eventos online

Eventos online: por onde começar?

Os eventos online, também conhecidos como eventos digitais, transmissões ao vivo e eventos virtuais, estão ganhando cada vez mais espaço no segmento. 

Principalmente, por serem uma alternativa excelente para os organizadores que, em cenários de instabilidade, desejam manter seus eventos, apenas alterando-os da modalidade física para a virtual. 

Afinal, todo mundo sabe que imprevistos acontecem. Mas alguém aqui, por acaso, estava prevendo uma pandemia global? 

Sim. Nessas horas, é preciso ter a versatilidade como sua aliada, saber administrar bem a mudança e a orientar palestrantes e participantes nesse processo. 

Sabemos que muitos ainda não estão familiarizados com o tema e que mexer com tecnologia assusta parte dos organizadores, mas calma! 

Nós estamos aqui para te ajudar com isso =)

 Eventos online possuem diversas vantagens. Com eles, é possível:

  • Abrir seu evento para mais pessoas;
  • Alcançar participantes de diversos locais do mundo;
  • Economizar em custos com viagens, fornecedores e aluguel de local;
  • Engajar os participantes através da interação online.

No entanto, temos que ter em mente que o que funciona em um evento presencial pode não funcionar no virtual.

Por isso, primeiro, é importante entender bem como classificar os eventos online. 

Desta maneira, você consegue fazer com que o planejamento e a execução ocorram da melhor forma possível. 

O que muda do presencial para o online?

Em um evento presencial, você teria que reservar um local, organizar as salas, conferir se todos os palestrantes estão confirmados, receber os participantes e cuidar da limpeza do ambiente.

Essa organização, no caso dos eventos presenciais, depende principalmente do porte do evento. Isto é, da quantidade de participantes que o evento irá receber.

Por exemplo, para um evento pequeno, de até 10 pessoas, você precisa se preocupar em encontrar um espaço agradável para receber os participantes, preparar os slides e palestrar. 

Já em um evento grande, com cerca de mil pessoas, você precisaria ter uma infraestrutura melhor e uma equipe com mais pessoas. Nesses casos, você já não consegue credenciar os participantes sozinhos e, por isso, precisa montar um time para ajudá-lo com a atividade. 

Para os eventos onlines, as coisas mudam um pouco de cenário. Não há mais limitação física de participantes, você não precisa mais encontrar um local para acomodar todo mundo, nem precisa montar uma equipe gigante para ajudar no dia do evento.

O que você precisa é basicamente definir 3 coisas:

  1. Tipo de transmissão que vai utilizar (pode ser ao vivo ou gravada). 
  2. A plataforma ou ferramenta onde vai realizá-lo
  3. Adquirir equipamentos necessários para uma transmissão de qualidade

E, para saber definir essas questões, você primeiro precisa classificar o tipo do seu evento de acordo com um único critério: a quantidade de palestras que ele possui. 

Classificando seu evento online quanto à quantidade de palestras

Eventos online com uma única palestra

Geralmente, esse tipo de evento acontece no formato de webinar, mas você também pode vê-lo sendo chamado por outros nomes, como “aulão”, “cursos online”,  “master class online”, “treinamentos” e “lives”.

Nunca ouviu o termo webinar? Não se preocupe, iremos explicar direitinho.

O webinar é também conhecido como webinário, palavra que remete à junção de “web” com “seminário”. Ele consiste em uma transmissão online, ao vivo, que trata de um assunto ou temática específica. 

É bem comum que o organizador do evento seja também o palestrante que irá apresentar o conteúdo.

Por se tratar de um evento expositivo, o recomendado é que ele seja conduzido por um ou, no máximo, dois palestrantes.

O webinar é formato online preferido dos eventos de curta duração, principalmente por ter como atrativo o seu baixíssimo custo, já que a transmissão pode ser feita da casa do palestrante ou da empresa onde ele trabalha. 

Outra vantagem de transmitir o evento com uma única palestra ao vivo é a possibilidade de interação em tempo real com os participantes. Então, você pode dedicar um tempo da palestra para as perguntas e respostas do público. 

Ao fim do webinar, também é possível disponibilizar esse conteúdo (que fica gravado) para os participantes. 

Se identificou com esse formato de evento online? Preparamos um artigo super completo de como organizar esse tipo de evento:

→ Confira: Guia completo sobre webinars: aprenda a gravar o seu!

Eventos online com duas ou três palestras

Agora, iremos tratar dos eventos que contam com a presença de duas ou três palestras.

 Esses eventos possuem uma grade de programação bem definida e um tema geral, da mesma forma como ocorre no evento presencial. 

Ou seja, durante um mesmo dia, é normal que ocorra mais de uma palestra.

Esse tipo de conferência online é bastante recorrente no cenário acadêmico e científico e também no corporativo onde empresas de segmentos específicos, como o de marketing digital, contabilidade e direito, promovendo eventos com várias palestras ao longo do dia. 

Cada uma dessas atividades recebe palestrantes diferentes, tudo para que haja uma maior troca de conteúdo. 

Aqui temos um exemplo de um evento online que ocorreu com o organizador mais dois palestrantes:

Neste tipo de evento geralmente, a transmissão é simultânea, ou seja, ao vivo.

O grande desafio está em organizar a transmissão. Isto é, garantir que durante a palestra não ocorra nenhum problema técnico.

Os problemas mais comuns são com a internet. Uma internet lenta ou instável pode ocasionar falhas na transmissão e até interrompê-la por completo. 

Além da internet, palestrantes atrasados e problemas em transmitir os slides são algumas ocorrências frequentes. 

Neste tipo de evento, a pontualidade é primordial. Então, você precisa garantir que todos cumpram os horários estabelecidos para que não haja erros na transmissão e a programação fique comprometida.

Para evitar problemas, é muito comum, quando possível, reunir os palestrantes no mesmo local físico, como na empresa onde trabalham. Desta forma, eles transmitem todo o conteúdo juntos, do mesmo ambiente e a transmissão ocorre de maneira mais segura, com menos erros. 

Para quem possui condições e não domina tanto a tecnologia, ter uma equipe de TI pode ser um grande quebra-galho no planejamento e também no dia do evento! 

Com a expertise que possuem, esses profissionais conseguirão orientar de maneira assertiva os palestrantes em relação à conexão e ao funcionamento dos equipamentos. E, lógico, poderão cuidar de toda a parte técnica de transmissão do evento para o organizador. 

Já o grande atrativo está no baixo custo em produzir um conteúdo de altíssima qualidade, trazendo profissionais capacitados, de diversas partes do mundo. 

Pelo fato do evento ser online, você não terá que arcar com despesas de voos, hospedagens, alimentação, locação de ambiente… Tudo fica bem mais acessível! Legal, não é?

Nesse tipo de conferência, você também consegue abrir mais inscrições do que quando comparado à modalidade presencial. Então, a lucratividade tende a ser maior. 

Ter uma plataforma de eventos online é fundamental para te ajudar a gerenciar não somente a parte financeira, mas controlar a quantidade de participantes por atividade e emitir certificados para o público.

 

 

Geralmente, existem blocos de intervalo entre uma atividade online e outra. Neste intervalo, a transmissão não para, apenas fica uma mensagem de “Voltaremos em breve” para os participantes saibam que o evento ainda está acontecendo.

O Youtube Live é a ferramenta mais utilizada nesse tipo de evento. Ele permite também que os participantes interajam com os palestrantes via chat, enviando perguntas em tempo real. 

Eventos online com mais de três palestras

Se o seu caso envolver uma grande quantidade de palestras online e atividades… O seu evento certamente se enquadra nesse tipo.

Nele, se enquadram os eventos que contam com muitas palestras acontecendo em um mesmo dia. Por isso, esses eventos costumam ter também mais de um dia de duração. 

Mas, por incrível que pareça, a organização desses eventos tende a ser mais simples e menos estressante. Vamos te explicar o porquê.

A logística dessas grandes conferências online é diferente da do evento online transmitido ao vivo.

Nesta modalidade, a programação com as palestras é previamente divulgada pela organização. E cada atividade acontece em seu respectivo horário. Mas isso não significa que as palestras ocorram ao vivo. 

Como assim?

Pelo fato do evento ser muito grande e complexo e como forma de evitar erros e sustos na transmissão, as palestras e aulas são previamente gravadas. 

Então, com um bom planejamento e uma plataforma de eventos, a organização desse evento tende a ser bem menos estressante. 

CRIAR EVENTOS

Você pode pedir que o palestrante se desloque até você para gravarem juntos em um mesmo ambiente. Pode também enviar instruções para que o palestrante grave de casa, o que é mais comum neste tipo de evento. 

Listamos algumas recomendações importantes aos palestrantes que você pode aplicar ao seu evento. 

Recomendações de gravação aos palestrantes 

  • Gravar e enviar o material com antecedência à organização
  • Gravar o conteúdo preferencialmente no mesmo horário da palestra
  • Utilizar um vestuário condizente com o tipo do evento
  • Falar olhando para a câmera
  • Tomar cuidado com a ambientação do local onde irá gravar: Está bagunçado? Há muita informação? Transmite credibilidade? A iluminação está boa?
  • Simular que está no dia do evento, cumprimentar o público dando bom dia, boa tarde ou boa noite (conforme o horário da palestra)
  • Citar o nome do evento durante a gravação da palestra online a fim de garantir que o conteúdo seja exclusivo para o evento
  • Utilizar os verbos no presente para dar a ideia de que o palestrante está, naquele momento, no palco do evento 
  • Respeitar o tempo de apresentação estipulado pela organização
  • Despedir-se dos participantes ao final da apresentação

Após receber a palestra, você pode fazer edições no vídeo, como inserir vinheta de abertura e encerramento do evento, colocar vídeo dos patrocinadores antes e depois das palestras e muito mais.

Por isso, dependendo da sua experiência com vídeos, você pode optar por contratar um freelancer ou até uma equipe especializada em edição para que o material fique com aspecto mais profissional. 

Com todos os conteúdos reunidos, a organização só precisa colocar os vídeos já editados na plataforma escolhida, na ordem de apresentação divulgada na grade de programação do evento. 

A transmissão pré-gravada fica, então, pronta para ser liberada no dia do evento.

Diferentemente dos eventos online de duas a três palestras, não é necessário ter uma equipe de TI à disposição no dia do evento, pois a plataforma de eventos irá se encarregar de liberar o conteúdo. 

Tudo que precisará ser feito é o upload do vídeo, atividade que não precisa ser realizada no dia. Por sinal, também recomendamos que seja feita com antecedência. 

Se a sua preocupação está em como ficará a interação dos participantes com os palestrantes no caso das palestras pré-gravadas, eu ouso dizer que ficará ainda mais organizada. 

Diferentemente do ao vivo, em que nem sempre há tempo suficiente de solucionar todas as dúvidas dos participantes, na modalidade pré-gravada, é possível realizar esse momento de interação de maneira mais fluida e sem interrupções no conteúdo. 

Com muitas interrupções para responder perguntas, o foco e o direcionamento da palestra podem mudar por completo e isso não é legal! 

Mas como isso é possível?

Organizador e palestrantes podem estar disponíveis, por exemplo, durante o horário da palestra para tirar dúvidas dos participantes via chat.

Ou entrarem em uma transmissão ao vivo, em um horário a parte, somente para interagir com o público e colher impressões sobre as palestras. 

Tá vendo como é possível realizar grandes conferências online, com palestrantes de altíssimo nível, de todas as localidades do planeta e montar uma programação extremamente atrativa para o público gastando pouco?

Com a Even3, você consegue gerenciar todo o ciclo do seu evento online e ainda realizar a transmissão online das atividades. A funcionalidade de transmissão ao vivo é totalmente gratuita =)

–> Acesse agora: Como e por que criar eventos online na Even3? 

Agora que você já conheceu esses três tipos de eventos online, me diz: em qual classificação se encaixa o seu? 

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