Coletar dados é uma das etapas mais importantes para quem deseja organizar eventos mais eficientes e tomar decisões estratégicas.
No entanto, muitos organizadores acabam utilizando várias ferramentas diferentes para reunir essas informações.
São formulários externos, planilhas, aplicativos e ferramentas de marketing… Enfim, tudo isso pode dificultar a análise e gerar perda de dados importantes.
Mas a boa notícia é que a Even3 reúne diversas funcionalidades que permitem coletar, centralizar e analisar dados do seu evento em um só lugar.
Neste guia, você vai entender como coletar dados na Even3 e quais ferramentas da plataforma ajudam a transformar informações em decisões estratégicas.
Antes de entender como coletar dados na Even3, é importante saber quais informações realmente fazem diferença na gestão de um evento.
Entre os principais tipos de dados que organizadores devem acompanhar estão:
Óbvio que a escolha dos dados a serem coletados vai depender do objetivo do seu evento e podem ir além dessa lista.
Por isso, você não precisa monitorar tudo de uma vez. Além de tudo, pode contar com a Even3 para centralizar informações e simplificar a avaliação dos resultados do evento, otimizar as estratégias de divulgação e melhorar a experiência dos participantes.
A Even3 possui diversas ferramentas que ajudam organizadores a coletar informações ao longo de todas as etapas do evento: desde a inscrição até o pós-evento.
Portanto, veja como cada uma delas funciona.
O formulário de inscrição é o meio pelo qual você coleta os dados de participantes de um evento ou atividade.
Seja para um workshop, uma palestra, uma corrida de rua ou um congresso científico, o formulário de inscrição é sempre o meio oficial para declarar interesse real no evento.
Mas é importante que seja fácil e rápido de ser preenchido. Isso porque formulários longos costumam gerar mais trabalho para preencher e muitos participantes acabam desistindo dele.
Por isso, os formulários de inscrição são meios de coleta básica de dados. Neles, é comum coletar informações simples como:
Na Even3, esses dados ficam armazenados na plataforma e podem ser acessados e exportados no Menu Pessoas do evento.
Imagine que você está organizando um congresso acadêmico. Ao se inscreverem, os participantes informam instituição, área de pesquisa e cidade. Com esses dados, você consegue entender de onde vem seu público e quais áreas têm maior interesse no evento.
Além do formulário de inscrição padrão, a Even3 permite criar formulários personalizados para coletar informações adicionais do público, como:
Os formulários podem incluir diferentes tipos de perguntas, campos personalizados e até elementos visuais alinhados à identidade do evento.
Basicamente, um Google Forms, mas gratuito dentro da Even3! Isso faz com que todas as respostas fiquem registradas na plataforma para simplificar a análise dos dados.
Após a inscrição em um evento, o organizador pode passar um formulário adicional de pesquisa de público para construir a persona da sua marca, entender preferências do público, fazer melhorias no evento etc.
Durante o evento, o aplicativo de credenciamento é responsável por registrar a presença dos participantes.
No entanto, além de agilizar o check-in, ele também gera dados importantes sobre participação e logística do evento.
Por exemplo, ao escanear o QR Code do participante, o aplicativo registra automaticamente a confirmação de presença.
Além disso, ele também pode ser utilizado para registrar outras informações, como entrega de kits ou materiais do evento.
Assim, os dados permitem calcular métricas importantes, como a taxa real de comparecimento (show-up).
A ferramenta é utilizada por meio do aplicativo de credenciamento da Even3, conectado ao painel do evento.
Após o evento, o organizador pode analisar quantos inscritos realmente compareceram. Se o evento teve 500 inscrições, mas apenas 350 check-ins, é possível calcular a taxa de presença e considerar estratégias para aumentar o comparecimento em futuras edições.Exemplo prático:
O Even3 Analytics é o painel de análise de dados da plataforma. Basicamente, ele reúne métricas importantes sobre as vendas do evento e o comportamento dos visitantes da página.
Assim, o organizador pode acompanhar dados como:
Essas informações ficam disponíveis no Menu de Analytics dentro do painel do evento e são exibidas em gráficos que facilitam a visualização das tendências.
Os dados ajudam a entender, por exemplo, quais estratégias de divulgação estão funcionando melhor e quais canais estão gerando mais inscrições.
Ao observar os gráficos de vendas, um organizador percebe que o número de inscrições aumenta sempre após o envio de e-mails de divulgação. Com isso, ele pode reforçar essa estratégia em campanhas futuras.
Em eventos presenciais, especialmente feiras e exposições, muitas interações acontecem rapidamente entre visitantes e expositores.
Nesse contexto, o coletor de leads da Even3 ajuda a transformar essas conversas em contatos organizados.
Na prática, ele é um aplicativo que permite escanear o QR Code de participantes e registrar seus dados de contato rapidamente.
Dessa forma, informações importantes ficam registradas automaticamente no app e na área do expositor na Even3, sem se perder após o evento.
Durante uma feira de negócios, um expositor conversa com diversos participantes interessados em seus produtos. Ao escanear o QR Code deles, ele salva automaticamente os contatos e adiciona informações sobre eles para retomar as conversas depois do evento.
Para organizadores que precisam de análises mais detalhadas, a Even3 também oferece relatórios personalizados.
Em resumo, esses relatórios permitem organizar e visualizar dados específicos do evento, como:
Na prática, eles podem ser extraídos de acordo com as necessidades da instituição ou empresa organizadora e são acessados dentro do menu de relatórios da Even3.
Assim, a personalização permite que equipes analisem informações de forma mais estratégica, facilitando o acompanhamento de resultados e a tomada de decisões.
Uma instituição que organiza diversos eventos ao longo do ano pode gerar relatórios de Eventos para comparar quais eventos têm mais participantes, volume de vendas e, consequentemente, trazem os melhores resultados.
A Even3 também permite conectar o evento a outras ferramentas por meio de integrações com plataformas externas.
Essas integrações facilitam o compartilhamento automático de dados com sistemas de marketing, CRM, anúncios ou gestão financeira.
-> Saiba mais: Veja como integrar a Even3 à RD Station
Na prática, as informações coletadas no evento passam a alimentar automaticamente outros sistemas utilizados pela equipe, tornando a coleta de dados mais rápida, segura e conectada.
Ao integrar a Even3 com uma ferramenta de automação de marketing, como o RD Station, os dados dos inscritos podem ser enviados automaticamente para campanhas de relacionamento. Assim, a equipe pode continuar a comunicação com os participantes após o evento.
Por fim, seu evento acabou e agora é hora de coletar os últimos dados por meio da pesquisa de satisfação dos participantes.
Essa funcionalidade permite criar formulários de avaliação para entender como o público percebeu o evento, quais aspectos foram mais positivos e o que pode ser melhorado em próximas edições.
Na Even3, as avaliações podem ser configuradas dentro do Menu de Avaliação do Evento, permitindo coletar informações como nota geral do evento, avaliação das palestras, organização, infraestrutura e sugestões de melhoria.
Além disso, o organizador pode vincular o preenchimento da avaliação ao envio do certificado, o que costuma aumentar significativamente a taxa de respostas.
Ao analisar os resultados da pesquisa, o organizador percebe que o conteúdo das palestras recebeu avaliações muito positivas, enquanto a infraestrutura do local recebeu notas mais baixas. Com esse insight, ele pode manter o formato da programação e buscar melhorias logísticas para a próxima edição do evento.
Coletar dados é apenas o primeiro passo. Afinal, o verdadeiro valor está em analisar essas informações e utilizá-las para tomar decisões mais estratégicas sobre o seu evento.
Ao acompanhar dados de inscrições, presença, engajamento e satisfação do público, você consegue identificar padrões importantes, como quais canais trazem mais participantes, quais atividades geram mais interesse e quais pontos da experiência precisam ser melhorados.
Assim, os insights ajudam o organizador a tomar decisões mais seguras, como:
Com a Even3, todos esses dados ficam centralizados e acessíveis dentro da própria plataforma. Isso facilita a análise e permite que você acompanhe a evolução do seu evento em tempo real.
Então, se você quer organizar eventos mais estratégicos, orientados por dados e com mais chances de sucesso, crie seu evento na Even3.
Agora é hora de organizar um evento e transformar informações em decisões desde o começo:
