9 passos para planejar os gastos de eventos científicos!

Gasto é todo esforço econômico ou financeiro que sua equipe arca para obter ou produzir um evento. Portanto, custos, despesas, perdas e investimentos são elementos que derivam da conta de gastos de eventos.

Um organizador de eventos precisa lidar com uma série de tarefas, desde o planejamento até a finalização dos eventos. Nesse processo, está incluso o planejamento dos gastos de eventos que você irá realizar.

Neste artigo damos um guia para você saber como montar o orçamento do seu evento acadêmico, científico ou técnico, da melhor forma!

1. Planeje com antecedência

ajuste de prazo para planejar os gastos do evento

É fundamental na organização de um evento que o planejamento financeiro seja bem feito. Para conseguir que seu evento seja um sucesso, é preciso adequar seu objetivos ao dinheiro disponível para a realização do evento, sem extrapolar os limites do orçamento.

Todas as ações seguintes dependem de como o dinheiro será gasto. Quando os gastos de eventos são muito altos, é preciso encontrar alternativas tais como patrocínios, parcerias ou até buscar bolsas de apoio e sistemas que reduzem os custos.

Você deve prezar pelo sucesso do seu evento! Então não adianta fazer um evento econômico sem qualidade se os participantes não vão ficar satisfeitos.

O primeiro passo então é fazer uma relação de todas as coisas que seu evento precisa, para que você possa avaliar o que é viável e como o dinheiro será administrado.

2. Saiba diferenciar quais gastos de eventos são fixos e quais são variáveis

definição de custos fixos e variáveis

É fundamental para um organizador ter noção de quais gastos de eventos são fixos e quais podem variar! Assim, fica mais fácil tomar decisões e planejar o seu evento da melhor forma. Afinal, o orçamento é o que determina o caminho que você deverá tomar quando for escolher o serviço ou produto dependendo do que seu evento precisa.

É preciso ter em mente que existem dois tipos de gastos de eventos: os fixos e os variáveis.

Os custos fixos são os que você terá que ter, independentemente do número de participantes do seu evento. Ou seja, essa parte do seu orçamento é voltada para tudo que seu evento PRECISA ter para que ele funcione. Montamos uma lista com os principais gastos de eventos que são fixos:

  • Local onde será feito o evento
  • Produção pré-evento
  • Divulgação e promoção do evento
  • Equipamento técnico para a ou as salas (som, projeção, mobiliário, decoração, etc),
  • Produção gráfica: impressão de cartazes e toda a sinalização que será usada no evento.
  • Transporte e hospedagem (se for necessário) dos palestrantes e convidados especiais
  • Tradutores, (no caso de ter participantes que falem diferentes línguas)
  • Sistema de gestão de eventos para inscrição, credenciamento e certificados
  • Seguros do equipamento e do pessoal

Já os custos variáveis estão ligados à quantidade de participantes! Montamos também uma lista do que você terá que providenciar, dependendo do seu evento:

  • Material de credenciamento para os assistentes (crachás, programas, folheteria, merchandising, presentes ou lembrancinhas, blocos, personalização de canetas, etc.)
  • Almoços e jantares
  • Gorjetas
  • Estacionamentos
  • Pessoal temporário para os dias do evento
  • Computadores e mobiliário para o setor de credenciamento
  • Serviço de coffee-break
  • Gastos com serviço de segurança e limpeza

3. Recuse imitações

imitação

Muitas vezes, organizadores escolhem gerenciar os gastos de eventos se baseando em um modelo já pronto e apenas adaptando alguns itens de acordo com o evento.

Porém, por mais que pareça diminuição de tarefas e trabalho, futuramente você pode ter problemas no controle dos gastos! Uma vez que cada evento possui seus próprios gastos, logo, o planejamento precisa ser o mais personalizado possível.

Qualquer detalhe pode influenciar bastante o resultado final, por isso, faça comparações para conseguir os preços mais acessíveis sem comprometer a qualidade.

4. Pesquise detalhadamente

pesquisa para gerenciar os gastos de eventos

Porque não aproveitar a facilidade que a internet proporciona e buscar preços mais em conta? Com uma simples busca no Google, é possível encontrar as empresas que fornecem os serviços que seu evento precisa. Além disso, você pode procurar por aplicativos e sistemas que auxiliam na gestão do evento (e que muitas vezes são gratuitos)!

Antes de entrar em contato com as empresas selecionadas por você, é importante conferir a experiência de cada uma dentro do mercada, checar a opinião de outros organizadores que utilizaram o mesmo serviço ou produto. Dessa forma, você irá contratar uma empresa que tenha credibilidade para evitar possíveis prejuízos ao seu evento.

Se possível, visite a empresa para observar as condições de trabalho, os materiais oferecidos e o tipo de serviço que estará à sua disposição caso você opte por determinado fornecedor.  Basta usar a sua criatividade e pesquisar muito antes de fechar negócio com empresas e fornecedoras.

5. Utilize planilhas para manter a organização

auxílio de calendário e planilhas para montar o orçamento de um evento

Depois de definir os parceiros, patrocinadores e as empresas que você vai contratar, está na hora de finalizar o orçamento. Mas é preciso ter organização para que seu orçamento fique perfeito e não tenha nenhum erro que possa prejudicar o desempenho do seu evento futuramente.

Para te ajudar na organização, que tal fazer um uso de planilhas para eventos? Você pode organizar não só uma planilha de orçamento que irá organizar o planejamento de gastos e receitas do seu evento, mas a estratégia de divulgação e comunicação do seu evento!

O uso de planilhas possibilita que você visualize o valor de cada serviço e os gastos do início ao fim do projeto, sem deixar que nada passe batido. Dessa forma, é possível ter uma espécie de visão panorâmica do evento, o que ajudará quando for necessário ajustar o orçamento.

6. Se prepare para imprevistos

menina lidando com imprevisto

Vale lembrar que não necessariamente o que foi planejado corresponde ao que será definitivo. Sabe por que? Imprevistos acontecem em quase todos os eventos, recomenda-se que planejamento dos gastos de eventos seja feito sem limitar muito o orçamento.

É importante ter uma margem de erro no custo total. Nem todos os serviços são contratados desde o início, caso o número de inscrições atinja um limite e aumente a quantidade de vagas de inscrições, as quantidades de materiais fornecidos aos participantes irão mudar, entre muitas outras questões.

7. Fique ligado em promoções e soluções gratuitas

Sabe uma ótima maneira de reduzir os gastos de eventos? Prestar atenção em promoções e pedir descontos na compra de materiais para o seu evento. Você pode usar o argumento de larga escala, por exemplo.

Além disso, é pra isso que serve as parcerias! Você pode pedir o serviço ou produto deles em troca de merchandising, por exemplo.

Além disso, busque alternativas gratuitas de alguns setores, como na parte de divulgação do evento. As redes sociais podem ser valiosas nesse aspecto para promover seu evento.

8. Estude antes de colocar o preço das inscrições

Muito planejam os gastos de eventos levando em conta o valor que será arrecadado da venda das entradas dos participante. Se esse for seu caso, você deve ter uma atenção especial e muito cuidado quando for determinar o preço das inscrições!

Para isso, é preciso analisar todos aspectos do evento! Tais como data, o lugar de realização, qual o público, quanto custa os palestrantes… Lembrando que isso pode variar de evento para evento, mas é preciso analisar todas as variáveis para chegar a um preço justo e lucrativo.

O estudo dos gastos envolve indicar as fontes de faturamento do seu evento além da venda de entradas! Esse processo influencia diretamente no sucesso do seu evento, pois talvez o preço esteja acima do padrão para o seu público ou talvez você não consiga cobrir seus custos e obter lucro se o ingresso estive abaixo do preço.

9. Realize ajustes conforme as prioridades do evento

priorizando os gastos de eventos

A última dica é ter cuidado e definir bem as prioridades na hora de criar o planejamento financeiro do seu evento!

Você deve identificar o objetivo principal do seu evento. A partir disso, você deverá reservar uma quantia maior para os gastos mais importantes. Feito isso, defina os gastos de eventos que podem ser minimizados ou até mesmo cortados caso não haja dinheiro para tudo que foi proposto.

É importante estruturar todos os serviços necessários no seu evento (limpeza, recepcionistas, decoração, etc) dentro de um funil. No topo você deve estruturar as funções e cargos que que serão contratados.

No meio e no fundo,  o plano financeiro do seu evento deve ser elaborado com muito cuidado, considerando todos os possíveis gastos com profissionais, serviços e objetos. São áreas menores do funil, portanto, os gastos são reduzidos nessas partes.

E agira já sabe como estruturar um plano de gastos de eventos? Já tentou utilizar uma plataforma online para gerenciar o evento como um todo? A Even3 oferece um serviço que vai simplificar a sua vida!

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