Contar com ajuda para organizar um evento é essencial. Afinal, no mínimo, você vai lidar com inscrições online, confecção e envio de certificados, divulgação…
São tantas tarefas que somente um organizador não consegue dar conta!
Por isso, vale a pena investigar qual é o tipo de ajuda que você necessita.
Por exemplo, se for a sua primeira experiência organizando eventos, talvez você queira ajuda de uma empresa de eventos.
Ou os serviços de uma plataforma sejam suficientes, e mais em conta, para você.
Mas como fazer essa escolha? Eu te ajudo! Saiba mais sobre:
- O que são empresas de eventos?
- Como empresas de eventos podem te ajudar na organização;
- Qual é a diferença entre uma empresa de eventos e uma plataforma? O que escolher?
Como o nome já diz, empresas de eventos são responsáveis por fazer um evento acontecer.
Por isso, elas tomam para si as atividades de um organizador.
Logo, são essenciais se você não tem tempo para organizar um evento do zero. Ou organiza diversos eventos simultaneamente.
Normalmente, elas oferecem a estrutura de equipamentos para o local, equipe especializada, promotores, entram em contato com fornecedores e até escolhem a plataforma de eventos ideal.
Assim, você pode até participar da fase de planejamento do evento. Mas não vai precisar se preocupar com o gerenciamento.
Basicamente, empresas de eventos podem atuar como organizadoras ou produtoras.
Isto é, envolver-se nas principais atividades de um evento: planejamento, disponibilização da documentação necessária, logística, administração de recursos, contratação de fornecedores e formação de equipes.
Entre os principais serviços oferecidos por empresas de eventos estão:
Escolha da estrutura e do local
Você lembra do maior evento que foi nos últimos dias?
Grandes eventos com estruturas complexas normalmente contam com o apoio de empresas ou produtoras.
Isso porque esse é um serviço, de fato, muito trabalhoso.
Ele envolve projetos arquitetônicos, contratação de fornecedores, licenças governamentais… O ideal é deixar que profissionais da área cuidem dessas atividades.
No caso das empresas de eventos, normalmente elas contam com o serviço de arquitetos, engenheiros e fornecedores.
Mas procure sempre uma equipe completa que atenda as necessidades do seu evento!
Fornecimento de equipe
Falando em equipe, este é um dos principais apoios das empresas de eventos.
Na verdade, a maioria dos organizadores as contratam justamente para contar com a equipe oferecida.
Assim, você terá suporte de profissionais com experiência nas áreas de:
- Recepção, apoio e informações;
- Credenciamento;
- Mestre de cerimônias;
- Serviços gerais;
- Segurança.
Contato com fornecedores
Consequentemente, uma empresa de eventos tem maior contato com fornecedores.
Nesse sentido, pode ser de grande ajuda para garantir os melhores serviços no seu evento.
Por exemplo, caso seu evento conte com coffee breaks, uma empresa de eventos vai te ajudar a contratar um bom serviço com a quantidade certa de alimentos. Essencial, não é?
Mas se você estiver promovendo um evento cultural, conte com a empresa de eventos para produzir tudo e alugar os equipamentos necessários.
É possível que ela consiga até negociar preços mais baixos com esses fornecedores, já que contrata esses serviços de maneira recorrente.
Divulgação do evento
Por fim, a divulgação é outro ponto super importante no trabalho das empresas de eventos.
Por isso, elas sempre possuem promotores em sua equipe.
Esses profissionais planejam ações para a divulgação e promoção do evento.
Assim, atividades maiores podem ser executadas, como grandes campanhas de marketing, distribuição de brindes, assessoria de imprensa e ações promocionais.
Com um promotor e uma estratégia de marketing bem definida, certamente seu evento vai atingir muitas pessoas.
Nesse caso, uma plataforma de eventos pode impulsioná-lo ainda mais!
Se você tem essa dúvida eu preciso te dizer que talvez os dois sejam a melhor opção!
Isso mesmo, afinal, os dois serviços são diferentes e complementares no evento.
Embora existam algumas funções semelhantes, cada serviço desenvolve pontos específicos.
Basicamente, uma plataforma de eventos é a tecnologia que faz um evento de sucesso acontecer. A empresa de eventos é o recurso humano.
Por exemplo, as empresas de eventos são responsáveis por fornecer equipe para todas as áreas, como atendimento, suporte técnico, credenciamento…
De forma semelhante, plataformas como a Even3 têm equipe para auxiliar no credenciamento do evento.
No entanto, esse será um serviço de atendimento VIP para ajudar no uso da ferramenta de credenciamento da Even3.
Já no caso das empresas de eventos, elas terão que contratar uma ferramenta por fora, embora já tenha a equipe.
Deu para entender?
Nesse caso, a escolha ideal vai depender do que seu evento precisa.
Algumas empresas de eventos já fornecem também a plataforma, afinal, somente com a tecnologia é possível ter:
- Inscrições online;
- Site exclusivo para o evento;
- Submissão de trabalhos em qualquer formato;
- Distribuição e avaliação de trabalhos na plataforma;
- Envio de certificados com um clique e mais.
Finalmente, com a automatização de uma plataforma de eventos, você consegue organizar um evento completo, seja você um organizador ou empresa de eventos.
Por isso, vale a pena criar um evento gratuitamente e começar a usar uma plataforma dessas agora mesmo. Conheça a Even3:
