Organizar a equipe de eventos é fundamental para garantir uma boa divisão e execução das tarefas.
Porém, conseguir fazer com que as pessoas trabalhem juntas é um verdadeiro desafio.
Além disso, você sabe quais são os profissionais que não podem faltar nesse time?
Pensando nisso, montamos esse post com a regra de ouro na organização de eventos: dividir para conquistar!
Você sabe o que isso significa? Descubra o segredo para criar a equipe de eventos perfeita 👇
Para começar, é importante ter em mente que o evento funciona como um grande organismo vivo.
Para que ele ocorra da melhor forma, o organizador precisa ter controle das diferentes áreas que se integram.
E a melhor maneira de fazer isso é dividindo a organização do evento para conquistá-lo por completo!
Isto é, separar equipes menores com funções e responsabilidades específicas que cobrem cada pedaço do evento e se reportam ao organizador, deixando-o por dentro de tudo.
Nessas equipes, é importante que todos saibam exatamente qual é sua função e seu papel dentro do fluxo do evento.
Por isso, abaixo separamos uma lista de diferentes divisões comumente presentes nas equipes de eventos.
Basicamente, uma boa equipe de eventos é formada por diferentes times unificados. São eles:
A função desta equipe é uma das principais. Por isso, é essencial que o organizador principal integre este time.
Basicamente, o que a equipe faz é planejar todo o evento: seus workshops, submissões, exposições de trabalhos, palestras e qualquer atividade que ele ofereça.
Além disso, é preciso coordenar e monitorar o trabalho das outras equipes. Enfim, o principal objetivo da Coordenação é fazer com que o evento ocorra conforme o planejado.
É tarefa deste grupo definir o conteúdo dos materiais que serão distribuídos, como cartilhas, apostilas, compêndios, etc. Este time trabalha diretamente com as tarefas que a equipe de coordenação e organização planejou.
Normalmente, é esta equipe de eventos que desenvolve o cronograma completo e detalhado.
Ela também deve entrar em contato com os corretores dos trabalhos, coordenar as apresentações e demais atividades das submissões.
Agora, se você não tem dinheiro para investir em uma grande equipe, pelo menos, tenha alguém no credenciamento do evento! Ou invista no autocredenciamento.
Isso porque o credenciamento é a porta do evento. Logo, ele também funciona como um ponto de apoio para as inscrições e influencia as primeiras impressões do evento para seus participantes.
Assim, seu time de credenciamento deve realizar o credenciamento com agilidade, monitorar a frequência de participantes e distribuir os materiais de apoio necessários.
Agora é hora de quem coloca a mão na massa!
Esta equipe tem o dever de concretizar o que foi planejado da melhor maneira.
Por isso, entra em contato com palestrantes, fornecedores, prepara o salão para expositores e muito mais.
São eles que organizam a decoração, iluminação, translado de pessoas, alimentação, etc.
Além disso, também recolhem notas fiscais dos fornecedores e repassam para equipe de contabilidade para que o pagamento seja efetuado.
Lembre-se: esse time tem muitas frentes. Por isso, quanto maior o evento, maior deve ser a equipe de produção para não sobrecarregar ninguém.
Esta equipe tem a importante tarefa de conduzir todo o evento. É ela que elabora o roteiro cerimonial e faz a locução dele pelo microfone.
Também é dever dela recepcionar autoridades e profissionais importantes diretamente.
-> Saiba mais: é obrigatório ter cerimonial em eventos?
Os dois principais momentos para essa equipe são a cerimônia de abertura e a de encerramento.
É importante que esses momentos sejam preparados com muita atenção, pois um é o primeiro contato do participante com o evento e o outro, o último.
A divulgação de um evento é muito importante e precisa ser feita com muita cautela.
Por isso, esta equipe é tão importante.
É responsabilidade dela desenvolver todo o planejamento de marketing que será utilizado e produzir todas as peças de divulgação.
Isso inclui layouts e textos para canais digitais, como email marketing, redes sociais, anúncios etc
Mas, em alguns casos, até para canais impressos também, como revistas e jornais.
Sendo assim, essa equipe também vai precisar estar em constante contato com a imprensa para que o congresso tenha a visibilidade desejada.
Quando falamos da equipe de comunicação, é bem comum que lembrem logo da imagem do promoter ou promotor.
Este é um profissional que cria ações de divulgação para o evento, planeja a divulgação de marca, representa clientes, executa o planejamento de marketing e muito mais.
Mas não é o único responsável por isso!
Se você não tiver dinheiro para contratar um promoter, é possível dividir essas atividades entre o seu time de marketing, embora um promotor, por vezes, aja como líder dessa equipe.
Essa equipe é responsável por todo auxílio tecnológico que o evento demanda. Isso engloba o acompanhamento da instalação de equipamentos eletrônicos, como telões, cabos de rede, roteadores, computadores, etc.
Além disso, é função da equipe de tecnologia da informação desenvolver softwares e demais tecnologias.
É a equipe que toma conta de todo o financeiro que envolve o evento.
Ela deve ter controle dos custos, fazer cotações e gerenciar contratos com fornecedores.
-> Saiba mais: seu evento precisa de um CNPJ? Aprenda sobre finanças
Monitoramento do fluxo de caixa, pagamento de inscrições e gerenciar patrocínios e doações são outras das responsabilidades deste grupo.
Esta equipe de eventos tem um dever bem amplo. É trabalho dela instalar o cabeamento elétrico assim como o de telefone e iluminação.
É preciso que ela cheque se o espaço está devidamente higienizado e faça a manutenção dessa higiene.
A limpeza e manutenção de salões, salas de apoio, auditórios e banheiros durante o evento é uma tarefa importante deste grupo.
Essa equipe tem a responsabilidade de prover segurança para todos os participantes do evento.
Eles monitoram a entrada e saída das pessoas, evitando que possíveis ameaças arrisquem o bem-estar do público.
Além disso, podem ser obrigatórios em alguns tipos de eventos, a depender da quantidade de participantes.
-> Veja mais: Aprenda o que é obrigátorio segundo as leis para eventos
Esta equipe deve coordenar o fluxo de veículos do evento.
Eles controlam a chegada, a saída e o pagamento do estacionamento. Também é dever deste grupo indicar para autoridades e outros profissionais onde ficam suas vagas reservadas.
Finalmente, a equipe de Customer Success tem um papel fundamental, especialmente em eventos que utilizam plataformas online.
Ela é responsável por garantir que todos os participantes, palestrantes e organizadores tenham a melhor experiência possível com as ferramentas tecnológicas do evento.
Por exemplo, se você utiliza uma plataforma como a Even3 e possui um aplicativo para o evento, é a equipe de Customer Success que vai oferecer suporte ensinando os participantes a usá-lo.
Basicamente, isso inclui oferecer suporte rápido e eficaz, criar materiais de apoio, construir um canal para tirar dúvidas e agir de maneira proativa.
Enfim, ter um time de Customer Success dedicado assegura a satisfação de todas as pessoas do evento, diminuindo qualquer atrito com as tecnologias do evento.
Então, quer começar a montar sua equipe e planejar seu próximo grande evento? Comece com o suporte das melhores ferramentas em um só lugar!
Crie seu evento na Even3 e conheça o novo membro da sua equipe de eventos:
