Você está sentindo a necessidade de mobilizar o setor em que você trabalha? Então precisa de uma convenção!
Afinal, é através delas que grandes decisões são tomadas em sindicatos, organizações trabalhistas, empresas e instituições públicas.
Basicamente, as convenções servem para alinhar posicionamentos, tomar decisões coletivas, aprovar propostas, renovar mandatos ou mobilizar os membros em torno de uma causa.
Mas o avanço da tecnologia tornou tudo mais simples! Agora é possível organizar convenções de forma acessível e segura. Neste post, você vai entender:
- O que é uma convenção;
- Por que vale a pena fazer uma convenção online;
- Exemplos de convenções famosas;
- Como organizar sua convenção com praticidade e segurança.
Quando falamos de evento, a convenção é um dos tipos mais formais. Ela é uma espécie de reunião coletiva para discutir assuntos estratégicos para uma organização específica.
Por exemplo, a convenção de trabalhadores do setor de tecnologia se encontra anualmente para deliberar as pautas do sindicato daquele ano.
Por isso mesmo, as convenções costumam unir representantes, delegados, filiados e os membros das instituições que a organizam.
Mas uma convenção pode ter objetivos distintos, como:
- Aprovar propostas de mudança em estatutos ou regimentos;
- Realizar votações internas;
- Definir pautas políticas, sindicais ou administrativas;
- Eleger representantes e diretores;
- Divulgar resultados e fazer prestações de contas.
Já deu para perceber que esse tipo de evento é muito comum no universo sindical, não é?
-> Veja também: 3 formas de aumentar a contribuição sindical
Além disso, convenções também são gerenciadas por organizações trabalhistas, partidos políticos e até mesmo por grandes empresas e cooperativas.
Antigamente, as grandes convenções eram feitas no famoso “boca a boca”, chamando pessoas das organizações locais e realizando um evento com quem se conhecia.
Mas a transformação digital nos trabalhos colocou esse antigo modelo em xeque!
Com o home office e novas tecnologias, faz muito mais sentido utilizar plataformas online para centralizar a organização e inscrição no seu evento. Veja alguns benefícios:
- Maior alcance de participantes: divulgue sua convenção com um site para o evento e atinja participantes de qualquer lugar do país;
- Praticidade: utilize uma plataforma que unifica todas as ferramentas necessárias para organizar eventos em um só lugar;
- Segurança em votações: utilize sistemas digitais para contabilizar votações de forma segura e com mais controle;
- Inscrição online: colete dados de todos os participantes com os formulários de inscrição que você quiser;
- Registro e transparência: facilite a documentação de tudo que foi feito no seu evento com os registros e dados virtuais.
Para entender a importância da convenção, veja alguns exemplos que ganharam repercussão internacional:
1. Convenção das Nações Unidas sobre Mudança Climática (COP)
A Conferência das Partes (COP) é a principal convenção climática do mundo.
A cada ano, líderes mundiais se reúnem para negociar ações globais contra a crise climática.
Para você ter uma noção da importância: em 2015, a COP21 entrou para a história com o Acordo de Paris, um compromisso internacional de redução de emissões de gases de efeito estufa.
2. Convenção Nacional dos Democratas e Republicanos (EUA)
Normalmente, partidos políticos são sempre adeptos às convenções!
Um grande exemplo são as convenções organizadas a cada quatro anos pelos dois principais partidos políticos dos Estados Unidos.
É nelas que os partidos oficializam seus candidatos à presidência, apresentam seus planos de governo e mobilizam suas bases políticas.
Além do valor simbólico, elas são altamente estratégicas e midiáticas.
3. San Diego Comic-Con (Estados Unidos)
A Comic-Con de San Diego é a maior e mais influente convenção de cultura pop do mundo.
Criada em 1970, ela reúne fãs, artistas, celebridades, estúdios e marcas para lançamentos de filmes, séries, HQs e jogos.
Hoje, o evento atrai mais de 130 mil pessoas por edição e é uma vitrine global para o entretenimento.
Viu que as convenções podem ser bastante diversas, não é?
Então, vamos aos passos essenciais para organizar qualquer tipo de convenção:
1. Defina o objetivo da convenção
Para começar, defina o objetivo da sua convenção. Isso vai ser determinante para saber como você vai usar uma plataforma de eventos, divulgar a convenção e muito mais.
2. Colete informações com um formulário de inscrição online
Depois, é hora de ativar suas inscrições. Comece criando seu formulário de inscrição online.
Te ensinamos como criar formulários de inscrição no vídeo abaixo:
Em convenções, essa é uma funcionalidade obrigatória!
Isso porque os dados coletados na inscrição são super importantes para manter contato por e-mail com os participantes, criar o perfil dos seus inscritos, fazer crachás e muito mais.
Portanto, procure por plataformas que coletem e armazenem esses dados online, como a Even3.
3. Crie o site da sua convenção
Agora você vai precisar divulgar suas inscrições online, não é? Use um site com a cara da sua convenção!
Plataformas de evento como a Even3 oferecem o site do evento com a possibilidade de inserir a marca e o nome da sua instituição. Tudo isso sem precisar mexer em códigos!
-> Saiba mais: O guia definitivo para criar um site avançado na Even3
Assim, você vai conseguir facilmente centralizar todas as informações importantes em um único lugar.
Com a Even3, você pode criar esse site com:
- Identidade visual da sua instituição (cores, logotipo, URL, banners);
- Informações sobre a programação, regimento, pautas e documentos oficiais;
- Portal de eventos da sua organização, com todas as convenções e reuniões que você realizou.
💡 Dica Even3: você também pode ativar um botão para grupo de WhatsApp ou Telegram no e-mail de confirmação de inscrição. Assim, os participantes já entram no canal de comunicação oficial logo após se inscreverem.
4. Venda inscrições junto com associações
Como te falei, muitas convenções são voltadas para associados e filiados. Ou são oportunidades incríveis para captar novos membros!
Por isso, é uma boa ideia oferecer a possibilidade de pagar a associação no momento da inscrição.
Obviamente, quem obter esse tipo de ingresso vai ter benefícios a mais.
Então, é ideal utilizar uma plataforma de venda de ingressos que te permita colocar uma descrição da entrada e os benefícios oferecidos nela.
Você pode fazer isso na Even3! Ao integrar a inscrição no evento e o pagamento da taxa de associação na plataforma, você ainda pode:
- Formalizar novos membros durante a convenção;
- Cobrar anuidades, mensalidades ou outras taxas;
- Emitir recibos e relatórios financeiros com facilidade.
5. Divulgue com antecedência
Como deu para perceber, uma convenção não é nada sem um público amplo.
Então, se você quer alcançar mais pessoas, é super importante começar a divulgar o seu evento desde cedo!
Monte um plano de divulgação focado nos canais que seu público realmente utiliza.
Por exemplo: se for uma convenção de um conselho profissional, aposte em redes formais, como o Linkedin.
Já em convenções sindicais, é uma boa ideia usar também os grupos de Whatsapp e Telegram.
Algumas ideias podem incluir:
- E-mail marketing segmentado, para associados, filiados e representantes;
- Grupos específicos, como sindicatos regionais, instituições de classe e coletivos;
- LinkedIn Ads, ideal para eventos institucionais, públicos ou corporativos.
6. Credencie participantes rapidamente
Em uma convenção, é muito importante que você credencie os participantes.
Afinal, haverá votações formais no evento e você precisa se certificar de que os votantes estiveram lá!
Além disso, o credenciamento funciona como registro oficial de presença, algo que muitas instituições precisam manter para fins legais ou de auditoria.
Com o uso de ferramentas digitais, é possível agilizar esse processo.
Por exemplo, em plataformas como a Even3 você tem acesso a lista de presença, check-in online, totens de auto credenciamento e aplicativos de credenciamento com leitura de QR Code.
Isso torna o evento mais seguro e organizado, além de diminuir o tempo de fila no credenciamento.
7. Prepare a pauta e o regimento
Para garantir uma discussão efetiva e organizada, a convenção deve ter uma pauta pré definida.
Isso também é importante para que os participantes decidam se vão participar do evento ou não.
Por isso, a pauta deve estar clara para todos e disponibilizada no site do evento junto com o regimento interno da convenção.
Inclua:
- Horários das discussões;
- Ordem de apresentação das propostas;
- Procedimentos de votação.
Você também pode enviar esses documentos por e-mail para os inscritos através da ferramenta de Notificar Pessoas da Even3.
8. Utilize pesquisas para coletar votos
As votações são parte central de muitas convenções, sejam para eleger representantes, aprovar pautas ou alterar estatutos.
Com o apoio de ferramentas digitais, esse processo pode ser feito com segurança, transparência e agilidade.
Por exemplo, você pode criar formulários de avaliação na Even3 com as opções de votação.
Depois, as respostas estarão armazenadas na plataforma e disponíveis para consulta. Isso evita fraudes, garante a integridade do processo e facilita auditorias.
9. Registre tudo e informe os dados sobre o evento
Finalmente seu evento chegou ao fim! Agora, é hora de comunicar os resultados.
Normalmente, as convenções produzem documentos finais esclarecendo o que foi definido em votação e informando próximos passos.
Nesse momento, ter uma plataforma de eventos para centralizar as informações vai facilitar muito a sua vida!
Afinal, tudo vai estar disponível em um só lugar.
Além disso, você ainda pode enviar e-mails para os seus participantes diretamente da plataforma e realizar todo o pós-evento com sucesso.
Então, que tal utilizar a solução da Even3?
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