Atualmente, eventos que decidem no escuro ficam para trás!
É o que mostram os dados: segundo a Forrester, empresas orientadas a dados crescem, em média, mais de 30% ao ano quando comparadas com seus pares.
Afinal, quando os dados estão sendo coletados e analisados da maneira correta, é possível fazer previsões e agir de forma inteligente para atingir os objetivos do negócio.
É claro, esse cenário não é diferente nos eventos! Eventos data driven deixam o achismo de lado e usam dados para crescer e gerar impacto real.
Mas não estou falando apenas da coleta de dados em pesquisas de satisfação. No texto abaixo, vou te mostrar como criar um evento data driven de verdade:
- O que é data driven?
- Qual é a importância da cultura data driven?
- Como aplicar uma cultura data driven em eventos?
- Ferramentas de coleta de dados em eventos: por onde começar?
Antes de tudo, vale esclarecer o significado de data driven.
Ser data driven (ou data-driven) significa tomar decisões orientadas por dados concretos, e não apenas por intuição, experiência passada ou opiniões isoladas.
Na prática, uma abordagem data driven envolve:
- Coletar dados relevantes e seguros;
- Organizar e integrar essas informações;
- Analisar os dados com objetivos claros;
- Usar os insights para orientar decisões estratégicas.
Quando falamos em o que é data driven no contexto de eventos, estamos falando de usar informações como inscrições, perfil do público, comportamento dos participantes, engajamento em atividades, check-in, feedbacks e resultados pós-evento para melhorar continuamente a estratégia.
Obviamente, ao criar um evento, imagino que você queira adotar as melhores tecnologias para torná-lo melhor. Mas somente isso não é suficiente!
O verdadeiro diferencial está na cultura data driven.
Isso porque uma cultura orientada por dados garante que:
- Você escolha as tecnologias que, de fato, vão trazer resultados para o seu evento;
- Decisões estratégicas sejam mais seguras e menos arriscadas;
- Resultados possam ser mensurados e apresentados com clareza;
- O evento evolua a cada edição, com base em aprendizados reais;
- Patrocinadores e parceiros enxerguem valor concreto no investimento;
- Equipes trabalhem alinhadas em torno de métricas e objetivos comuns.
Em eventos de maior escala, a integridade dos dados pode definir o sucesso ou o fracasso da operação.
Afinal, dados fragmentados, inconsistentes ou desconectados dificultam análises, atrasam decisões e enfraquecem a percepção de valor do evento.
Por isso, mais do que coletar informações, é fundamental confiar nos dados. E isso só acontece quando existe controle, padrão e integração.
Como eu te disse, é necessário ter cuidado com os dados coletados.
Além disso, uma cultura data driven em eventos é um processo contínuo. Portanto, essa jornada precisa ser estruturada nos seguintes passos:
1. Organize a coleta de dados antes de tudo
Primeiramente, você precisa decidir quais dados vai coletar e como vai fazer isso.
Ou seja, antes mesmo de abrir as inscrições, é essencial definir:
- Quais dados serão coletados;
- Onde essas informações ficarão armazenadas;
- Quais ferramentas você vai utilizar e como elas vão se integrar.
Nesse momento, o ideal não é coletar o maior número de dados possível, mas o que faz sentido para o objetivo do seu evento.
Por exemplo, se você quer utilizar o evento para atrair leads, é importante rastrear dados relacionados a essa métrica, como canais de aquisição e número de leads coletados.
Além disso, é importante integrar a plataforma de gestão de eventos com CRM, automação de marketing e ferramentas de vendas, garantindo que os dados fluam sem rupturas desde o primeiro contato com o participante.
Nesta etapa, desafios comuns incluem:
- Dados espalhados entre diferentes ferramentas;
- Falta de padronização em campos como cargo, empresa ou área de atuação;
- Dificuldade de cruzar informações de marketing, vendas e operação.
Por isso, é importante definir um responsável por coletar e analizar os dados; criar formulários padronizados; ter políticas de proteção de dados bem estruturadas e definição clara dos objetivos desde o começo do evento.
-> Veja também: como proteger os dados dos participantes em eventos
2. Capture dados em tempo real na inscrição e no credenciamento
Depois, você já pode coletar informações de valor!
A inscrição é o primeiro ponto de contato ativo com o participante. Além de ser uma das etapas mais críticas para garantir dados limpos e confiáveis.
Boas práticas incluem:
- Formulários inteligentes: coletar apenas informações essenciais no primeiro momento para não tornar o processo de inscrição lento;
- Perfilamento progressivo: enriquecer os dados ao longo da jornada do participante com formulários de pesquisa de público;
- Integração com CRM: sincronizar automaticamente os dados de inscrição com ferramentas de relacionamento com o cliente;
-> Veja um exemplo: Integração da Even3 + Hubspot - Check-in em tempo real: usar QR Code ou totens para acompanhar entradas, reduzir filas e gerar dados operacionais instantâneos.
Esses dados ajudam tanto na experiência do participante quanto na tomada de decisão durante o evento.
3. Acompanhe o comportamento dos participantes durante o evento
Depois que o evento começa, as oportunidades de coleta de dados se multiplicam.
É possível acompanhar:
- Presença em palestras e sessões;
- Engajamento com atividades e conteúdos;
- Comportamento dentro do aplicativo do evento;
- Dados de navegação, cliques e interações no site do evento.
Essas informações revelam o que realmente gera valor para o público.
Assim, você pode ajustar estratégias em tempo real: desde mudanças na programação até ativações de patrocinadores mais eficientes.
4. Automatize relatórios e transforme dados em histórias
Tradicionalmente, muitos organizadores só olham para os dados no pós-evento. Mesmo assim, de forma superficial.
Para ser data driven, seu evento precisa ir além das métricas básicas, como a avaliação do evento.
Na prática, a cultura de dados conecta informações de valor a resultados reais, como:
- Geração de leads qualificados;
- Quantidade de vendas fechadas;
- Número de participantes reinscritos;
- Satisfação e engajamento do público.
Obviamente, para chegar a esses resultados você precisa saber como interpretar e relacionar os dados.
Nesse contexto, contar com ferramentas que constroem relatórios automatizados vai ajudar!
Com elas, o foco deixa de ser “cruzar planilhas” e passa a ser contar a história do impacto do evento, usando dados para mostrar resultados reais e embasar decisões futuras.
Finalmente, é hora de colocar as dicas acima em prática. Então, quais ferramentas utilizar?
Como eu te disse, você não precisa coletar todos os dados do mundo! Antes de tudo, lembre-se: seus dados precisam estar alinhados com os objetivos do evento.
Tendo isso em mente, é hora de selecionar o que você vai coletar. As ferramentas abaixo podem te ajudar:
1. Ferramentas de Analytics
São ferramentas voltadas para acompanhar o comportamento dos usuários em ambientes digitais, como sites e páginas de inscrição.
-> Saiba mais: como usar o Google Analytics em eventos
Elas mostram de onde vêm os visitantes, quais páginas acessam, onde abandonam o processo e quais canais geram mais conversões.
Como usar: integre o Analytics ao site do evento e às páginas de inscrição. Ou utilize uma plataforma de eventos com esse recurso, como a Even3.
Exemplo de uso: identificar que a maioria das inscrições vem de um post no LinkedIn e reforçar esse canal na divulgação do evento.
2. Formulário de inscrição online
É o principal ponto de entrada dos dados dos participantes. Além de coletar informações básicas, ele pode capturar dados estratégicos sobre perfil, interesses e objetivos do público.
Como usar: crie formulários claros, objetivos e com campos relevantes para o seu tipo de evento;
Exemplo de uso: coletar área de atuação e nível de experiência para segmentar comunicações e conteúdos durante o evento de acordo com o público.
3. Ferramentas de CRM
O CRM é a ferramenta de gestão de relacionamento, como o RD Station. Com ele, você centraliza dados de contatos e permite acompanhar o relacionamento com participantes, leads, clientes e patrocinadores.
Como usar: integrar os dados de inscrição do evento ao CRM para manter o histórico de interações;
Exemplo de uso: identificar participantes recorrentes e criar ofertas exclusivas para próximas edições.
4. Automações de marketing
Essas ferramentas permitem criar fluxos automáticos de e-mails e comunicações baseadas no comportamento do usuário, como o MailChimp.
Como usar: conectar dados de inscrição e engajamento para disparar mensagens personalizadas.
Exemplo de uso: após o evento, criar campanhas para vender serviços, produtos ou próximas edições.
5. Aplicativo de credenciamento
Soluções de check-in digital coletam dados em tempo real sobre presença e fluxo de participantes.
Como usar: utilizar QR Code ou aplicativos de credenciamento para registrar entradas e saídas.
Exemplo de uso: acompanhar registros em atividades e analisar quais tiveram mais participação.
-> Veja também: como escolher um aplicativo de credenciamento
6. Pesquisas de satisfação
Ferramentas essenciais para coletar feedbacks qualitativos e quantitativos do público.
Como usar: aplicar pesquisas após palestras ou ao final do evento.
Exemplo de uso: medir o NPS do evento e identificar quais palestras geraram mais valor para os participantes.
-> Veja também: o que é NPS para eventos?
7. Formulários personalizados
Podem ser usados para diversas finalidades além da inscrição, como coleta de feedback de ações específicas e pesquisas de público.
Como usar: criar formulários em ferramentas como Google Forms ou dentro de plataformas de eventos como a Even3.
Exemplo de uso: ativar formulários de pesquisa de público durante o evento afim de conhecer melhor sua audiência e complementar as informações fornecidas no formulário de inscrição.
8. Plataformas de eventos
Por fim, as plataformas de eventos podem ser uma ótima alternativa porque elas reúnem todas essas ferramentas em um só lugar.
Assim, é mais fácil coletar, integrar e analisar os dados.
Em outras palavras, as plataformas de eventos centralizam inscrições, pagamentos, credenciamento, formulários, relatórios e métricas de desempenho.
Como usar: escolher uma plataforma que ofereça tecnologias para coleta de dados, como formulários online, relatórios automáticos e integrações com outras ferramentas.
Exemplo de uso: utilizar o Analytics da plataforma para criar relatórios sobre os canais que mais geraram tráfego e os dias com maior número de compras.
Tudo isso pode ser feito na Even3! Ela é uma plataforma completa para eventos data driven.
Isso porque reúne em um só lugar inscrição online, formulários inteligentes, Analytics, credenciamento com QR Code, pesquisas de satisfação e relatórios que ajudam você a transformar dados em decisões estratégicas.
Quer saber como isso funciona na prática? Crie seu evento gratuitamente agora:
