“A primeira impressão é a que fica” é certamente o que você pode dizer a respeito do credenciamento para eventos. Já pensou nisso?
Afinal, é ele que define como seus participantes serão recebidos: com filas enormes e estresse ou com calma e agilidade.
Como o credenciamento é uma das primeiras etapas de contato com os participantes, uma boa execução vai fazer a diferença.
Para tanto, você pode recorrer a algumas boas práticas e ferramentas tecnológicas. Saiba mais sobre:
Em eventos, o credenciamento é a validação do ingresso de um participante e a confirmação da sua presença no local.
Por isso, ele é a primeira etapa de um evento presencial.
Nesse momento, são controladas as entradas de pessoas autorizadas. Em alguns casos, há também a entrega de materiais de apoio e brindes iniciais.
Além disso, o credenciamento está conectado aos certificados. Isso porque é ele que comprova a participação no evento e garante que o participante pode receber a certificação.
Primeiramente, o planejamento do seu credenciamento vai começar assim que a data do evento for confirmada.
Então, você deve definir o método de credenciamento (online, presencial, híbrido) e a plataforma a ser usada.
Além disso, no dia do evento, você deve prestar atenção em alguns itens essenciais. Siga o checklist:
Ter uma equipe de credenciamento é essencial para validar as entradas dos participantes mais rapidamente.
Portanto, separe um time apenas para essa atividade e certifique-se que todos sabem utilizar as ferramentas necessárias para o credenciamento.
Além disso, forme uma equipe capaz de resolver problemas e orientar os primeiros passos dos participantes.
Veja como funcionou o credenciamento do Mangue.bit, em 2022:
Configure múltiplos pontos de credenciamento para evitar aglomerações. Garanta que estejam bem sinalizados e acessíveis.
Como eu te disse, é importante manter os kits e brindes para participantes organizados previamente. A mesma regra é válida para materiais de apoio.
Mas é interessante também que você divida essas atividades entre a sua equipe de credenciamento no dia do evento.
De forma que uma pessoa esteja responsável por credenciar os participantes e outra em entregar-lhes o kit.
Assim, as filas certamente serão menores e os participantes vão se locomover mais rápido.
Você já viu as tecnologias que permitem validar os ingressos dos participantes através de aplicativos de celular?
Elas fazem a leitura dos QR Codes dos ingressos e concluem o credenciamento em até 5 segundos.
Essas soluções são conhecidas como aplicativos de credenciamento e normalmente estão relacionados a um sistema de credenciamento.
Um sistema de credenciamento une diversas funcionalidades para tornar essa etapa do seu evento mais rápida e fácil de organizar.
Por exemplo, o sistema da Even3 oferece o aplicativo de credenciamento e outras soluções como:
Dessa maneira, você não precisa se preocupar em realizar mais nenhuma anotação manual no dia do evento.
Além das funcionalidades tradicionais, um bom sistema de eventos também pode oferecer o diferencial do credenciamento offline.
Isso vai te proteger de imprevistos comuns, como queda de energia, problemas com a internet, notebook travando…
Na prática, um aplicativo como a da Even3 lê o QR Code do ingressos mesmo sem internet, salva as informações e as atualiza quando há conexão.
Assim, finalmente você terá um credenciamento seguro, rápido e livre de confusões!
Mas se você quiser torná-lo ainda mais simples, tenho algumas dicas práticas para te dar:
A utilização de crachás é um dos pontos mais importantes para tornar seu credenciamento mais rápido.
Isso porque normalmente eles possuem etiquetas com os QR Codes da inscrição dos participantes e facilitam a sua leitura e validação.
Além disso, os crachás também são uma importante ferramenta de identificação das pessoas e facilitam o controle de acesso. Isso vai garantir que apenas participantes entrem nas áreas do evento.
Ainda, cores diferentes em crachás podem ajudar a distinguir facilmente quem é participante, palestrante ou staff.
Se quiser, você também pode inserir informações relevantes, como nome, empresa e cargo dos participantes.
Dessa maneira, os crachás vão estimular o networking e a interação no seu evento.
Como eu te falei, é ideal criar diferentes pontos de credenciamento no seu evento.
Mas para evitar que todos se direcionem para o mesmo local, é melhor dividir seus participantes em grupo.
Por exemplo, separar pessoas pelas letras iniciais do nome (ex. A-G; H-N), categorias de ingressos (ex. Geral, Estudante, Área VIP), entre outros.
O importante é comunicar ao participante essa organização previamente. Então, lembre-se de informar onde ele deve se credenciar no local do evento.
Para evitar transtornos, você pode criar a função de organizador de filas na sua equipe de credenciamento.
Assim, esse membro do time vai guiar os participantes na fila. Ele vai explicar quais documentos precisam ter em mãos e também vai indicar por onde devem entrar.
No geral, um suporte para agilizar e direcionar o credenciamento.
Alguns eventos permitem a inscrição de novos participantes no local.
Se esse é o seu caso, é ideal separar um local específico para admitir inscrições e realizar o cadastro dos novos participantes.
Assim, você evita que filas maiores se formem e atrapalhem o credenciamento. Dessa forma, tanto novos inscritos, quanto os atuais participantes têm uma ótima experiência no evento.
Por fim, você pode tornar seu credenciamento ainda mais rápido com o autocredenciamento.
Ele é um sistema que permite que os participantes façam check-in de forma rápida e independente sem enfrentar filas longas.
Na prática, o autocredenciamento funciona da seguinte forma:
Tablets ou computadores são logados em telas de autocredenciamento. Como abaixo:
Essas telas são disponibilizadas por qualquer sistema de credenciamento que possui a função de autocredenciamento, como a Even3.
Depois, os dispositivos serão alocados nas entradas do evento funcionando como totens para o autocredenciamento dos participantes.
Dessa maneira, você pode até reduzir o número de pessoas necessárias na sua equipe de credenciamento e manter apenas os profissionais para orientar os participantes.
Então, sobrará mais tempo e equipe para focar em outras partes do evento, não é?
Enfim, a maioria das dicas que te ofereci vão funcionar muito bem para eventos presenciais ou híbridos.
Mas e se o seu evento for online?
Nesses casos, o credenciamento é ainda mais importante para controlar quem, de fato, acompanhou o conteúdo e está apto para ser certificado.
Sendo assim, atualmente você pode recorrer a algumas alternativas de credenciamento virtual. São elas:
Primeiramente, o método mais popular é o uso de formulários, como Google Forms ou Survey Monkey.
Assim, os participantes preenchem seus dados durante a transmissão e recebem os certificados.
Embora pareça simples, esse método é extremamente manual.
Aliás, ele exige que os organizadores criem o formulário online, chequem os dados de cada participante e enviem individualmente os certificados para os e-mails informados.
Outra abordagem igualmente comum e manual é coletar os dados via chat da transmissão.
Nesse caso, os participantes deixam suas informações, como nome e email, diretamente no chat.
Mas esse método não é muito indicado. Isso porque ele pode causar sobrecarga de mensagens e dificultar a verificação das informações enviadas.
Pensando em resolver as principais dores dos organizadores, a Even3 criou duas formas de credenciamento online: o automático e o manual.
No modo automático, os participantes são credenciados pela plataforma automaticamente quando acessam a transmissão online do evento.
Por outro lado, o modo manual deve ser liberado pelo organizador no momento em que ele preferir na transmissão online.
Depois, o próprio participante deve clicar no botão para confirmar a presença.
Dessa forma, fica muito mais fácil garantir que o evento está sendo acessado apenas por participantes.
Além de facilitar o envio de certificados, já que a plataforma pode encaminhar os documentos para os credenciados automaticamente após o evento. Sem nenhum custo adicional ao organizador!
Que tal utilizar a funcionalidade no seu evento? Veja como funciona na prática:
