Você está sentindo a necessidade de mobilizar o setor em que você trabalha? Então precisa de uma convenção!
Afinal, é através delas que grandes decisões são tomadas em sindicatos, organizações trabalhistas, empresas e instituições públicas.
Basicamente, as convenções servem para alinhar posicionamentos, tomar decisões coletivas, aprovar propostas, renovar mandatos ou mobilizar os membros em torno de uma causa.
Mas o avanço da tecnologia tornou tudo mais simples! Agora é possível organizar convenções de forma acessível e segura. Neste post, você vai entender:
Quando falamos de evento, a convenção é um dos tipos mais formais. Ela é uma espécie de reunião coletiva para discutir assuntos estratégicos para uma organização específica.
Por exemplo, a convenção de trabalhadores do setor de tecnologia se encontra anualmente para deliberar as pautas do sindicato daquele ano.
Por isso mesmo, as convenções costumam unir representantes, delegados, filiados e os membros das instituições que a organizam.
Mas uma convenção pode ter objetivos distintos, como:
Já deu para perceber que esse tipo de evento é muito comum no universo sindical, não é?
-> Veja também: 3 formas de aumentar a contribuição sindical
Além disso, convenções também são gerenciadas por organizações trabalhistas, partidos políticos e até mesmo por grandes empresas e cooperativas.
Antigamente, as grandes convenções eram feitas no famoso “boca a boca”, chamando pessoas das organizações locais e realizando um evento com quem se conhecia.
Mas a transformação digital nos trabalhos colocou esse antigo modelo em xeque!
Com o home office e novas tecnologias, faz muito mais sentido utilizar plataformas online para centralizar a organização e inscrição no seu evento. Veja alguns benefícios:
Para entender a importância da convenção, veja alguns exemplos que ganharam repercussão internacional:
A Conferência das Partes (COP) é a principal convenção climática do mundo.
A cada ano, líderes mundiais se reúnem para negociar ações globais contra a crise climática.
Para você ter uma noção da importância: em 2015, a COP21 entrou para a história com o Acordo de Paris, um compromisso internacional de redução de emissões de gases de efeito estufa.
Normalmente, partidos políticos são sempre adeptos às convenções!
Um grande exemplo são as convenções organizadas a cada quatro anos pelos dois principais partidos políticos dos Estados Unidos.
É nelas que os partidos oficializam seus candidatos à presidência, apresentam seus planos de governo e mobilizam suas bases políticas.
Além do valor simbólico, elas são altamente estratégicas e midiáticas.
A Comic-Con de San Diego é a maior e mais influente convenção de cultura pop do mundo.
Criada em 1970, ela reúne fãs, artistas, celebridades, estúdios e marcas para lançamentos de filmes, séries, HQs e jogos.
Hoje, o evento atrai mais de 130 mil pessoas por edição e é uma vitrine global para o entretenimento.
Viu que as convenções podem ser bastante diversas, não é?
Então, vamos aos passos essenciais para organizar qualquer tipo de convenção:
Para começar, defina o objetivo da sua convenção. Isso vai ser determinante para saber como você vai usar uma plataforma de eventos, divulgar a convenção e muito mais.
Depois, é hora de ativar suas inscrições. Comece criando seu formulário de inscrição online.
Te ensinamos como criar formulários de inscrição no vídeo abaixo:
Em convenções, essa é uma funcionalidade obrigatória!
Isso porque os dados coletados na inscrição são super importantes para manter contato por e-mail com os participantes, criar o perfil dos seus inscritos, fazer crachás e muito mais.
Portanto, procure por plataformas que coletem e armazenem esses dados online, como a Even3.
Agora você vai precisar divulgar suas inscrições online, não é? Use um site com a cara da sua convenção!
Plataformas de evento como a Even3 oferecem o site do evento com a possibilidade de inserir a marca e o nome da sua instituição. Tudo isso sem precisar mexer em códigos!
-> Saiba mais: O guia definitivo para criar um site avançado na Even3
Assim, você vai conseguir facilmente centralizar todas as informações importantes em um único lugar.
Com a Even3, você pode criar esse site com:
💡 Dica Even3: você também pode ativar um botão para grupo de WhatsApp ou Telegram no e-mail de confirmação de inscrição. Assim, os participantes já entram no canal de comunicação oficial logo após se inscreverem.
Como te falei, muitas convenções são voltadas para associados e filiados. Ou são oportunidades incríveis para captar novos membros!
Por isso, é uma boa ideia oferecer a possibilidade de pagar a associação no momento da inscrição.
Obviamente, quem obter esse tipo de ingresso vai ter benefícios a mais.
Então, é ideal utilizar uma plataforma de venda de ingressos que te permita colocar uma descrição da entrada e os benefícios oferecidos nela.
Você pode fazer isso na Even3! Ao integrar a inscrição no evento e o pagamento da taxa de associação na plataforma, você ainda pode:
Como deu para perceber, uma convenção não é nada sem um público amplo.
Então, se você quer alcançar mais pessoas, é super importante começar a divulgar o seu evento desde cedo!
Monte um plano de divulgação focado nos canais que seu público realmente utiliza.
Por exemplo: se for uma convenção de um conselho profissional, aposte em redes formais, como o Linkedin.
Já em convenções sindicais, é uma boa ideia usar também os grupos de Whatsapp e Telegram.
Algumas ideias podem incluir:
Em uma convenção, é muito importante que você credencie os participantes.
Afinal, haverá votações formais no evento e você precisa se certificar de que os votantes estiveram lá!
Além disso, o credenciamento funciona como registro oficial de presença, algo que muitas instituições precisam manter para fins legais ou de auditoria.
Com o uso de ferramentas digitais, é possível agilizar esse processo.
Por exemplo, em plataformas como a Even3 você tem acesso a lista de presença, check-in online, totens de auto credenciamento e aplicativos de credenciamento com leitura de QR Code.
Isso torna o evento mais seguro e organizado, além de diminuir o tempo de fila no credenciamento.
Para garantir uma discussão efetiva e organizada, a convenção deve ter uma pauta pré definida.
Isso também é importante para que os participantes decidam se vão participar do evento ou não.
Por isso, a pauta deve estar clara para todos e disponibilizada no site do evento junto com o regimento interno da convenção.
Inclua:
Você também pode enviar esses documentos por e-mail para os inscritos através da ferramenta de Notificar Pessoas da Even3.
As votações são parte central de muitas convenções, sejam para eleger representantes, aprovar pautas ou alterar estatutos.
Com o apoio de ferramentas digitais, esse processo pode ser feito com segurança, transparência e agilidade.
Por exemplo, você pode criar formulários de avaliação na Even3 com as opções de votação.
Depois, as respostas estarão armazenadas na plataforma e disponíveis para consulta. Isso evita fraudes, garante a integridade do processo e facilita auditorias.
Finalmente seu evento chegou ao fim! Agora, é hora de comunicar os resultados.
Normalmente, as convenções produzem documentos finais esclarecendo o que foi definido em votação e informando próximos passos.
Nesse momento, ter uma plataforma de eventos para centralizar as informações vai facilitar muito a sua vida!
Afinal, tudo vai estar disponível em um só lugar.
Além disso, você ainda pode enviar e-mails para os seus participantes diretamente da plataforma e realizar todo o pós-evento com sucesso.
Então, que tal utilizar a solução da Even3?
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