pode oferecer o máximo de experiência compartilhada.
Por exemplo, transmissões ao vivo de palestras são bem comuns em eventos híbridos. No entanto, você precisa prestar atenção na estrutura deste tipo de atividade, mapeando questões como:
- Essa atividade faz sentido/será atrativa para o meu público?
- Quais são os equipamentos necessários? Eles cabem no meu orçamento? Posso utilizá-los?
- Ambos os espaços físicos e presenciais têm estrutura para isso?
- O meu palestrante está preparado para essa atividade? Como posso prepará-lo?
Por fim, lembre-se: o seu evento não precisa ser completamente dividido entre presencial e online, mas vai se tornar muito mais interessante se oferecer mais oportunidades de engajamento entre as audiências.
2. Ofereça uma experiência impactante para ambos os públicos
Por mais que em alguns momentos existam atividades exclusivas para cada público, o evento híbrido ainda precisa funcionar para todos.
Por isso, você precisa criar uma estratégia para que ambas as audiências se sintam contempladas pela programação, mesmo que em formatos diferentes.
Algumas dicas de atividades são:
- Experimente transmitir ao vivo alguma palestra presencial ou vice-versa. Assim, você pode aproveitar o chat online para tirar dúvidas e unir as audiências;
- Seus conteúdos presenciais podem ser gravados, editados e disponibilizados em uma plataforma online como conteúdo extra e até pode ser vendido posteriormente;
- Crie salas de conferência digital onde os participantes que estiverem online possam realizar networking, assim como o público presencial;
- Ofereça oportunidades de engajamento criando comunidades virtuais;
- Utilize estratégias de gamificação;
- Invista em tecnologias específicas para engajar participantes virtuais, como reações, aplausos e mensagens direcionadas;
- Após o evento, promova outros encontros presenciais com participantes de uma mesma cidade.
Em resumo, na hora de criar uma programação para eventos híbridos, conteúdo significativo, experiências memoráveis e atendimento sempre disponível fazem toda diferença!
Finalmente sua programação está completa, mas na parte da estruturação da grade de atividades, é aconselhável que você deixe as principais informações claras para todas as pessoas do evento.
Deixe explícito o dia, horário, nome da palestra, nome do palestrante e em que plataforma aquela atividade será transmitida.
Ainda, também é importante especificar informações das atividades presenciais, como o nome da atividade, a pessoa responsável, sala ou palco.
Então, vamos a um exemplo de como a sua programação híbrida pode ser exibida, dividindo a grade pelos itens que já citei acima. Confira:
Exemplo de programação para evento híbridoÉ importante notar que em cada palestra ou atividade, eu fiz questão de exibir os palestrantes.
Isso porque é um ponto que agrega valor a grade de programação, principalmente se um dos seus palestrantes for renomado nesse campo de conhecimento.
Além disso, você percebeu que na programação eu coloquei tags indicando os eventos presenciais e online?
Estruturei dessa maneira para que fique claro para o participante onde cada palestra vai ocorrer, otimizando a legibilidade da grade.
Criar uma programação para eventos híbridos pode ser tornar muito mais fácil com a utilização de uma plataforma de eventos, como a Even3.
Essa facilidade se dá por conta da grande variedade de ferramentas que uma plataforma como a esta pode oferecer.
Na Even3 você pode fazer disparos de e-mails para todos os seus participantes e fazer envios de certificados em massa, assim como fizeram outros eventos de sucesso que já passaram pela plataforma
E claro, você também ganha um site exclusivo para o seu evento, com um espaço dedicado apenas para a divulgação da sua programação.
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