Uma das maiores dificuldades de organizadores é na gestão de finanças para eventos corporativos.
A busca por painéis de controle, ferramentas com integrações e automatizações é crescente.
Se isso ainda não é parte da sua realidade, então você está perdendo tempo!
Mas agora é hora de começar! No guia abaixo, eu vou te mostrar como gerir as finanças dos seus eventos corporativos de forma mais simples.
Aprenda a estruturar corretamente as finanças para eventos corporativos. Saiba mais sobre:
- 5 itens essenciais finanças para eventos corporativos;
- Como organizar o financeiro de eventos empresariais?
- Ferramentas de finanças para eventos corporativos.
Antes de começar a contratar fornecedores ou divulgar inscrições, é indispensável garantir que o setor financeiro do evento esteja bem estruturado.
Confira os pilares de uma gestão financeira profissional para eventos:
1. Responsável ou equipe financeira
Para começar, é importante que eventos corporativos tenham uma pessoa ou time responsável pelas finanças.
É ideal que ela seja especialista para lidar com contratação de fornecedores, documentações, prestação de contas…
Qualquer erro em um desses pontos, pode custar a saúde do seu negócio. Então, é recomendável contar com a ajuda profissional e ter uma equipe de prontidão para o seu evento.
Além disso, também pode ser interessante ter um canal exclusivo para tratativas financeiras afim de que tudo fique registrado.
Nesse caso, se seus eventos forem criados na Even3, você pode integrar a plataforma ao Slack e receber notificações automáticas e em tempo real das transações econômicas feitas no evento.
2. CNPJ ou entidade jurídica para recebimentos e pagamentos
Se o evento envolve qualquer tipo de transação financeira, o ideal é operar via CNPJ ou entidade formal.
Isso porque receber pagamentos, como venda de ingressos em contas pessoais, pode te dar problemas na hora de preencher o Imposto de Renda.
Você literalmente pode perder dinheiro ou pagar muito imposto! Mas isso não acontece se você tem um CNPJ.
Além de garantir mais profissionalismo e segurança, ele também te dá a possibilidade de emitir notas fiscais e, por isso, fechar contratos com mais facilidade.
No vídeo abaixo, Renata Barros, gestora financeira da Even3 e especialista em eventos, te explica como isso funciona:
3. Conta bancária e meio oficial para recebimento
Depois de definir o CNPJ, é preciso estabelecer onde o dinheiro vai entrar e como será movimentado.
Para começar, nada de receber via contas pessoais ou PIX de colaboradores. Isso vai dificultar a gestão das finanças e diminuir a credibilidade do evento.
Por isso:
- Centralize os recebimentos de pagamentos para ter um acompanhamento mais claro de entradas e saídas;
- Use uma plataforma de pagamento profissional, como a Even3, que permite recebimento via cartão, boleto e PIX com repasse direto para a conta bancária da empresa;
- Evite múltiplas formas de recebimento fora de controle (como transferências avulsas);
- Utilize ferramentas para monitorar as finanças, como o painel financeiro da Even3 ou uma planilha de finanças para eventos.
4. Emissão de notas fiscais
Mesmo que o evento não tenha participação paga, a emissão de nota fiscal pode ser obrigatória em outras situações.
Por exemplo, para a prestação de contas a patrocinadores ou para justificar contratações de fornecedores.
Inclusive, ignorar a formalização pode gerar multas, retenção de pagamentos ou bloqueio de contratos com grandes empresas e órgãos públicos.
Por isso, é importante contar com ferramentas que facilitem a emissão de notas fiscais no seu evento.
5. Relatório de prestação de contas
Finalmente, ao fim do seu evento você vai precisar gerar um relatório financeiro.
Isso vai ser importante para garantir transparência, análise dos dados e insights para eventos futuros.
Principalmente, empresas que eventos anuais ou para diferentes públicos precisam dessa visão consolidada para tomar decisões mais estratégicas.
Nesse caso, é importante que você inclua métricas importantes como número total de participantes, ROI, ticket médio…
Além disso, se o evento tiver patrocínio, apresente os números também sob a ótica do parceiro para aumentar as chances de renovação.
Agora que você já sabe o que precisa para tocar o financeiro do seu evento corporativo com segurança, confira o passo a passo de como fazer isso.
1. Crie um orçamento detalhado
Antes de iniciar qualquer gasto, é importante entender qual é a expectativa financeira do evento: ele deve se pagar? Vai gerar lucro ou será subsidiado pela empresa?
Depois disso, uma boa ideia é quebrar o evento em categorias de custos para saber o quando você vai gastar.
É importante separar custos fixos (como aluguel do espaço) e custos variáveis (como coffee break por pessoa, brindes, credenciais etc.).
Então, aproveite sua planilha de finanças e:
- Registre os custos e compartilhe com sua equipe para que todos fiquem por dentro;
- Defina uma meta de faturamento com base nos seus gastos;
- Faça cotações antes de aprovar qualquer fornecedor;
- Adicione uma margem de segurança de 10% a 20% para itens variáveis, evitando estouros de orçamento.
3. Centralize as finanças em um único sistema
Como eu te disse, é essencial que um evento corporativo centralize suas finanças em um único lugar.
Dessa maneira, você vai conseguir controlar entradas e saídas do evento, acompanhar lucros em tempo real e ainda garantir mais segurança para todos.
Portanto,
- Use uma plataforma como Even3, que permite receber pagamentos de inscrições de forma automatizada, com relatórios financeiros já organizados por usuário, método de pagamento e período;
- Estabeleça que qualquer pagamento a fornecedor só será feito mediante registro no fluxo financeiro oficial;
- Evite reembolsos informais ou pagamentos avulsos via pessoas físicas.
4. Acompanhe o financeiro diariamente
Também não adianta montar um orçamento e só revisitá-lo no final.
Na verdade, a saúde financeira precisa ser avaliada enquanto o evento está acontecendo, especialmente quando há campanhas de marketing, inscrições abertas ou negociações de patrocínio em andamento.
Então,
- Defina métricas de acompanhamento como percentual do orçamento comprometido, total arrecadado, ponto de equilíbrio e lucro projetado;
- Crie uma rotina (diária ou semanal) para atualização dos indicadores;
- Use dashboards automáticos, como o Analytics da Even3, que mostram em tempo real o volume de vendas, picos de vendas e repasses financeiros.
5. Produza relatórios
Como eu também já te falei, os relatórios são essenciais para eventos corporativos.
Mas existem diversos tipos! É importante que você, ao menos, garanta o relatório para sua equipe e para seus patrocinadores.
Então,
- Escolha quais dados vai compartilhar e com quem. Cuidado com dados sensíveis;
- Defina métricas importantes para validar o sucesso do evento e justificar investimentos ou futuras edições;
- Registre os aprendizados financeiros para que o próximo evento seja ainda mais sustentável;
- Utilize ferramentas, como a Even3, capazes de te mostrar o lucro que você tem com eventos durante o ano, para que você possa analisar o impacto desse evento específico na sua empresa.
Ferramentas para emissão automática de notas fiscais
Se o evento envolve cobrança de inscrições ou venda de serviços associados (como certificações ou materiais), é fundamental ter uma solução que automatize a emissão de NF, como o eNotas ou o Notazz.
Sistemas de controle orçamentário
Para acompanhar o impacto dos eventos nas finanças do seu negócio como um todo, é importante utilizar no evento também as ferramentas de finanças que seu time já utiliza. Existem algumas famosas no mercado brasileiro, como o ContaAzul ou RD Station.
Gestão completa de finanças para eventos corporativos
Agora, é possível facilitar toda a gestão de finanças para eventos corporativos integrando as ferramentas essenciais com sua plataforma de eventos.
Por exemplo, com a Even3 é possível compartilhar dados de finanças automaticamente entre a plataforma de eventos e a ferramenta orçamentária que sua empresa usa, como o ContaAzul.
Você não precisa se preocupar em anotar nada, usar planilhas ou alterar dados manualmente!
Esse compartilhamento automático de dados pode ser feito na Even3 com todas as ferramentas citadas no texto.
Além disso, é possível operar múltiplos eventos na mesma plataforma, ideal para empresas que realizam diversos encontros ao longo do ano.
Finalmente, você encontrou uma forma mais fácil de fazer eventos corporativos e utilizá-los de forma estratégica.
Conheça as possibilidades da Even3 Empresas:
