Como fazer a programação do evento com curadoria de conteúdo?

Você já viu isso acontecer: a sala principal cheia às 9h e quase vazia às 15h? Ou aquela mesa-redonda incrível marcada no mesmo horário do workshop mais concorrido?

Quase sempre, o problema não está no palestrante nem na divulgação. Mas está na curadoria de conteúdo.

Afinal, é ela que decide o que entra na programação, o que fica de fora e em que ordem tudo acontece. Em outras palavras: a curadoria é o cérebro da sua grade.

Neste texto, eu explico o que é curadoria de conteúdo, por que ela muda o resultado do seu evento e como fazer a programação de um evento passo a passo. Com exemplos do dia a dia de quem organiza congressos, jornadas acadêmicas e eventos corporativos.

O que é curadoria de conteúdo?

Basicamente, curadoria de conteúdo é o processo de selecionar, organizar e dar sentido aos temas de um evento a partir de um objetivo claro e do interesse de quem vai participar.

Repare nos três verbos:

• selecionar: escolher os temas e os formatos que realmente importam;
• organizar: definir a sequência, os horários e as trilhas;
• dar sentido: conectar as atividades para que uma converse com a outra.

Em resumo: a curadoria não é acumular conteúdo, mas criar critérios para escolhê-los.

A palavra vem do universo dos museus. Um curador não expõe todas as obras do acervo. Ele escolhe as peças, define a ordem das salas e cria um percurso que faz sentido para quem visita.

Nos eventos, o organizador faz esse mesmo trabalho. No geral, com antecedência de 6 a 8 meses para conseguir criar uma programação atrativa e agendar os melhores palestrantes sem perrengues com agendas.

Curadoria de conteúdo é diferente de captação de palestrantes

Vale separar as duas coisas, porque elas costumam se misturar na correria.

Quando você inverte a ordem, a programação vira uma colagem de agendas disponíveis. Mas quando respeita a ordem, cada convite tem um propósito.

Qual a relação entre curadoria de conteúdo e programação de evento?

Como deu para perceber, a programação de evento é o resultado visível da curadoria.

Com curadoria, todas as etapas do seu evento mudam. Por exemplo:

• Antes das inscrições: uma boa programação é o principal argumento de venda. Quem entra na página do evento lê os títulos das atividades antes de olhar o preço.
• Durante o evento: a curadoria define o ritmo. Quatro palestras seguidas sem intervalo esvaziam o auditório, mesmo com bons palestrantes.
• Depois do evento: os temas mais bem avaliados na pesquisa de satisfação viram o ponto de partida da curadoria da próxima edição.

Um exemplo real do dia a dia: Um congresso de enfermagem recebeu 180 trabalhos aprovados e tinha 3 salas disponíveis.

Então, a equipe agrupou as apresentações por eixo temático (saúde da mulher, gestão hospitalar, urgência e emergência) e colocou cada eixo em uma sala acontecendo simultaneamente.

Resultado: os participantes conseguiram escolher a sala pelo interesse, e não pelo horário. As três salas ficaram equilibradas.

Essa decisão foi curadoria. E ela apareceu na programação.

Por que a curadoria de conteúdo importa tanto?

Fazer curadoria dá trabalho, mas economiza tempo depois. Veja os benefícios práticos:

• Mais inscrições: Uma grade coerente comunica valor. O participante entende rápido o que vai aprender;
• Presença equilibrada nas salas: Você evita salas lotadas e salas vazias no mesmo horário com mais conteúdos de valor divididos de forma equilibrada;
• Menos retrabalho: Com critérios definidos, você não refaz a grade mesmo que um convite seja recusado de última hora;
• Argumento para patrocínio: Um patrocinador entende melhor um evento com foco claro do que uma programação genérica;
• Base para a próxima edição: Fazer curadoria é um processo de análise de dados. Por isso, vai se tornando mais simples a cada edição que passa.

Como fazer a programação de um evento com curadoria: 7 passos

1. Defina o objetivo em uma frase

Para começar, busque responder o essencial: o que o participante precisa levar embora do evento?

Escreva em uma frase só. Por exemplo:

• “Ao final da jornada, o participante conhece três métodos de análise de dados aplicados à pesquisa em educação.”
• “Ao final do encontro, o time comercial sabe usar o novo CRM na rotina.”

Essa frase é o seu filtro. Toda atividade que não contribui para ela fica de fora ou entra como conteúdo secundário.

2. Conheça quem vai participar

Curadoria sem público é chute. Portanto, levante informações antes de escolher os temas, como:

• resultados da pesquisa de satisfação da edição anterior;
• respostas do formulário de inscrição (área de atuação, nível de experiência, expectativas);
• perguntas que mais chegam por e-mail e redes sociais;
• temas dos trabalhos submetidos, quando o evento tem call for papers.

Se desejar, você pode aproveitar o evento para fazer pesquisas rápidas durante a programação ou enviar formulários para os participantes.

Por exemplo, na Even3, é possível criar formulários como o Google Forms, mas completamente integrados ao evento.

Ou seja, eles são feitos, disparados e respondidos diretamente na plataforma da Even3, como explicamos no vídeo abaixo:

3. Levante todas as possibilidades

Nesta etapa, você abre o leque. Anote tudo:

• temas que apareceram na pesquisa com o público;
• eixos dos trabalhos submetidos;
• assuntos em alta na sua área;
• lacunas das edições anteriores;
• sugestões da comissão organizadora e dos parceiros.

Enfim, não filtre agora. Só reúna.

4. Aplique critérios de seleção

Agora a curadoria acontece de verdade. Escolha de 4 a 6 critérios e avalie cada tema:

• relevância: resolve uma dúvida real de quem participa?
• atualidade: o tema está vivo na sua área?
• aplicabilidade: o participante consegue usar isso no dia a dia?
• diversidade de vozes: a grade traz perfis, instituições e regiões diferentes?
• encaixe no objetivo: cabe na frase que você escreveu no passo 1?
• viabilidade: você tem estrutura, orçamento e tempo para essa atividade?

Assim, a decisão deixa de ser sobre gosto pessoal e passa a ser sobre critério.

5. Escolha o formato de cada atividade

O mesmo tema muda de resultado dependendo do formato. Combine:

• palestra: ideal para inspirar e abrir o evento;
• mesa-redonda: boa para engajar temas com mais de um ponto de vista;
• workshop ou oficina: perfeito quando o participante precisa praticar;
• apresentação oral e pôster: essencial para divulgar pesquisas científicas;
• roda de conversa: funciona bem em grupos menores e temas sensíveis;
• networking guiado: resolve o pedido mais comum nas pesquisas de satisfação.

Enfim, há diversas opções de formatos de atividades.

Então, você não precisa ficar no tradicional e empilhar seis palestras no mesmo dia, por exemplo. Com alternância de formatos, o seu evento tem mais ritmo.

6. Distribua as atividades na programação

Agora, pode colocar a mão na massa e montar sua programação!

Naturalmente, essa etapa levanta algumas dúvidas práticas de como organizar os horários das atividades.

Então, você pode seguir algumas orientações práticas:

• Manhã para conteúdo denso: A atenção é maior no início do dia.
• Depois do almoço, algo participativo: Oficinas e rodas de conversa seguram melhor o público do que palestras longas.
• Intervalos de verdade: Reserve 20 a 30 minutos entre blocos. O café é onde o networking acontece, portanto, estimule essas conversas.
• Nada de concorrência interna: Não coloque as duas atividades mais aguardadas no mesmo horário.
• Encerramento com fôlego: A última atividade do dia precisa ser curta e memorável.

Nesse momento, a tecnologia é sua aliada!

Por exemplo, uma plataforma como a Even3 torna a distribuição de atividades mais automática, permite cadastrar título, limite de número de participantes, palestrantes, horário, inscrições… Você edita a atividade e a programação se organiza sozinha no site do evento.

7. Publique, acompanhe e ajuste

Como eu disse, com uma ferramenta para organização de eventos, a sua programação já vai automaticamente para o site do evento. Mas você sabe o que precisa para torná-la atrativa?

Primeiramente, títulos claros e descrições curtas são essenciais para que os visitantes do site do evento entendam rapidamente o que vai acontecer em cada atividade.

Durante o evento, acompanhe os dados de credenciamento para entender quantas pessoas, de fato, participaram do evento. Além disso, veja quais atividades tiveram mais inscrições.

Depois do evento, cruze essa informação com a pesquisa de satisfação.

A frequência mostra o comportamento, a avaliação mostra a percepção. Juntas, as duas fecham o ciclo e alimentam a curadoria de conteúdo da próxima edição.

Checklist rápido da curadoria de conteúdo

Antes de publicar sua programação de evento, confira:

• O objetivo do evento está escrito em uma frase.
• Você sabe quem são os participantes e o que eles esperam.
• Cada atividade contribui para o objetivo.
• Os formatos variam ao longo do dia.
• Não há duas atividades concorrentes no mesmo horário.
• Existem intervalos reais entre os blocos.
• Os títulos das atividades são claros para quem não conhece o tema.
• A carga horária total confere com o que será informado nos certificados.
• A grade está publicada e acessível no site do evento.

Enfim, faça o teste na sua próxima edição: escreva o objetivo em uma frase, filtre os temas por critério e coloque a sua programação no ar!

Na Even3, você cria seu evento em poucos minutos, monta a programação por dia e por sala, publica no site do evento e gerencia inscrições no mesmo lugar. Comece agora: